KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU
3.1.1.1 Sự cần thiết: Quá trình tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ
của công ty cho thấy:
Quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý các nghiệp vụ trong chu trình của công ty được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo được yêu cầu hạch toán kế toán. Tuy nhiên để sử dụng các quy trình này làm căn cứ cho các hoạt động kiểm soát
thì chưa thực sự hiệu quả.
Các chứng từ như Giấy đề xuất, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị
chuyển khoản, Giấy đề nghị nhập kho chỉ được lập 1 liên, được đánh máy theo
mẫu sẳn và dùng để luân chuyển đến các bộ phận khác nhau nên nếu có sự gian
lận, thay đổi thì sẽ không có cơ sở để đối chiếu, so sánh và số lượng chứng từ
luân chuyển trong chu trình không đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận, gây khó khăn cho việc đối chiếu và theo dõi
Đơn đặt hàng chỉ được lập 2 liên nên số lượng chứng từ luân chuyển trong chu trình không đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Hơn nữa chỉ lập đơn đặt hàng với những mặt hàng có giá trị lớn do đó sẽ khó theo dõi đối chiếu đối
với những mặt hàng không được lập Đơn đặt hàng
Sự thiết lập quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ được hợp lý và thực sự khoa học. Nhằm giúp cho hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
được diễn ra thuận lợi, góp phần giảm thiểu ở mức tối đa các gian lận và sai phạm là thật sự cần thiết.
Hình 17: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng của công ty
Với quy trình mua hàng như trên, các bộ phận chính tham gia vào hoạt động mua hàng của công ty bao gồm:
Bộ phận yêu cầu hàng hoá, dịch vụ: có nhu cầu về hàng hoá, vật tư,
dịch vụ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hay để phục vụ
cho công tác quản lý trong công ty.
Bộ phận xét duyệt Ban Giám Đốc công ty. Nhà cung cấp: người bán hàng cho công ty.
Bộ phận nhận hàng: một bộ phận độc lập với bộ phận sử dụng và bộ
phận mua hàng đễ đảm bảo kiểm soát tốt chu trình mua hàng của công ty. Đồng
thời đễ đảm bảo kiểm tra được về quy cách, tiêu chuẩn hàng hoá do nhà cung cấp
chuyển đến, bộ phận này sẽ có cả nhân viên của Phòng Kế Hoạch Tài Vụ
Bộ phận yêu cầu: đều lập Giấy Đề Xuất mua hàng (được lập 4liên) được đánh số trước, ghi rõ số lượng, chủng loại, quy cách hàng hoá, vật tư cần dùng
Nhận được 1 liên Giấy Đề Xuất và 1 liên Đơn Đặt Hàng đã được duyệt làm căn cứ để đối chiếu với việc nhận hàng sau này.
Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp: Nhận được chứng từ: Giấy Đề
Xuất mua hàng ( 4liên) kèm theo Tờ Trình (nếu có), sẽ tiến hành xem xét và ký duyệt, gửi các chứng từ này trình lên cho Ban Giám Đốc ký duyệt cho mua.
Nhận lại 1 liên Giấy đề xuất đã được duyệt mua để làm căn cứ mua hàng
Sau khi lựa chọn được Nhà Cung Cấp, sẽ tiến hành lập Đơn Đặt Hàng.
Đơn Đặt Hàng
Đơn Đặt Hàng được lập thành 5 liên, 1 liên còn lại sẽ được lưu lại Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh Doanh theo số. Trường hợp vật tư, hàng hoá, dịch vụ có
giá trị lớn hay đặc thù… thì sẽ tiến hành thoả thuận số lượng, giá cả, quy cách, phương thức thanh toán, địa điểm, điều khoản chung..và đi đến thống nhất lập
Hợp đồng mua bán (2 bản), với đầy đủ chữ ký của Giám Đốc công ty và đại diện
pháp lý của phía nhà cung cấp. Một bản Hợp đồng mua bán sẽ chuyển cho nhà cung cấp giữ làm căn cứ đối chiếu việc thực hiện các điều khoản đã cam kết.
Ban Giám Đốc: Sau khi nhận được Giấy đề xuất kèm Tờ trình (nếu có) do Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp chuyển đến, tiến hành xem xét và ký duỵêt Khi Đơn đặt hàng chuyển đến thì xem xét và ký vào Đơn đặt hàng chấp
nhận các nội dung trong đơn đặt hàng, trường hợp các mặt hàng có giá trị lớn, đặc thù thì lúc này sẽ ký vào Hợp Đồng Mua Bán thể hiện các cam kết đã thoả
thuận. Sau khi ký duyệt, sẽ chuyển Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán (nếu có) sang cho các bộ phận có liên quan.
Tương tự, khi nhận được các chứng từ khác như Giấy Đề Nghị Kho, Phiếu
Nhập Kho…Ban Giám Đốc cũng tham gia xét duyệt để đảm bảo quá trình mua
hàng được thực hiện đúng.
Nhà Cung Cấp: Nhà Cung Cấp khi nhận được Đơn Đặt Hàng của công ty
sẽ báo cho Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh Doanh của công ty biết có hay không
chấp nhận Đơn Đặt Hàng đó. Nếu chấp nhận Đơn Đặt Hàng, Nhà Cung Cấp sẽ
gửi hàng theo đúng thời gian và địa điểm ghi trong Đơn Đặt Hàng và gửi liên 2 của Hoá Đơn Bán Hàng cho Phòng Kế Hoạch Tài Vụ của công ty.
Tại Bộ Phận Nhận Hàng: khi hàng hoá được Nhà Cung Cấp chuyển đến
các nhân viên được phân công phụ trách nhận hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu hàng hoá thực nhận với số lượng, quy cách… Nếu hàng hoá đảm bảo yêu cầu, bộ phận
nhận hàng sẽ lập Báo Cáo Nhận Hàng, báo cáo về lượng hàng thực tế nhận được
và một số thông tin chi tiết liên quan khác. Báo Cáo Nhận Hàng cần lập thành 4 liên,
Phòng Kế Hoạch Tài Vụ: Căn cứ vào 1 liên Giấy Đề Xuất và Tờ Trình (nếu có) sẽ theo dõi quá trình mua hàng thông qua việc nhận Phiếu Báo Giá, Đơn Đặt Hàng (1 liên) và 1 bản (nếu có) Hợp Đồng do Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp chuyển đến, cử nhân viên giám sát việc nhận hàng khi hàng được
chuyển đến công ty. Nhận được 1liên báo Cáo Nhận Hàng do Bộ phận Yêu Câu chuyển đến, và căn cứ vào Giấy Đề Nghị Nhập Kho từ Bộ Phận Nhận Hàng chuyển đến sẽ tiến hành lập Phiếu Nhập Kho (3 liên) chuyển cho Trưởng Phòng Kế Hoạch Tài Vụ ký duyệt, tiến hành nhập kho, 1 liên giao thủ kho để ghi thẻ
kho, 1 liên kế toán vât tư giữ làm căn cứ vào sổ chi tiết, bảng kê, 1 liên lưu kèm
với các chứng từ liên quan đến việc mua hàng . Khi Nhà cung cấp gửi Hoá Đơn bán hàng đến sẽ tiến hành tập hợp các chứng từ liên quan, nhập số liệu chi tiết . Định kỳ phân tích số liệu lập chứng từ ghi sổ, cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi
sổ thực hiện khoá sổ lập sổ cái , báo cáo cuối quý. Bộ chứng từ sau đó sẽ được lưu theo theo quý tại Phòng Kế Hoạch Tài Vụ.
3.1.1.3 Hiệu quả:
Căn cứ vào quy trình xử lý này, trách nhiệm của mỗi bộ phận sẽ được phân định rõ ràng đó là thực hiện tốt phần việc của mình và tham gia giám sát hoạt động của các bộ phận còn lại.