Giải thích:
Bộ phận yêu cầu: có nhu cầu về hàng hoá, vật tư, dịch vụ để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp: Nhận được chứng từ: Giấy đề
xuất kèm Tờ trình (nếu có) do bộ phận yêu cầu gửi đến sẽ tiến hành xem xét và ký duyệt , gửi các chứng từ này trình lên cho Ban Giám Đốc ký duyệt cho mua. sau đó lựa chọn 1 nhà cung cấp có giá cả hợp lý và mặt hàng đạt tiêu chuẩn theo
yêu cầu của bộ phận đề xuất. Trường hợp vật tư, hàng hoá, dịch vụ có giá trị lớn hay đặc thù… thì sẽ tiến hành thoả thuận số lượng, giá cả, quy cách, phương thức thanh toán, địa điểm, điều khoản chung… và đi đến thống nhất lập Hợp đồng
mua bán (2 bản.
Mua hàng và nhận hàng về. Tiến hành giao hàng cho Thủ kho, ký nhận
vào phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc mua hàng như: Giấy đề xuất, Phiếu báo giá, Đơn đặt hàng , Tờ trình (nếu có), Hợp đồng (nếu
có), Hoá đơn bán hàng và chuyển đến cho Phòng Kế hoạch Tài Vụ công ty để
theo dõi việc thanh toán.
Ban Giám Đốc: tiến hành xem xét và ký duỵêt.
Thủ kho: Khi nhân viên mua hàng chuyển hàng đến công ty, thủ kho tiến
hành kiểm hàng, nhập kho và ký nhận vào phiếu nhập kho.
Phòng Kế Hoạch Tài Vụ: Khi nhận được bộ chứng từ do nhân viên mua hàng chuyển đến, kiểm tra chứng từ, tiến hành lập Phiếu nhập kho (1 liên). . Định
kỳ phân tích số liệu lập chứng từ ghi sổ, cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi sổ
thực hiện khoá sổ lập sổ cái và báo cáo cuối quý. Bộ chứng từ sau đó sẽ được lưu