một số biện pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình khánh hoà

Hệ thống kiểm soát nội bộ đó không chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính của các nhà quản lý mà còn giúp công ty hạn chế được những rủi ro và sai phạm trong quá trình hoạt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾ –— & –—

TÔ MINH DIỆN

MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG

Nha Trang, tháng 11 năm 2006

LỜI NÓI ĐẦU

1 - Sự cần thiết của đề tài:

Ngày nay, việc một chủ doanh nghiệp có thể quản lý tốt công ty của mình mà không cần phải ngày ngày lui tới công sở, hay phải thường xuyên đi kiểm tra, đôn đốc nhân viên làm việc …đã không còn là chuyện mới mẽ ở nước ta Bởi vì thông qua một

công cụ quản lý cực kỳ hữu hiệu là “ Hệ thống kiểm soát nội bộ” ông ta có thể dễ

dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty và giám sát nó một cách chặt chẽ

nhất Hệ thống kiểm soát nội bộ đó không chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế,

tài chính của các nhà quản lý mà còn giúp công ty hạn chế được những rủi ro và sai phạm trong quá trình hoạt động Tuy nhiên có một thực tế rằng, chỉ có ở các công ty có quy mô lớn thì các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ mới được thể hiện đầy đủ và phát huy hiệu quả; còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do còn nhiều hạn chế nên rất khó có thể thực hiện đầy đủ các hoạt động kiểm soát Do vậy việc tổ chức được một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với từng doanh nghiệp là hết sức cần thiết Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa – tiền thân là một doanh nghiệp Nhà nước vừa tiến hành cổ phần hóa theo chủ trương của Nhà nước vào năm 2005 - hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi vốn và chi phí bỏ ra rất lớn nhưng việc tổ chức kiểm soát nội bộ (đặc biệt là kiểm soát chi phí) của công ty còn rất hạn chế Điều này đã làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty, chất lượng công trình không tốt trong khi chi phí bỏ ra lại quá lớn, gây tâm lý không hài lòng đối với khách hàng và nhà đầu tư Từ yêu cầu thực tế đó, em đã quyết định chọn đề tài:

“ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng

công trình Khánh Hòa”

với mong muốn tìm kiếm các biện pháp hữu hiệu đễ hoàn thiện công tác quản lý và kiểm soát, tránh dẫn đến các sai sót và gian lận trong quá trình hạch toán chi phí tại công ty

2 - Mục đích nghiên cứu:

- Tìm hiểu lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tìm hiểu các hoạt động và các thủ tục kiểm soát các hoạt động đó trong chu trình chi phí

- Tìm hiểu và đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động kiểm sóat đối với chu trình chi phí tại công ty

3 - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Như tên đề tài đã nêu, đối tượng nghiên cứu của đề tài chính là bộ phận kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa Với các hoạt động kinh tế được xử lý trong chu trình là:

- Yêu cầu hàng hóa dịch vụ

- Đặt hàng

- Nhận hàng và nhập kho

- Ghi nhận phải trả người bán

- Thanh toán tiền

4 - Nội dung đề tài:

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm có 3 chương:

F Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, sẽ khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ, và các thủ tục kiểm sóat đối với chu trình chi phí

F Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa.

Bao gồm những phần chính sau:

- Giới thiệu chung về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty

- Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty

- Đánh giá khái quát hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty

F Chương 3 : một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội

bộ cho chu trình chi phí tại công ty

5 - Phương pháp nghiên cứu:

Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

Vì thời gian thực hiện ngắn và kiến thức của em còn hạn chế trong khi nội dung

đề tài cần nghiên cứu kỹ lưỡng nên việc sai sót là điều không thể tránh khỏi Vì vậy

em kính mong thầy cô và toàn thể các bạn đóng góp ý kiến đễ đề tài của em được hoàn thiện hơn

Qua đây em cũng xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường, quý thầy

cô trong Bộ Môn Kế Toán - Khoa Kinh Tế - Trường Đại Học Nha Trang cùng Ban

Lãnh Đạo và cán bộ nhân viên phòng kế toán, tài vụ tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Và

Xây Dựng Công Trình Khánh Hòa đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn

thành đề tài này

Nha Trang, tháng 11 năm 2006 Sinh viên thực hiện

Tô Minh Diện

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 – KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

1.1.1 – Khái niệm về kiểm soát nội bộ:

1.1.1.1 – Khái niệm:

Kiểm Soát Nội Bộ hay còn được gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ hay cơ cấu

kiểm soát nội bộ Theo COSO (Committee Of Sponsoring Organization - , Kiểm soát nội bộ ( KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên

của một tổ chức, được thiết kế đễ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Cung cấp thông tin đáng tin cậy

Bảo vệ được tài sản của đơn vị

Đễ làm rõ khái niệm này, cần tìn hiểu kỹ các nội dung :

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều hoạt động

liên tục, hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất

- Yếu tố con người: Kiểm soát nội bộ được xác lập, thực hiện và vận hành bởi

toàn bộ con người trong tổ chức

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả: thể hiện thông qua việc sử dụngcác nguồn lực

của tổ chức Điều này phụ thuộc rất nhiều vào nội dung thông tin, tính tin cậy của thông tin và tài sản của tổ chức

- Sự bảo đảm hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý trong

việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của

Kiểm Soát Nội Bộ Các hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên và cán bộ quản lý,

sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của cán bộ quản lý

- Chi phí và lợi ích: Đễ đạt được một hệ thống kiểm soát nội bộ ngăn chặn được

hoàn toàn các gian lận và sai sót có thể sẽ rất tốn kém, đa số các nhà quản lý không muốn thực hiện hệ thống kiểm soát mà chi phí bỏ ra lớn hơn lợi ích mà nó mang lại

Do vậy hệ thống phải đảm bảo tính cân đối giữa lợi ích và chi phí

Kiểm sóat nội bộ thường được chia thành các loại sau:

§ Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai

mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy

§ Kiểm soát quản lý: là đễ thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến

khích sự tham gia của công nhân viên trong công ty đối với các chíng sách quản lý

Trên quan điểm tổ chức, Kiểm Soát Quản Lý cũng như Kiểm Soát Kế Toán đều

quan trọng như nhau tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự

chính xác của thông tin kế toán Mặc dù vậy Kiểm Soát Quản Lý cũng có một tác động

đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán Ví dụ một hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân viên, nếu nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lý chặt chẽ hơn và do đó sẽ hạn chế được các sai sót

1.1.1.2 – Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Một hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích

như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)

1.1.2 – Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong một hệ thống của doanh nghiệp cũng đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ Vì vậy có 7 mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn đễ ngăn ngừa sai sót, đó là:

Ø Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý) Cơ

cấu kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký và sổ sách kế toán khác

Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn): Nếu một

nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ lừa đảo và nó cũng có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản công ty

Ø Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ (tính đầy đủ): các thủ tục của

khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách

Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( sự đánh giá): một cơ cấu

kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm đủ các thủ tục đễ tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn( sự phân loại): Quá trình

phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của khách hàng được thực hiện trên các sổ sách và báo cáo tài chính đó được trình bày đúng đắn

Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc (tính thời hạn): việc ghi sổ

trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ đối với số tiền không chính xác

Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp

chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp): Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ

đơn lẻ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng đươc ghi vào sổ sách và sau đó mới được tổng hợp đễ lập các báo cáo tài chính

1.1.3 – Cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ được tổ chức khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần

có đủ năm thành phần:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

Phân chia trách nhiệm đầy

đủ

Uỷ quyền đúng đắn

K.soát hệ thống &

quá trình

xử ký thông tin K.Tra độc lập và soát xét thực hiện Thiết kế chứng từ

sổ sách phù hợp K.Soát vật chất và thông tin

Thiết lập mục tiêu Nhận diện & Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro

Triết lý quản lý& phong cách hoạt động

Sự trung thực & Các giá trị đạo đức Chính sách nhân sự

Cơ cấu tổ chức

Hội đồng quản trị và ban

kiểm soát

Trình độ và phẩmt chất đội ngủ nhân viên

Cách thức phân định quyền hạn&Trách nhiệm

Các nhân tố bên ngoài

tổ chức

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Các hoạt động kiểm soát

Môi trường kiểm soát

Thông tin & truyền thông Giám sát

Hệ thống chứng từ

Hệ thống sổ sách

Hệ thống báo cáo

Giám soát thường xuyên

Giám sát định kỳ

Hình 1: Các bộ phận hợp thành hệ thống Kiểm soát nội bộ

1.1.3.1 – Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận

khác của hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm

soát là:

v Triết lý quản lý và phong cách hoạt động:

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động bao gồm sự tiếp cận, khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế toán, quan điểm về khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện được các mục tiêu hoạt động Sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

v Sự trung thực và các giá trị đạo đức:

Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rải các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức Môi trường văn hoá của tổ chức chính là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức Điều này đòi hỏi các nhà quản

lý phải gương mẫu và đôi lúc phải hy sinh nhữnh sở thích, thói quen riêng của mình

v Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên

v Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của một tổ chức cung cấp một bộ khung chung cho các nhà quản

lý lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch kiểm soát, giám sát hoạt động Một cơ cấu tổ chức tốt được thể hiện thông qua sự thể hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả

v Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:

Khi uỷ ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ

sẽ đảm bảo tính hữu hiệu Uỷ ban kiểm soát sẽ thông tin và cảnh báo đến hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

v Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ công nhân viên:

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của một tổ chức cần có các kiến thức,các kỹ năng và các kinh nghiệm cần thiết Bên cạch các yếu tố về kỹ

năng, kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên, để một tổ chức có thể đạt được một mục tiêu, cũng cần xem trọng phẩm chất của nhân viên, nhất là phẩm chất đạo đức

v Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp uỷ quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức

v Các nhân tố bên ngoài tổ chức:

Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố đến từ bên ngoài của một tổ chức như các thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán Khi phân tích, đánh giá môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các

nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của tổ chức đó

1.1.3.2 – Đánh giá rủi ro

Các rủi ro làm cho tổ chức khó có thể đạt được các mục tiêu của mình Chúng xảy ra do nhiều nguyên nhân đến từ cả bên ngoài và bên trong tổ chức, có thể do chủ quan hay khách quan Do vậy đơn vị cần phải nhận biết và đối phó được các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan

o Thiết lập các mục tiêu của tổ chức:

Các mục tiêu nay bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người quản lý

o Nhận dạng phân tích rủi ro:

Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động, ví dụ như các hoạt động bán hàng, mua hàng… Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị

Để nhận dạng rủi ro người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau,

từ việc sử dụng các phương tiện dự báo phân tích dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động

Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây:

§ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu của đơn

vị

§ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đến đối phó rủi ro

1.1.3.3 – Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

a – Phân chia trách triệm đầy đủ:

Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy

đủ, rõ ràng Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần được tách biệt:

Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hay chuẩn y quyết định

Chức năng ghi chép: Bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

Chức năng bảo quản tài sản: Bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán

Mục đích của sự phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ được phát hiện nhanh chóng đễ khắc phục đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình

b – Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động

Các nhà quản lý không có đủ thời gian để giám sát, quản lý tất cả công tác, hoạt động hay các quyết định Họ thiết lập các chính sách các quy định cho các nhân viên tuân theo, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định Việc này được gọi là sự ủy quyền cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động Sự uỷ quyền bao gồm uỷ quyền chung và uỷ quyền chi tiết Uỷ quyền chung liên quan đến toàn hoạt động hay toàn tổ chức, hoặc liên quan đến tất cả hoạt động trong nghiệp vụ Ví dụ, uỷ quyền xét duyệt giới hạn nợ phải thu của khách hàng, ban hành bảng giá bán lẻ,… Uỷ quyền chi tiết là trường hợp uỷ quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên Ví dụ uỷ quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hay đầu tư xây dựng cơ bản…

c – Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin:

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất Kiểm soát hệ thống thông tin là những kiểm soát chung liên quan tới toàn hệ thống thông tin, ví dụ như quy trình kiểm soát truy cập hệ thống… Kiểm soát chung là môi trường chung cho các kiểm soát ứng dụng

d – Kiểm tra độc lập và soát xét về thực hiện :

Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác là một thành phần quan trọng của kiểm soát Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ

kế toán Kiểm tra độc lập bao gồm các hoạt động sau:

* Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập Ví dụ đối chiếu số liệu giữa kế toán tiền và số liệu của ngân hàng

* So sánh giữa số liệu thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, hoạt động này thường được thực hiện thông qua quá trình kiểm kê

* Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh

* Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ Ví dụ như qui định kiểm tra chứng

từ trước khi ghi sổ, kế toán phải thu kiểm tra quá trình lập hoá đơn bán hàng của bộ phận bán hàng,

Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét việc thực hiện, soát xét lại việc thực hiện được tiến hành thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này

f – Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin:

Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức Do đó cần phải thiết lập các thủ kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và

thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và qui định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ tục kiểm soát :

* Giám soát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ

* Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin

* Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận các thông tin được lưu trữ và các phương tiện lưu trữ thông tin, đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính

* Bảo vệ sổ sách, các tập tin, các tài liệu và chứng từ kế toán

* Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức

* Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu

1.1.3.4 – Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ

và bên ngoài

Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý

và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin

Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội bộ tổ chức lẫn bên ngoài Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ,…hay cũng có thể là các lệnh miệng, các hành vi của các nhà quản lý Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin

Hệ thống thông tin trong một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất của các nghiệp vụ kinh tế, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật tập tin…

Để đạt được mục tiêu đó, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán

* Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mĩ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vị sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị

* Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính

và báo cáo kế toán quản trị Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hoá, công nợ,… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, đễ hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và các thủ tục kế toán

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Những người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường cho cấp trên

1.1.3.5 – Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát của nó cũng bị thay đổi theo Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết

Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:

* Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện Ví dụ, việc kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm

kê tài sản, đối chiếu số liệu kiểm tra việc lập trình,…

* Giám sát định kỳ hay còn gọi là sự đánh giá độc lập, được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viện độc lập thực hiện

Nếu Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp có đủ năm thành phần và

nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp Hiệu quả của kiểm soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có được sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cấp cao trong tổ chức

1.1.4 – Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB:

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù được đầu tư nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,

nhưng hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu, hiệu quả của nó

vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào tính đáng tin cậy

và năng lực làm việc của lực lượng nhân sự Nói cách khác, nó chỉ giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Do yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải tốn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì thế khó

có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường

- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hay hiểu sái các hướng dẫn của cấp trên

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên ttrong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi

§ Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách

§ Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn

§ Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu

1.1.5.2 – Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB:

§ Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý

§ Tìm hiểu về đánh giá rủi ro

§ Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:

o Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị

o Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận thế nào, liên quan đến các đối tượng nào,

o Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách

§ Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các

bộ phận khác của hệ thống

§ Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh hưởng

đến hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ như thế nào

§ Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ trong việc ngăn chặn

và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị

1.2 – KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ 1.2.1 – Các hoạt động kinh tế chủ yếu trong chu trình chi phí:

Chu trình chi phí bao gồm các sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng và thanh

toán tiền, đó là: (1) Yêu cầu hàng hoá dịch vụ;(2) Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch

vụ cần thiết; (3) Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu; (4) Xác định nghĩa vụ thanh toán; (5) Thanh toán tiền

1.2.1.1 – Yêu cầu hàng hoá, dịch vụ

Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí, bất kỳ bộ phận nào có nhu cầu

về hàng hoá, dich vụ, nguyên vật liệu đều phải lập “ yêu cầu mua hàng” và gửi cho

bộ phận mua hàng Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “ yêu cầu mua hàng”

1.2.1.2 – Đặt hàng với nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng sẽ :

+ Căn cứ vào “ yêu cầu mua hàng” đễ tìm kiếm và lựa chọn nhà cung

cấp nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả hợp lý, chất lượng hàng mua

và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng

+ Đàm phán với nhà cung cấp đễ xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như về giao hàng

+ Lập “hợp đồng mua bán” và ký kết

1.2.1.3 – Nhận hàng và nhập kho

Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số hàng nhận được có đảm bảo các yêu cầu về số lượng, chất lượng; đối chiếu với giấy gửi hàng và đơn dặt hàng đễ chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp; Nếu hàng được chấp nhận thì bộ phận nhận hàng sẽ làm thủ tục nhập kho

1.2.1.4 – Ghi nhận phải trả người bán

Khi nhà cung cấp gửi “hoá đơn bán hàng”, kế toán phải thu tiến hành đối chiếu hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,

và tổ chức theo dõi tài khoản “phải trả người bán” , ghi nhận nghĩa vụ phải thanh toán với người bán

1.2.1.5 – Thanh toán với nhà cung cấp

Tới kỳ hạn thanh toán, kế toán tiến hành lập các thủ tục đễ chuyển sang cho bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người bán; sau khi thanh toán xong, căn cứ các chứng từ liên quan như “phiếu chi”, “séc thanh toán” , kế toán ghi nhận đã thanh toán

1.2.2 – Các thủ tục kiểm soát 1.2.2.1 – Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường kiểm soát và các đăc điểm của hệ thống kế toán đã được ban quản trị xây dựng đễ thoả mãn các mục tiêu của họ Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các thủ tục kiểm soát được thiết kế theo những nét khác nhau Thông thường chúng được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc:

- Phân công bất phân nhiệm

- Bất kiêm nhiệm

- Uỷ quyền và phê chuẩn

1.2.2.2 – Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:

Nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ đối với các hoạt động trong chu trình chi phí thì việc gian lận và khai khống chi phí sẽ có nguy cơ xảy ra rất cao, làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Trong thực tế, mỗi doanh ghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về nghiệp vụ mua hàng Tuy vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải trả và nghiệp vụ mua hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng,

là phân nhiệm cho những cá nhân , hay bộ phận khác nhau phụ trách Chẳng hạn trong chu trình chi phí này có thể phân chia như sau:

1.2.2.2.1 – Kiểm tra phiếu “ yêu cầu mua hàng”:

Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu yêu cầu mua hàng của từng bộ phận như là một biện pháp đễ kiểm soát, đễ đảm bảo được rằng phiếu yêu cầu được lập ra là cần thiết và đúng yêu cầu sử dụng Phiếu này phải được lập và ký duyệt bởi người có thẩm quyền tại bộ phận đó Và việc mua hàng chỉ được tiến hành khi có trình phiếu “yêu cầu mua hàng” được uỷ quyền

1.2.2.2.2 – Kiểm soát việc đặt hàng với nhà cung cấp:

Mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua này phải độc lập với các phòng khác Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu “yêu cầu mua hàng” đã được ký duyệt và đơn đặt hàng phải đảm bảo đầy

đủ các thông tin liên quan đến hàng hoá , dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách đúng

với yêu cầu mua hàng của bộ phận sử dụng Đơn đặt hàng phải được lập nhiều liên đễ chuyển đến cho các bộ phận liên quan

Ngoài ra, công ty cũng nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba bảng báo giá từ

ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó Nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng đễ tránh tình trạng một người

có quan hệ với nhiều nhà cung cấp trong một thời gian dài, dẫn đến việc thông đồng đễ nâng giá , đồng thời cũng cần có một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp và nên định kỳ kiểm tra việc này

1.2.2.2.3 – Kiểm soát việc nhận hàng:

Đễ tránh nhân viên nhận hàng nhận sai hàng, thiếu hàng nên tách biệt chức năng nhận hàng với các chức năng khác khi có thể được Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp đễ đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách, phẩm chất một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu quy cách hàng hoá quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được Biên bản nhận hàng phải có mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp, và phải được gửi một liên đến phòng

kế toán đễ làm chứng từ hạch toán và gửi một liên cho phòng đề nghị mua hàng làm bằng chứng quy trình mua hàng đã hoàn thành

1.2.2.2.4 – Kiểm tra hoá đơn do nhà cung cấp chuyển đến:

Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số thứ tự đễ sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả hoá đơn nhận được đã được hạch toán

Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này Việc này đảm bảo là tất

cả hoá đơn vốn là cơ sở đễ thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và đã nhận đúng hàng

1.2.2.2.5 – Kiểm soát việc ghi nhận nợ phải trả đối với nhà cung cấp:

Sau khi kiểm tra các hoá đơn do nhà cung cấp chuyển cho, kế toán tiến hành ghi

sổ kế toán, ghi nhận nghĩa vụ phải thanh toán với nhà cung cấp Các khoản nợ này phải được ghi nhận chính xác, đầy đủ Cần phải đánh dấu các hoá đơn đã ghi sổ đễ tránh ghi hai làn cùng môt nội dung Công ty cũng phải thường xuyên đối chiếu công

nợ giữa số liệu sổ sách với khách hàng đễ đảm bảo tính chính xác của số nợ phải trả đối với hoạt động mua hàng đó

1.2.2.2.6 – Kiểm soát việc thanh toán:

Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán

Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo kịp thời cho phòng kế toán bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán như thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, hàng mua bị trả lại Ngoài ra, bất cứ sự thay đổi nào như thế đều cần có sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi viêc thanh toán

Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước, công ty nên sử dụng hình thức thanh toán qua ngân hàng các khoản lớn, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán Các hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “ đã thanh toán” và số thứ tự của séc, uỷ nhiệm chi và phiêu chi tiền mặt nên được ghi lại Riêng đối với trường hợp mua hàng trả tiền ngay thì trên hoá đơn của nhà cung cấp, người mua phải yêu cầu xác nhận số tiền đã thanh toán và đóng dấu “đã thanh toán” Kế toán cần phải kiểm tra thật kỹ trước khi vào sổ sách Khi đó, các bước kiểm tra hoá đơn, ghi nhận nghĩa vụ thanh toán sẽ được thực hiện cùng lúc

1.3 – SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT

ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ

Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình chi phí sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

- Nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn, nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ đựơc mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn của công ty, tránh việc mua quá nhiều hoặc sai phẩm cách dẫn đến lãng phí hoặc không đảm bảo được yêu cầu về chất lượng

- Thực hiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng trong chu trình sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro:

· Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được

· Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng mà sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn đễ được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó

· Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá, dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này

đã nhận được tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

· Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng, chẳng hạn như hàng hoá sai

về số lượng, chất lượng hay quy cách

· Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp

· Thanh toán nhầm nhà cung cấp, thanh toán hai lần cho cùng một hoá đơn, thanh toán các hoá đơn giả mạo hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng

Như vậy, tất cả các thủ tục kiểm soát đối với chu trình chi phí đều nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giúp doanh nghiệp chấp hành tốt các chính sách chế độ của Nhà Nước đối với các khoản chi của mình Đồng thời có thể ngăn chặn và hạn chế được rủi ro, đặc biệt là gian lận trong quá trình hạch toán chi phí và dễ dàng khi đối chiếu kiểm tra đễ phát hiện gian lận và sai sót

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ

XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

KHÁNH HOÀ

2.1 – KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH KHÁNH HOÀ

2.1.1 – Giới thiệu về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình KH 2.1.1.1 – Sự hình thành và phát triển của công ty:

Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG

CÔNG TRÌNH KHÁNH HOÀ (CTCP ĐT&XDCT KH) Tên giao dịch đối ngoại CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG CÔNG

TRÌNH KHÁNH HOÀ Địa chỉ 60 Thái Nguyên – Nha Trang, Khánh hoà Điện thoại 058 - 822290

Giấy phép kinh doanh số 3703000144 - ngày 25/03/2005

do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Khánh Hoà cấp Quyết định thành lập 3491/QĐ – UB - ngày 15/12/2004

của UBND Tỉnh Khánh Hoà Vốn kinh doanh 26.539.642.000 đồng Việt Nam

Mã số thuế 42 00460 259

Số tài khoản 601.10.00.000540.3 Ngân hàng giao dịch Ngân hàng đầu tư và phát triển Khánh Hoà Trong quá trình phát triển, tuỳ theo yêu cầu của công cuộc đổi mới xây dựng và phát triển kinh tế địa phương nói riêng và của cả nước nói chung, công ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Công Trình Khánh Hoà đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, gắn với nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau :

ñTiền thân của công ty là một đội duy tu cầu đường thành phố, hoạt động như một đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quyết định số 01 ngày 16/06/1976 của UBND thành phố Nha Trang, với chức năng duy tu, sữa chữa, nạo vét khôi phục hệ thống thoát nước các tuyến trong thành phố

ñVào năm 1985 do yêu cầu và nhiệm vụ mới, đội duy tu cầu đường sát nhập với

hợp tác xã cầu đường Thắng Lợi thành Xí Nghiệp Cầu Đường Nha Trang theo quyết

định số 341/UB ngày 18/03/1985 Thời kỳ này đơn vị được giao thêm nhiệm vụ xây

dựng các công trình giao thông vừa và nhỏ Sau khi được giao thêm nhiệm vụ, Xí nghiệp đã xây dựng nhiều công trình đảm bảo chất lượng và có uy tín với các chủ đầu

tư và luôn luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

ñNăm1988, xí nghiệp lại sát nhập với Xí Nghiệp Xây Dựng Nha Trang và đổi

tên thành Xí Nghiệp Xây Dựng Cơ Bản Nha Trang theo quyết định số 2088/UB ngày

16/10/1988 của UBND thành phố Nha Trang Ngoài các chức năng nêu trên, đơn vị được bổ sung thêm chức năng xây dựng các công trình nhà ở, công nghiệp dân dụng ñCăn cứ theo quyết định số 651/QĐ/UB ngày 05/04/1996 của UBND tỉnh

Khánh Hoà, Xí Nghiệp Xây Dựng Cơ Bản Nha Trang được đổi tên thành Công Ty Xây Lắp Khánh Hoà Trong thời gian này, công ty làm ăn có hiệu quả, là đơn vị 9 năm liền

hoàn thành vượt mức kế hoạch của Sở Giao Thông Vận Tải Khánh Hoà giao

ñNgày 09/2001 theo quyết định của UBND tỉnh Khánh Hoà và được sự đồng ý

của sở giao thông vận tải Khánh Hoà, Công Ty Xây Lắp Khánh Hoà hợp nhất với Công

Ty Công Trình Giao Thông Khánh Hoà đổi tên thành Công Ty Đầu Tư Và Xây Dựng Công Trình Khánh Hoà

ñNgày 25/03/2005, theo chủ trương của Nhà Nước, công ty đã tiến hành cổ

phần hoá và chính thức lấy tên là Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hoà

2.1.1.2 – Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hoà là một doanh nghiệp

cổ phần hoạt động theo luật doanh nghiệp Công ty có tư cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng

Chức năng của công ty:

- Chuẩn bị mặt bằng xây dựng

- Xây dựng công trình công nghiệp

- Xây dựng công trình công cộng

- Xây dựng công trình nhà ở

- Xây dựng công trình giao thông

- Xây dựng công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ

- Khai thác và sản xuất đá xây dựng

- Kinh doanh vật liệu xây dựng

Nhiệm vụ của công ty:

- Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính xác và đảm bảo hiệu quả kinh tế, bảo đảm việc bảo toàn và phát triển vốn

- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các chính sách, chủ trương và chế độ thuế của nhà nước theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động, phân phối thu nhập hợp lý, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty

- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia

- Quan tâm đến công tác xã hội như đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ xoá đói giảm nghèo, quỹ bảo trợ người tàn tật, giúp đỡ các gia đình chính sách

- Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình trước khách hàng, trước pháp luật về chất lượng sản phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện

2.1.2 – Tổ chức quản lý và sản xuất tại công ty 2.1.2.1 – Tổ chức quản lý của công ty

2.1.2.1.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy

Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hoà là doanh nghiệp hoạt động độc lập nên công tác tổ chức quản lý được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, duy trì chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo phát huy quyền tự chủ của toàn bộ công nhân viên trong công ty

2.1.2.1.2 – Chức năng và quyền hạn của bộ máy

v Hội đồng quản trị: quyết định những vấn đề lên quan đến quyền và lợi ích chung của công ty, bao gồm:

Chủ tịch hội đồng quản trị do hội đồng quản trị bầu ra có quyền và nhiệm vụ

sau:

- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng quản trị

- Chuẩn bị chương trình, nội dung các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp hội đồng quản trị

- Tổ chức việc thông qua quyết định của hội đồng quản trị dưới hình thức khác

- Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị

- Chủ toạ họp hội đồng cổ đông

- Các quyền và nhiệm vụ khác…

Các thành viên hội đồng quản trị khác…

Hình 2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của công ty CPĐT & XDCTKH

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG TỔNG HỢP

Phân xưởng

bê tông ly tâm

Xưởng

bê tông nhựa

Trạm sản xuất bê tông nhựa nóng

Xưởng sản xuất

đá Hòn Ngang

Mỏ khai thác đá

Tổ buôn bán

đá

Cửa hàng bàn vật liệu xây dựng- 02

Lê Hồng Phong

v Ban kiểm soát: do hội đồng cổ đông bầu ra, có trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động của công ty với vai trò độc lập, chịu trách nhiệm trước hội đồng cổ đông của công ty Trong đó, có một người hiện là nhân viên tại phòng kế toán và đang phụ trách phần hành kế toán tiền lương của công ty

v Ban giám đốc (4 người): bao gồm 1 giám đốc công ty và 3 phó giám đốc quản

lý từng mặt công tác theo sự phân công của Hội Đồng Quản Trị và Giám Đốc công ty:

- Ông Nguyễn Văn Thiệt: Giám đốc công ty, trực tiếp phụ trách một số công tác sau:

Công tác tổ chức cán bộ, công tác chế độ chính sách, công tác thanh tra pháp chế, tài chính, kế hoạch chung, công tác đấu thầu và giao khoán các công trình, phụ trách công tác đoàn thể

- Ông Đỗ Văn Tuân : phó giám đốc chỉ đạo thực hiện các công việc sau:

Công tác kỹ thuật xây dựng cơ bản, công tác kế hoạch sản xuất cơ bản và sản xuất công nghiệp, thanh quyết toán các công trình, công tác kỹ thuật trạm bê tông nhựa nóng, công tác điều động xe máy, công tác an toàn lao động khối xây dựng cơ bản, theo dõi phòng tổng hợp, kiêm đội trưởng đội thi công

- Ông Lê Văn Hùng: Phó giám đốc chỉ đạo thực hiện một số công việc sau:

Công tác đầu tư và đổi mới doanh nghiệp, công tác mua sắm, sữa chữa, thanh lý vật tư thiết bị xe, máy, công tác phòng chống bão lụt , công tác bảo vệ - dân quân tự

vệ, kiêm đội trưởng đội thi công

- Ông Vũ Trọng Tích: Phó giám đốc chỉ đạo một số công việc sau:

Công tác sản xuất kỹ thuật xưởng sản xuất bê tông ly tâm, xưởng sản xuất đá tây Hòn Ngang, công tác phá nổ, công tác an toàn lao động xưởng sản xuất bê tông ly tâm, xưởng sản xuất đá tây Hòn Ngang Kiêm xưởng trưởng sản xuất mỏ đá tây Hòn Ngang

v Phòng tổ chức hành chính:

- Công tác tổ chức hành chính chung của công ty

- Lập kế hoạch lao động tiền lương hăng năm của công ty

- Quản lý lưu trữ hồ sơ lý lịch và thống kê nhân sự hằng năm

- Theo dõi, chỉ đạo công tác an toàn lao động, bảo hiểm lao động, phòng cháy chữa cháy

- Theo dõi thực hiện các chế độ, chính sách và quyền lợi của cán bộ công nhân viên

- Giải quyết chế độ nghỉ hưu cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo chế độ chính sách hiện hành

- Quản lý không để mất mát hư hỏng các loại tài sản của văn phòng công ty, kiểm tra theo dõi việc sử dụng

- Lưu trữ quản lý văn bản , công văn đi, đến

- Theo dõi, đôn đốc , phát động , tổng hợp công tác thi đua khen thưởng

v Phòng tổng hợp:

- Lập hồ sơ dự thầu các công trình

- Hợp đồng và thanh lý hợp đồng XDCB, ống cống bê tông ly tâm, sản phẩm bê tông nhựa nóng, đá các loại, xe và máy

- Hoàn chỉnh hồ sơ XDCB, lập hồ sơ hoàn công, thanh quyết toán các công trình

- Báo cáo thống kê tổng hợp định kỳ và hằng năm

- Thí nghiệm, kiểm định vât liệu xây dựng

- Điều động xe, máy , thiết bị…

- Mua sắm và xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu các loại

+ Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thi công , thiết kế tổ chức thi công, biện pháp

an toàn lao động trong thi công , giám sát kỹ thuật chất lượng và tiến độ thi công của công trình

+ Tham gia thực hiện và đề xuất các phương án thi công, các biện pháp xử lý kỹ thuật ở công trình, hướng dẫn hỗ trợ các nhân viên kỹ thuật và các tổ , đội về công tác

kỹ thuật

v Phòng kế toán tài vụ:

- Tiến hành công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của nhà nước

- Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn và kết quả sản xuất kinh doanh

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư , tiền vốn, kinh phí, phát hiện ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô lãng phí, vi phạm chính sách chế độ,

kỹ luật kinh tế tài chính của nhà nước

- Lập báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của BCTC do các phòng ban lập

- Tham mưu cho giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hoạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán của cấp trên

- Tham mưu cho giám đốc để phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ , thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi công ty

- Lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu, quản lý tập trung, thống nhất số liệu kế toán, thống kê và cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ công tác, lập và theo dõi, thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế

- Quản lý và thanh toán tiền lương, theo dõi và trích nộp quỹ BHXH,BHYT cho công ty và cho cán bộ công nhân viên đúng chế độ và đúng thời gian quy định

v Các phân xưởng và các đội:

Các đội công trình: có chức năng và nhiệm vụ xây dựng các công trình dân dụng

và công nghiệp như : nhà ở, trường học, khu văn hoá, thể thao, hệ thống thoát nước… mỗi đội có 1 đội trưởng, nhân viên kỹ thuật và thống kê công trường

Nhiệm vụ của kỹ thuật đội: mỗi đội được công ty biên chế một kỹ thuật chính và

* Đội trưởng: là người đại diện cao nhất trong đội, chịu sự quản lý trực tiếp của

ban giám đốc công ty về mọi mặt, đồng thời chịu sự hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ của các đội công trình khi được giám đốc công ty uỷ quyền Trên cơ sở nhiệm vụ công

ty giao, chủ động tổ chức hoạt động sản xuất, tính toán các phương án đảm bảo, đề xuất yêu cầu ban giám đốc, các phòng ban hỗ trợ thực hiện, nhiệm vụ được giao để đạt kết quả cao nhất

* Kỹ thuật viên chính cùng với đội trưởng chịu trách nhiệm về chất lượng các công

trình thi công theo hợp đồng với công ty

w Nhận và nghiên cứu kỹ hồ sơ dự toán, thiết kế, bảo vệ thi công, qua đó lập phương án thi công

w Lập dự án thi công

w Nghiên cứu, tổ chức viêc tập kết và bố trí sử dụng vật tư theo từng phần của công trình

w Thực hiện nghiêm chỉnh quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công

w Khi công trình gần hoàn thành thì phải tập hợp các hồ sơ biên bản nghiệm thu nhật ký công trình, bản vẽ kỹ thuật hồ sơ dự toán, bản vẽ thiết kế thi công để báo cáo lên đội trưởng

* Nhân viên thống kê đội: thực hiện việc ghi chép sổ sách về vật tư, theo dõi công

nợ, chấm công và thực hiện tính lương cho công nhân theo chế độ hiện hành Tham gia thanh quyết toán khối luợng công trình hoàn thành, đề xuất việc thanh toán công nợ với đội trưởng Định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán của công ty

2.1.2.2 – Các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.2.2.1 – Hoạt động tìm kiếm hợp đồng xây dựng:

Đây là một trong những hoạt động chủ yếu có vai trò quan trọng của công ty trên thị trường xây dựng Nếu hoạt động này đạt kết quả tốt có nghĩa là công ty ký được nhiều hợp đồng xây dựng thì các hoạt động khác của công ty mới có điều kiện thực hiện được Hiện nay, công ty có thể ký các hợp đồng xây dựng với các chủ đầu tư trong 2 trường hợp sau:

+ Công ty thắng trong đấu thầu xây dựng

+ Công ty được chủ đầu tư lựa chọn để giao thầu trực tiếp

Sau khi thắng thầu hoặc được chủ đầu tư lựa chọn, công ty tiến hành ký kết hợp đồng với bên chủ đầu tư rồi nhận công trình chuẩn bị tiến hành khởi động Trước khi thi công, công ty tính toán chi phí cụ thể để giao khoán công trình cho các đội thi công Hồ sơ kỹ thuật gồm:

+ Dự toán thiết kế do bên chủ đầu tư lập

+ Dự toán thi công do bên trúng thầu lập kèm theo các biện pháp thi công, an toàn lao động đảm bảo cho chất lượng và tiến độ công trình

Công việc tổ chức thi công được thực hiện sau khi bên chủ đầu tư chấp nhận hồ

sơ thiết kế và các hồ sơ khác do bên trúng thầu lập

2.1.2.2.2 – Hoạt động tổ chức thi công và quản lý công trình:

Hoạt động này có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty Đây là hoạt động trực tiếp tạo ra kết quả của công ty Nó không những ảnh hưởng đến việc hoàn thành các hợp đồng đã được ký kết, tạo uy tín của công ty mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Để có thể tiến hành hoạt động thi công, trước hết các đội phải tiến hành công việc chuẩn bị công trường như: kho bãi chứa vật liệu, làm đường tạm, tổ chức lao động, bố trí máy móc, thiết bị thi công, tổ chức cung ứng vật tư

Trên cơ sở hồ sơ thiết kế do chủ đầu tư cung cấp và hợp đồng xây dựng đã được

ký kết, công ty tự tổ chức quá trình thi công để tạo ra sản phẩm xây dựng đúng thiết kế dưới sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công

Có trường hợp trong cùng một thời gian công ty có thể phải triển khai thực hiện nhiều hợp đồng khác nhau, trên những địa bàn xây dựng khác nhau, nhằm hoàn thành những yêu cầu khác nhau của những chủ đầu tư Do đó công ty luôn phải cân đối năng lực sản xuất hiện có với nhiệm vụ sản xuất xây dựng phải thực hiện trong kỳ

Ngoài ra, để các công trình thi công xây lắp có thể tiến hành đúng tiến độ đặt ra

và đạt được hiệu quả mong muốn cũng phụ thuộc không nhỏ vào năng lực điều hành sản xuất của bộ máy quản lý Bởi lẽ nhân tố quản lý điều hành sản xuất trong doanh nghiệp ngày nay được xem như là nhân tố cực kỳ quan trọng

2.1.2.2.3 – Công tác bàn giao công trình hoàn thành và thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư:

Hoạt động bàn giao và quyết toán công trình hoàn thành là hoạt động cuối cùng trong quan hệ giữa công ty và chủ đầu tư

Hợp đồng xây dựng đã được ký kết là cơ sở quan trọng cho việc bàn giao và thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư Những công trình xây dựng mà công ty bàn giao và thanh quyết toán với chủ đầu tư được xem là những sản phẩm tiêu thụ Khi công trình hoàn thành hợp đồng nghiệm thu bao gồm: bên A, bên B, thiết kế

và cơ quan chức năng tiến hành nghiệm thu theo các bước công việc sau:

+ Tổ chức nghiệm thu từng phần , nghiệm thu các phần che khuất

+ Tổ chức nghiệm thu từng giai đoạn

+ Tổ chức nghiệm thu toàn bộ công trình Sau khi nghiệm thu, hội đồng nghiệm thu lên bảng tạm thanh toán, sau đó bên B lập quyết toán Hồ sơ quyết toán công trình gồm:

+ Biên bản nghiệm thu từng phần

+ Biên bản nghiệm thu toàn bộ

+ Bảng tổng hợp chi tiết

+ Các biên bản nghiệm thu về kỹ thuật

+ Các bảng tính toán chi phí theo từng hạng mục công trình

2.1.3 – Một số nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.3.1 – Các nhân tố bên trong:

v Đặc điểm sản phẩm của công ty:

Sản phẩm của công ty là các công trình mang tính chất đơn chiếc, thường có giá trị lớn, kết cấu phức tạp Do đó một công trình hoàn thành thưòng phải mất rất nhiều thời gian nên việc tổ chức sản xuất và quản lý rất phức tạp và có những hạn chế nhất định Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn lẻ nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung kết cấu không đồng nhất Sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, giá trị cao, thời gian thi công dài nên kỳ tính giá thành không xác định hàng tháng mà xác định tuỳ thuộc vào đặc điểm kỹ thuật của từng loại công trình Điều này thể hiện thông qua phương thức thanh toán giữa bên giao thầu và bên nhận thầu

Đồng thời, sản phẩm của công ty thì cố định trong nơi sản xuất do đó cần phải di chuyển các điều kiện sản xuất đến nơi tạo ra sản phẩm vì vậy việc mua hàng hoá, dịch

vụ chủ yếu diễn ra tại nơi sản xuất và người mua sẽ phải tốn thêm chi phí vận chuyển

v Tình hình sử dụng lao động và thu nhập của người lao động:

Lao động, vốn, khoa học công nghệ là những yếu tố cơ bản quyết định đến sự thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Tuy nhiên trong những năm qua, do hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp nhà nước nên việc tuyển dụng lao động mới, có tay nghề cao còn rất hạn chế Tổng số lao động của công ty hiện nay là 113 người (bao gồm cả cán bộ quản lý và công nhân có hợp đồng dài hạn với công ty), trong đó chỉ có 17 nữ làm việc chủ yếu tại các phòng ban: hành chính,

kế toán

Hiện tại mức thu nhập bình quân của bộ phận lao động gián tiếp là 1.000.000đ/người/tháng, với mức lương này người lao động cũng tạm ổn định được cuộc sống Công nhân viên thuộc bộ phận lao động trực tiếp thu nhập cao hay thấp tuỳ thuộc và trình độ tay nghề, mức độ công việc nặng hay nhẹ để hưởng mức lương xứng đáng

Ngoài tiền lương người lao động còn có thêm một số khoản phụ thu như: hưởng phụ cấp ngoài giờ, ngày lễ, phụ cấp độc hại Công ty và các đội đã thực hiện việc trả lương dưới các hình thức khác nhau (lương khoán, lương thời gian, lương sản phẩm ), tuỳ theo từng công việc đễ khuyến khích người lao động

v Tình hình trang thiết bị tài sản cố định:

Là một đơn vị xây dựng nên công ty có nhiều máy móc thi công phục vụ cho tiến

độ thi công của các công trình như: xe lu, xe tải, máy trộn, máy xay đá, máy cắt đá….Nhờ các máy móc, thiết bị này công ty đã thực hiện thi công các công trình có

hiệu quả cao, có sức cạnh tranh trên thị trường và có khả năng trúng thầu cao Tuy nhiên do mới tiến hành cổ phần hoá giữa năm 2005, vốn cổ đông đầu tư vào còn ít nên công ty chưa đổi mới trang thiết bị sản xuất mà chỉ mới tiến hành đầu tư cho công tác quản lý

v Yếu tố về vốn:

Vốn luôn là yếu tố quan trọng và quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng như công ty Các công trình mà công ty thi công hầu hết đều có quy mô lớn, chi phí cho việc xây dựng rất cao, lớn nhất là chi phí nguyên vật liệu nhưng khó khăn hiện tại của công

ty là hạn chế về vốn Đến cuối năm 2005, tổng vốn kinh doanh của công ty là 26.539.986.634,89 đồng, trong đó vốn cổ đông chỉ chiếm khoản 36%, còn lại chủ yếu

là vốn vay và phải trả lãi ngân hàng khá nhiều

Ngoài ra các chủ đầu tư thường chậm trễ cho việc cấp phát vốn và chỉ tạm ứng khoản 70% giá trị khối lượng công trình theo từng giai đoạn làm ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.3.2 – Các nhân tố bên ngoài:

v Điều kiện tự nhiên:

Do đặc điểm của ngành xây lắp, sản phẩm được tiến hành ngoài trời nên hoạt động sản xuất chịu sự tác động trực tiếp của các yếu tố môi trường như: mưa, lũ, bão… Các yếu tố này có ảnh hưởng đến tốc độ kĩ thuật thi công và đòi hỏi phải có những biện pháp quản lý vật liệu ngoài trời Việc thi công diễn ra trong thời gian dài, diễn ra ngoài trời có thể gây ra những thiệt hại lớn như: thiệt hại làm ngưng sản xuất, thiệt hại phải phá đi làm lại Từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất cũng như kế hoạch hạ giá thành sản phẩm của các công ty xây dựng Do vậy công ty cần phải tổ chức thật tốt các công tác thi công, bảo quản đễ tránh dẫn đến các thiệt hại không đáng kể

v Lãi suất ngân hàng:

Chế độ lãi suất ngân hàng cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của công ty vì công ty hoạt động chủ yếu nhờ vốn vay từ ngân hàng Nhưng với số lượng vốn vay lớn, tốc độ giải ngân của các chủ đầu tư thường chậm trễ, thời gian vay dài mà lãi suất hiện nay lại quá cao khiến cho phần lớn lợi nhuận của công ty

là dành đễ trả lãi cho ngân hàng Chính vì vậy, việc lãi suất ngân hàng quá cao đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động đầu tư, sản xuất của công ty

v Sự phát triển kinh tế và các chủ trương chính sách của tỉnh:

Sự vươn lên của nền kinh tế tỉnh Khánh Hoà, đăc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của ngành du lịch đòi hỏi kết cấu hạ tầng ngày một phải được nâng cao, xây dựng thêm nhiều công trình khu du lịch, giải tri, vui chơi, công trình công cộng, nhà ở là

cơ hội cho các công ty xây dựng trên địa bàn tìm kiếm được các hợp đồng lớn

Bên cạnh đó, sự thông thoáng của nền kinh tế thi trường và các chính sách của nhà nước trong ngành nghề này sẽ tạo ra cho công ty rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong

và ngoài tỉnh, đòi hỏi công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động thì mới có thể tồn tại và phát triển được

2.1.4 – Tình hình và kết quả hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Công ty Cổ Phần Đầu Tư & Xây Dựng Công Trình Khánh Hoà là một doanh nghiệp nhà nước mới tiến hành cổ phần hoá, nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động và công tác vận động đầu tư tài chính Mặc dù vậy, với kinh nghiệm và năng lực hoạt động nhiều năm trong ngành xây dựng cùng với sự nỗ lưc tìm kiếm, công ty đã có được nhiều hợp đồng xây dựng lớn như: cầu vượt Nguyễn Đình Chiểu - Hòn Chồng, công trình cống thoát nước Diên Phú, công trình đường giao thông cụm công nghiệp vừa và nhỏ Diên Phú - Diên Khánh, và hiên đang thi công công trình đoạn Quốc lộ 14C Kon Tum vào thuỷ điện Êkra

Hoạt động buôn bán đá và vật liêu xây dựng của công ty cũng phát triển thông qua cửa hàng trực tiếp là Cửa Hàng Ánh Hồng- số 02, Lê Hồng Phong, Nha Trang Tuy nhiên hiện cửa hàng đã tách ra thành một công ty trách nhiêm hữu hạn, hoạt đông độc lập và chỉ có quan hệ mua bán thường xuyên với công ty

Có thể đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua thông qua bảng sau :

BẢNG 1: BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA

Chênh lệch 2004/2003

Chênh lệch 2005/2004 STT CHỈ TIÊU ĐVT 2003 2004 2005

Nhận xét: Qua bảng phân tích ta thấy tất cả các chỉ tiêu đều giảm qua các năm,

trong đó:

- Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty trong năm 2004 là 36.407 trđ, giảm 10.572 trđ, tương ứng giảm 22,5% so với năm 2003 Sang năm 2005, doanh thu tiếp tục giảm 43,48% so với năm 2004 lợi nhuận của công ty cũng giảm trong năm 2004 là 415 trđ (tức 32,55%) so với năm 2003, giảm trong năm 2005 so với năm 2004 là 742 trđ ( giảm 86,2%) Nguyên nhân là do công ty không ký được nhiều hợp đồng xây dựng đồng thời không hoàn thành đúng hạn các công trình đang thi công nên không được quyết toán làm cho doanh thu công trình (chiếm trên 80% doanh thu của công ty) giảm trong khi doanh thu bán cống, bán đá và doanh thu khác tăng không đáng kể; Bên cạnh đó, chi phí tăng lên do giá cả nguyên vật liệu tăng và vốn ứ đọng trong các công trình lớn nên lợi nhuận công ty giảm mạnh là điều không thể tránh khỏi

- Tổng vốn kinh doanh của công ty giảm 4.650 trđ trong năm 2004 và tiếp tục giảm 3.470 trđ trong năm 2005, trong đó vốn chủ sở hữu (chiếm 50%) giảm ít vào năm

2004 là 292 trđ, và giảm mạnh vào năm 2005 là 6.585 trđ (tức giảm 47,79% so với năm 2004); tình trạng đầu tư vốn chưa ổn định do công ty vừa mới tiến hành cổ phần hóa vào tháng 4/2005, đồng thời do yêu cầu của các đối tác, công ty đã phải giải quyết

nợ vay ngắn và dài hạn trước khi tiến hành cổ phần hóa nên làm ảnh hưởng mạnh đến tổng vốn kinh doanh của công ty thời gian qua

- Bên cạnh đó, công ty đã tiến hành tinh gọn đội ngũ nhân viên cho phù hợp với tình hình mới nên số lao động của công ty giảm mạnh, cụ thể là giảm 146 người vào năm 2004 và tiếp tục giảm 106 người vào năm 2005 và đến năm 2006 thì chỉ còn lại khoảng 117 nhân viên (trong đó chỉ có 17 người là nữ) Thu nhập của công nhân viên trong công ty có giảm trong năm 2004 nhưng không đáng kể, và đến năm 2005, thu nhập tăng lên thành 920 ngàn đồng/người/ tháng Tuy đây không phải là mức thu nhập cao nhưng trong tình hình hoạt động của công ty như hiện nay thì mức thu nhập đó là khá ổn định

- Do trong thời gian qua, công ty hoạt động kém hiệu quả, đồng thời chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần nên được hưởng ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp,

số nộp ngân sách (chủ yếu là thuế TNDN) giảm 138 trđ, tương ứng giảm 13,59% so với năm 2003, và sang năm 2005 giảm 201 trđ ( tức giảm 23,56%) so với năm 2004 Qua đó ta có thể thấy rằng, thời gian qua hoạt động của công ty kém hiệu quả, các chỉ tiêu lợi nhuận, doanh thu… đều giảm Đó cũng là lý do công ty tìm cho mình một hướng đi mới là tiến hành cổ phần hóa; nhưng do trong bước đầu tiến hành công

ty còn gặp rất nhiều khó khăn ở nhiều mặt nên tình hình công ty cũng chưa thực sự ổn định, vốn còn ít nên công ty chỉ có thể tham gia vào các công trình, dự án có vốn thấp bước đầu làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của công ty thời gian này Đây cũng

là thách thức mà thời gian tới công ty cần phải nỗ lực rất nhiều đễ vượt qua và phát triển

2.1.5 – Phương hướng phát triển trong thời gian tới của công ty CPĐT &

XDCT Khánh Hòa

· Trước mắt, công ty đang phấn đấu trong những năm tới, phải hoàn thành đúng thời hạn các công trình đang thi công đễ tiến hành quyết toán, xử lý dứt điểm công nợ với chủ đầu tư

· Với sự bảo lãnh của chi nhánh ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Tỉnh Khánh Hòa, công ty sẽ tham gia đấu thầu Công Trình Đường Pasteur - Phường Xương Huân, TP Nha Trang, và một số công trình lớn khác trên địa bàn

· Và theo biên bản họp Hội Đồng Quản Trị của công ty CPĐT & XDCT Khánh Hòa ngày 07/08/2006, công ty đã thống nhất kế hoạch hợp tác liên doanh với

siêu thị Maximaxe Theo đó, toàn bộ khu đất 60 Thái Nguyên NT - hiện là địa điểm

đặt trụ sở chính của công ty sẽ trở thành khu hợp tác kinh doanh, khu trung tâm thương mại và văn phòng cho thuê theo đúng chủ trương của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

đề ra Bước đầu, siêu thị sẽ hỗ trợ kinh phí một tỷ đồng đễ công ty tiến hành xây dựng

và di dời đến trụ sở mới tại số 02 Lê Hồng Phong

· Đễ bổ sung vốn hoạt động, công ty đã khuyến khích công nhân viên cho vay vốn bằng hình thức thế chấp bất động sản của mình cho các khoản vay của công ty

tại ngân hàng với lãi suất là 0,92% / tháng, nhân viên sẽ nhận lãi sau khi tất toán

Với những kế hoạch trước mắt đó, trong thời gian tới chắc chắn công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn Do vậy, ban lãnh đạo công ty cần có những phương án chuẩn bị đễ

có thể kịp thời khắc phục khó khăn và đễ không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty

2.2 – TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CPĐT & XDCT KH

2.2.1 – Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

2.2.1.1 – Tổ chức nhân sự phòng kế toán:

Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hoà áp dụng hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc như: tập hợp chứng từ, lập báo cáo kế toán, kiểm tra báo cáo sổ sách….Đều tập trung xử lý tại phòng kế toán tài chính Ở các đội không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên thống kê, kiểm kê kế toán làm nhiệm

vụ thống kê chứng từ, ghi bảng chấm tính lương lao động và các chi phí phát sinh

Định kỳ 1 tuần hoặc nửa tháng 1 lần kế toán đội chuyển các bảng tổng hợp số liệu thống kê về phòng kế toán, tại đây, kế toán tổng hợp sẽ hạch toán và tính giá thành công trình

Phòng kế toán tài vụ của công ty bao gồm 5 người:

Kế toán trưởng: Lê Thị Sửu

Kế toán viên: 3 người

Thủ quỹ (kiêm kế toán viên) :1 người

Tổ chức bộ máy của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

2.2.1.2 – Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:

Hình 3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty CPĐT & XDCTKH

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán Vật

tư, TSCĐ, thanh toán

Kế toán công nợ, thuế Kế toán tổng

hợp giá thành

và theo dõi kế toán đội

Thủ quỹ

Kiểm tra và duyệt các báo cáo tài chính, có quyền yêu cầu các phòng ban trong công ty cung cấp các tài liệu cần thiết nhằm phục vụ công tác tài chính của công ty

Dự thảo các văn bản về công tác hạch toán để trình giám đốc ban hành áp dụng trong công ty như: quyết định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo…

² Kế toán vật tư, tài sản, thanh toán :

Có trách nhiệm theo dõi tình hình xuất nhập vật tư hàng ngày Kiểm tra tất cả các chứng từ gốc với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Lập báo cáo nhập xuất tồn theo tháng, quý, năm Theo dõi việc sử dụng vật tư cho các đội công trình, các phân xưởng Phân phối với thủ kho để có kế hoạch bảo quản kho hàng Bên cạnh việc theo dõi vật

tư kế toán còn phải theo dõi tình hình tài sản của công ty

Đồng thời còn phải quản lý theo dõi và cập nhật sổ sách hạch toán thu chi về tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng Thực hiện việc đối chiếu quỹ hàng ngày, đối chiếu

số dư giữa sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán, đôn đốc việc thực hiện chế độ tạm ứng Kiểm tra chứng từ gốc trước khi đưa cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt Lập báo cáo thanh toán lương, bảo hiểm và các khoản thanh toán khác Có kế hoạch thu nợ

Theo dõi và tính đủ thuế đầu vào, đầu ra và lập báo cáo hàng tháng cho cục thuế

² Kế toán tổng hợp tính giá thành và theo dõi kế toán đội:

Kiểm tra các chứng từ có liên quan đến giá thành Cung cấp các số liệu để phòng

kế toán tiến hành xây dựng kế hoạch giá thành Tham gia kiểm tra khối lượng dở dang cuối kì Phân tích tình hình thực hiện giá thành và tình hình thực hiện định mức nguyên vật liệu Lên bảng cân đối số phát sinh theo tháng, quý, năm Lên báo cáo tài chính

² Thủ quỹ:

Có trách nhiệm thu chi, cất giữ các khoản tiền mặt liên hệ trực tiếp với ngân hàng

để rút hoặc gởi tiền mặt Đồng thời cập nhật sổ sách, đối chiếu quỹ hàng tháng và báo cáo quỹ theo quy định, chịu trách nhiệm về việc thất thoát tiền

2.2.2 – Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức Chứng Từ Ghi Sổ Đây là

hình thức rất đơn giản và dễ ghi chép, dễ áp dụng, dễ phát hiện sai lầm trong quá trình

ghi chép Mọi nghiệp vụ phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc đễ lập và đưa ngay số liệu vào máy vi tính đễ quản lý và tập hợp hàng ngày

Hiện nay công ty đang sử dụng chương trình kế toán máy P to P (Program to

Person) của Hai Dong Corporat, đễ hỗ trợ cho công việc kế toán tại công ty Đây là

chương trình được viết trên nền phần mềm MS ACCESS kết hợp với các ngôn ngữ

khác, rất dễ sử dụng và thuận tiện cho việc nhập liệu của công ty Dưới đây là hình

ảnh mô phỏng giao diện chương trình kế toán máy công ty đang sử dụng

è Các chức năng của chương trình:

Phần Hệ Thống gồm các công việc sau:

· Đăng ký chứng từ, sổ sách

· Chọn niên độ kế toán

· Cập nhật dữ liệu từ máy khác

· Kiểm tra hệ thống dữ liệu

· Chuyển số dư sang năm sau

Phần Phát Sinh bao gồm các công việc:

(Program ware)

Người dùng (person) Sản phẩm

(product) Bản quyền 2002 – 2006: product P to P

Hình 4: Giao diện chính của phần mềm kế toán của công ty CPĐT & XDCTKH