- Khoan, khai đào Lấy mẫ u khoáng s ả n
b. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị
Hình thức kế toán tại Liên đoàn áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy vi tính từ bộ phận thanh toán, bộ phận nhà kho, theo hệ thống nội bộ toàn Liên đoàn, như vậy sẽ rất dễ kiểm tra thông tin chi tiết. Liên đoàn đang sử dụng phần mềm kế toán địa chất, do Tổng Cục địa chất và Khoáng sản viết cung cấp phục vụ cho các đơn vị trực
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, xây dựng cơ bản, kho bạc Kế toán ngân hàng và công nợ Kế toán vật tư, thuế Thủ quỹ, thủ kho
Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế
toán thanh
thuộc. Việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp khối lượng công việc được giảm nhẹ, đạt hiệu quả cao, giảm bớt những sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán và lập báo cáo.
Chú thích: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơđồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
2.3.5. Hệ thống đánh giá kiểm soát nội bộ
Các quy chế tài chính của Liên đoàn và quy chế hoạt động áp dụng cho các đơn vị nội bộ đều có quy định cụ thể chi phí hợp lý hợp lệ, các quy định khoán chi phí gắn với tiền lương và thu nhập của người lao động trong đơn vị. Khi kết thúc quý, năm, Liên đoàn tổ chức kiểm tra quyết toán tại các đơn vị
Chứng từ kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
nhằm kiểm tra việc chấp hành Luật Kế toán, chấp hành quy chế, quy định của Liên đoàn, việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, các định mức…
Tuy nhiên, bên cạnh đó hệ thống đánh giá của Liên đoàn còn một số hạn chế:
Một là, Liên đoàn chưa xây dựng hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch, định mức đã định. Hàng quý mới đánh giá nên chưa kịp thời phát hiện ra sai lệch, xác định nguyên nhân và có biện pháp kịp thời điều chỉnh thích hợp. Các Phòng ban thực hiện chức năng giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí dịch vụ ở các đơn vị nhưng chưa sâu sát và chưa hoàn thành nhiệm vụ.
Hai là, Liên đoàn chưa có quy định cụ thể về việc yêu cầu các cấp trung gian báo cáo ngay với Lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Liên đoàn cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của Liên đoàn và gây thiệt hại về kinh tế.
2.4. THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ.
2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn
Mục tiêu kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn được xác định như sau: - Đề án, hợp đồng được giao khoán theo tỷ lệ quy định của Liên đoàn, do đó chi phí phát sinh hợp lý, hợp lệ có trong định mức thì được ghi nhận chi phí theo đúng định mức.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Các khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chi phí. Chi phí phản ánh đúng, trung thực sẽ đem lại lợi nhuận cao cho Liên đoàn và độ tin cậy của báo cáo tài chính.
2.4.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn
Hiện nay, toàn bộ công việc sản xuất của Liên đoàn được phân bổ đều cho các Đoàn từ Đà Nẵng – Kon Tum. Do tính chất công việc phức tạp qua nhiều giai đoạn như thăm dò, xác định vùng có khoáng vật và đem mẫu về phân tích thí nghiệm để xác định hàm lượng quặng có ích trong một tấn khoáng sản và lập báo cáo trình cấp trên phê duyệt và báo cáo đưa vào lưu trữ; cuối cùng đề án này sẽ được đưa ra đơn vị có chức năng, thẩm quyền để khai thác, đòi hỏi việc kiểm soát chi phí ở từng công đoạn sao cho thật chặt chẽ để đạt được mục tiêu lợi nhuận và tránh việc lãng phí, gây tổn thất đến hiệu quả hoạt động của Liên đoàn.
Chi phí phát sinh trong quá trình tìm kiếm, khảo sát và thăm dò khoáng sản sẽ được tính riêng cho từng bộ phận, rồi tập hợp các bộ phận này lại sẽ được chi phí của toàn đề án. Dù tách chi phí riêng cho từng bộ phận hay gộp chung thì bản chất của việc kiểm soát chi phí vẫn gồm các loại kiểm soát sau:
a. Thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT
Liên đoàn hiện có bộ phận Cơ quan Liên đoàn (gồm các phòng ban) và có 4 đoàn trực thuộc; thủ tục kiểm soát chi phí do Liên đoàn ban hành và áp dụng chung cho Cơ quan Liên đoàn và các đơn vị trực thuộc.
Mục tiêu kiểm soát:
+ Vật tư xuất dùng đúng mục đích sử dụng, xuất đúng số lượng, chủng loại, quy cách trên phiếu xuất kho. Khối lượng vật tư xuất dùng phải phù hợp với kế hoạch sản xuất.
+ Vật tư mua dùng trực tiếp cho sản xuất phải có trong định mức theo quy định.
+ Việc ghi chép vật tư xuất dùng vào chi phí sản xuất phải chính xác, kịp thời.
Bắt đầu Yêu cầu 02 sản xuất Phê duyệt đề nghị 01 Không Đề nghị xuất NVL Duyệt 03 Phiếu đề nghị Phiếu đề nghị 04 xuất NVL xuất NVL được Kiểm tra phê duyệt 04* Thiếu Tổ sản xuất tự mua Đủ 05 06
Lập phiếu Phiếu xuất kho xuất kho