KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU
3.2.2 Quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán bằng tiền gửi gửi ngân hàng
Giải thích:
Kế Toán Công Nợ: Sau khi nhận các chứng từ liên quan đến việc mua
hàng từ các bộ phân chuyển đến bao gồm: Giấy đề xuất
Tờ trình (nếu có) Phiếu báo giá Đơn đặt hàng Hợp đồng (nếu có) Báo cáo nhận hàng Giấy đề nghi nhập kho Phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng….
Kế toán công nợ sẽ kiểm tra chứng từ, phân tích số liệu, định khoản ….
Kế toán tiến hành ghi nhận khoản công nợ phải trả đối với người bán, chuyển bộ
chứng từ này sang cho kế toán thanh toán khi nhà cung cấp gửi thông báo thanh
toán hoặc theo sự chỉ đạo hoặc kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp của Ban Giám Đốc.
Kế toán thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ này lập Ủy nhiệm chi (2 liên) ghi rõ nội dung và số tiền cần chuyển, tên người nhận, số tài khoản người
nhận …trình Ủy nhiệm chi cho Kế Toán Trưởng và Giám Đốc ký duyệt
Nhận Ủy nhiệm chi cùng với Phiếu hạch toán chuyển đến sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu kỹ giữa các chứng từ và Uỷ Nhiệm Chi cùng với Phiếu hạch
toán sau đó tiến hành nhập phân tích xử lý, kế toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi khoản thanh toán, chuyển Uỷ nhiệm chi, Phiếu hạch toán sang
cho Kế Toán công nợ, đồng thời chuyển bộ chứng từ gốc sang cho Kế Toán
Tổng Hợp cùng với các báo cáo.
Giám Đốc và Kế Toán Trưởng: Nhận Uỷ nhiệm chi và kèm theo bộ
chứng từ do kê toán thanh toán chuyển đến, tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa Ủy nhiệm chi và các chứng từ. Kế Toán Trưởng và Giám Đốc sẽ ký vào Ủy
nhiệm chi. Phiếu Chi được chuyển sang cho thủ quỹ đem đến ngân hàng để làm thủ tục nhờ ngân hàng thanh toán cho nhà cung cấp.
Thủ quỹ: Khi nhận được Ủy nhiệm chi đã được ký duyệt bởi Giám Đốc
Và Kế Toán Trưởng tiến hành đem Ủy nhiệm chi đến Ngân Hàng mà công ty có tài khoản làm thủ tục chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Nhận lại 1 liên
Ủy nhiệm chi và Phiếu Hạch Toán từ ngân hàng chuyển về cho Kế Toán Thanh Toán để vào sổ sách và báo cáo liên quan.
Kế Toán Tổng Hợp: Nhân được bộ chứng từ gốc liên quan đến mua hàng
cùng các chứng từ do các kế toán viên chuyển đến, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu sau đó sẽ thực hiện thao tác nhập mã bảo vệ, xử lý số liệu lập
chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập sổ cái tài khoản, tiến hành lưu bộ chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý.