KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU
3.2.3.1 Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền
Bảng 11: Bảng Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền
Thủ tục kiểm soát
Hoạt động
kiểm soát
Thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền gửi ngân
hàng Về việc ủy
quyền và xét duyệt
- Về mặt ủy quyền:
Việc chi tiền thanh toán hàng hoá dịch vụ cho nhà cung cấp được ủy quyền cho Thủ quỹ
chi tiền sau khi được xét duyệt đúng người có thẩm quyền
- Về mặt xét duyệt:
Việc xét duyệt, phê chuẩn cho thanh toán được thực hiện bởi 2 người là: Giám Đốc công ty
và Kế Toán Trưởng
- Phó Giám Đốc công ty có
quyền ký thay cho Giám Đốc trường hợp Giám Đốc đi vắng và được thể hiện bằng văn bản
cụ thể.
- Ủy quyền:
Việc thanh toán cho nhà cung cấp
hàng hoá, dịch vụ cho nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản được uỷ quyền cho ngân hàng thực hiện sau khi được xét duyệt
của đúng người có thẩm quyền
- Về mặt xét duyệt:
Việc xét duyệt, phê chuẩn cho thanh toán được thực hiện bởi 2 người là: Giám Đốc công ty và Kế Toán Trưởng
- Phó Giám Đốc công ty có quyền
ký thay cho Giám Đốc trường hợp Giám Đốc đi vắng và được thể
hiện bằng văn bản cụ thểNếu thực
Nếu thực hiện như vậy công
việc kiểm soát thanh toán việc
mua hàng sẽ tốt hơn
thanh toán việc mua hàng sẽ tốt hơn. Về việc phân chia trách nhiệm - Có sự tách biệt và hoạt động độc lập giữa người lập Phiếu Chi (Kế Toán Thanh Toán), người xét duyệt phiếu chi (Ban Giám Đốc và Kế Toán Trưởng) và người làm thủ tục chi tiền
(Thủ Quỹ).
- Có sự hoạt động độc lập trong
công việc giữa kế toán thanh
toán và thủ quỹ
- Có sự hoạt động độc lập trong
công việc giữa thủ quỹ và kế
toán tổng hợp
- Có sự hoạt động độc lập trong
công việc giữa kế toán công nợ
và kế toán tổng hợp
- Có sự tách biệt giữa người lập
Uỷ Nhiệm Chi ( Kế Toán Thanh
toán) và người xét duyệt Uỷ Nhiệm Chi (Ban Giám Đốc và Kế Toán trưởng
- Phải có sự tách biệt và hoạt động độc lập giữa Kế toán ngân hàng và kế Toán Tổng hợp
- Có sự hoạt động độc lập trong
công việc giữa kế toán công nợ và kế toán tổng hợp
Bảo vệ an
toàn tài
sản
Phiếu chi:
- Được lập dựa trên bộ chứng
từ đầy đủ: .
- Chỉ ký vào phiếu chi khi đã
ghi đầy đủ các nội dung
- Phiếu chi được xét duyệt bởi Giám Đốc và Kế Toán trưởng
- Phiếu chi phải được chuyển
ngay cho thủ quỹ sau khi ký
duyệt
- Cần lưu lại các phiếu chi ghi
sai
- Thường xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán thanh
Ủy nhiệm chi:
- Kế toán viết ủy nhiệm chi dựa
trên bộ chứng từ đầy đủ:: - Ủy
nhiệm chi được ký sau khi đã điền đầy đủ nội dung
- Ủy nhiệm chi được xét duyệt bởi Giám Đốc và Kế Toán trưởng
- Ủy nhiệm chi phải được gửi đến Ngân Hàng ngay sau khi đã được
ký duyệt
- Ủy nhiệm chi phải được gửi đến
ngân hàng bởi một nhân viên khác với kế toán thanh toán
toán và thủ quỹ về số tiền đã chiếu chi.
bỏ
- Kế toán thanh toán của công ty thường xuyên có sự kiểm tra, đối
chiếu với ngân hàng
Chứng từ - Bộ chứng từ gốc mà kế toán căn cứ làm cơ sở thanh toán
cần đầy đủ hơn bao gồm: + Giấy đề xuất
+ Tờ trình (nếu có) + Phiếu báo giá + Đơn đặt hàng
+Hợp đồng mua bán (nếu có)
+ Hoá Đơn bán hàng
+ Báo cáo nhận hàng + Giấy đề nghị nhập kho
+ Phiếu nhập kho
+ Giấy đề nghị thanh toán
- Các chứng từ này cần khớp đúng nhau, đặc biệt là số tiền
mua hàng hoá, dịch vụ.
- Các chứng từ cần được kiểm tra, đối chiếu, tính toán kỹ lưỡng hơn trước khi có sự ký
duyệt của người có thẩm
quyền.
- Bộ chứng từ gốc mà kế toán căn
cứ làm cơ sở thanh toán cần đầy đủ hơn bao gồm:
+ Giấy đề xuất
+ Tờ trình (nếu có) + Phiếu báo giá + Đơn đặt hàng
+Hợp đồng mua bán (nếu có)
+ Hoá Đơn bán hàng
+ Báo cáo nhận hàng + Giấy đề nghị nhập kho
+ Phiếu nhập kho
+ Giấy đề nghi chuyển khoản
- Các chứng từ này cần khớp đúng nhau, đặc biệt là số tiền mua hàng hoá, dịch vụ.
- Các chứng từ cần được kiểm tra, đối chiếu, tính toán kỹ lưỡng hơn trước khi có sự ký duyệt của người có thẩm quyền.
Ghi sổ
sách kế
toán
1. Ghi sổ chi tiết: + Sổ chi tiết tiền mặt
+ Sổ chi tiết phải trả người
bán
2. Bảng tổng hợp chi tiết
3. Lập bảng kê phân loại
4. Ghi chứng từ ghi sổ
5. Ghi sổ cái
1. Ghi sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết phải trả người bán
2. Bảng tổng hợp chi tiết
3. Lập bảng kê phân loại
4. Ghi chứng từ ghi sổ