KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU
3.1.2Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Qua bảng đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với hoạt động mua
hàng của công ty ở mục 2.3.1.4.1 – Chương 2 cho thấy công ty còn tồn tại một số
hạn chế, xuất phát từ việc khác phục những hạn chế đó và hoàn thiện các thủ tục
kiểm soát này, em xin đưa ra các thủ tục để áp dụng cho hoạt động kiểm soát quá
3.1.2.1 Nội dung
Bảng 10: Kiểm soát nghiệp vụ mua hàng Hoạt
động
kiểm soát
Mua hàng tồn kho Mua dịch vụ
Về mặt
ủy quyền
và xét
duyệt
- Về việc ủy quyền:
Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh
Doanh được ủy quyền mua hàng hoá
- Về việc xét duyệt:
+ Giám Đốc Công Ty là người
có thẩm quyền xét duyệt, phê chuẩn được mua hàng hoá dịch
vụ hay không.
Việc xét duyệt được thể hiện qua
chữ ký
Phó Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc được quyền phê chuẩn việc mua hàng khi Giám Đốc đi vắng
và việc ủy quyền thể hiện bằng văn bản với đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền để làm căn cứ pháp lý.
- Về viêc ủy quyền:
Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh
Doanh được ủy quyền mua
- Về việc xét duyệt :
+ Giám Đốc Công Ty là người
có thẩm quyền xét duyệt, phê chuẩn được mua dịch vụ hay
không.
Việc xét duyệt được thể hiện
qua chữ ký
Phó Giám Đốc Kinh Doanh
hoặc Phó Giám Đốc Kỹ Thuật được quyền phê chuẩn việc mua hàng khi Giám Đốc đi vắng và việc ủy quyền thể hiện bằng văn
bản với đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy
quyền để làm căn cứ pháp lý.
Phân chia trách nhiệm
- Có sự độc lập, không có sự
kiêm nhiệm chức vụ giữa bộ
phận mua hàng (Phòng Kinh Doanh hoặc Phòng Tổng Hợp) với Phòng Kế Hoạch Tài Vụ,
mỗi bộ phận độc lập với nhau.
- Có sự độc lập giữa Kế toán vật tư và kho hàng
Khi hàng hoá được chuyển đến,
bộ phận nhận hàng đối chiếu
kiểm tra về số lượng , quy cách,
- Có sự độc lập, không có sự
kiêm nhiệm chức vụ giữa bộ
phận mua hàng (Phòng Kinh Doanh hoặc Phòng Tổng Hợp) với Phòng Kế Hoạch Tài Vụ,
mỗi bộ phận độc lập với nhau.
- Cần có sự tách biệt giữa người
ký nhận trên Hóa Đơn Bán Hàng
phẩm chất của hàng thực tế nhận
với Giấy Đề Xuất, Đơn Đặt Hàng … để đảm bảo hàng hoá nhận được theo đúng yêu cầu và cam kết.
cung cấp hoặc thực hiện với bộ
phận mua hàng (Phòng Kinh Doanh hoặc Phòng Tổng Hợp) Về mặt bảo vệ tài sản
- Hàng hoá chuyển đến công ty được kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất. Để
hàng hóa nhận được theo đúng như đã đặt hàng.
Khi nhận được hàng hoá, bộ
phận nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng về số hàng thực tế nhận được - Các Bộ Phận liên quan: Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp (bộ phận mua hàng), Kế Toán
Vật Tư (người lập Phiếu Nhập
Kho) và Bộ Phận Nhận Hàng cần phải kiểm tra hàng một cách độc lập nhau.
- Bộ phận nhận dịch vụ sẽ ký
nhận đã nhận được dịch vụ trên
Hoá Đơn Bán Hàng của Nhà cung cấp.
- Cần lập Báo cáo nhận hàng, ghi rõ loại hình dịch vụ nhận được
và một số thông tin liên quan khác.
- Báo Cáo Nhận Hàng này cần
lập thành 04 liên:
Về mặt
sử dụng
chứng từ
1. Giấy đề xuất
- Giấy đề xuất cần lập thêm 3 liên
2 : Tờ trình. Được bộ phận yêu cầu trực tiếp lập Tờ Trình cùng với Giấy đề xuất gửi lên Phòng Kế Hoạch Tài Vụ Và Ban Giám
Đốc xem xét và ký duyệt
- Tờ trình chỉ lập hàng hoá, vật tư có giá trị lớn.
- Hàng hoá mua vào có giá trị
nhỏ thì thì không cần lập Tờ
trình
3. Phiếu báo giá:
1. Giấy đề xuất
- Giấy đề xuất cần lập thêm 3 liên
2. Tờ trình
- Được bộ phận yêu cầu trực tiếp
lập Tờ Trình cùng với Giấy đề
xuất gửi lên Phòng Kế Hoạch
Tài Vụ Và Ban Giám Đốc xem
xét và ký duyệt
- Tờ trình chỉ lập đối với dịch vụ
có giá trị lớn.
- Dịch vụ mua vào có giá trị nhỏ
thì thì không cần lập Tờ trình 3. Phiếu báo giá:
- Phiếu báo giá lấy từ các nhà cung cấp.
4. Đơn đặt hàng:
- Đơn đặt hàng chỉ được lập khi
Phiếu báo giá đã được phê duyệt
bởi Ban Giám Đốc.
- Đơn đặt hàng cần được lập đối
với tất cả hàng hoá mua,
- Đơn đặt hàng được lập khi lựa
chọn được nhà cung cấp thích hợp từ danh sách các nhà cung cấp được chấp nhận. - Đơn đặt hàng cần được lập thành 5 liên, 5. Hợp đồng:
- Hợp đồng được lập dựa trên
Đơn đặt hàng đã được sự đồng ý
của Nhà cung cấp
- Hợp đồng chỉ được lập đối với
hàng mua với số lượng và giá trị
lớn và đặc thù.
- Hợp đồng được lập sau khi
thoả thuận về các điều khoản và
đạt được sự thống nhất của 2 bên, có đầy đủ chữ ký của Giám Đốc công ty và đại diện pháp lý
của bên bán
6. Bộ chứng từ thanh toán: - Bộ chứng từ mà bộ phận kế toán dùng để theo dõi các khoản
phải trả người bán cần đầy đủ hơn:
+ Giấy đề xuất
+ Tờ trình (nếu có) + Phiếu báo giá
- Phiếu báo giá lấy từ các nhà cung cấp
4. Đơn đặt hàng:
- Đơn đặt hàng chỉ được lập khi
Phiếu báo giá đã được phê duyệt
bởi Ban Giám Đốc.
- Đơn đặt hàng cần được lập đối
với tất cả dịch vụ,
- Đơn đặt hàng được lập khi lựa
chọn được nhà cung cấp thích hợp từ danh sách các nhà cung cấp được chấp nhận. - Đơn đặt hàng cần được lập thành 5 liên, 5. Hợp đồng:
- Hợp đồng được lập dựa trên
Đơn đặt hàng đã được sự đồng ý
của Nhà cung cấp
- Hợp đồng chỉ được lập đối với
dịch vụ có giá trị lớn và đặc thù. - Hợp đồng được lập sau khi
thoả thuận về các điều khoản và
đạt được sự thống nhất của 2 bên, có đầy đủ chữ ký của Giám Đốc công ty và đại diện pháp lý
của bên bán
6. Bộ chứng từ thanh toán: - Bộ chứng từ mà bộ phận kế toán dùng để theo dõi các khoản
phải trả người bán cần đầy đủ hơn:
+ Giấy đề xuất (bộ phận yêu cầu
gửi)
+ Đơn đặt hàng
+ Hợp đồng mua bán (nếu có), + Báo cáo nhận hàng
+ Giấy đề nghị nhập kho (bộ
phận nhận hàng gửi)
+ Phiếu nhập kho (đã được đánh
số trước)
+ Giấy đề nghị thanh toán / Giấy
đề nghị chuyển khoản + Hoá đơn bán hàng
Như vậy, Phòng Kế Hoạch Tài Vụ cũng có thể theo dõi chặt chẽ
từ khi bắt đầu đến khi có được hàng hoá, đảm bảo việc ghi sổ đúng đắn nghiệp vụ mua hàng. - Trước khi ghi nhận khoản phải
trả người bán hoặc làm thủ tục thanh toán thì kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu trên bộ chứng
từ mua hàng, có thể kiểm tra số lượng , mẫu mã trên Hoá đơn
bán hàng của bên nhà cung cấp
bằng cách so sánh nó với thông
tin trên báo cáo nhận hàng, đảm
bảo việc ghi đúng, ghi đủ.
+ Phiếu báo giá + Đơn đặt hàng
+ Hợp đồng mua bán (nếu có), + Báo cáo nhận hàng
+ Giấy đề nghị thanh toán / Giấy đề nghị chuyển khoản
+ Hoá đơn bán hàng
Như vậy, Phòng Kế Hoạch Tài Vụ cũng có thể theo dõi chặt chẽ
từ khi bắt đầu đến khi có được hàng hoá, đảm bảo việc ghi sổ đúng đắn nghiệp vụ mua hàng. - Trước khi ghi nhận khoản phải
trả người bán hoặc làm thủ tục
thanh toán thì kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu trên bộ chứng
từ gốc đảm bảo việc ghi đúng đắn ngiệp vụ mua dịch vụ.
3.1.2.2. Hiệu quả:
Thực hiện kiểm soát chặt chẽ việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ không những
giúp mua hàng hoá, dịch vụ tốt, giá cả phù hợp mà còn ngăn chặn bộ phận mua
hàng và nhà cung cấp thông đồng với nhau cũng như kiểm soát được việc nhận
tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. .
Một số thủ tục kiểm soát mà công ty cần áp dụng thêm cùng với những