gởi cho phịng kế tốn làm cơ sở hạch tốn bao gồm: bảng dự trù kinh phí (nếu cĩ) và hĩa đơn bán hàng.
Cịn phiếu yêu cầu và đơn đặt hàng, bộ phận kế hoạch lưu giữ.
- Trước khi ghi nhận khoản nợ phải trả người bán hoặc làm thủ tục thanh tốn, kế tốn cĩ sự kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan với nhau.
Nhận xét:
Qua bảngkết quả kiểm sốt nghiệp vụ mua hàng thực tế tại cơng ty em thấy cách kiểm sốt của cơng ty cĩ các ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
đúng đắn bởi những người cĩ thẩm quyền.
- Bộ phận kế hoạch lựa chọn việc mua hàng hĩa, dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp, do đĩ hàng hĩa, dịch vụ mua vào với giá cả phù hợp với chất lượng.
- Chứng từ được sử dụng để kiểm tra, đối chiếu tương đối đầy đủ.
Nhược điểm:
- Bộ phận kế hoạch vừa đảm nhận khâu mua hàng, vừa đảm nhận khâu nhận hàng. Như vậy ở đây cĩ sự vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng.
- Phiếu nhập kho chỉ được kế tốn lập dựa trên bộ chứng từ, chứ khơng cĩ sự đối chiếu thực nhập khi hàng về kho.
- Từ khi phát sinh nhu cầu mua hàng hĩa, dịch vụ đến khi cĩ được hàng hĩa, bộ phận kế tốn khơng theo dõi được, chỉ theo dõi được khi cĩ trong tay bộ chứng từ được gởi từ phịng kế hoạch đến.
I.3.2. Kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền:
Để biết được thực trạng cơng tác kiểm sốt và sử dụng các thủ tục kiểm sốt cho nghiệp vụ chi tiền, ta cĩ thể xem xét qua bảng câu hỏi đã được điều tra tại cơng ty như sau:
Bảng 8: Bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền
Câu hỏi Cĩ/khơng Bổ sung phần trả lời
1. Cĩ phải thủ quỹ hồn tồn được quyền chi tiền khi phiếu chi (hay ủy quyền chi tiền khi phiếu chi (hay ủy nhiệm chi) đã được xét duyệt phê chuẩn bởi những người cĩ thẩm quyền hay khơng?
Cĩ
Phiếu chi sau khi được giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt thì thủ quỹ được quyền chi tiền.
2. Cĩ phải phiếu chi (hay ủy nhiệm chi) được ký duyệt bởi một mình giám chi) được ký duyệt bởi một mình giám đốc hay khơng?
Khơng
Phiếu chi (hay ủy nhiệm chi) phải được ký duyệt bởi 2 người đĩ là giám đốc và kế tốn trưởng. 3. Giám đốc và kế tốn trưởng cĩ đối
chiếu, xem xét kỹ lưỡng trước khi ký vào phiếu chi (hay ủy nhiệm chi) hay khơng?
Cĩ
Xem xét, đối chiếu giữa phiếu nhập kho, hĩa đơn bán hàng làm cơ sở ký duyệt.
khi tiến hành chi tiền hay khơng? được xét duyệt bởi đúng người cĩ thẩm quyền.
5. Kế tốn thanh tốn trước khi viết phiếu chi cĩ kiểm tra, đối chiếu các phiếu chi cĩ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ hay khơng?
Khơng
Kế tốn thanh tốn dựa trên hĩa đơn bán hàng để viết phiếu chi.
6. Phiếu chi cĩ được đánh số trước hay (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
khơng? Khơng
Phiếu chi viết đến đâu thì đánh đến đĩ.
7. Giám đốc và kế tốn trưởng cĩ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ trước kiểm tra, đối chiếu các chứng từ trước khi ký vào phiếu chi (hay ủy nhiệm chi ) hay khơng?
Cĩ
Đảm bảo sự phê chuẩn, xét duyệt của mình là đúng đắn.
8. Phiếu chi và ủy nhiệm chi cĩ được gởi đi ngay sau khi ký duyệt hay gởi đi ngay sau khi ký duyệt hay khơng?
Cĩ
Đảm bảo hạch tốn kịp thời.
9. Phĩ tổng giám đốc kinh doanh cĩ quyền ký thay cho giám đốc, phĩ quyền ký thay cho giám đốc, phĩ phịng kế tốn ký thay cho kế tốn trưởng vào phiếu chi (hay ủy nhiệm chi) hay khơng?
Cĩ
Nếu giám đốc, kế tốn trưởng vắng.
10. Cơng ty cĩ quy định cụ thể số tiền mua hàng hĩa thuộc giới hạn nào đĩ mua hàng hĩa thuộc giới hạn nào đĩ thì phĩ tổng giám đốc kinh doanh và kế tốn trưởng được quyền ký thay hay khơng?
Khơng
Phĩ tổng giám đốc và phĩ phịng kế tốn được quyền ký thay khi khơng cĩ giám đốc và kế tồn trưởng.
11. Cĩ phải thũ quỹ là người trực tiếp gởi ủy nhiệm chi đến ngân hàng, yêu gởi ủy nhiệm chi đến ngân hàng, yêu cầu chuyển tiền vào tại khoản của nhà cung cấp để thanh tốn tiền hàng hay khơng?
Khơng
Kế tốn thanh tốn sau là người trực tiếp gởi ủy nhiệm chi đến ngân hàng sau khi đã cĩ sự ký duyệt .
Bảng9 : Bảng kết quả kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền tại cơng ty
Hoạt động kiểm sốt Thủ tục
Về việc ủy quyền và - Về mặt ủy quyền:
xét duyệt Việc chi tiền thanh tốn hàng hĩa, dịch vụ cho nhà cung cấp được ủy quyền cho thủ quỹ chi tiền sau khi được xét duyệt đúng người cĩ thẩm quyền.
- Về mặt xét duyệt:
Việc xét duyệt, phê chuẩn cho việc thanh tốn được thực hiện bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
Phĩ tổng giám đốc cĩ quyền ký thay cho giám đốc và phĩ phịng kế tốn cĩ quyền ký thay cho kế tốn trưởng (trường hợp giám đốc và kế tốn trưởng vắng).
Về việc phân chia trách nhiệm
1. Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa kế tốn thanh tốn và thủ quỹ. thanh tốn và thủ quỹ.
2. Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa thủ quỹ và kế tốn tổng hợp. kế tốn tổng hợp.
3. Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa kế tốn thanh tốn và kế tốn tổng hợp. thanh tốn và kế tốn tổng hợp.
Bảo vệ an tồn tài sản
1. Phiếu chi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});