Thông tin chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Liên quan đến vấn đề này, cần chú ý đến các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành
viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông khác trong đơn vị. Điều này sẽđược thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu nội bộ. - Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổđông…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào là của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.
Các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được như sau:
• Xác định và ghi chép các nghiệp vụ có thật.
• Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ.
• Đo lường giá trị của các nghiệp vụđể ghi chép đúng giá trị.
• Xác định đúng kì hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
• Trình bày đúng đắn và công bốđầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.
Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
Với đặc trưng là phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng thành phần kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ. Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai
phạm để bảo vệ tài sản cho đơn vị. Ví dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định. Bên cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Tóm lại, chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận những thông tin ban đầu trên chứng từ để hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, chi phí…sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. [6, tr. 90-96]
e. Giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ. Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên và định kì.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kì thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. [6, tr. 97-99]
1.2. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP
nghiệp là các thông tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do vậy, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chi phí của doanh nghiệp. Để quản lý được chi phí, cần thiết phải nắm vững các khái niệm về chi phí và các cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại chi phí đều cung cấp thông tin ở những góc độ khác nhau cho nhà quản lý ra quyết định thích hợp.
1.2.1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp