KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU
3.2.1Quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt
Giải thích:
Kế toán công nợ: Sau khi nhận các chứng từ liên quan đến việc mua hàng từ các bộ phân chuyển đến bao gồm:
Giấy đề xuất Tờ trình (nếu có) Phiếu báo giá Đơn đặt hàng Hợp đồng (nếu có) Báo cáo nhận hàng Giấy đề nghi nhập kho Phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng
Kế toán công nợ sẽ kiểm tra chứng từ, phân tích số liệu, định khoản ….
Kế toán tiến hành ghi nhận khoản công nợ phải trả đối với người bán, chuyển bộ
chứng từ này sang cho kế toán thanh toán khi nhà cung cấp gửi thông báo thanh
toán hoặc theo sự chỉ đạo hoặc kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp của Ban Giám Đốc.
Nhận 01 liên phiếu chi từ thủ quỹ tiến hành lập Bảng tổng hợp chứng từ
thanh toán ghi nhận hoá đơn mua hàng được ghi nhận trước đó đã được thanh toán. Sau đó, kế toán công nợ chuyển phiếu chi này cho kế toán tổng hợp.
Kế toán thanh toán: Nhận được bộ chứng từ do kế toán công nợ chuyển
sang, tiến hành xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ như các chữ ký, tính toán và so sánh, đối chiếu số tiền … Căn cứ vào các chứng từ này viết phiếu chi
(3 liên) ghi rõ nội dung chi tiền, trình phiếu chi cho Kê Toán Trưởng ký duyệt.
Giám đốc và Kế Toán Trưởng: Nhận được phiếu chi và bộ chứng từ do
kế toán thanh toán chuyển đến, tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa phiếu chi và các chứng từ. Kế Toán Trưởng và Giám Đốc sẽ ký vào phiếu chi, Phiếu Chi hợp
lệ phải là phiếu được phê chuẩn bởi cả Giám Đốc Và Kế Toán Trưởng. Sau khi được phê chuẩn, Phiếu Chi được chuyển sang cho thủ quỹ để làm thủ tục chi tiền
thanh toán
Thủ quỹ: Nhận các Phiếu Chi đã được Giám Đốc Và Kế Toán Trưởng ký
duyệt, Thủ Quỹ sẽ kiểm tra lại sự phê chuẩn trên Phiếu Chi. Nếu đảm bảo được
tính hợp lý, Thủ Quỹsẽ tiến hành chi tiền. Khi chi tiền, Thủ Quỹ sẽ ghi rõ số tiền đã chi bằng chữ và yêu cầu người nhận tiền ký xác nhận vào Phiếu Chi. Thủ Quỹ
cũng tiến hành ghi vào Sổ quỹ sau đó chuyển 1 liên của Phiếu Chi cho kế toán
công nợ và liên còn lại cùng với sẽ được chuyển lại cho Kế Toán Thanh Toán để
ghi sổ.
Kế Toán Tổng Hợp: Nhận được bộ chứng từ gốc liên quan đến mua hàng
cùng các chứng từ do các kế toán viên chuyển đến, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu sau đó sẽ thực hiện ý số liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập