08 Báo cáo và sổ sách liên quan Kết thúc Tổ sản xuất Phòng Tổ chức - Phòng Kế toán – Lãnh đạo Thủ quỹ Lao động Thống kê
Sơ đồ 2.7. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
07 Ghi sổ kế toán Ghi sổ kế toán K hông duy ệ t
Mô tả chi tiết lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Tổ sản xuất: Có kế hoạch sản xuất, hàng tháng Tổ trưởng lập danh sách viên chức tham gia thi công đề án ứng lương. Tổ trưởng chuyển bảng ứng lương đến Phòng Tổ chức – Lao động; cuối năm sau khi nghiệm thu từng đợt hoặc kết thúc đề án, tổ sản xuất lập danh sách đề nghị thanh toán lương.
Phòng Tổ chức - Lao động:
Cơ chế trả lương cho tất cả các bộ phận là theo tỷ lệ giao khoán, dựa vào quy chế chi tiêu nội bộ của Liên đoàn
Căn cứ vào bảng ứng lương hàng tháng Tổ sản xuất chuyển đến Phòng Tổ chức – Lao động duyệt, cụ thể: mức lương 4.000.000 đồng/tháng/người đối với chức danh cán bộ kỹ thuật và công nhân phụ kỹ thuật; mức lương 5.000.000 đồng/tháng/người đối với chức danh tổ trưởng sản xuất; mức lương 7.000.000 đồng/tháng/người đối với chức danh Chủ nhiệm đề án; Phòng Tổ chức – Lao động tính và kiểm tra cân đối quỹ tiền lương của Tổ sản xuất.
Riêng công nhân hợp đồng với mức tiền lương, bao gồm các khoản phải trả theo lương trong hợp đồng cố định và cuối tháng căn cứ bảng chấm công của Tổ sản xuất sử dụng lao động hợp đồng này gửi cho Phòng tổ chức – lao động thanh toán lương trong tháng theo số ngày công đã được xác nhận cùng với các điều khoản trả lương trên hợp đồng.
Cuối năm, trên cơ sở khối lượng nghiệm thu thanh toán cho từng tổ, sau đó Phòng Tổ chức – Lao động tính thanh toán lương cho từng Tổ sản xuất.
Phòng Kế toán- Thống kê:
Ứng lương hàng tháng: Phòng Kế toán – Thống kê nhận bảng ứng lương hàng tháng từ Phòng Tổ chức – Lao động, sau đó Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với văn bản giao khoán quỹ lương và lập phiếu chi tiền trình Thủ trưởng ký duyệt.
Thanh quyết toán tiền lương: Tổ sản xuất đề nghị thanh toán lương sau khi được nghiệm thu khối lượng, chứng từ thanh toán này được chuyển từ Phòng Tổ chức – Lao động; Phòng kế toán – thống kê kiểm tra, đối chiếu với phần mềm, sổ sách và văn bản nghiệm thu thanh toán tiền lương cho từng Tổ sản xuất; sau đó trình chứng từ thanh quyết toán lương của Tổ sản xuất lên Thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
Nghiệp vụ ghi sổ kế toán, báo cáo và in sổ: Phòng kế toán - thống kê trong quá trình lập phiếu chi đồng thời hạch toán tài khoản liên quan theo đúng đối tượng đề nghị ứng lương và thanh toán lương. Trên cơ sở chứng từ ghi sổ, định kỳ Phòng kế toán - thống kê kết chuyển chi phí tiền lương đối tượng chịu chi phí liên quan cho cụ thể từng đề án và đối chiếu chi phí tiền lương với Phòng Tổ chức-Lao động, cuối cùng Phòng kế toán - thống kê làm báo cáo và in sổ sách liên quan trình Thủ trưởng ký.
Lãnh đạo (Thủ trưởng đơn vị): Phòng kế toán giải trình cho Thủ trưởng đơn vị; sau đó Thủ trưởng đơn vị ký duyệt bảng ứng lương hoặc bảng thanh toán tiền lương của Tổ sản xuất; chứng từ này Phòng Kế toán – Thống kê chuyển đến Thủ quỹ.
Thủ quỹ: Nhận được chứng từ chi bằng tiền mặt từ Phòng kế toán – Thống kê; sau đó thủ quỹ thông báo cho tổ trưởng sản xuất và tổ trưởng có trách nhiệm thông báo cho viên chức trong Tổ sản xuất đến Phòng thủ quỹ nhận tiền và ký nhận. Trường hợp viên chức không có mặt, thủ quỹ ghi giấy nộp tiền vào tài khoản và chứng từ này được lưu cùng với phiếu chi. Kết thúc quá trình chi tiền, thủ quỹ ghi sổ quỹ; định kỳ kiểm tra, đối chiếu với Phòng kế toán - thống kê và in sổ quỹ trình ký.
Nhận xét:
Các bộ phận liên quan kiểm tra bảng ứng lương hàng tháng và Lãnh đạo ký duyệt cho các tổ sản xuất tương ứng với mức tiền lương như trên thì
chưa có cơ sở để chứng minh việc lao động đó có tham gia vào công việc sản xuất hay không và nếu tham gia thì số ngày công là bao nhiêu trong một tháng theo quy định. Điều này làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và không khuyến khích được một số lao động có trình độ và ý thức tự giác cao trong công việc.
Phòng Tổ chức – Lao động không có văn bản hướng dẫn cho các tổ sản xuất mà chỉ kiểm tra trên danh sách ứng lương của tổ sản xuất chuyển đến so với quỹ lương được nhận theo văn bản giao khoán; đồng thời chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức – Lao động chưa thường xuyên theo dõi, kiểm tra trình độ của người lao động, để từ đó đề xuất với Thủ trưởng đơn vị về phân công lao động cho phù hợp với công việc được giao.
Việc giám sát năng suất lao động của các Chủ nhiệm, tổ trưởng chỉ là cảm tính thông qua quan sát công nhân làm việc ở thực địa chứ chưa có sự tổng hợp, phân tích để giám sát và quản lý năng suất lao động. Chính vì vậy, việc kiểm soát năng suất lao động tại thực địa chưa chặt chẽ, không có căn cứ đểđiều chỉnh kịp thời năng suất lao động.
Qua quá trình nghiên cứu và phân tích; luận văn nhận thấy một số mặt tồn tại của thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tại Liên đoàn như sau:
+ Ứng lương hàng tháng không căn cứ vào khối lượng thực hiện hay bảng chấm công; mà chỉ dựa vào văn bản giao khoán của từng Tổ sản xuất.
+ Quản lý, phân công nhiệm vụ của từng lao động chưa phù hợp với công việc được giao.
+ Khâu giám sát lao động tham gia thi công tại thực địa chưa chặt chẽ. + Liên đoàn chưa lập báo cáo chi phí nhân công trực tiếp theo quan điểm kế toán quản trị.
c. Thủ tục kiểm soát chi phí SXC.
Chi phí sản xuất chung ở Liên đoàn ngoài chi phi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp đến hoạt động sản xuất dịch vụ còn có chi phí công cụ dụng cụ, chi phí bảo dưỡng và khấu hao TSCĐ, chi phí khác bằng tiền.
Đối với thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Liên đoàn không giao tỷ lệ khoán cho các đoàn, tổ sản xuất mà dựa vào dự toán kế hoạch sản xuất và yêu cầu đề nghị của bộ phận sản xuất Liên đoàn cấp phát máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ và các chi phí phát sinh khác cho bộ phận có nhu cầu sử dụng trong quá trình thi công đề án. Căn cứ vào tình hình sử dụng của các đề án mà phân bổ dần vào chi phí; cụ thể như sau:
- Chi phí công cụ dụng cụ:
Thủ tục kiểm soát tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên thủ tục kiểm soát công cụ dụng cụ khác một điểm là khi công cụ dụng cụ trong kho thiếu Phòng Kế toán - Thống kê báo cáo Thủ trưởng đơn vị và chuyển đến Phòng Kế hoạch khảo sát giá làm hợp đồng mua bán theo đúng quy định.
Quá trình hạch toán chi phí công cụ dụng cụ: Chi phí công cụ dụng cụ thường dùng cho quá trình thi công đề án trong nhiều năm (thường từ 2-4 năm tuỳ thuộc vào căn cứ định mức sử dụng công cụ dụng cho cho từng hạng mục công việc). Căn cứ vào công cụ dụng cụ xuất dùng, giấy đề nghị, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan cho thi công đề án, định kỳ hàng quý Phòng kế toán - thống kê tập hợp chứng từ hợp lý, tính và phân bổ dần vào chi phí (số ngày tính và phân bổ trong quý là 90 ngày), đồng thời hạch toán đúng vào đối tượng chịu chi phí và cuối kỳ lập báo cáo và in sổ sách liên quan.
Nhận xét:
địa chất thường sử dụng một số công cụ dụng cụ như: máy định vị, máy ảnh, địa bàn, cần khoan, kính lúp, búa địa chất, rìu, bồn chứa nước…. Trong quá trình tổ sản xuất sử dụng chưa có bộ phận liên quan nào kiểm tra và sau khi kết thúc thực địa cũng không bàn giao lại số công cụ dụng cụđể nhập lại kho, như vậy sẽ không tái sử dụng và tiết kiệm chi phí cho các đề án khác.
Công tác hạch toán chi phí chưa rõ ràng, tính và phân bổ vào chi phí mang tính chất thủ tục. Liên đoàn tính và phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho đề án trong báo cáo định kỳ là 90 ngày nhưng trên thực tế có nhiều công cụ dụng cụ mới xuất dùng trong tháng thứ hai hoặc tháng thứ 3 của một quý cho đề án sử dụng; như vậy vô hình sẽ làm tăng chi phí phân bổ công cụ dụng cụ trong kỳ cho đề án.
Qua đó, luận văn nhận thấy thủ tục kiểm soát chi phí công cụ dụng cụ tại Liên đoàn còn “lơ là” và chưa có bộ phận kiểm tra tình hình sử dụng, thu hồi công cụ dụng cụ lại sau khi kết thúc đề án. Công tác hạch toán, tính và phân bổ vào chi phí mang tích chất thủ tục chưa rõ ràng, chính xác.