* Quy ước và dạng thể hiện.
Nhập theo những dạng thức sau: Dạng thức Dạng thể hiện m/d/y 1/1/94 d-mmm-yy 1-Jan-94 d-mmm 1-Jan mmm-yy Jan-94 m/d/y h: mm 1/1/94 13:00 h: mm AM/PM 1: 00 PM h:mm:ss AM/PM 1: 00: 00 PM h: mm 13: 00 H: mm: ss 13: 00:01 Lưu ý:
* Phải được nhập theo dạng thức MM/DD/YY (Theo thông số lựa chọn trong Control panel của Windows).
* Khi nhập không đúng theo những dạng thức trên thì Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.
* Ngoài ra, bạn có thể nhập ngày, giờ với những cách thực hiện sau: * Nhấn phím: Ctrl-;(Nhập ngày hệ thống hiện hành).
* Nhấn phím: Ctrl-Shift -; (Nhập giờ hệ thống vào ô hiện hành).
* Nhập hàm = Date (YY,MM,DD) hay hàm = time (hh, mm, ss), sau đó chọn lệnh: [menu] format > cells, chọn Tab number; và lựa chọn dạng hiển thị ngày.
* Nhập trị số tương ứng với thời gian (Excel bắt đầu tính từ 01/01/1901 tương ứng với số 1) sau đó lựa chọn dạng thể hiện số bới lệnh: [Menu] format > cells chọn Tab number.
* Bạn có thể thực hiện tính toán với những dữ liệu dạng ngày, giờ.
1.3.3. Các loại địa chỉ: Có ba loại ô địa chỉ như sau :
a) Địa chỉ tương đối (Relative address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
(<cột><dòng>). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đíchn sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách. Ví dụ: A1
b) Địa chỉ tuyệt đối (Absolute address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
$<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn. Ví dụ: $A$1
c) Địa chỉ hỗn hợp ($A1 hoặc A$1): kết hợp cả hai loại địa chỉ trên, có dạng $<cột><dòng> hoặc <cột>$<dòng>.
Lưu ý: Toạ độ ô ghi trong công thức được cố định không thay đổi khi sao chép đến vị trí mới .
Thí dụ: công thức trong ô C5 là : $A$5+$B$5 khi sao chép đến ô C6 là : $A$5+$B$5
♦ Cách tạo địa chỉ tuyệt đối: Chọn một trong hai cách thực hiện sau:
a) Nhập trực tiếp từ bàn phím dấu $ phía trước kí hiệu cột hay số thứ tự dòng của toạ độ ô cần thực hiện.
b) Nhập (hoặc di chuyển điểm nháy) vào toạ độ ô cần thực hiện trên thanh công thức, sau đó nhấn phím F4 để Excel tự động thêm dấu $ vào toạ độ ô.
F4 F4 F4 F4
Ví dụ: A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1
Chương 2: Các thao tác với tệp bảng tính 2.1. Lưu trữ tệp trên đĩa
2.2. Mở tệp đã có tên trên đĩa, tạo tệp, bảo vệ tệp
a. Mở tệp: Vào thực đơn File\Open hoặc biểu tượng trên thanh Standard Toolbar và chọn tệp cần mở.
b. Tạo một tệp mới: Vào thực đơn File\New hoặc biểu tượng trên thanh Standard Toolbar
c. Đóng một tệp: Vào thực đơn File\Close hoặc chọn biểu tượng trên màn hình.
d. Bảo vệ tệp:
- Bảo vệ hoàn toàn: trong trường hợp này, bạn chỉ có thể mở bảng tính khi bạn trả lời đúng mật khẩu đã đưa ra.
- Bảo vệ hạn chế: Khi thiết lập chế độ này, bất kỳ ai cũng có thể mở bảng tính nhưng chỉ trong chế độ chỉ đọc. Để thiết lập chế độ bảo vệ cho một bảng tính hiện thời (đang làm việc), bạn vào bảng chọn File, chọn Save As… chọn mục chọn Options, một hộp thoại xuất hiện. ý nghĩa của các mục như sau:
(-) Protection Password: khung này để đưa mật khẩu vào bảng tính.
Đây là chế độ bảo vệ hoàn toàn. Mật khẩu có thể dài 15 ký tự có phân biệt chữ hoa, chữ thường, khi bạn đã đưa mật khẩu vào khung trên, Excel còn cho xuất hiện tiếp hội thoại Confirm Password, yêu cầu bạn khẳng định một lần nữa mật khẩu của mình
(-) Write Revervation Password: khung này để bạn đưa mật khẩu cho chế độ bảo vệ hạn chế, hội thoại Confirm Password tiếp tục xuất hiện để yêu cầu bạn khẳng định một lần nữa mật khẩu như trường hợp trên.
(-) Nút Read-Only Recommended: Nếu chọn nút này thì ngay cả trong
truờng hợp bạn trả lời đúng mật khẩu cho chế độ bảo vệ hoàn toàn thì bảng tính mà bạn đã mở được cũng chỉ trong chế độ chỉ đọc.