KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU
TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ
Mục đích của việc kiểm soát việc ứng dụng chương trình kế toán máy
nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý số
liệu và đễ đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay
sang hình thức máy và kết quả xử lý thực sự chính xác, hợp lý.
Quy trình kiểm soát xử lý rất tốt: thực hiện việc kiểm tra sự chính xác của
thông tin kế toán trong quá trình xử lý dữ liệu, loại trừ các yếu tố bất thường
trong xử lý đảm bảo sự vận hành hiệu quả, các dữ liệu có liên kết với nhau , các
tập tin trong dữ liệu được xắp xếp theo trình tự … Kiểm soát đầu ra đảm bảo cung cấp sự chính xác của việc xử lý số liệu:
các kết xuất đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu
cầu sử dụng thông tin, chuyển giao chính xác thông tin đến người sử dụng, đảm
bảo cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của công ty…
Cho nên em chỉ đưa ra biện pháp tập trung vào khâu kiểm soát nhập liệu
nhằm góp phần hoàn thiện quá trình ứng dụng phần mềm
Kiểm soát đầu vào:
Kiểm soát nguồn dữ liệu:
* Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc.
* Kiểm tra sự phê duyệt chứng từ.
* Đánh dấu chứng từ đã sử dụng sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử
dụng chứng từ để nhập liệu lần 2 vào hệ thống.
Kiểm soát quá trình nhập liệu: thông thường, các thủ tục kiểm soát này
được lập trình kiểm soát và được cài đặt sẵn trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là:
* Kiểm tra sự tuần tự khi nhập liệu.
* Kiểm tra sự đầy đủ.
* Kiểm tra sự hợp lệ.
Các thao tác kiểm tra trên máy thường được thể hiện ở dạng các “check box” như: Option, Commbo box, List box. nếu kế toán nhập sai, hệ thống sẽ tự động báo lỗi.
Tóm lại:
Với những thủ tục và cách thức kiểm soát trong chu trình chi phí được trình bày trên đây, công ty sẽ có thể khắc phục được rất nhiều vấn đề:
Không vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ vì đã có sự
tách rời các bộ phận trong khuôn khổ cho phép.
Thuận lợi hơn cho tất cả các bộ phận liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ
theo dõi, kiểm tra đối với lượng hàng thực nhận.
Bộ chứng từ mà bộ phận kế toán sử dụng để kiểm tra, đối chiếu, theo dõi khoản nợ phải trả người bán rất đầy đủ, đảm bảo được yêu cầu hạch toán, thanh toán đúng hạn và kiểm soát được toàn bộ quá trình mua hàng và thanh toán tiền
trong chu trình.
Công Ty điều hoà tình hình tài chính của mình, làm cơ sởđểđảm bảo vững
chắc trong sự giao dịch buôn bán. Đồng thời nó còn giúp công ty bảo vệ tài sản,
đảm bảo kết quả tài chính rõ ràng minh mạch.
Việc tạo lập nhiều liên cho từng chứng từ và luân chuyển hợp lý chúng đến
các bộ phận liên quan sẽ giúp cho tất cả các bộ phận đều có thể theo dõi được
quá trình mua hàng từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Nhờ đó mà các bộ phận
có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau trong toàn bộ quy trình nhằm giúp nhau hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ của bộ phận mình và nhiệm vụ chung của toàn công ty.
Hơn nữa, việc xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ ở công ty phù hợp với các chính sách, chế độ của Nhà Nước cũng như các quy định của ngành, nhằm đảm
bảo cho hoạtđộng của công ty tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chếđộ của
KẾT LUẬN
Đối với tất cả các doanh nghiệp hiện đang hoạt động trong mọi lĩnh vực,
làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí hoạt động của doanh nghiệp đã trở thành một
vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp hết sức quan tâm. Bởi lẽ, quản lý và tiết
kiệm chi phí cũng chính là một cách để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp
hiệu quả nhất. Để đạtđược mục tiêu đó tất cả các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa và nhỏđều tổ chức quản lý theo phương hướng khác nhau đểđạtđược hiệu
quả kinh doanh thiết thực.
Qua thời gian thực tập tại Công Ty Yến Sào Khánh Hoà, em đã thấyđược
công tác kiểm soát nội bộ với chu trình chi phí tại công ty được thực hiện tương
đối tốt. Nó tác động tích cựcđến việc phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong công tác quản lý và công tác kế toán đối với chu trình chi phí tại công ty. Tuy nhiên, công tác kiểm soát nội bộ của công ty đối với chu trình chi phí sẽđược
hoàn thiện hơn nếu công ty áp dụng một số thủ tục nhưđã trình bày ở trên. Trong thời gian thực tập tại công ty, bản thân em đã cố gắng để tìm hiểu
và nghiên cứu công tác kế toán và kiểm soát đối với chu trình chi phí của công ty. Xuất phát từ thực tế, trên cơ sở kiến thứcđã học cùng với sự giúp đỡ tận tình của Cô Nguyễn Thị Hiển, các thầy cô trong Bộ Môn Kế Toán và các cô chú, anh chị trong công ty, em đã hoàn thành đồ án “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
cho chu trình chi phí tại Công Ty Yến Sào Khánh Hoà“. Qua đó em hi vọng có thể đóng góp được phần nào cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn và vốn kiến thức còn hạn chế nên
đồ án của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô và các bạn đểđồ án được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảmơn sự hướng dẫn và giúp đỡ của Cô Nguyễn Thị Hiển , các thầy cô trong Bộ Môn Kế Toán và các cô chú, anh chị trong công ty.
Nha trang, ngày 12 tháng 11 năm 2007 Sinh viên thực hiện