30/08/07 004 30/08/07 Xuất kho nhiên liệu sử dụng 641DL 7,263,63 120 871
2.3.1.3.1 Kiểm soát cho nghiệp vụ mua hàng tại công ty
Bảng 5:Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng tại công ty.
Câu Hỏi Có/không Bổ sung thêm phần trả lời
1.Việc mua hàng hoá dịch vụ có được uỷ
quyền cho một nhân viên cố định trong công ty
hay không ?
Có Việc mua hàng hoá, dịch vụ được uỷ
quyền cho một nhân viên chuyên đảm
trách việc mua hàng. Nhân viên này trực
thuộc Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng
Hợp tuỳ thuộc vào bộ phận yêu cầu
2.Việc xét duyệt được
mua hay không mua hàng hoá, dịch vụ có
phải là Giám đốc công ty
hay không ?
Không Do đặc điểm công ty có nhiều đơn vị trực
thuộc, áp dụng quy chế quản lý tài chính
ở đơn vị trực thuộc nên đối với những
hàng hoá, dịch vụ có giá trị trên 5.000.000đ thì Giám Đốc Công Ty là
người có thẩm quyền xét duyệt, phê chuẩn mua hàng hoá dịch vụ, trường hợp
những hàng hoá, dịch vụ có giá trị dưới
5.000.000đ thì việc xét duyệt và phê chuẩn việc mua hàng do phụ trách quản
lý của từng đơn vị trực thuộc đảm nhận. 3.Trường hợp Giám Đốc
vắng mặt, có người được
uỷ quyền xét duyệt việc
mua hàng không ?
Có Phó Giám Đốc Kinh Doanh hoặc Phó
Giám Đốc Kỹ Thuật được quyền phê chuẩn việc mua hàng khi Giám Đốc đi
vắng
4. Khi hàng hoá được
gửi đến, người nhận
hàng có ký nhận vào hoá
đơn bán hàng hay không ?
Có
Người nhận hàng sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách xem có đúng Đơn đặt
hàng, ký nhận vào hoá đơn bán hàng. Sự ký
nhận này chứng nhận công ty đã nhận được
hàng và nhà cung cấp đã giao hàng cho công ty
5.Người nhân hàng có thuộc bộ phận phòng tổng hợp hay không ?
Không Người nhận hàng có thể là nhân viên Phòng Tổng Hợp hoặc nhân viên phòng kinh doanh tuỳ thuộc hàng hoá đó do
nhân viên nào mua, bộ phận nào yêu cầu
6.Nhân viên bộ phân
Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh Doanh có kiêm chức vụ kế toán nào ở bộ
phận phòng kế hoạch tài vụ hay không ?
Không Không có sự kiêm nhiệm chức vụ giữa
các Phòng ban với nhau, nhân viên mỗi
bộ phận độc lập với nhau.
7.Người nhận hàng có phải là nhân viên phòng kế hoạch tài vụ hay
không ?
Có Kế Toán vật tư thuộc phòng kế hoạch tài vụ tham gia vào việc nhận hàng
8.Người nhận hàng có kiểm tra, đối chiếu Đơn đặt hàng, Hoá đơn bán
hàng và với hàng hoá thực tế nhận hay không ?
Có Người nhận hàng luôn có sự kiểm tra, đối
chiếu về số lượng, loại hàng, chất lượng
, quy cách, mẫu mã… thực tế nhận so