Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại công ty yến sào khánh hòa

1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi x 01-BH 5 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ x 06-TSCĐ 2.2.1.2.2 Nhận xét: Qua hệ thống danh mục chứng từ sử dụng tại công ty cho thấy các chứng t

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHI ỆP

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

1.1.1 Khái niệm:

1.1.1.3 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội

bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt

động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiểu quả

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Chúng được hiểu như sau:

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người

 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

* Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy

* Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định

* Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiểu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiểu quả các nguồn lực

1.1.2 Các bộ phận cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Phản ánh sắc thái chung của một đơn vị và tạo ra nền tảng cho các cấu phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập các chính sách kiểm soát trong công ty Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

* Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp

* Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp

* Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong doanh nghiệp

* Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp

* Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

* Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp

* Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

* Xác định mục tiêu của đơn vị

* Nhận dạng rủi ro

* Phân tích và đánh giá rủi ro

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Toàn bộ các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp Ban Giám Đốc công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh doanh

* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

* Kiểm tra độc lập việc thực hiện

* Phân tích soát xét lại việc thực hiện

1.1.2.4 Thông tin và truyền thông :

Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

1.1.2.5 Giám sát

Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả

Bảng 1: Bảng tóm tắt các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tạo ra sắc thái chung của một tổ

chức; chi phối đến ý thức kiểm soát

của mọi người trong tổ chức; là nền

- Chính sách về nhân sự

Đánh

giá rủi

ro

Đơn vị phải nhận biết và đối phó

được với các rủi ro bằng cách thiết

giúp đảm bảo là những chỉ thị của

nhà quản lý được thực hiện và có

hành động cần thiết đối với các rủi

ro nhằm thực hiện các mục tiêu của

đơn vị

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện

Thông

truyền

thông

Hệ thống này đựoc thiết lập để

mọi thành viên trong đơn vị có khả

năng nắm bắt và trao đổi thông tin

cần thiết cho việc điều hành, quản

- Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng thông tin

- Truyền thông bảo đảm các kênh

trị và kiểm soát các hoạt động thông tin bên trong và bên ngoài

đều hoạt động hữu hiệu

Giám

sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải

được giám sát và điều chỉnh khi cần

thiết Hệ thống phải có khả năng

phản ứng năng động, thay đổi theo

yêu cầu của môi trường bên trong

và bên ngoài

- Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…

+ Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

+ Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

+ Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

+ Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

+ Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…

1.1.4 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

Có 7 mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót trong các sổ Nhật ký và sổ sách Cơ cấu kiểm soát nội bộ của công

ty phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là:

1 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp

lý): Chỉ được ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thực Cơ cấu kiểm soát nội bộ

không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ Nhật ký hoặc các sổ sách kế toán khác

2 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)

Trước khi thực hiện mọi hoạt động đều phải đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ lừa đảo, và nó cũng có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của công ty

3 Các nghiệp vụ kinh tế có phải được ghi sổ (tính đầy đủ) Không được

loại bỏ, giấu bớt mọi nghiệp vụ phát sinh Các thể thức của công ty phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách

4 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá)

Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, áp dụng chính sách kế toán Một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

5 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

Đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản tại đơn vị, ghi nhận đúng vào các loại sổ kế toán liên quan Quá trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của công ty phải được thực hiện trên các sổ nhật ký nếu báo cáo tài chính đó được trình bày đúng đắn

6 Các nghiệp vụ kinh tế phải đươc phản ánh đúng lúc, kịp thời (thời

hạn) Việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời cung cấp thông tin kế

toán, tài chính cho nhà quản lý khi cần thiết Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị sai

7 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng

hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp) Số liệu kế toán phải được ghi

vào sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác, giúp phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ cá lẻ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký Sau

đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua Sổ cái tổng hợp và Sổ cái tổng hợp được dùng

để lập các báo cáo tài chính Không cần biết đến phương pháp nào được dùng để

nhập các nghiệp vụ vào Sổ phụ và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trình kiểm

soát đầy đủ cần thiết để đảm bảo quá trình tổng hợp là chính xác

1.1.5 Các phương pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.5.1 Bảng tường thuật:

Là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Tài

liệu này thường được dùng phối hợp với các tài liệu khác về kiểm soát nội bộ

1.1.5.2 Bảng câu hỏi:

Là bảng liệt kê gồm nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước về các quá trình

kiểm soát trong từng lĩnh vực, kể cả môi trường kiểm soát Trong hầu hết trường

hợp, bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “Có”, “Không”, hoặc “Không

áp dụng” Câu trả lời “Có” thường được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm

soát tốt; ngược lại câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội

bộ, và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh

1.1.5.3 Lưu đồ:

Là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động

kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã được quy ước

1.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí

Chu trình chi phí gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát

sinh lên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp

Có bốn sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí Đó là:

1 Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

2 Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu

3 Xác định nghĩa vụ thanh toán

4 Doanh nghiệp thanh toán tiền

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY

YẾN SÀO KHÁNH HOÀ

2.1 Khái quát chung về Công Ty

2.1.1 Giới thiệu khái quát về Công Ty

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Yến Sào Khánh Hoà là một Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 78/QĐ-UB ngày 16/01/1993 của UBND Tỉnh Khánh Hoà

Năm 2004, hình thành Trung Tâm Dịch Vụ Du Lịch Sanest Tourist chuyên hoạt động ở lĩnh vực du lịch

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

 Sản xuất kinh doanh theo đúng mục tiêu và đúng ngành nghề đăng ký

 Thực hiện tốt các nhiệm vụ và nghĩa vụ được Nhà Nước giao

 Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ tài chính, lao động tiền lương…

2.1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản suất kinh doanh của công ty

2.1.1.3.1 Các nhân tố bên trong

2.1.1.3.1.1 Cơ chế quản lý

Với việc áp dụng cơ chế quản lý theo kiểu chức năng từ trên xuống dưới,

do đó việc thực hiện sản xuất kinh doanh được thực hiện đồng bộ và nhất quán, tạo hiệu quả cao trong công việc

2.1.1.3.1.2 Chính Sách chế độ đối với người lao động

Do có các chính sách về tiền lương, phụ cấp, khen thưởng luôn được lãnh đạo công ty quan tâm đúng mức nhằm đem lại cho người lao động mức thu nhập tương xứng kết quả lao động của mình

2.1.1.3.2 Các nhân tố bên ngoài

2.1.1.3.2.1 Điều kiện tự nhiên

Tình hình thời tiết trong những năm vừa qua có những thay đổi bất thường như gây hư hỏng máy móc, trang thiết bị dụng cụ khai thác

2.1.1.3.2.2 Nhân tố kinh tế

Công cuộc đổi mới đã bước qua tuổi 20, nền kinh tế thị trường có sự quản

lý của Nhà nước đã được thành tựu to lớn Đảng và Chính Phủ đã đề ra hàng loạt các chính sách kinh tế, chính sách giá cả, chính sách tiền tệ, chính sách giải quyết công ăn việc làm cho người lao động đã khuyến khích các Doanh nghiệp chủ động phát triển dựa trên năng lực của mình

2.1.1.3.2.3 Yếu tố môi trường pháp lý

Việt Nam tự hào là quốc gia có sự ổn định chính trị nhất so với các nước trong khu vực và các nước trên thế giới Đã tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Cơ cấu quản lý

Trong Công ty, mối quan hệ Giám Đốc , Phó Giám Đốc và các phòng ban đơn vị là quan hệ trực tuyến, quan hệ giữa các phòng ban với cơ sở sản xuất là quan hệ chức năng nhiệm vụ

2.1.2.1.1 Ban Giám Đốc

2.1.2.1.1.1 Giám Đốc Công Ty:

Là người có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành trực tiếp và có ý kiến quyết định mọi lĩnh vực hoạt động của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước công ty cũng như trước pháp luật về kết quả kinh doanh của công ty

2.1.2.1.1.2 Phó Giám Đốc Kỹ Thuật - Sản Xuất:

Là người giúp cho Giám Đốc điều hành công việc trong lĩnh vực kỹ thuật khai thác, kỹ thuật chế biến, làm việc theo sự phân công hoặc uỷ quyền của Giám Đốc Ký duyệt các hồ sơ kiểm tra hang Yến, các lệnh sản xuất, các nhu cầu vật tư phục vụ sản xuất

2.1.2.1.1.3 Phó Giám Đốc Tổ Chức – Điều Hành – Kinh Doanh:

Là người giúp cho Giám Đốc điều hành hoạt động quản lý về mặt nhân sự,

tổ chức quản lý và sử dụng lao động hợp lý cho toàn công ty Bổ sung, điều động

và giải quyết về vấn đề lao động tiền lương, giao dịch khách hàng

2.1.2.1.2 Các Phòng Chức Năng:

2.1.2.1.2.1 Phòng Tổng Hợp:

Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc quản lý điều hành các bộ phận trực thuộc Phòng Tổng Hợp thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Công tác tổ chức, lao động tiền lương:

 Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn công ty

 Tham mưu cho Giám Đốc về việc bố trí lao động hàng năm

 Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm và thực hiện chế độ báo cáo về lao động tiền lương theo định kỳ

 Công tác tài chính:

 Cân đối thu chi trong năm kế hoạch

 Lập các sổ chi tiết theo chuyên môn

 Theo dõi tình hình sử dụng các loại vật tư, tài sản trong toàn công ty

2.1.2.1.2.3 Phòng Khoa Học:

Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc quản lý và việc điều hành cán bộ trực thuộc thực hiện những công tác: Tham gia công tác quản lý, bảo vệ, khai thác

2.1.2.1.2.4 Phòng Kinh Doanh:

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc quản lý điều hành các bộ phận trực thuộc phòng tổng hợp thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Công tác kế hoạch

 Công tác kinh doanh, cung ứng vật tư

 Công tác kiểm tra

 Công tác thi đua, phong trào

2.1.3 Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm:

Qua bảng phân tích cho thấy:

 Doanh thu: Tốc độ tăng của doanh thu nhìn chung qua các năm đều tăng

lên đáng kể Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, điều này đã thể hiện qua 5 năm tốc độ tăng bình quân của doanh thu đạt 16,18% một con số đáng kể

 Lợi nhuận trước thuế: Lợi nhuận trước thuế đều tăng liên tục qua các

năm đạt tốc độ tăng bình quân 68.96%

 Lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế đạt tốc độ tăng bình quân sau 5

năm là 55,19%

 Tổng vốn kinh doanh bình quân: Do kinh doanh đạt hiệu quả điều này

làm cho vốn kinh doanh tăng đều liên tục qua từng năm đạt tốc độ tăng bình quân

từ 2002-2006 là 25,07%

 Vốn chủ sở hữu bình quân: nói lên con số tăng bình quân qua các năm là

42.80%

 Tổng nộp ngân sách: Tổng số thuế mà công ty phải nộp cho ngân sách

Nhà nước qua 5 năm từ 2002-2006 đạt mức tăng bình quân là 10.68%

 Tổng số lao động: Nhìn chung tốc độ tăng bình quân về số lao động của

công ty qua các năm là 12,66%

 Thu nhập bình quân: Thu nhập bình quân của người lao động qua các

năm liên tục được gia tăng, đạt tốc độ tăng bình quân là 15,66%

 Kết luận: Nhìn chung qua việc phân tích bảng tổng hợp một số chỉ tiêu

phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty qua các năm cho thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là rất tốt

- 14

Bảng 2: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian từ 2002 -2006

2005

Năm

2006

Tốc độ tăng bình quân

4 Tổng vốn kinh doanh bình quân Trđ 93.069 145.868 226.023 233.837 199.068 25,07 %

2.1.4 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

 Nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường, bên cạnh đó công ty cũng đang nghiên cứu tìm các biện pháp giảm bớt chi phí sản xuất chiếm trong cơ cấu giá thành sản phẩm nhằm hạ thấp giá thành sản xuất, tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường

 Về quản lý sản xuất: Công ty tiếp tục đẩy mạnh quản lý sản xuất, kiểm tra giám sát vật tư mua vào cũng như chất lượng sản phẩm bán ra, giám sát việc thực hiện kỷ cương trong sản xuất và kỷ cương trong lao động

 Về dịch vụ du lịch: Khai thác thế mạnh của du lịch Khánh Hoà, củng cố

và nâng cao chất lượng dịch vụ du lịch, mở rộng,

 Đối với các đơn vị như:

2.2 Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán kế toán tài chính và kế toán quản trị tại công ty

2.2.1 Công tác tổ chức hạch toán kế toán tài chính tại công ty

2.2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

2.2.1.1.1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán

2.2.1.1.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty

- 16

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG BHXH,

KẾ TOÁN THUẾ KIÊM

KẾ TOÁN DOAN

H THU

KẾ TOÁN VẬT TƯ

KẾ TOÁN THANH TOÁN

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM

Hình : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TẠI CÔNG TY

2.2.1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán

2.2.1.1.1.2.1 Kế Toán Trưởng:

 Thực hiện việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê của công ty đồng thời còn thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị

 Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám Đốc về công tác chuyên môn cụ thể 2.2.1.1.1.2.2 Kế Toán Tổng Hợp

Tiếp nhận chứng từ, theo dõi, ghi chép sổ sách của các kế toán viên, lên bảng tổng hợp số liệu, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các biểu mẫu và báo cáo quyết toán cuối kỳ, tổ chức kiểm tra, kiểm soát và lưu trữ chứng từ 2.2.1.1.1.2.3 Kế Toán Vật Tư

Theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn và xác định thực tế xuất kho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tính toán chính xác số lượng, giá trị từng loại vật tư đưa vào sử dụng cho từng đối tượng để làm cơ sở cho việc tính giá thành, chi phí… mở các sổ chi tiết có liên quan…

2.2.1.1.1.2.6 Kế Toán Doanh Thu kiêm Kế Toán Thuế

Theo dõi tình hình tiêu thụ, ghi nhận doanh thu, lập các bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào và bán ra của trụ sở công ty chính Căn cứ vào các bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào và bán ra để lên tờ khai thuế GTGT

2.2.1.1.1.2.7 Kế Toán Thanh Toán

Có nhiệm vụ theo dõi việc thu chi bằng tiền mặt tại công ty như: thu tiền bán hàng, thu hoàn ứng, chi lương, chi tạm ứng Ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, lập các bảng kê chi tiền mặt

2.2.1.1.1.2.12 Thủ Quỹ

Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt chính xác, đầy đủ đúng theo phiếu thu, phiếu chi Thu, chi tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp vào ngân sách và rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, cập nhập đầy đủ, chính xác số tiền thu chi trong ngày, bảo quản lượng tiền mặt tại công ty, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý tiền mặt của công ty

2.2.1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại công ty

2.2.1.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại công ty

Chứng từ kế toán là tài liệu kế toán để làm căn cứ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này Vì thế, tại công ty, công tác tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ rất chặt chẽ Đối với các chứng từ kế toán đang sử dụng trong niên độ thuộc bộ phận nào, nhân viên nào thì nhân viên đó có trách nhiệm bảo quản tại nơi làm việc, còn các chứng từ đã xử lý xong thì được lưu trữ tại tủ hồ sơ của Phòng Kế Hoạch Tài Vụ, khi nào cần dùng thì trực tiếp lấy ra sử dụng

Bảng 3: Danh mục chứng từ sử dụng tại công ty

5 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc

hoàn thành

6 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ x 06-LĐTL

7 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương x 10-LĐTL

8 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội x 11-LĐTL

1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi x 01-BH

5 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ x 06-TSCĐ

2.2.1.2.2 Nhận xét:

Qua hệ thống danh mục chứng từ sử dụng tại công ty cho thấy các chứng

từ sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó giúp cho việc hạch toán, ghi chép, bảo quản

và lưu trữ chứng từ được thuận lợi, khoa học

2.2.1.3 Tổ chức hệ thống tài khoản tại công ty

2.2.1.3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty

Bảng 4: Danh mục tài khoản sử dụng tại công ty

Ban Hành

1121 Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt nam x

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hh, dịch

1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ x

3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác x

3383 Bảo hiểm xã hội x

4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá cuối

418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu x

4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước x

4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay x

441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản x

4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước x

4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay x

621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp x

811 Chi phí khác x

821 Chí phí thuế thu nhập doanh nghiệp x

2.2.1.3.2 Nhận xét:

Qua Hệ thống danh mục tài khoản của Công Ty Yến Sào Khánh Hoà ta

thấy được xây dựng khá chi tiết cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho việc quản lý

được thuận lợi, dễ dàng

2.2.1.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

2.2.1.4.1 Tổ chức sổ kế toán

Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức Chứng Từ Ghi Sổ

2.2.1.4.2 Nhận xét

Nhìn chung công tác kế toán của công ty hiện nay được tổ chức đã đảm

bảo được khối lượng công việc hàng ngày tại bộ phận Việc tổ chức chứng từ, sổ

sách, tài khoản khá chi tiết và tuân thủ theo đúng quy định của Bô Tài Chính và

phù hợp với tình hình thực tế của công ty

Và với những quyết định mới ra của Bộ Tài Chính (QĐ 15/2006 – BTC),

công ty đã kịp thời và nhanh chóng có những thay đổi hệ thống tài khoản, sổ

sách, báo cáo có thể giúp bộ phận kế toán của công ty có thể hạch toán phù

hợp với những quy định mới này

2.2.2 Công tác tổ chức thực hiện kế toán quản trị tại công ty

2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị

2.2.2.1.1 Hình thức tổ chức

Tại công ty, do chỉ thực hiện một số dự toán mang tính chất tổng hợp

được thể hiện qua các kế hoạch cho năm tiếp theo của từng đơn vị trực thuộc, của

toàn công ty nên hình thức tổ chức bộ máy kế toán quản trị là hình thức kết hợp

Việc thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập các kế hoạch do Kế Toán

Tổng Hợp và Kế Toán Trưởng đảm nhiệm

2.2.2.1.2 Người làm kế toán quản trị

Việc thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập các kế hoạch do Kế Toán Tổng Hợp và Kế Toán Trưởng đảm nhiệm Kế Toán Trưởng có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong công ty và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về các thông tin, số liệu kế toán quản trị đã cung cấp

2.2.2.2 Đánh giá chung về công tác kế toán của công ty trong việc cung cấp thông cho quản lý

Hiện nay ở công ty vào cuối mỗi năm Nhà quản lý bắt đầu xác định các mục tiêu cũng như lập kế hoạch cho năm tới Tuy nhiên việc lập kế hoạch còn sơ sài, chủ yếu xây dựng các chỉ tiêu về khối lượng tiêu thụ, sản xuất, chứ chưa dự toán cho các khoản mục cụ thể

Nhìn chung, hệ thống kế toán hiện tại ở công ty chủ yếu được xây dựng và

tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện nội dung của kế toán tài chính Nhu cầu thông tin kế toán quản tri của nhà quản lý là có nhưng chưa đáp ứng vì nhiều lý do:

* Về tổ chức chứng từ: Nhìn chung, hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng đã đáp ứng được công việc thu thập số liệu ban đầu để từ đó làm căn cứ vào

sổ sách kế toán và lên các báo cáo khi cần thiết Ngoài việc vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định, công ty công ty cũng đã tự thiết kế một số chứng từ Có thể nhận thấy rằng những chứng từ này chủ yếu đuợc thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát nghiệp vụ kinh tế phát sinh

* Về tổ chức hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản được tổ chức phù hợp với quy định chung của Nhà Nước Công ty có mở thêm các tài khoản cấp 2,3 để thu thập thêm thông tin chi tiết về một số khoản mục nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lý

* Hệ thống sổ sách: hệ thống sổ sách gồm có những sổ sách theo quy định của hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ Bên cạnh đó để đáp ứng yêu cầu về quản lý kế toán lập các bảng kê , sổ chi tiết như 131, 331, 621, 641, 642… song

hệ thống sổ sách cũng cần bổ sung và thiết kế thêm khi thực hiên kế toán quản trị

* Hệ thống báo cáo: Ngoài hệ thống báo cáo tài chính, công ty đã thiết kế một số báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin cho quản lý như báo cáo sản xuất, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng , … các báo cáo này đã đáp ứng được phần nào đó yêu cầu của nhà quản lý Điều này cũng cho thấy nhu cầu thông tin kế toán quản trị là một nhu cầu hiện hữu của doanh nghiệp Tuy nhiên

để đáp ứng tốt hơn thông tin cho quản lý thì cần xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị đầy đủ hơn và hợp lý hơn

2.3 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty 2.3.1 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty 2.3.1.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí tại công ty

Sau khi tiến hành phỏng vấn các nhân viên thuộc các bộ phận liên quan trong công ty thông qua các bảng tường thuật về các hoạt động xảy ra trong chu trinh chi phí của công ty, có thể mô phỏng sơ đồ dòng dữ liệu của các hoạt động này như sau:

Hình 8: Sơ đồ dòng dữ liệu của hoạt động mua hàng và thanh toán

Với sơ đồ này, hoạt động mua hàng và thanh toán tiền trong chu trình chi phí tại Công Ty được giải thích như sau:

 Yêu cầu hàng hoá, dịch vụ: Khi các bộ phận lập Giấy Đề Xuất mua

, trong trường hợp giá trị vật tư, hàng hoá có giá trị lớn thì phải kèm theo Tờ Trình,

 Phòng Kinh Doanh/Phòng Tổng Hợp gởi Giấy Đề Xuất kèm Tờ

Trình (nếu có) cho Ban Giám Đốc xét duyệt Sau khi Ban Giám Đốc ký duyệt

xong sẽ chuyển cho Phòng Tổng Hợp / Phòng Kinh Tại Phòng Kinh Doanh/Phòng Tổng Hợp sẽ đảm nhận việc mua hàng, sẽ căn cứ vào các Giấy Đề Xuất cùng Tờ Trình (TH hàng hoá, vật tư có giá trị lớn) đã được ký duyệt sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp để tìm nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của các bộ phận

 Đặt hàng với người cung cấp: Nhân viên mua hàng sau khi tiến

hành lấy Phiếu Báo Giá từ các nhà cung cấp, sẽ tiến hành so sánh giá cả, mặt hàng, chất lượng, chế độ hậu mãi, chế độ bảo hành… sau đó lựa chọn 1 nhà cung cấp có giá cả hợp lý và mặt hàng đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của bộ phận đề xuất Việc đặt hàng có thể tiến hành đến mua trực tiếp hoặc gọi điện thoại nếu đó

là những mặt hàng, vật tư đơn giản, sẳn có, dễ tìm và nhà cung cấp ở gần Đối với những mặt hàng có giá trị lớn, quan trọng và mang tính chất đặc thù phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác quản lý của công ty thì nhân viên mua hàng sẽ tiến hành lập Đơn Đặt Hàng Trình Đơn Đặt Hàng cho Ban Giám Đốc xem xét ký duyệt Nếu đạt được sự thống nhất về những điều khoản trên, sẽ tiến hành lập Hợp Đồng Mua Bán (áp dụng trường hợp mặt hàng có giá trị lớn….)

 Nhận hàng và nhập kho: Khi nhân viên mua hàng tiến hành mua

hàng và vận chuyển hàng về đến công ty, nhà máy, kho nhân viên mua hàng và thủ kho sẽ làm thủ tục nhận hàng và nhập kho sau khi kiểm tra, đối chiếu số lượng, quy cách hàng hoá giữa thực tế và giấy giao hàng mà người bán chuyển cho, ký vào hoá đơn bán hàng mà nhà cung cấp gửi đến để chứng nhận đã nhận đúng và đủ mặt hàng đã yêu cầu (áp dụng cho trường hợp nhập tại kho công ty)

 Ghi Nhận Khoản Phải Trả Người Bán: Sau khi căn cứ vào bộ

chứng từ để làm căn cứ lập Phiếu Nhập Kho, Kế Toán Vật Tư sẽ chuyển bộ chứng từ sang cho Kế Toán Công Nợ KIểm tra chứng từ và nhập số liệu chứng

từ vào máy và tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả người bán, tiến hành theo dõi công nợ (nếu chưa phải trả tiền ngay)

 Thanh toán cho nhà cung cấp:

2.3.1.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền tại công ty

2.3.1.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí tại công ty

Công Ty sử dụng các chứng từ sau trong chu trình chi phí:

 Giấy Đề Xuất: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong công ty

khi có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ … phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho công tác quản lý

 Tờ Trình: Khi giá trị hàng hoá, vật tư… có giá trị lớn thì bộ phận yêu

cầu trực tiếp lập Tờ Trình

 Bảng Báo Giá: lấy Phiếu Báo Giá từ các nhà cung cấp,

yêu cầu về việc cung ứng đảm bảo chất lượng, số lượng, giá cả, mẫu mã, quy cách vật tư, hàng hoá (Đối với những mặt hàng có giá trị lớn, quan trọng và mang tính chất đặc thù phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác quản lý của công ty) thì nhân viên mua hàng sẽ tiến hành lập Đơn Đặt Hàng

 Hợp Đồng Mua Bán: sau khi thoả thuận thành công, hợp đồng chỉ

được lập đối với hàng mua với số lượng và giá trị lớn và đặc thù

 Hoá Đơn Bán Hàng : Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng

hoá, dịch vụ… được chuyển cho công ty và đồng thời xác định nghĩa vụ thanh toán của công ty đối với nhà cung cấp

 Phiếu Chi: Do Kế Toán Thanh Toán lập

và Ban Giám Đốc ký duyệt sau đó gởi đến ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp

 Phiếu Nhập Kho: Do Kế Toán Vật Tư lập căn cứ vào Giấy đề Nghị

Nhập Kho, và các chứng từ do nhân viên mua hàng chuyển đến và căn cứ để vào số chi tiết vật tư, hàng hoá…

2.3.1.2 Luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán tiền tại công ty

a) Lưu đồ luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng tại công ty

Giải thích:

Bộ phận yêu cầu: có nhu cầu về hàng hoá, vật tư, dịch vụ để thực hiện

chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp: Nhận được chứng từ: Giấy đề

xuất kèm Tờ trình (nếu có) do bộ phận yêu cầu gửi đến sẽ tiến hành xem xét và

ký duyệt , gửi các chứng từ này trình lên cho Ban Giám Đốc ký duyệt cho mua sau đó lựa chọn 1 nhà cung cấp có giá cả hợp lý và mặt hàng đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của bộ phận đề xuất Trường hợp vật tư, hàng hoá, dịch vụ có giá trị lớn hay đặc thù… thì sẽ tiến hành thoả thuận số lượng, giá cả, quy cách, phương thức thanh toán, địa điểm, điều khoản chung… và đi đến thống nhất lập Hợp đồng mua bán (2 bản

Mua hàng và nhận hàng về Tiến hành giao hàng cho Thủ kho, ký nhận vào phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc mua hàng như: Giấy đề xuất, Phiếu báo giá, Đơn đặt hàng , Tờ trình (nếu có), Hợp đồng (nếu có), Hoá đơn bán hàng và chuyển đến cho Phòng Kế hoạch Tài Vụ công ty để theo dõi việc thanh toán

Ban Giám Đốc: tiến hành xem xét và ký duỵêt

Thủ kho: Khi nhân viên mua hàng chuyển hàng đến công ty, thủ kho tiến

hành kiểm hàng, nhập kho và ký nhận vào phiếu nhập kho

Phòng Kế Hoạch Tài Vụ: Khi nhận được bộ chứng từ do nhân viên mua

hàng chuyển đến, kiểm tra chứng từ, tiến hành lập Phiếu nhập kho (1 liên) Định

kỳ phân tích số liệu lập chứng từ ghi sổ, cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi sổ thực hiện khoá sổ lập sổ cái và báo cáo cuối quý Bộ chứng từ sau đó sẽ được lưu theo theo quý tại Phòng Kế Hoạch Tài Vụ

Hình 9 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ mua hàng tại công ty

b) Lưu đồ luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán tiền

b1 TH chưa thanh toán

cấp

Giải thích:

Tại Phòng Kế Hoạch Tài Vụ công ty :

Kế toán vật tư: lập Phiếu nhập kho, cùng với thủ kho tiến hành kiểm

hàng làm thủ tục nhập kho, vào sổ chi tiết, lên bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết nhập- xuất - tồn đồng thời chuyển các chứng từ : Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán (nếu có), tờ trình (nếu có), đơn đặt hàng, phiếu báo giá sang cho kế toán thanh toán

Thủ kho: Kiểm hàng và nhập kho, ký vào phiếu nhập kho

Kế toán thanh toán : Nhận và kiểm tra chứng từ do kế toán vật tư chuyển

đến, phân tích và vào sổ chi tiết công nợ, lên bản Tổng hợp chi tiết 331, chuyển

bộ chứng từ sang cho kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng: định kỳ tiến hành xử lý số

liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập sổ cái tài khoản, tiến hành lưu bộ chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý

b2.Các TH thanh toán với nhà cung cấp

 TH mua hàng trả tiền ngay:

Giám Đốc và Kế Toán Trưởng: xem xét và ký duyệt trên Giấy đề nghị

tạm ứng, sau đó chuyển Giấy đề nghị tạm ứng sang cho Kế toán thanh toán kiêm

kế toán công nợ để làm căn cứ viết phiếu chi Nhận được phiếu chi do cho Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ chuyển lên, Kế toán trưởng sẽ tiến hành ký duyệt chi và trình cho Giám đốc ký duyệt chi tạm ứng

Kế toán thanh toán : Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiến hành kiểm

tra sự hợp lệ của chứng từ, và viết phiếu chi với nội dung chi tam ứng, phiếu chi được lập 3 liên trình lên Kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt chi

Thủ quỹ kiêm thủ kho: Nhân được phiếu chi đã được ký duyệt chi, tiến

hành kiểm tra chữ ký và tiến hành ký và chi tiền cho nhân viên tạm ứng, ký vào phiếu thu và phiếu chi (khi làm thủ tục hoàn ứng và chi tiền thực tế mua hàng) Căn cứ phiếu chi, phiếu thu để vào Sổ quỹ tiền mặt Giữ 1 liên phiếu thu (liên 3)

và 1 liên phiếu chi (liên 3) để làm cơ sở đối chiếu

Khi hàng về đến công ty, tiến hành kiểm hàng và ký nhận vào phiếu nhập kho

Kế toán vật tư: Nhận được bộ chứng từ mua hàng đã được Ban Giám

Đốc ký duyệt kiểm tra chứng từ và lập Phiếu nhập kho, cùng với thủ kho tiến hành kiểm hàng làm thủ tục nhập kho, vào sổ chi tiết, lên bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết nhập- xuất - tồn Tiến hành lưu Giấy đề nghị nhập kho và phiếu nhập kho tại đây theo quý, đồng thời chuyển các chứng từ : Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán (nếu có), tờ trình (nếu có), đơn đặt hàng, phiếu báo giá sang cho

kế toán thanh toán

Kế toán tổng hợp : định kỳ tiến hành xử lý số liệu lập chứng từ ghi sổ,

khoá sổ lập sổ cái tài khoản, tiến hành lưu bộ chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý

Hình11 : Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng

 TH mua hàng trả ngay bằng tiền mặt:

Giải thích:

Nhân viên mua hàng: Hàng ngày, căn cứ vào Giấy đề xuất đã được duyệt

nhân viên mua hàng sẽ tiến hành mua đi mua hàng hoá, vật tư Khi có vật tư, hàng hoá được chuyển đến công ty , nhân viên chuyên đảm trách việc mua hàng (thuộc Phòng kinh Doanh/ Phòng tổng Hợp) tiến hành nhận hàng hoá, vật tư cùng với hoá đơn nhà cung cấp gửi đến

Giám Đốc và Kế Toán Trưởng: Xem xét và ký duyệt Giấy đề xuất

chuyển cho nhân viên đảm trách việc mua hàng tiến hành mua hàng Xét duyệt Nhận được phiếu chi (3 liên) do kế toán thanh toán chuyển sang, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ thì Kế toán trưởng sẽ ký vào Phiếu chi sau đó chuyển cho Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau khi được ký duyệt sẽ được đưa sang cho Thủ quỹ để làm thủ tục chi tiền thanh toán

Kế toán vật tư: Nhận được bộ chứng từ mua hàng đã được Ban Giám

Đốc ký duyệt kiểm tra chứng từ và lập Phiếu nhập kho, cùng với thủ kho tiến hành kiểm hàng làm thủ tục nhập kho, vào sổ chi tiết, lên bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết nhập- xuất - tồn Tiến hành lưu phiếu nhập kho tại đây theo quý, đồng thời chuyển các chứng từ : Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán (nếu có),

tờ trình (nếu có), đơn đặt hàng, phiếu báo giá sang cho kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán kiêm : Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán đã được

ký duyệt sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của chứng từ, và viết phiếu chi với nội dung chi thanh toán tiền hàng, phiếu chi được lập 3 liên trình lên Kế toán trưởng

và Giám Đốc ký duyệt chi Nhận 2 liên phiếu chi từ Thủ Quỹ , kế toán sẽ tiến hành kiểm tra và nhập số liệu từ các chứng từ này vào máy, phân tích định khoản

và vào các sổ chi tiết 111 Tiến hàng lưu 1 liên phiếu chi và 1 liên Giấy đề nghị thanh toán , 1 liên phiếu chi (liên 2) chuyển lưu kèm theo các chứng từ mua hàng trong hồ sơ kế toán theo quý

Thủ quỹ kiêm thủ kho: Nhân được phiếu chi đã được ký duyệt chi, tiến

hành kiểm tra chữ ký và tiến hành ký và chi thanh toán tiền hàng, ký vào phiếu chi Căn cứ phiếu chi để vào Sổ quỹ tiền mặt Giữ 1 liên phiếu chi (liên 3) để làm

cơ sở đối chiếu, 2 liên còn lại chuyển sang cho Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ

Khi hàng về đến công ty, tiến hành kiểm hàng và ký nhận vào phiếu nhập kho

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng: Sử dụng chương trình máy

tính định kỳ tiến hành xử lý số liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập sổ cái tài khoản, tiến hành lưu bộ chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý

Hình 12: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt

 TH mua hàng trả sau:

 TH Thanh toán cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt

Giải thích:

Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ: Khi đến hạn thanh toán, Kế

toán thanh toán sẽ tiến hành nhập kiểm tra và lọc thông tin liên quan đến nhà cung cấp: tên nhà cung cấp, mặt hàng mua, số lượng, đơn giá, tổng số tiền thanh toán … Tiến hành so sánh đối chiếu với thông báo của nhà cung cấp gửi đến, nếu đúng thì sẽ tiến hành viết phiếu chi (3 liên), trình lên Kế Toán Trưởng và Giám Đốc ký duyệt chi

Nhận 2 liên Phiếu chi do thủ quỹ chuyển sang, tiến hành kiểm tra và nhập

số liệu từ các chứng từ này vào máy, phân tích định khoản và vào các sổ chi tiết

111, 331 Tiến hàng lưu 1 liên phiếu chi, 1 liên phiếu chi (liên 2) chuyển lưu trong hồ sơ kế toán theo quý

Giám Đốc và Kế Toán Trưởng: Khi Phiếu chi được chuyển đến , Kế

Toán Trưởng sẽ xem xét và ký duyệt chi, sau đó sẽ chuyển lên cho Giám Đốc ký duyệt Phiếu chi sau khi đã được ký duyệt sẽ tiến hành chuyển sang cho Thủ quỹ

để tiến hành trả nợ cho nhà cung cấp

Thủ quỹ kiêm thủ kho: Nhân được phiếu chi đã được ký duyệt chi, tiến

hành kiểm tra chữ ký và tiến hành ký và chi thanh toán tiền hàng, ký vào phiếu chi Căn cứ phiếu chi để vào Sổ quỹ tiền mặt Giữ 1 liên phiếu chi (liên 3) để làm

cơ sở đối chiếu, 2 liên còn lại sẽ chuyển sang cho kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ

Kế toán tổng hợp tiến hành xử lý số liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập

sổ cái tài khoản, tiến hành lưu bộ chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý

Hình 13: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng

tiền mặt

Thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng:

Giải thích:

Giám đốc và Kế Toán Trưởng: Khi Nhận được bộ chứng từ trình lên,

Kế toán trưởng sẽ tiến hành xét duyệt, chuyển lên cho Giám Đốc công ty ký duyệt cho phép thanh toán bằng chuyển khoản Chuyển bộ chứng từ đã xét duyệt sang cho Kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng làm thủ tục nhờ ngân hàng chi trả hộ

Ký duyệt vào Uỷ Nhiệm Chi

Kế toán : Khi bộ chứng từ mua hàng đã được duyệt, và những thông báo

trả tiền cho nhà cung cấp phát sinh tại công ty sau khi đã đối chiếu kiểm tra chứng từ, sẽ lập Uỷ nhiệm chi (2 liên) trình lên cho Kế Toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt định kỳ tiến hành xử lý số liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập sổ cái tài khoản, tiến hành lưu bộ chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý Định kỳ, kế toán đối chiếu số dư trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng để kịp thời xử lý và điều chỉnh nếu có chênh lệch

Kế toán thuế kiêm kế toán doanh thu: Đem 2 liên Uỷ nhiệm chi đến

ngân hàng làm thủ tục nhờ chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp

Ngân hàng công ty có tài khoản: Ngân hàng sẽ kiểm tra uỷ nhiệm chi và

thực hiện lệnh chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp theo yêu cầu trên Uỷ nhiệm chi hộ công ty, giữ 1 liên uỷ nhiệm chi và chuyển 1 liên còn lại kèm theo Phiếu hạch toán gửi cho công ty để thông báo số tiền chi hộ và đã hoàn tất việc thực hiện giao dịch chuyển khoản thanh toán hộ công ty

GIẤM ĐỐC VÀ KẾ TOÁN TRƯỞNG PHỤ TRÁCH QUẢN LÝ ĐƠN

KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ

GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN KHOẢN

XEM XÉT VÀ

KÝ DUYỆT

CĂN CỨ GĐNCK ĐƯỢC DUYỆT, NHỮNG CHỨNG TỪ PHÁT SINH TẠI CÔNG TY LẬP UỶ NHIỆM CHI

NHẬP SỐ LIỆU VÀO MÁY

PHÂN TÍCH, ĐỊNH KHOẢN, VÀO SỔ

SÁCH

SỔ CHI TIÉT 112 PHÂN TÍCH SỐ LIỆU, LẬP CHỨNG TỪ GHI SỔ

ĐỊNH KỲ CUỖI QUÝ, CĂN CÚ VÀO CHỨNG TỪ GHI SỔ THỰC HIÊN KHÓA SỔ LẬP SỔ CÁI

IN SỔ SÁCH, BÁO CÁO CUỐI QUÝ

SỔ CÁI TK 112,152,153, 156….

2

GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN KHOẢN

UỶ NHIỆM CHI 1 PHIẾU HẠCH TOÁN HOÁ ĐƠN BH Liên 2 HỢP ĐỒNG MUA BÁN CHỨNG TỪ KHÁC CHỨNG TỪ GHI SỔ

D

END

Hình 14: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng

TGNH 2.3.1.2.3 Phân chia nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận liên quan trong chu trình chi phí