- Nhà máy sản xuất và chế biến muối Hịn Khĩ
I.2.1.Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí tại cơng ty:
Cơng ty sử dụng các chứng từ sau trong chu trình chi phí:
v Phiếu yêu cầu: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận thuộc cơng ty
khi cĩ nhu cầu về hàng hĩa, dịch vụ.
Bộ phận yêu cầu cĩ thể là phịng kế hoạch, phịng kinh doanh, phịng tài chính hay phịng kế tốn; cĩ thể là các trạm vận tải, cảng: Trạm muối Hịn Khĩi, Trạm vận tải Hịn Khĩi, Trạm muối 2/4, Trạm muối Cam Ranh và cảng Hịn Khĩi.
Bộ phận yêu cầu lập phiếu yêu cầu trình bày về loại hàng, chủng loại, số lượng, quy cách… Phiếu này được gởi lên cho phịng kế hoạch xem xét và cĩ sự phê chuẩn của giám đốc.
v Bảng dự trù kinh phí: Chứng từ này chỉ lập đối với lượng hàng hĩa, dịch
vụ mua với số lượng nhiều, giá trị lớn.
v Phiếu báo giá: Sau khi phê chuẩn, phịng kế hoạch lấy phiếu báo giá từ
2 hoặc 3 nhà cung cấp.
v Đơn đặt hàng: Trường hợp nhà cung cấp ở gần thì khơng cần lập đơn đặt
hàng, chỉ cần gọi điện thoại, chấp nhận với phiếu báo giá.
Trường hợp nhà cung cấp ở xa (chẳng hạn như Sài Gịn) thì đơn đặt hàng được gởi đến cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng ghi rõ mặt hàng cần mua, giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng, các yêu cầu về
thanh tốn.
v Phiếu nhập kho: Chứng từ này được phĩ phịng kế tốn (1) lập khi nhận
được tồn bộ chứng từ. Phiếu này lập thành 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên làm chứng từ ghi sổ.
v Hố đơn bán (bảngốc, của người bán): Đây là chứng từ xác định quyền
sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh tốn của người mua đối với người bán.
v Giấy đề nghị thanh tốn: Do tổ chức hay cá nhân lập khi mua hàng hĩa,
dịch vụ và đề nghị cơng ty thanh tốn lại.
v Phiếu chi hay Uỷ nhiệm chi: Đây là chứng từ được lập khi trả tiền cho
nhà cung cấp. Do kế tốn thanh tốn lập dựa trên các chứng từ gốc liên quan, cĩ sự ký duyệt của giám đốc và kế tốn trưởng.
v Giấy báo trả tiền: Đây là chứng từ địi nợ của nhà cung cấp gởi đến cho
cơng ty, yêu cầu thanh tốn tiền hàng hĩa, dịch vụ đã mua.
Chứng từ minh hoạ: (Trích số liệu tháng 3 năm 2005)
HỐ ĐƠN THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu 01GTKT_3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng AB/2005N Ngày 15 tháng 3 năm 2005 0004451 Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Ngân Hoa
Tên đơn vị: Trạm 2/4
Địa chỉ: Ninh Ích – Ninh Hồ
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt Mã số: 4200476869
STT Tên hàng
hố, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
01 Nhớt máy lít 12 12.727,25 152.727
Cộng tiền hàng 152.727
Thuế suất GTGT 10% 15.273
Tổng tiền thanh tốn 168.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi tám nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
PHIẾU CHI Quyển số: 02
Ngày 16 tháng 3 năm 2005 Số: 80
Họ tên người nhận tiền: Bùi Thị Ngân Hoa Địa chỉ: Trạm 2/4
Lýù do chi: Thanh tốn tiền mua nhớt 12lít x 14.000đ/lít
Số tiền: 168.000 đồng (Viết bằng chữ) Một trăm sáu mươi tám nghìn đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế tốn Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)