Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại liên đoàn địa chất Trung Trung Bộ (full)

Hơn nữa, các nhà quản lý doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt CPSX thì không thể không thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ, bởi vì các thủ tục kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được m

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai

Đà Nẵng - Năm 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Dương Thị Dung

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 7 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 7 1.1.2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 9 1.2 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp 20 1.2.2 Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất 22 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất 23

2.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TẠI LIÊN

2.2.1 Đặc điểm của hoạt động dịch vụ địa chất khoáng sản 39 2.2.2 Đặc điểm kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 40

2.4 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

2.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 50 2.4.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 51 2.5 ĐÁNH GIÁ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH

3.2 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỊCH VỤ

3.2.1 Mục tiêu kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 69 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 70 3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT TẠI

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tê BHTN Bảo hiểm thất nghiệp CNH-HĐH Công nghiệp hóa - hiện đại hóa CPSX Chi phí sản xuất

KPCĐ Kinh phí công đoàn KSNB Kiểm soát nội bộ NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp NVL Nguyên vật liệu

NCTT Nhân công trực tiếp SXC Sản xuất chung SXKD Sản xuất kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

3.1 Bảng tổng hợp so sánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 74 3.2 Bảng tổng hợp so sánh chi phí nhân công trực tiếp 83 3.3 Bảng tổng hợp so sánh chi phí sản xuất chung 88

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

1.1 Sơ đồ quá trình xuất kho NVLTT trong Doanh nghiệp 24 1.2 Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trong Doanh nghiệp 28

2.2 Trình tự công nghệ và nội dung của công tác sản xuất địa

2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Liên đoàn 48

2.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ

2.6 Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu trực

2.7 Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 56

3.1 Lưu đồ kiểm soát qúa trình xuất kho nguyên vật liệu trực

3.2 Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 80

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm mà còn phải sử dụng các phương pháp

để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Trong đó, việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí là một yêu cầu cấp thiết nhất là đối với các đơn vị sản xuất Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành; nhờ đó tạo dựng cho đơn vị một uy tín, hình ảnh trên thương trường Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Lãnh đạo đơn vị nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của đơn vị

Khác với các ngành sản xuất khác, ngành Địa chất có đặc điểm riêng là vốn đầu tư lớn, không tập trung, hoạt động thường phân tán chủ yếu ở các vùng rừng núi hoặc xa xôi hẻo lánh, vì thế việc đầu tư và quản lý máy móc thiết bị vật tư như sức người, sức của gặp nhiều khó khăn thiếu đồng bộ dễ gây lãng phí Việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm vật tư thiết bị, nguyên, nhiên vật liệu và nhân lực là yêu cầu rất cần thiết góp phần thực hiện phương châm: vốn đầu tư nhỏ nhưng hiệu quả lớn Đó là một trong những vấn đề thời sự mà Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ đã, đang và sẽ phải quan tâm thực hiện Các biện pháp xây dựng kế hoạch, cải tiến kỹ thuật, cải tiến tổ chức sản xuất…nhằm góp phần tiết kiệm giảm chi phí trong sản xuất, nâng cao năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình địa

chất và hạ giá thành sản phẩm cuối cùng Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào

để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc

sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra

Hơn nữa, các nhà quản lý doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt CPSX thì không thể không thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ, bởi vì các thủ tục kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu

tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các Báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật

Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực địa chất, với một khối lượng tương đối nhiều, tính chất phức tạp, đa dạng của các hợp đồng tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất và môi trường cạnh tranh như hiện nay thì Liên đoàn địa chất Trung Trung Bộ gặp nhiều khó khăn trong kiểm soát chi phí dịch vụ Các thủ tục kiểm soát chi phí tại Liên đoàn

còn rất đơn giản, tác dụng kiểm soát còn hạn chế

Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ” làm

đề tài tốt nghiệp thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Xuất phát từ lý luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ trong ngành địa chất và khoáng sản Việt Nam và nghiên cứu thực trạng kiểm soát về chi phí dịch vụ, cụ thể là chi phí cho các hợp đồng kinh tế tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

- Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Liên đoàn Địa chất Trung Trung

Bộ là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và thực hiện hai nhiệm vụ hoạt động sản xuất, đó là nhiệm vụ nhà nước đặt hàng (tức là các đề án do Nhà nước giao) và nhiệm vụ sản xuất dịch vụ địa chất (tức là các đề án do Liên đoàn ký kết và Tổng cục địa chất giao các đề án dịch vụ khác) Do vậy, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào kiểm soát đối với nhiệm vụ sản xuất dịch vụ địa chất tại Liên đoàn Vì đây là nhiệm vụ tự cân đối nguồn tài chính

từ các hợp đồng kinh tế Liên đoàn ký và Tổng cục địa chất giao các đề án dịch vụ khác; do dó cần phải kiểm soát chặt chẽ đối với những chi phí đã chi

ra, nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất cho Liên đoàn

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, nghiên cứu tài liệu để khảo sát thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ tại Liên đoàn

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về các thủ tục kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát CPSX là công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị, đồng thời hạn chế được sự tiêu cực của đơn vị trong quá trình sản xuất

Vì vậy, trong các nghiên cứu trước đây đã có một số tác giả cũng đã nghiên cứu về công tác kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp như: Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng tác giả Nguyễn Thị

Hiền (2007), “Kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng”, Luận văn đã kiểm soát CPSX và đưa ra một số giải pháp kiểm soát

CPSX như sau: Kiểm soát CPNVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và CPSX chung, đồng thời tác giả cũng nêu ra kiểm soát sự biến động của CPSX chưa được toàn diện, do đó cần lập dự toán CPSX linh hoạt phục vụ công tác kiểm soát CPSX nhằm giúp cho nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực

tế ở các mức độ hoạt động khác nhau – Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả Nguyễn Thị Tuyết (Năm 2007)

“Tăng cường công tác kiểm soát CPSX tại nhà máy đóng tàu Đà Nẵng” Trong luận văn này, tác giả đặt ra vấn đề là việc sản xuất tại nhà máy đóng tàu đi theo một quy trình kỹ thuật công nghệ khá phức tạp, nếu không có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và tổ chức quản lý tốt cũng như việc ban hành

các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học thì sẽ gây nên sự lãng phí trong CPSX và trong việc xây dựng hệ thống định mức vẫn còn tồn tại như bị động từ tính chất đơn chiếc của sản phẩm qua mỗi lần đặt hàng của khách hàng, công tác lập dự toán CPSX còn chưa linh hoạt

Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường cho công tác kiểm soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của nhà máy Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng tác giả Nguyễn Thị Hà Nguyên (khóa 8) “ Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Khai thác vàng Bồng Miêu”, toàn bộ công việc sản xuất của Công ty tập trung tại nhà máy chế biến và khu mỏ Bồng Miêu Do tính chất công việc phức tạp qua nhiều giai đoạn như khai thác quặng đến chế biến cho ra vàng thành phẩm và xử lý nước thải, đòi hỏi việc kiểm soát chi phí sản xuất ở từng công đoạn sao cho chặt chẽ tuy nhiên công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở Công ty vẫn chưa được quản lý chặt chẽ, còn nhiều bất cập cần phải khắc phục như toàn bộ việc mua hàng đều do

bộ phận mua hàng tự tìm nhà cung cấp và tự thoả thuận giá; những khoản chi phí phát sinh nhỏ lẻ, không thường xuyên do kế toán tại công ty tự thoả thuận giá và số lượng với nhà cung cấp, công việc kiểm kê hàng tồn kho chỉ mang tính chất thủ tục, nhân viên giám sát do trưởng bộ phận hay phó bộ phận kiêm nhiệm; xử lý chất thải chưa đạt chuẩn làm ảnh hưởng đến môi trường; với một lực lượng công nhân đông đảo lại làm việc trong khu mỏ với diện tích rộng lớn nên việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty vẫn chưa được chặt chẽ và chi phí sản xuất chung như điện, nước, khấu hao TSCĐ; phân bổ công cụ dụng cụ chưa theo tiêu chí phân bổ và chưa được Công ty quan tâm, do đó tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích đưa ra các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty như cần hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty; bao gồm

kiểm soát chi phí nguyên vật liệu; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất chung nhằm tăng cường cho công tác kiểm soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty

Qua đó, tác giả nhận thấy rằng các nghiên cứu trên đều có chung mục tiêu đó là làm thế nào để kiểm soát CPSX một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã chi ra Sự khác biệt của luận văn này mà tác giả nêu ra là việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung của Liên đoàn là chưa chặt chẽ, thiếu đồng bộ, các thủ tục kiểm soát còn chưa được chú trọng Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả đi sâu vào nghiên cứu đề tài

“Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ” Tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ và tìm ra các giải pháp góp phần hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT

CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do

đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của đơn vị Từ lâu, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của hoạt động này đến báo cáo tài chính của đơn vị và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong đơn vị, không chỉ phục vụ công việc cho kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

a Khái niệm

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

• Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

• Sự tin cậy của báo cáo tài chính

• Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Trong định nghĩa trên, có thể thấy:

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một

chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm soát

nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác…Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải

đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro [6, tr 2-3]

b Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và đánh tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào

việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh của đơn vị…

Như vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị [6, tr 3-4]

1.1.2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát

nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên

có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiều trung thực

- Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ

năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu

và hiệu quả Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện đầy đủ và thường xuyên

- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu

cầu các Liên đoàn cổ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành lập Ủy ban Kiểm toán Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan

hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý

quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn

vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong

cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị…

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm

và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập

kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ảnh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn

và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa

về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn

vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể là gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan

hệ giữa họ với nhau

- Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về

việc tuyển dụng, huấn luyện và bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến

sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… [6, tr 56-65]

b Đánh giá rủi ro

Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ đơn vị nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động

• Các yếu tố bên trong Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Đơn vị và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Liên đoàn mẹ hoặc do thiếu quan tâm

• Các yếu tố bên ngoài Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, đơn vị cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

• Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

• Đơn vị đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc đơn vị

đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được

• Đơn vị đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên

có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc [6, tr 72-74]

c Xây dựng các thủ tục kiểm soát

Hoạt động kiếm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi và ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của đơn vị Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình

Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

• Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho

phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế

toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình

• Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:

Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản Thí dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này

• Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ

phận vừa thực hiện nghiệp vụ ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn cho thông tin không bị chênh lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một

bộ phận riêng biệt thực hiện- thường là bộ phận kế toán

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:

• Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

• Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

• Cần thiết kế giản đơn, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công

dụng khác nhau Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng

• Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử

lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

• Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

• Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì hư tổn là tất yếu sẽ xảy ra Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

• Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị Ví dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng…Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn

mà chính sách cho phép

• Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp

vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được

áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, ví dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị …Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, ví dụ các nghiêp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó

Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Ví

dụ, như quyết định mua sắm tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do Hội đồng Quản trị phê chuẩn

- Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Ví dụ, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực

tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện các hoạt động (nghiệp vụ)

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Ví dụ nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì vậy hoạt động này vẫn rất cần thiết

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với những đối tượng kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kì lý do nào

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đoán, kỳ trước, và các dữ liệu khác

có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện, soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp [6, tr 82-89]

d Hệ thống thông tin kế toán

Thông tin chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm

cả cho nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua

hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện Liên quan đến vấn đề này, cần chú ý đến các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành

viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông khác trong đơn vị Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu nội bộ

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ đông…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy

và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào là của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý

• Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

• Xác định đúng kì hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

• Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán

Với đặc trưng là phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng thành phần kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai

phạm để bảo vệ tài sản cho đơn vị Ví dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định Bên cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị Tóm lại, chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận những thông tin ban đầu trên chứng từ để hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, chi phí…sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ [6, tr 90-96]

e Giám sát

Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ Giám sát là quá trình

mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản

lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên và định kì

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kì thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện [6, tr 97-99]

1.2 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh

nghiệp là các thông tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Do vậy, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chi phí của doanh nghiệp Để quản lý được chi phí, cần thiết phải nắm vững các khái niệm về chi phí và các cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại chi phí đều cung cấp thông tin ở những góc độ khác nhau cho nhà quản lý ra quyết định thích hợp

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

a Khái niệm về chi phí sản xuất

Chi phí là toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kì nhất định và được biểu hiện bằng tiền

Theo chế độ kế toán thì chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sỡ hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu

b Phân loại chi phí sản xuất

Trong một doanh nghiệp, chi phí có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Mỗi tiêu thức phân loại chi phí có ý nghĩa riêng đối với hoạt động của đơn vị Phân loại chi phí là bước đầu để quản lý và sử dụng chi phí một cách hiệu quả Có thể phân loại chi phí như sau:

* Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Theo chức năng hoạt động, chi phí được phân thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất

• Chi phí sản xuất là toàn bộ những chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một thời kì nhất định Chi phí sản xuất gồm 3 khoản mục sau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của thành phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định được một cách tách biệt, rõ ràng và cụ thể cho từng sản phẩm

- Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của những người lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Chi phí nhân công trực tiếp cũng giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể xác định rõ ràng, cụ thể và tách biệt cho từng đơn vị sản phẩm nên được tính trực tiếp cho từng sản phẩm

- Chi phí sản xuất chung: là những chi phí cần thiết khác để sản xuất sản phẩm, không phải là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Đặc điểm của chi phí sản xuất chung là gồm nhiều nội dung chi phí khác nhau và có tính gián tiếp với từng loại sản phẩm nên không thể tính trực tiếp vào sản phẩm, mà thường dùng tiêu thức phân bổ

• Chi phí ngoài sản xuất: đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm, phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung cho toàn doanh nghiệp Chi phí này bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí khác

* Phân loại theo cách ứng xử của chi phí

Căn cứ theo cách ứng xử của chi phí, chi phí được chia thành chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp

• Chi phí khả biến: là các chi phí có sự thay đổi theo tỷ lệ với mức độ hoạt động của doanh nghiệp Khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp tăng (hay giảm) thì chi phí khả biến cũng tăng (hay giảm) Thông thường, trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệutrực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí vận chuyển là chi phí khả biến

• Chi phí bất biến: là những chi phí mà về tổng số được coi là không thay đổi khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, lương cán bộ quản lý, chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu… là chi phí bất biến

• Chi phí hỗn hợp: là các chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu

tố chi phí bất biến và chi phí khả biến Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào

đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí bất biến, và khi mức độ hoạt động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chi phí khả biến Hiểu theo một cách khác, phần bất biến trong chi phí hỗn hợp thường là bộ phận chi phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức độ tối thiểu, còn phần khả biến là bộ phận chi phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí hỗn hợp cũng chiếm một tỷ lệ khá cao trong các loại chi phí, chẳng hạn như chi phí điện hằng tháng, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, chi phí internet…

1.2.2 Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất

Để có thông tin về chi phí sản xuất, kế toán phải tập hợp các chứng từ gốc phát sinh chi phí sản xuất Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, kế toán cập nhật hằng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh và hạch toán vào các tài khoản quy định, đồng thời theo dõi ở các sổ chi tiết, sổ tổng hợp Đối với chi phí sản xuất chung, cuối kỳ kế toán tập hợp theo từng bộ phận hoạt động Do đó, muốn kiểm soát chi phí thì phải tổ chức thông tin kế toán phù hợp, thể hiện qua các nội dung:

a Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, tiền lương và các khoản trích theo lương và sản xuất chung đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung các chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, trung thực, rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt, số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải trùng nhau

Tất cả các chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất phải có đầy đủ chữ

kí trực tiếp của các nhân viên có liên quan (không phải chữ kí phô tô), trường hợp các chứng từ cần đóng dấu của doanh nghiệp như sec, phiếu chi, …phải

đóng dấu phù hợp với mẫu đã đăng kí tại cơ quan có liên quan

Kế toán trưởng có vai trò tổ chức và hướng dẫn cho bộ phận kế toán lập chứng từ phù hợp với yêu cầu tập hợp chi phí

b Tổ chức sổ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

Mỗi một doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kì kế toán năm Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp mở đủ sổ kế toán cần thiết

Để đáp ứng nhu cầu thông tin, hệ thống sổ kế toán dùng ghi chép, tập hợp chi phí sản xuất cũng được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

c Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất

Hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất được tổ chức để đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhà quản lý và kiểm soát cụ thể cho lãnh đạo doanh nghiệp, chủ yếu chi phí sản xuất được báo cáo trên báo cáo kết quả kinh doanh theo chức năng chi phí, nghĩa là chi phí thể hiện trên báo cáo được thể hiện theo cách chung nhất những chi phí tương ứng theo từng bộ phận, từng chức năng hoạt động của doanh nghiệp Hình thức thể hiện chi phí này phù hợp với việc công khai thông tin kế toán

Báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kì kế toán, trong trường hợp có báo cáo trình bày khác nhau giữa các kì kế toán phải có thuyết minh lý do thay đổi, ví dụ như thay đổi giá xuất kho nguyên vật liệu từ nhập trước xuất trước sang bình quân gia quyền

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất

a Thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT

Với nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay, mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau; ứng với mỗi doanh nghiệp là một quy trình hay một thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù

Bộ phận có nhu cầu Giám đốc Phòng kế toán Thủ kho

Sai lệch 07

Đúng Thực hiện xuất kho

06

Thực hiện giao dịch điều chỉnh

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quá trình xuất kho NVLTT trong Doanh nghiệp

Nội dung

01 Lập yêu cầu

xuất kho

Bộ phận có nhu cầu

Bộ phận có nhu cầu xuất kho, làm phiếu đề nghị xuất kho

02 Phê duyệt Giám đốc

Giám đốc xem xét phê duyệt đề nghị xuất kho:

- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước 03

- Nếu yêu cầu không được duyệt thì

Phiếu xuất kho

Phòng Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký nhận của các bên liên quan để thực hiện xuất kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho

sẽ phải ký vào phiếu xuất kho

04 Thực hiện Thủ kho Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho

Bắt đầu hay kết thúc Chứng từ sử dụng

Xử lý bằng máy tính

Xử lý bằng thủ công Quyết định: Quyết định cần phải đưa ra lựa chọn giữa các phương án khác nhau

Nội dung

chuyển kho đã có ký nhận của các bên liên quan

để thực hiện xuất kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào phiếu xuất kho

05 Kiểm tra giao

dịch

Phòng kế toán

Căn cứ vào phiếu xuất kho Phòng Kế toán tiến hành kiểm tra lại giao dịch:

- Nếu không có sai lệch thì chuyển bước 07

- Nếu có sai lệch giữa số lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì chuyển sang bước 06 và kiểm tra bổ sung vật tư xong thì chuyển sang bước 07

Phiếu xuất kho

Phòng Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho điều chỉnh sai lệch trên giao dịch xuất chuyển kho đã lập

07 Thực hiện

xuất kho Thủ kho

Sau khi Phòng kế toán kiểm tra giao dịch xuất kho, Thủ kho xuất NVL cho bộ phận có nhu cầu

08 Ghi thẻ kho Thủ kho Phiếu xuất

Phiếu xuất kho

Khi nhận được chứng từ liên quan,

kế toán phản ánh vào chứng từ ghi

sổ nghiệp vụ xuất kho, căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc xuất vật tư, kế toán tổng hợp sẽ tính chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho từng sản phẩm và lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho

Định kỳ Phòng kế toán in sổ chi tiết vật tư theo từng kho, từng chủng loại vật tư, đối chiếu và ký xác nhận với thủ kho để làm cơ sở cho việc lập báo cáo và in sổ sách

b Thủ tục kiểm soát chi phí NCTT

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) Tiền lương là một khoản chi phí quan trọng, nếu việc tính lương không đúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và từ đó ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Mặt khác tiền lương là chi phí dễ xảy ra gian lận làm cho đơn vị thất thoát một khoản tiền lớn Vì vậy KSNB về chi phí nhân công có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí sản xuất

Sơ đồ 1.2: Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trong Doanh nghiệp

Bộ phận sản xuất Phòng Hành chính Kế toán trưởng, Thủ quỹ

09

Kế toán thực hiện ghi sổ

* Mô tả chi tiết

Mã

sự

kiện

Tên sự kiện Người

thực hiện Nội dung

Biểu mẫu áp dụng lưu hồ sơ

Chấm công cho từng nhân viên vào cuối giờ chiều hằng ngày, xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành vào phiếu Cuối tháng ký và chuyển bảng chấm công cho Phòng Hành chính

Phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành cho Phòng kế toán

Bảng chấm công, Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành từng công đoạn Hoặc Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành sản phẩm

02 Kiểm tra,

xác nhận

Phòng Hành chính

Dựa vào máy bấm thẻ hoặc bảng chấm công để xác nhận chính xác số công làm việc của từng nhân viên

Bảng chấm công, Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành từng công đoạn Hoặc Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành sản phẩm

03 Tính toán Phòng

Hành chính

Căn cứ số công, số lượng sản phẩm hoàn thành, đơn giá khoán sản phẩm, tính ra tổng tiền lương, tiền công và chi tiết cho từng nhân viên

Bảng thanh toán lương

04 Kiểm tra,

ký duyệt

Kế toán trưởng, Giám đốc

Kiểm tra và duyệt bảng lương:

- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước 06

- Nếu yêu cầu không được duyệt thì bộ phận liên quan giải trình lại sau đó ký duyệt

Bảng thanh toán lương

Mã

sự

kiện

Tên sự kiện Người

thực hiện Nội dung

Biểu mẫu áp dụng lưu hồ sơ

Các bộ phận liên quan giải trình

số sau đó ký duyệt và chuyển sang bước 06

Các chứng từ liên quan thanh toán lương

06 Kế toán lập

phiếu chi

Phòng kế toán

Lập phiếu chi Hạch toán tài khoản chi tiết theo từng đối tượng

Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu chi

08 Ghi sổ quỹ Thủ quỹ Sau khi phát lương cho bộ phận

sản xuất, Thủ quỹ thực hiện ghi

Căn cứ vào mã sự kiện 06 Định

kỳ Phòng Kế toán hạch toán kết chuyển chi phí tiền lương theo đúng đối tượng

Chứng từ ghi sổ tiền lương

c Thủ tục kiểm soát chi phí SXC

Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình phục vụ sản xuất chung ở phân xưởng, bộ phận, tổ, đội, công trường và quản

lý sản xuất ở đơn vị … phục vụ sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ như:

+ Tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng, lương bộ phận, tổ đội; các khoản trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, đội, tổ sản xuất, …

+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu phục phục vụ cho phân xưởng

+ Chi phí dụng cụ sản xuất dùng cho phân xưởng

+ Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận phân xưởng

+ Chi phí điện, nước, điện thoại … dùng chung ở phân xưởng

+ Chi phí tiếp khách ở phân xưởng, chí phí bằng tiền khác có liên quan đến phân xưởng, tổ, đội sản xuất, …

Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí SXC:

- Tổng chi phí SXC thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán chi phí SXC

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động của nhân viên quản

lý tổ sản xuất, tổ đề án

- Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng ở tổ sản xuất, tổ đề án vào chi phí SXC được hợp lý, chính xác

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí SXC

- Chi phí SXC là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, hợp lý, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành

Kiểm soát chi phí SXC là kiểm soát các nội dung sau:

- Quy trình quản lý, theo dõi việc sử dụng TSCĐ thể hiện qua Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ kế toán tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho đúng đối tượng chịu chi phí

- Quy trình kiểm soát chi phí nhân công quản lý thể hiện ở khâu tính lương và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

- Quy trình xuất công cụ dụng cụ sử dụng, theo dõi xuất dùng một hay nhiều lần cần phải có chứng từ phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí cho cụ thể, chính xác, hợp lý

- Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Có chứng từ đầy đủ và có sự phê duyệt của những người có thẩm quyền

Quy định trình tự ghi sổ, quá trình luân chuyển chứng từ… khi phát