08 07 Tổ sản xuất 09 Xuất kho nhận vật tư Ghi sổ kế toán (hạch toán chi phí) 10 Báo cáo và sổ sách liên quan Kết thúc
Sơ đồ 2.6. Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp
Tổ sản xuất Ban lãnh đạo Phòng kế toán Thủ kho (Kế toán vật tư) (Kiêm thủ quỹ)
Mô tả chi tiết lưu đồ kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất (văn bản giao khoán) cho các Tổ sản xuất; Tổ sản xuất có nhu cầu vật tư viết phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu và có chữ ký của Phụ trách bộ phận; người đề nghị cung ứng vật tư chuyển đến Ban lãnh đạo,
Ban lãnh đạo xem xét và duyệt, sau đó phiếu đề nghị vật tư được chuyển đến Phòng kế toán (kế toán vật tư),
Kế toán vật tư kiểm tra vật tư trong kho:
* Thiếu vật tư hoặc vật tư không có trong kho: Kế toán vật tư báo cáo Kế toán trưởng, sau đó giao trực tiếp cho Tổ sản xuất tự mua.
* Đủ vật tư: Kế toán vật tư kiểm tra lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành hai phiếu, một phiếu lưu tại kế toán vật tư, một phiếu lưu ở thủ kho và nhân viên kế toán vật tư sẽ hạch toán vào phần mềm kế toán.
Căn cứ Phiếu xuất kho, thủ kho giao đúng vật tư trên phiếu xuất kho cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất và ký vào phiếu xuất. Khi xuất kho xong thì thủ kho giao một phiếu xuất kho cho kế toán vật tư để hạch toán vào chi phí theo đúng đề án yêu cầu.
Định kỳ kế toán vật tư in chứng từ ghi sổ vật tư kèm theo các chứng từ liên quan và in sổ chi tiết theo từng chủng loại vật tư, báo cáo chi tiết vật tư đồng thời đối chiếu với bộ phận kho.
Trong quá trình thi công nếu vật tư nào bị hao hụt thì trưởng bộ phận sẽ tiếp tục lập Phiếu đề nghị vật tư yêu cầu xuất kho số vật tư bị thiếu.
Nhận xét: Thủ tục kiểm soát còn rườm rà và chưa chặt chẽ. Ban Lãnh đạo phê duyệt kế hoạch sử dụng vật tư mà không có bộ phận nào kiểm tra vật tư đề nghị xuất kho có đúng tỷ lệ trong định mức được quy định hay không. Mặt khác, hầu hết vật tư không có đủ trong kho để xuất; quy trình này Phòng kế toán không báo cáo lên Lãnh đạo để có biện pháp xử lý mà Phòng kế toán
lại giao trực tiếp cho tổ sản xuất mua vật tư và đưa thẳng phục vụ sản xuất không qua kho, như vậy dễ dẫn đến mua vật tư với giá cao và không đủ số lượng. Việc sử dụng vật tư tại các tổ sản xuất chưa có sự kiểm tra của Tổ trưởng, là sơ hở trong kiểm soát, dễ mất mát, thất thoát và khi phát hiện mất mát vật tư, tài sản việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm thực sự khó khăn. Thủ kho kiêm thủ quỹ thuộc Phòng kế toán – Thống kê; điều này dễ xảy ra gian lận, thông đồng trong Phòng và khó kiểm soát.
Qua quá trình, nghiên cứu và phân tích; luận văn nhận thấy một số mặt tồn tại của thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT tại Liên đoàn như sau:
+ Khâu cung ứng vật tư: Liên đoàn giao khoán vật tư cho các Tổ sản xuất, do đó bộ phận cung ứng vật tư của Tổ sản xuất liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, dễ xảy ra sai phạm nếu bộ phận cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chiếu khấu, hoặc ghi tăng đơn giá mua, hoặc vật tư có hóa đơn chứng từ nhưng không có thực.
+ Chưa có bộ phận kiểm tra phiếu đề nghị xuất vật tư, xem số vật tư này có trong định mức hay không; phòng ban liên quan còn “thờ ơ” không kiểm tra chặt chẽ, dẫn đến các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư không đúng với hạng mục công việc được giao.
+ Tổ sản xuất sử dụng nguyên vật liệu: Chủ nhiệm đề án, Tổ trưởng Tổ sản xuất không theo dõi vật tư sau khi xuất kho và mua trực tiếp đưa vào sử dụng thi công các đề án. Các tổ trưởng, kỹ thuật không kiểm tra thường xuyên, còn “lơ là” không giám sát chất lượng thi công từng hạng mục của đề án, điều này dẫn đến việc “cắt xén” vật tư của đề án trong một số hạng mục công việc khi có sự thông đồng giữa Chủ nhiệm đề án, Tổ trưởng Tổ sản xuất và cán bộ kỹ thuật.
+ Thủ kho là nhân viên thuộc Phòng Kế toán – Thống kê
phát sinh, chưa lập báo cáo kế toán quản trị về chi phí NVLTT.
b. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp đều do Liên đoàn ban hành và áp dụng chung cho Cơ quan Liên đoàn và các đơn vị trực thuộc.
Mục tiêu kiểm soát:
+ Xác định được mức lương phù hợp.
+ Đảm bảo tiền lương của từng nhân viên được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Tiền lương luôn được chi trả đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Ghi nhận và báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời các vấn đề về tiền lương theo đúng quy định của pháp luật và của đơn vị.
Bắt đầu 03 03 Kế hoạch sản xuất Xác định quỹ lương Kiểm tra, theo kế hoạch đối chiếu 01 02 Sai Đề nghịứng lương Đề nghịứng lương được xác nhận Đúng 04 Duyệt 05
Lập phiếu chi Chi tiền
01* 02*
Đề nghị thanh toán Nghiệm thu, lập bảng 06