Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại Công ty cổ phần muối Khánh Hòa

Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là: “ Kiểm soát nội bộ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập đ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bên cạnh những yếu tố tích cực tác động đến sự phát triển của đơn vị, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử dụng chi phí của Công ty

Thực tế, trong hoạt động, các doanh nghiệp còn nhiều sai phạm về chế độ quản lý kinh tế – tài chính chế độ kế toán Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính trong doanh nghiệp

I Sự cần thiết của đồ án:

Bất kỳ một doanhg nghiệp nào hoạt động có hiệu quả đều không thể tránh khỏi xảy ra sai sót hoặc gian lận Một công tác kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế tối thiểu xảy ra điều đó

Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó yếu tố đầu vào do mua ngoài là rất quan trọng Nó vừa ảnh hưởng đến tình hình tài chính của đơn vị, vừa ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Nó liên quan đến chu trình chi phí của Công ty

Bản thân Công ty đã có những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình này, nhưng vẫn không tránh khỏi những sai sót, gian lận Do vậy, đề tài này sẽ đưa ra những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà, nhằm khắc phục những sai sót, gian lận mà công tác kiểm soát nội bộ hiện tại chưa kiểm soát được

Đó là lý do em chọn đề tài: “ Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hòa “

II Kết cấu của đồ án:

Bao gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà

Chương III: Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát về chu trình chi phí cho Công ty

Cổ phần Muối Khánh Hoà

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đồ án được thực hiện trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà

Với các sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí Đó là:

- Công ty đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

- Tổ chức nhận đặt hàng hay dịch vụ yêu cầu

- Xác định nghĩa vụ thanh toán

- Thanh toán tiền

Trên cơ sở đó, đồ án đánh giá các thủ tục kiểm soát của công ty đối với Chu trình phí và đưa ra ý kiến đề xuất về việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với Chu trình này tại công ty

IV Phương pháp nghiên cứu:

Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp phỏng vấn…

Bên cạnh các phương pháp trên đề tài còn sử dụng các công cụ để thu thập các thông tin như sau:

-Bảng giải trình (tường thuật)

- Bảng câu hỏi

- Lưu đồ

Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện đồ án Kính mong quý thầy cô, các chú, các cô, anh , chị trong Công ty cùng các bạn đóng góp ý kiến phê bình để đề án được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội để tìm hiểu thực tế

Cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường và các cô chú anh chị trong Công ty đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện đồ án

Nha Trang, ngày 25 tháng 11 năm 2005

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thanh Mai

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP

I KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

I.1 Định nghĩa:

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Từ lâu, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm soát viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp

Quá trình nhận thức và nghiên cứu đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:

“ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Chúng cũng được hiểu như sau:

• KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

• KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu … mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác … Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở

mọi nơi và vận hành chúng

• KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu KSNBä có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

• Các mục tiêu của KSNB:

- Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi

mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn

vị

Định nghĩa trên cho thấy KSNB được các nhà quản lý thiết lập để điều hành

mọi nhân viên, mọi loại hoạt động và KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất Vậy, cần có một khái niệm đúng đắn về KSNB, phải nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể cho

rằng KSNB chỉ thuộc vầ các nhà quản lý Mà KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung

Tại những đơn vị có quy mô lớn thì KSNB càng có ý nghĩa quan trọng, vì vậy

khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản sẽ càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau … do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu hơn

I.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB:

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị

vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu … của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm các bộ phận sau:

• Môi trường kiểm soát

• Đánh giá rủi ro

• Hoạt động kiểm soát

• Thông tin và truyền thông

• Giám sát

I.2.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước

tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong dơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định

đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức

là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài chính có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực tế của nhà quản lý Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (thí dụ các khoản thưởng trên lợi nhuận), nghĩa là khi có phát sinh mâu thuẫn quyền lợi …

- Đảm bảo về năng lực: Là bảo đảm cho nhân viên có được những kỹ năng

và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

- Hội đồng Quản trị và Uỷ ban Kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu

các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Uỷ ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ … Do đó các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản

lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Một số

nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số nhà quản lý khác rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro … Sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị …

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và

quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo và tính chất hoạt động của đơn vị

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và

trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

- Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc

tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức … Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kin

nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính Thí dụ một quan điểm không đúng đúng của Giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm mất

đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này

I.2.2 Đánh giá rủi ro:

Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống KSNB Như mọi người đều biết, tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không thể được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị,nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm soát được rủi ro

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của

KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý

-Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị

hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên

không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý … Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán … rủi ro có thể phát sinh và tác động để bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toán đơn vị Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo phân tích dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng … hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro khó định lượng nên đây là một

công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi

ro

Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe doạ sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán …

Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của hệ thống KSNB Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán

I.2.3 Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để bảo đảm cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải.Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

I.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải

quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình

Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải có sự tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho

phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa

là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản Thí dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận

vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện, thường là bộ phận kế toán

I.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn cácnghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:

-Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau Thí dụ, hoá đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán, và tính hoa hồng bán hàng

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời,nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát …

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiêt

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kỳ

ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách

để áp dụng cho toàn đơn vị Thí dụ Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng … Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ

riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị … Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính

sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó

Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Thí dụ như quyết định về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do Hội đồng Quản trị phê chuẩn

Trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp điện tử, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin cũng thường được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng với những đặc điểm riêng

I.2.3.3 Kiểm soát vật chất:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào,lực lượng bảo vệ … và chỉ những người được uỷ quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế buộc phải thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

I.2.3.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Thí dụ, nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm Vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào

I.2.3.5 Phân tích soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán,kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp

I.2.4 Thông tin và truyền thông:

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

Truyền thông là một phần của hệ thống thôn tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơnvị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng …) cũng

phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ đông …) cũng cần được truyền đạt kịp thời, bảo đảm độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng qua trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính Các kiểm toán viên thường quan tâm đến hệ thống thông tin kế toán tài chính

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả …), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết,đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán

Với đặc trưng là phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép

kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định Bên cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị Tóm lại, với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nói riêng, và trong hệ thống KSNB nói chung của đơn vị

Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật

tư, hàng hoá, công nợ, chi phí, doanh thu … sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ … và cuối cùng là chuyển những thông tin đó vào báo cáo sẽ để lại “dấu vết kiểm toán” giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý Thí dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chứng từ, sổ sách lưu trữ để phúc đáp những yêu cầu từ phía khách hàng hoặc nhà cung cấp về các vấn đề có liên quan đến số

dư tài khoản phải thu khách hàng, hoặc phải trả người bán Tương tự, kiểm toán viên cũng dựa vào đó để kiểm tra

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem như phương tiện truyền thông về chính sách

Sở đồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị, thường dưới dạng hình vẽ Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ hoặc sơ đồ hạch toán Sổ tay đầy đủ sẽ giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn

vị

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo những tình huống bất thường cho

cấp trên

I.2.5 Giám sát:

Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý

của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát triển các biến động bất thường

Giám sát sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán

định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

Bảng 1: Các bộ phận hợp thành hệ thống hệ thống KSNB

- Tính chính trực và giá trị đạo đức

- Đảm bảo về năng lực

- Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành

- Cơ cấu tổ chức

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Chính sách về nhân sự

Đánh

giá rủi ro

Đơn vị phải nhận biết và đối phó được các rủi ro bằng cách

- Xác định mục tiêu của đơn vị

- Nhận định rủi ro

thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan

- Phân tích và đánh giá rủi ro

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện

- Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin

- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên ngoài và bên trong đều hoạt động hữu hiệu

Giám

sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài

- Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

I.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB:

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng

trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới …

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

- Một yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí do kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện được các sai sót đột xuất, hay bất thường

- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài, hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thức tế đã thay đổi

I.4 Các mục tiêu của KSNB:

Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong hệ thống của Công ty đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ Thí dụ, các nghiệp vụ tiền lương có thể bị sai sót nếu số lượng giờ sai được tính trên phiếu thời gian hoặc tổng mức lương được ghi nợ vào tài khoản trên sổ Nhật ký tiền lương

Có 7 mục tiêu mà một cấu trúc KSNB phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót trong các sổ Nhật ký và sổ sách Cơ cấu KSNB của Công ty phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là:

1 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý)

Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ Nhật ký hoặc các sổ sách kế toán khác

2 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn) Nếu

một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ lừa đảo, và nó cũng có thể có ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của Công ty

3 Các nghiệp vụ kinh tế có phải được ghi sổ (tính đầy đủ) Các thể thức của

Công ty phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách

4 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá) Một cơ

cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

5 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá

trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của Công ty phải được thực hiện trên các sổ nhật ký nếu báo cáo tài chính đó được trình bày đúng đắn Sự phân loại cũng bao gồm những nhóm như khu vực và sản phẩm

6 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc (thời hạn) Việc ghi sổ

các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị sai

7 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp) Trong nhiều trường hợp, các nghiệp

vụ cá lẻ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký Sau đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua Sổ cái tổng hợp, và Sổ cái tổng hợp được tổng hợp và được dùng để lập các báo cáo tài chính Không cần biết đến phương pháp nào được dùng để nhập các nghiệp vụ vào Sổ phụ vào Sổ phụ và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trình kiểm soát đầy đủ là cần thiết để đảm bảo quá trình tổng hợp là chính xác

II KSNB ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN CHI PHÍ:

II.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình chi phí:

II.1.1.Yêu cầu hàng hoá và dịch vụ:

Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí, bất cứ bộ phận nào có nhu cầu dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “Yêu cầu mua hàng”

II.1.2 Đặt hàng với người cung cấp:

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: Giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lắp

đặt hàng mua gửi về cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng

Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo ( thông thường là lệnh bán hàng của nhà cung cấp) chấp nhận đặt hàng Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên người bán và người mua

II.1.3 Nhận hàng và nhập kho:

Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhân hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy giữ hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với mặt hàng để chấp nhận hay không châp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạt động giao hàng kết thúc

Sau khi kiểm nhận, bộ phận hàng lập phiếu kho báo cáo về hàng nhận Sau đó, hàng được thủ tục nhập kho Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý chuyển giao bộ phận kho hàng

II.1.4 Ghi nhận phải trả người bán:

Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiến hàng đối chiếu hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng, phiếu nhập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả của người cung cấp

II.1.5 Thanh toán cho người cung cấp:

Tới ngày cần thanh toán, kế toán tiến hành các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc Séc thanh toán, kế toán phải ghi nhận khoản thanh toán xho người bán

II.2 Các thủ tục kiểm soát:

II.2.1 Khái niệm về thủ tục kiểm soát:

Thủ tục kiểm soát là những thủ tục kiểm tra giúp cho những nội dung, chính sách của doanh nghiệp được thực hiện

Thủ tục kiểm soát bao gồm:

Kiểm soát trực tiếp: Là những thủ tục kiểm soát trên từng nghiệp vụ, từng

hoạt động tại doanh nghiệp

Chủ yếu do những nhân viên (bộ phận) thực hiện nghiệp vụ, thực hiện hoạt

động đó tiến hành

Kiểm soát tổng quát (kiểm soát độc lập): Là những thủ tục kiểm soát trên hệ

thống công việc, trên quy trình xử lý nghiệp vụ

Thủ tục kiểm soát tổng quát được tiến hành bởi các cá nhân (bộ phận) khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ

Được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Nguyên tắc uỷ quyền

Kiểm soát vật chất (bảo vệ tài sản): Là những thủ tục kiểm soát đảm bảo an

toàn tài sản, thông tin doanh nghiệp

II.2.2 Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:

Các thể thức kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ Có rất nhiều chế độ và thể thức như vậy tiềm tàng trong mọi tổ chức Tuy nhiên, chúng thường thuộc về năm loại được trình bày dưới đây:

• Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm;

• Các thể thức phê chuẩn đúng đắn;

• Chứng từ và sổ sách đầy đủ;

• Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách;

• Kiểm soát độc lập việc thực hiện

II.2.2.1 Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm:

3 chỉ đạo chung đối với sự cách ly về trách nhiệm nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn sai phạm vô ý, có ý nghĩa đặc biệt đối với kiểm toán viên

v Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán Lý do của việc không cho

phép một người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên hay tạm thời tài sản được hạch toán tài sản đó là nhằm ngăn chặn sự gian lận cho xí nghiệp Khi một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản đó để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm

Thí dụ, nếu người thủ quỹ thu tiền mặt và giữ cả tiền mặt lẫn sổ sách về các

khoản phải thu thì có khả năng người thủ quỹ sẽ lấy tiền nhận được của khách hàng và điều chỉnh tài khoản của khách hàng bằng cách không vào sổ khoản doanh thu hoặc bằng cách ghi sổ một số ghi có giả vào tài khoản Những thí dụ khác về sự cách ly không đúng đắn chức năng bảo quản gồm quá trình phân phối chi phiếu lương bởi nhân viên phát lương và việc giữ gìn sổ sách tồn kho bởi cá nhân thủ kho

v Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản liên quan Nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền

phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan Thí dụ, cùng một người không được đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán hoá đơn của bên bán với ký chi phiếu thanh toán cho hoá đơn đó Tương tự, quyền phê chuẩn đối với việc nhận thêm nhân viên mới hoặc cắt giảm nhân viên hết hạn hợp đồng ra khỏi bảng lương không được do người có trách nhiệm phân phát chi phiếu lương thực hiện Để minh hoạ, quyền phê chuẩn một nghiệp vụ kinh tế và việc xử lý các tài sản liên quan bởi cùng một người sẽ làm tăng khả năng gian lận trong phạm vi tổ chức

v Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ Nếu từng bộ

phận hoặc khu vực trong một tổ chức có trách nhiệm với quá trình soạn thảo sổ sách và báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả để tăng mức thực hiện báo cáo Nhằm mục đích đảm bảo thông tin không bị thổi phồng, quá trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán trưởng

Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải cung cấp một sự cách ly đúng đắn về trách nhiệm, mà vẫn đẩy mạnh tính hiệu lực về điều hành và thông tin hiệu quả Sự cách ly về trách nhiệm thay đổi giữa các tổ chức nhưng ba vấn đề quan tâm qua trọng nhất đối với kiểm toán viên là những nội dung sau:

• Kế toán được hoàn toàn tách riêng thuộc quyền của kế toán trưởng, là người không bảo quản gì cả hoặc không có trách nhiệm điều hành

• Quyền bảo quản tiền mặt, kể cả các khoản thu và chi, là trách nhiệm của nhân viên thủ quỹ

• Các báo cáo kiểm toán nội bộ trực tiếp gửi cho Chủ tịch hoặc Hội động

quản trị

II.2.2.2 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn:

Tất cả nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thoả mãn các quá trình kiểm soát Nếu bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tuỳ tiện mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra Sự phê chuẩn có thể hoặc chung chung hoặc cụ thể Sự phê chuẩn chung chung nghĩa là Ban quản trị xây dựng các chính sách để tổ chức phải tuân theo Các cấp dưới được học tập để thi hành những sự phê chuẩn chung này bằng cách tán thành tất cả các nghiệp vụ kinh tế trong phạm vi các giới hạn được chính sách đề ra Những thí dụ về sự phê chuẩn chung như việc phát hành danh sách giá cố định cho việc bán sản phẩm, các giới hạn tín dụng đối với khách hàng mua hàng, và các điểm tái đặt hàng cố định tự động của việc mua hàng

Sự phê chuẩn cụ thể phải thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng Ban quản trị thường không muốn xây dựng một chính sách phê chuẩn chung đối với một số nghiệp vụ kinh tế Thay vào đó, Ban quản trị sẽ thực hiện phê chuẩn cho từng trường hợp Thí dụ như sự phê chuẩn một nghiệp vụ bán hàng của quản lý phụ trách bán hàng ở một công ty xe cũ

Cá nhân hoặc nhóm người được phê chuẩn đặc thù hoặc phê chuẩn chung đối với cái có thể hoặc phải giữ một vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế đó Chính sách đối với những phê chuẩn này phải do Ban quản trị cấp cao đề ra Thí dụ, chính sách thông thường là tất cả các lần mua tài sản cố định có giá trị cao hơn một số tiền đã định phải được Hội đồng quản trị phê chuẩn

Cũng cần một sự phân biệt giữa sự phê chuẩn và sự tán thành Sự phê chuẩn là một quyết định có tính chính sách về một nghiệp vụ kinh tế thông thường hoặc một nghiệp vụ kinh tế đặc thù Sự tán thành là sự thực hiện những quyết định phê chuẩn chung của Ban quản trị Thí dụ, giả sử Ban quản trị đề ra một chính sách phê chuẩn việc đặt hàng tồn kho khi có trong tay một lượng hàng ít hơn mức cung ứng của ba tuần Đó là một sự phê chuẩn chung Khi một phân xưởng đặt mua hàng tồn kho, nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi sổ sách thường xuyên tán thành đơn đặt hàng để chỉ rõ là chính sách phê chuẩn đã thoả mãn

II.2.2.3 Chứng từ và sổ sách đầy đủ:

Chứng từ và sổ sách là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp Chúng bao gồm những khoản mục đa dạng như hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng, sổ phụ, sổ Nhật ký bán hàng, và các thẻ thời gian của nhân viên Cả chứng từ của bút toán gốc và sổ sách mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đều quan trọng, nhưng tính không đầy đủ của chứng từ thường gây ra những vấn đề lớn về kiểm soát

Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của Công ty khách hàng và giữa các tổ chức với nhau Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác Thí dụ, nếu phòng nhận hàng điền vào báo cáo nhận hàng khi nhận được nguyên liệu, phòng kế toán thanh toán có thể kiểm tra số lượng và mẫu mã trên hoá đơn của bên bán bằng cách so sánh nó với thông tin trên báo cáo nhận hàng

Một số nguyên tắc thích hợp nhất định quy định hình thức chính thức, cách sử dụng chứng từ và sổ sách Các chứng từ và sổ sách phải là:

• Được đánh số liên tiếp để dễ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu, và là một sự giúp đỡ cho việc định vị chứng từ sau này cần đến chúng (có ảnh hưởng đáng kể đến mục tiêu “tính đầy đủ”)

• Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt Khi thời gian càng cách xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội để có sai lầm càng tăng lên (ảnh hưởng đến mục tiêu “thời hạn”)

• Đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu

• Được thiết kế cho nhiều công dụng bất cứ khi nào có thể nhằm giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau Thí dụ, một hoá đơn bán hàng được thiết kế và sử dụng đúng đắn có thể là căn cứ để ghi sổ doanh thu vào sổ nhật ký, phê chuẩn giao hàng, căn cứ để thống kê hàng bán, và căn cứ để tính hoa hồng bán hàng Được xây dựng theo cách mà tạo điều kiện cho quá trình chuẩn bị chính xác Điều này có thể được thực hiện bằng cách cung cấp một mức độ KSNB ngay trong phạm vi mẫu đó hoặc sổ sách đó Thí dụ, một chứng từ có thể bao gồm những hướng dẫn điền các chỗ trống của việc phê chuẩn và tán thành, và các cột

bỏ trống để điền số liệu

Sơ đồ tài khoản Quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽ với chứng từ và

sổ sách là sơ đồ tài khoản Sơ đồ tài khoản phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hợp đồng kinh doanh và trên bảng cân đối tài sản Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho Ban quản trị và cho những người khác sử dụng báo cáo tài chính Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho phép sự trình bày của báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận; nhưng, ngoài ra, sự phân loại thông tin cũng giúp Ban quản trị ra quyết định Thông tin theo các đơn vị, các dây chuyền sản xuất, các trung tâm trách nhiệm, và những sự phân nhỏ tương tự cũng phải được cung cấp Sơ đồ tài khoản có ích trong việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai nếu nó mô tả chính xác và chuẩn mực loại nghiệp vụ kinh tế nào phải được xếp vào tài khoản đó Điều đặc biệt quan trọng là những mô tả phải phân biệt rõ ràng giữa tài sản vố, tồn kho, và các khoản mục chi phí, vì chúng là những loại chủ yếu mà những người ở bên ngoài sử dụng báo cáo tài chính quan tâm (ảnh hưởng đáng kể đến mục tiêu sự phân loại)

Các sổ tay thể thức Các thể thức ghi sổ đúng đắn phải được ghi rõ trong các

sổ tay thể thức để khuyến khích sự vận dụng phù hợp Các sổ tay phải xác định rõ sự vận động của chứng từ trong toàn Công ty và phải cung cấp đủ thông tin để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ đầy đủ và duy trì sự kiểm soát đúng đắn với tài sản Thí dụ, để đảm bảo việc ghi sổ đúng đắn nghiệp vụ mua nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, một bản sao của đơn đặt mua của việc mua hàng và một bản sao của báo cáo nhận hàng khi nhận được nguyên liệu sẽ được gửi cho bộ phận các khoản phải trả Thể thức này giúp cho việc ghi sổ đúng đắn các lần mua hàng vào sổ nhật ký mua hàng, và nó làm dễ dàng cho việc xác định liệu hoá đơn của bên bán đã phải thanh toán chưa

II.2.2.4 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:

Biện pháp bảo vệ quan trọng để bảo vệ tài sản và sổ sách là việc sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất Thí dụ như việc sử dụng nhà kho đối với hàng tồn kho để đề phòng mất cắp Khi nhà kho được đặt dưới sự kiểm soát của

một nhân viên có năng lực thì cũng còn có thêm sự đảm bảo là sự lỗi thời cũng được giảm thiểu Các két sắt chịu lửa và nhà hầm an toàn cho tiền gửi để bảo vệ những tài sản như tiền tệ và chứng khoán là những hình thức bảo vệ vật chất quan trọng khác

Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ Sự xây dựng lại sổ sách bị mất hoặc bị thiêu huỷ rất tốn kém và mất thời gian Hãy tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu hồ sơ gốc của các khoản phải thu bị phá huỷ Chi phí của việc làm bản sao sổ sách và của các cuộc kiểm soát khác để tránh mất mát sẽ rất lớn Tương tự, những chứng từ như các chính sách bảo hiểm và các

phiếu nợ phải trả được bảo vệ vật chất

II.2.2.5 Kiểm soát độc lập việc thực hiện:

Loại cuối cùng của các thủ tục kiểm soát là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục bốn loại kia, thường được xem như các quá trình kiểm soát độc lập hoặc sự thẩm tra nội bộ Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi qua thời gian trừ phi sự xem xét lại thường xuyên có tính máy móc Nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó quan sát và đánh giá việc thực hiện của họ Ngoài

ra, cả sự gian lận và vô ý sai phạm đều có khả năng xảy ra, bất luận chất lượng của các quá trình kiểm soát là như thế nào

Một đặc điểm cơ bản của những người thực thi các thủ tục thẩm tra nội bộ là tính độc lập với các cá nhân có trách nhiệm với việc chuẩn bị số liệu Một phần giá trị đáng kể của sự kiểm soát thực hiện sẽ bị mất đi khi cá nhân thực hiện thẩm tra là người cấp dưới của người có trách nhiệm ban đầu với việc chuẩn bị số liệu hoặc thiếu tính độc lập theo cách nào khác

Phương pháp ít tốn kém nhất của sự thẩm tra nội bộ là tách riêng các trách nhiệm theo những cách đã được bàn đến ở trên Thí dụ, khi báo cáo điều hoà theo tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng được thực hiện bởi một người độc lập với sổ sách kế toán và với việc quản lý tiền mặt thì có cơ hội của sự thẩm tra không phải chịu thêm chi phí đáng kể nào nữa Một số hình thức thẩm tra quan trọng chỉ có thể được hoàn thành bằng hai lực lượng Thí dụ, quá trình đếm hàng tồn kho thực hiện bởi hai đội ngũ rất tốn kém, nhưng thường là cần thiết

III SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ:

Chu trình chi phí gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho quyền lợi nhận được

Như đã trình bày ở trên, bất kỳ một doanh nghiệp nào, mặc dù có một hệ thống KSNB hiệu quả thì vẫn không tránh khỏi những sai sót xảy ra Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình chi phí sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

- Nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn, nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của Công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Thành lập các phòng thu mua để đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hoá và dịch vụ với giá thấp nhất

- Quá trình kiểm soát thích hợp từ việc nhận hàng hoá và dịch vụ của Công

ty từ người bán đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, chất lượng, thời gian đến và các điều kiện khác

- Giúp sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hoá và dịch vụ, ghi sổ chính xác và nhanh chóng Vì vậy, ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản chi tiền mặt thực tế có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng Các chứng từ và sổ sách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ, và các chi phiếu độc lập cũng là quá trình kiểm soát cần thiết của doanh nghiệp các khoản phải trả

- Các quá trình kiểm soát của doanh nghiệp chi tiền mặt giúp cho việc ký chi phiếu cho đúng cá nhân có trách nhiệm Đảm bảo tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt và phải được ghi chép đúng mức

Như vậy, tất cả các thủ tục kiểm soát đối với chu trình chi phí đều nhằm

nâng cao hiệu quả quản lý, giúp doanh nghiệp chấp hành tốt các chính sách và chế độ của Nhà nước Đây là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với Chu trình chi phí

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MUỐI

KHÁNH HÒA

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY:

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY:

I.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển về Công ty:

Công ty CP Muối Khánh Hoà, mà trước đây là Công ty Muối Khánh Hoà, là một đơn vị sản xuất kinh doanh mặt hàng muối, các sản phẩm sau muối, các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật

•Tên đầy đủ: Công ty Cổ Phần Muối Khánh Hoà

• Tên giao dịch quốc tế: Khanh Hoa Salk Joint Stock Corporation

•Tên viết tắt: KHASASCO

•Trụ sở chính: 108 đường 2/4 – Nha Trang – Khánh Hoà

• Điện thoại: (058)831063; 831066; 831065

• Fax: (058)831065

Công ty Muối Khánh Hoà là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT theo quyết định số 1469 QĐ/UB ngày 23/12/1992 của UBND tỉnh Khánh Hoà, trực thuộc Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn Giấy phép đăng ký kinh doanh số 103820 ngày 06/12/1993 do UBND tỉnh Khánh Hoà cấp

Ban đầu bộ máy Công ty gồm 6 phòng chức năng:

1 Phòng tổ chức

2 Phòng hành chính quản trị

3 Phòng vật tư

4 Phòng xây dựng cơ bản

5 Phòng kế toán – tài vụ

6 Phòng kỹ thuật

Các cơ sở trực thuộc gồm có 3 trạm: Cam Ranh, Ninh Hoà, Sông Cầu và 1 nhà máy sản xuất muối bột và muối thô Hòn Khói – Ninh Hoà

Do yêu cầu sắp xếp tổ chức lại sản xuất, tinh gọn bộ máy quản lý, UBND tỉnh Phú Khánh ra quyết định số 833UB/TQ ngày 19/04/1983 về việc kiện toàn bộ máy Công ty về tính chất Công ty có 5 phòng chức năng:

1 Phòng tổ chức

2 Phòng hành chính quản trị

3 Phòng kỹ thuật – xây dựng cơ bản

4 Phòng kế hoạch vật tư

5 Phòng kế toán – tài vụ

Đến giữa năm 1990, UBND tỉnh Khánh Hoà ra quyết định số 645 UB/TQ ngày 28/05/1990 tiếp tục kiện toàn Công ty Quyết định Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng, thực hiện chế độ hạch toán Về tính chất Công ty có 4 phòng chức năng:

1 Phòng tổ chức – hành chính

2 Phòng kế toán – tài vụ

3 Phòng kế hoạch vật tư

4 Phòng kin doanh – xây dựng cơ bản

Đến năm 1993 Công ty Muối Khánh Hoà chuyển về sở thương mại Khánh Hoà quản lý

Năm 1996 tiến hành giải thể xí nghiệp (XN) chế biến muối và sản xuất hoá chất theo tinh thần của UBND tỉnh Khánh Hoà, bàn giao Công ty Muối để thành lập lại nhà máy chế biến muối và sản xuất hoá chất

Năm 1997 thực hiện chỉ thị số 500 của Chính phủ, UBND tỉnh Khánh Hoà đã quyết định xác nhập 2 XN muối Diêm Hải và Cam Ranh về Công ty Muối Khánh Hoà

Trong quá trình thực hiện chính sách đổi mới và phát triển của Công ty từ năm 1989 đến nay có thể chia thành 3 giai đoạn:

v Giai đoạn 1: Từ năm 1979 đến năm 1990

Đây là thời kỳ hành chính còn nhiều quan liêu bao cấp, trong giai đoạn này, tuy Công ty đã có nhiều cố gắng nghiên cứu, vận dụng sáng tạo các đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước Tuy nhiên, do điều kiện còn quá mới mẻ nên

tư tưởng bao cấp vẫn còn hình thành và phát triển

v Giai đoạn 2: Từ năm 1991 đến năm 2000

Sự vận động chuyển mình của nền kin tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa cả nước đang từng bước đi lên Trong tình hình mới này, Công ty đã tập trung củng cố công tác tổ chức, sắp xếp lại bộ máy quản lý gọn nhẹ hơn, bố trí lại lao động, rà soát và điều chỉnh các định mức kinh tế, kỹ thuật lạc hậu, đảm bảo tính khoa học và kỹ thuật tiên tiến Cố gắng tìm kiếm thị trường và mở rộng thị trường, luôn chú trọng đến chất lượng, mẫu mã sản phẩm, phấn đấu tiết kiệm các chi phí không cần thiết nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh

v Giai đoạn 3: Từ năm 2001 đến nay

Năm 2002 căn cứ vào Nghị định 44/1998 NĐ – CHI PHÍ và quyết định số 1366/QĐ.TTg ngày 17/10/2001 của thủ tướng Chính Phủ về việc chuyển Công ty

Muối Khánh Hoà thành Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà, có Nhà nước tham gia cổ phần Công ty chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần Công ty là một tổ chức kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân theo luật định, có tài sản riêng và tự chủ về tài chính, có con dấu riêng, có quyền tự quyết định một cách độc lập trong quá trình hoạt động của Công ty, có quyền tự mình tham gia các quan hệ pháp luật

Tóm lại, Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà là một doanh nghiệp nhà nước

hạch toán độc lập, chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng muối thô, muối chế biến, muối i-ốt, hoá chất … Trải qua hơn 20 năm hình thành và phát triển với bao thăng trầm, đến nay công ty đã trở thành một đơn vị sản xuất muối trọng yếu của tỉnh Khánh Hoà

Sự lớn mạnh không ngừng của Công ty đã góp phần không nhỏ vào công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước nói chung và của tỉnh nhà nói riêng Trong nền kinh tế thị trường và thời kỳ mở cửa, nền kinh tế hội nhập quốc tế hiện nay đã mở

ra nhiều triển vọng cho Công ty

I.2 Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của Công ty đối với nền kinh tế:

I.2.1 Chức năng:

Ø Sản xuất và chế biến muối phục vụ mục đích tiêu dùng trong hộ gia đình phục vụ bảo dưỡng và chế biến nguyên liệu thuỷ sản ở các nhà máy và xí nghiệp đông lạnh

Ø Quan hệ chặt chẽ với các đơn vị, các nhà máy, XN để tạo thêm nguồn thu nhập ổn định địa bàn kinh doanh và tìm kiếm thị trường mới

Ø Phát triển kinh doanh và liên doanh với các đơn vị khác Trên cơ sở đó đầu tư để tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên và tạo thêm lợi nhuận, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng sản xuất, đáp ứng nhu cầu trong và ngoài nước

Ø Sử dụng nguồn vốn, khả năng quản lý lao động và uy tín của các cổ đông để tối đa hoá các nguồn lợi nhuận của Công ty, nhằm tăng cổ tức cho các cổ đông và phát triển Công ty

Ø Giải quyết việc làm, ổn định đời sống cho người lao động, phát triển kinh tế địa phương, đóng góp tích cực cho ngân sách nhà nước

I.2.2 Nhiệm vụ:

Trong thời kỳ bao cấp (từ năm 1997 đến năm 1990), Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là lập quy hoạch dài hạn và ngắn hạn trong hoạt động phát triển ngành muối Chỉ đạo sản xuất, hướng dẫn kỹ thuật, quản lý toàn bộ sản phẩm sản xuất

ra bằng việc thu và giao nộp theo kế hoạch của trung ương và tỉnh

Sau thời kỳ đổi mới phát triển (từ năm 1991 đến nay), Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà có nhiệm vụ sau:

Sản xuất muối hạt, chế biến muối thô, muối iốt, hoá chất

Ø Xuất khẩu muối và sản phẩm sau muối

Ø Nhập khẩu vật tư, thiết bị và phương tiện vận tải phục vụ ngành muối và quản lý XN trực thuộc

Ø Khảo sát, thiết kế, lập dự án xây dựng đồng muối

Ø Kinh doanh các ngành khác theo quy định của pháp luật

Ø Công nghiệp hoá chất

Ø Quản lý các XN trực thuộc

Bảng 2: BẢNG CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

04 Nhà máy sản xuất và chế biến muối Hòn Khói Ninh Diêm – Ninh Hoà

I.2.3 Vai trò:

Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà có vai trò quan trọng đối với địa phương và kinh tế đất nước:

- Cung cấp lượng muối cho toàn tỉnh, cho sự tiêu dùng muối địa phương và các nhà máy chế biến thực phẩm

- Tạo công ăn việc làm cho người lao động, có thu nhập và khen thưởng

- Đóng góp vào ngân sách địa phương hàng năm

- Cung cấp muối cho một số tỉnh khác trong cả nước

- Sự phát triển kinh doanh của Công ty góp phần vào xây dựng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

I.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:

I.3.1 Các nhân tố bên trong:

I.3.1.1 Kỹ thuật – công nghệ:

Máy móc thiết bị là một trong những nhân tố hỗ trợ cho công việc sản xuất đạt kết quả cao Đối với ngành sản xuất muối thì sản xuất muối thì sản xuất bằng thủ công là chủ yếu Vì vậy, máy móc thiết bị không nhất thiết phải hiện đại như các ngành khác mà tư liệu sản xuất là các ruộng muối

Ở Khánh Hoà, các ruộng muối có từ thời Pháp thuộc đều ở vùng thấp, lấy nước sản xuất bằng tự lưu nên thường bị úng thuỷ Mặt khác, ruộng muối này bố trí phân tán, xé lẻ sản xuất theo kiểu ô cũ, ô chịu nên chỉ phục vụ tiêu dùng, không đủ tiêu dùng cho công nghiệp và xuất khẩu Về dụng cụ dùng cho khâu sản xuất và khâu thu hoạch sản phẩm chủ yếu làm bằng thủ công chưa được cơ giới hoá, kho chứa muối ở các cơ sở sản xuất hầu hết là những bãi lộ thiên không được che chắn cẩn thận Nhưng hiện nay, đồng muỗi đã được bố trí một cách khoa học hơn, dùng máy bơm để bơm từ ô thấp lên ô cao, dùng xe vận chuyển muối về các trạm các kho chứa cẩn thận, sản phẩm làm ra đã đủ tiêu chuẩn chất lượng dùng trong công nghiệp và trong sản xuất

Tóm lại, đối với ngành sản xuất muối thì sản xuất bằng thủ công là chủ yếu

nên máy móc thiết bị không nhất thiết phải hiện đại như những ngành khác, tuy nhiên máy móc thiết bị là một trong những nhân tó hỗ trợ cho việc sản xuất Ngày nay, để bắt kịp với sự kiện hiện đại hoá các máy móc của Công ty đã từng bước được nâng cao, cải thiện nhằm nâng cao năng suất Hàng năm, Công ty đã chi hàng chục triệu đồng để sữa chữa và bảo dưỡng máy móc thiết bị và tính chất ăn mòn của muối

Với nhu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm, Công ty đã cố gắng trang bị thêm các thiết bị, kho bãi mới phục vụ sản xuất như máy ly tâm, máy

trộn iốt … điều này đã tác động tích cực đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

I.3.1.2 Lực lượng lao động:

Sản xuất muối là ngành mà ở đó đòi hỏi yếu tố con người chính Ngành này không thể cơ giới hoá, tự động hoá ở tất cả các khâu, máy móc chỉ hỗ trợ một phần trong công việc chế biến và cho ra thành phẩm

Với một công việc như vậy, đòi hỏi phải cần yếu tố con người trong các khâu từ sản xuất đến chế biến

Như vậy, công tác tiền lương và khen thưởng phải đặt lên hàng đầu

I.3.1.3.Công tác quản lý và tổ chức lao động trong Công ty:

Việc quản lý và tổ chức lao động là một công ty hết sức quan trọng, bởi vì ngành muối là ngành đòi hỏi rất lớn ở lực lượng lao động, nhất là đối với lao động sản xuất Do đó, làm thế nào để quản lý và sử dụng lực lượng lao động cho thật tốt là một thách thức lớn đối với bộ máy Công ty

Công ty đã xây dựng phương án nhằm huy động tối đa sức sản xuất của người lao động Chẳng hạn, đưa ra các chế độ thưởng phạt nhằm khuyến khích và nâng cao ý thức cho người lao động, xây dựng mở rộng các khu vui chơi giải trí nhằm tạo cảm giác thoải mái cho người lao động sau thời gian làm việc Có chế độ ưu đãi đối với người lao động gặp khó khăn … góp phần đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh

Một vấn đề cần quan tâm nữa là ngành muối là một ngành sản xuất đặc thù, sản xuất và thu hoạch phụ thuộc vào thời tiết nên nhu cầu lao động cũng luôn thay đổi Nếu đến mùa vụ thì đòi hỏi số lượng lao động cao và ngược lại Vì vậy, việc sử dụng lao động hợp lý sẽ là điều kiện quan trọng nhằm đem lại hiệu quả cao cho Công ty

I.3.2 Nhân tố bên ngoài:

I.3.2.1 Điều kiện tự nhiên:

Công ty hoạt động dựa vào nguồn tài nguyên nước biển là chủ yếu Vì vậy, quá trình sản xuất muối phục thuộc nhiều vào điều kiện thời tiết nên có tính rủi

ro cao

Việt Nam nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, Khánh Hoà có bờ biển dài

gần 200km rất thuận lợi cho sản xuất Muối được sản xuất trên những thửa ruộng muối kề sát với bờ biển thuận tiện cho việc lấy nước biển vào ruộng muối

Tuy nhiên, do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên nên việc sản xuất muối chỉ diễn ra trong 9 tháng đầu năm, còn 3 tháng cuối năm nhiều cơn mưa diễn ra liên tục và kéo dài nên không thể tiến hành sản xuất được

I.3.2.2 Thị trường tiêu thụ:

Công ty cung ứng mặt hàng muối cho toàn tỉnh Ngoài ra, Công ty đã có thị trường tiêu thụ ổn định ở các tỉnh phía Bắc, xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản Công ty rất khó khăn trong việc tạo ra ưu thế lớn đối với khách hàng, do đó Công ty phải xây dựng danh mục khách hàng thích hợp, nghiên cứu thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

I.3.2.3 Đối thủ cạnh tranh:

Nước ta có bờ biển chạy dài từ Bắc đến Nam nên việc sản xuất muối không khó khăn Có rất nhiều đơn vị tư nhân, các đơn vị kinh doanh cạnh tranh là một nguy cơ của doanh nghiệp

Do đó, doanh nghiệp phải luôn tìm hiểu đối thủ cạnh tranh để đưa ra các biện pháp nhằm thu hút khách hàng, tăng doanh thu, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kin doanh

I.3.2.4 Nhân tố nguyên vật liệu:

Muối được hình thành từ nguyên vật liệu là nước biển, mà tỉnh Khánh Hoà với ưu thế có bờ biển dài toàn tỉnh, vùng ven biển Khánh Hoà có nhiều bãi hoang cộng với nồng độ muối của nước biển khá cao nên rất thuận lợi cho việc sản xuất muối do nguồn nguyên liệu rất phong phú, đây là một yếu tố thuận lợi nhất Với diện tích khoảng 880 ha đang khai thác, Công ty có thể mở rộng diện tích sản xuất Hầu hết các đồng muối này đều nằm sát quốc lộ 1, đường thuỷ và các bến cảng như Cảng Cam Ranh và Cảng Hòn Khói, nên rất thuận lợi cho việc vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm

I.3.2.5 Dân số và mức tiêu dùng muối bình quân mỗi người:

Muối là một thành phần thức ăn thiết yếu trong cuộc sống con người Nước

ta với số lượng dân số khá đông (khoảng 82 triệu người), đây là cơ hội tốt để ngành muối nói chung và Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà nói riêng phát huy

hết khả năng của mình trong việc sản xuất và cung cấp muối cho người dân Hiện nay, mức tiêu dùng muối bình quân đầu người của người dân Việt Nam vào khoảng 6kg/người/năm

I.3.2.6 Nhân tố sự biến động giá cả trên thị trường:

Ngành muối là ngành sản xuất theo thời vụ, nắng nhiều thì sản xuất nhiều và ngược lại Vì vậy có những lúc muối trên thị trường rất nhiều nhưng có lúc rất khan hiếm Và với quy luật như vậy tất yếu sẽ làm giá cả trên thị trường thay đổi, điều này sẽ tác động không tốt nếu Công ty không có những sách lược hợp lý để tạo mặt bằng giá trong việc tiêu thụ sản phẩm Từ đó số lượng tiêu thụ mới đạt được tối đa và đem lại hiệu quả kinh tế cao

I.3.2.7 Nhân tố chính sách thuế và xuất khẩu muối:

Được sự hỗ trợ của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền, ngành muối được khuyến khích mạnh mẽ về nhiều mặt, nhất là vấn đề về xuất khẩu muối nhằm đem lại ngoại tệ cho đất nước Và bên cạnh đó, Khánh Hoà còn có đầy đủ những bến cảng để phục vụ cho việc vận chuyển muối xuất khẩu Đây chính là

cơ hội cho Công ty phát huy tiềm năng của mình Nhưng đây cũng là thách thức để Công ty tìm ra phương pháp tối ưu nhằm mở rộng thị trường ra nước ngoài Đối với ngành sản xuất muối thì nguyên vật liệu chủ yếu là nước biển, nhưng để khuyến khích phát triển ngành muối thì nhà nước đã không thu thuế tài nguyên và miễn giảm thuế thu nhập doanh nghiệp đối với sản xuát kinh doanh muối Đây là một sự khích lệ lớn đối với ngành muối nói chung và Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà nói riêng

II CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT TẠI CÔNG

TY

II.1 Cơ cấu quản lý:

II.1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà:

II.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong Công ty:

II.1.2.1 Đại hội cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất trong Công ty Đại

hội cổ đông thường niên do Chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập mỗi năm một lần khi kết thúc 1 năm tài chính Đại hội cổ đông thường niên có nhiệm vụ giải quyết các công việc hoạt động kinh doanh của Công ty trong khuôn khổ điều lệ

II.1.2.2 Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên, trong đó có ít nhất phải có 1

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

XN muối

xuất khẩu

Hòn Khói

Nhà máy sản xuất chế biến

XN muối Diêm Hải Cam Ranh XN muối

Trạm muối Hòn Khói

Trạm muối Cam Ranh

Cảng Hòn Khói

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà