- Nhà máy sản xuất và chế biến muối Hịn Khĩ
b.Sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh tốn tiền tại cơng ty:
ty:
b1. Trường hợp chưa thanh tốn:
Giải thích quy trình:
Hàng ngày, khi cĩ hàng hĩa, dịch vụ được chuyển đến theo cơng ty đã đặt, phịng kế hoạch nhận hàng hĩa cùng với hĩa đơn bán hàng do nhà cung cấp gởi đến.
Phịng kế hoạch chuyển chứng từ cho phịng kế tĩan. Phĩ phịng kế tốn (1) lập kiểm tra, đối chiếu lập phiếu nhập kho .
Trường hợp chưa phải trả tiền ngay cho nhà cung cấp, phĩ phịng kế tốn (1)
Nhà cung cấp
• Cung cấp hàng hĩa, dịch vụ.
•Gởi hĩa đơn bán hàng.
Phịng kế hoạch
• Chuyển chứng từ cho phịng kế tốn.
Phĩ phịng kế tốn (1)
• Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ rồi lập phiếu nhập kho.
•Ghi nhận khoản phải trả người bán.
(1)
(2)
Sơ đồ 10:Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ đối với cơng nợ phải trả người bán tại cơng ty.
sẽ ghi nhận cơng nợ phải trả người bán, vào sổ chi tiết để theo dõi.
b2. Trường hợp thanh tốn bằng tiền mặt:
Giải thích quy trình:
Khi đến hạn thanh tốn, tổ chức, cá nhân đề nghị thanh tốn, viết giấy báo trả tiền, hoặc gọi điện thoại, hoặc cá nhân viết giấy đề nghị thanh tốn đến phịng kế tốn, phĩ phịng kế tốn (1) tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đưa bộ chứng từ cho kế tốn thanh tốn làm thủ tục chi trả tiền.
Kế tốn thanh tốn viết phiếu chi (nếu trả bằng tiền mặt). Phiếu chi kèm các chứng từ đưa cho giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt.
Phĩ tổng giám đốc kinh doanh cĩ quyền ký thay giám đốc nếu vắng mặt và phĩ phịng kế tốn cũng cĩ quyền ký thay khi vắng mặt kế tốn trưởng.
Thủ quỹ căn cứ vào sự xét duyệt của những người cĩ thẩm quyền tiến hành chi tiền thanh tốn cho tổ chức, cá nhân.
Tồn bộ chứng từ được chuyển cho kế tốn thanh tốn ghi vào sổ chi tiết tiền mặt và phĩ phịng kế tốn ghi giảm khoản nợ phải trả người bán, vào các sổ sách liên quan khác.
b3. Trường hợp thanh tốn bằng tiền gởi ngân hàng:
Tổ chức, cá nhân đề nghị thanh tốn
• Viết giấy báo trả tiền.
• Gọi điện thoại nhắc nhở.
• Viết giấy đề nghị thanh tốn.
Kế tốn thanh tốn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Kiểm tra lại các chứng từ.
• Viết phiếu chi.
• Sổ chi tiết tiền mặt.
Giám đốc
( Ký duyệt)
Kế tốn trưởng
( Ký duyệt)
Thủ quỹ
• Kiểm tra sự xét duyệt của phiếu chi.
• Chi tiền.
(1)
(2) (3) (3)
(4)
Sơ đồ 11:Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh tốn bằng tiền mặt tại cơng ty.
Tổ chức, cá nhân đề nghị thanh tốn
• Viết giấy báo trả tiền.
• Gọi điện thoại nhắc nhở.
• Viết giấy đề nghị thanh tốn.
Kế tốn thanh tốn
• Kiểm tra lại các chứng từ.
• Viết ủy nhiệm chi.
• Sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng.
Giám đốc ( Ký duyệt) Kế tốn trưởng ( Ký duyệt) (1) (2) (3) (4) (6)
Giải thích quy trình:
Khi đến hạn thanh tốn, tổ chức, cá nhân đề nghị thanh tốn, viết giấy báo trả tiền, hoặc gọi điện thoại, hoặc cá nhân viết giấy đề nghị thanh tốn đến phịng kế tốn, phĩ phịng kế tốn (1) tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đưa bộ chứng từ cho kế tốn thanh tốn làm thủ tục chi trả tiền.
Kế tốn thanh tốn viết ủy nhiệm chi (nếu trả bằng chuyển khoản). Ủy nhiệm chi kèm các chứng từ đưa cho giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt.
Phĩ tổng giám đốc kinh doanh cĩ quyền ký thay giám đốc nếu vắng mặt và phĩ phịng kế tốn cũng cĩ quyền ký thay khi vắng mặt kế tốn trưởng.
Kế tốn thanh tốn đến ngân hàng nhờ ngân hàng chi trả hộ cho nhà cung cấp. Khi kế tốn thanh tốn nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng đem về hạch tốn, đồng thời ghi vào sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng.
Phĩ phịng kế tốn (1) cũng ghi giảm khoản phải trả người bán và vào sổ sách liên quan.
Cứ mỗi tháng, kế tốn thanh tốn đối chiếu số dư trên sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng với số thực tế tại ngân hàng, để kịp thời xử lý và điều chỉnh nếu cĩ chênh lệch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
I.2.3. Chức năng của các bộ phận liên quan trong chu trình chi phí:
v Bộ phận yêu cầu: Là các bộ phận cĩ nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu,
hàng hố hay dịch vụ đề nghị bổ sung lượng hàng cần thiết.
Bộ phận yêu cầu của cơng ty cĩ thể là các phịng ban ở trụ sở văn phịng cơng ty như: phịng kinh doanh, phịng tài chính, phịng kế hoạch, hay phịng kế tốn; cĩ thể là các đơn vị trực thuộc như: Trạm vận tải Hịn Khĩi, Cảng Hịn
Khĩi, Trạm muối 2/4, Trạm muối Cam Ranh hay Trạm Hịn Khĩi.
Khi cĩ nhu cầu về hàng hĩa, dịch vụ thì bộ phận yêu cầu lập phiếu yêu cầu gởi lên cho phịng kế hoạch tiến hàng việc mua hàng.
Phiếu yêu cầu cĩ thể được gởi kèm với bảng dự trù kinh phí (nếu mua hàng hĩa số lượng nhiều, giá trị lơn) gởi lên cho giám đốc ký duyệt.
v Bộ phận mua hàng:
Phịng kế hoạch được giao nhiệm vụ mua hàng trên cơ sở phiếu yêu cầu được giám đốc ký duyệt.
v Bộ phận nhận hàng:
Phịng kế hoạch cũng là bộ phận nhận hàng khi hàng hĩa được chuyển đến cơng ty. Người nhận hàng sẽ ký nhận vào hĩa đơn bán hàng (của người bán).
v Bộ phận kế tốn:
Khi nhận được tồn bộ chứng từ do phịng kế hoạch chuyển đến phĩ phịng kế tốn (1) làm thủ tục nhập kho và theo dõi khoản nợ phải trả người bán (nếu chưa trả tiên ngay); kế tốn thanh tốn làm thủ tục thanh tốn tiền cho nhà cung cấp (khi thanh tốn tiền); kế tốn trưởng phê chuẩn việc chi tiền ở phiếu chi (nếu chi bằng tiền mặt), ở ủy nhiệm chi (nếu trả bằng chuyển khoản); thủ quỹ chi tiền.
Cuối tháng, kế tốn tổng hợp làm nhiệm vụ lên bảng kê, vào các chứng từ ghi sổ. Cuối quý vào sổ cái cho các tài khoản.
I.2.4. Tổ chức tài khoản sử dụng trong chu trình chi phí:
v Trường hợp nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ mua về nhập kho, cơng ty sử dụng các tài khoản sau:
• Tài khoản 152 – “ Nguyên vật liệu”
• Tài khoản 1523 – “ Nhiên liệu” (như dầu nhớt máy…) • Tài khoản 1524 – “ Phụ tùng thay thế” (như máy bơm…)
• Tài khoản 1527 – “ Nguyên vật liệu khác” (như bao PPIN, dây, cĩt, mành, bao Nhật, túi OPPPE, bao đay, thùng…)
•Tài khoản 153 – “ Cơng cụ dụng cụ”
Cơng cụ dụng cụ được dùng tại cơng ty như: gàu tát, cuốc, bơm, xẻng nhọn, trang găng, tay cào, bàn đầm, dây gánh, nhựa nylon, quần áo bảo hộ lao động, ủng Thái, giày cao cổ, khăn mặt, găng tay xả, nĩn lá, vớ, cân đồng hồ …
v Trường hợp hàng hố, dịch vụ mua về sử dụng luơn cho bộ phận bán hàng gồm: Bộ phận Cảng, bộ phận Vận tải, bộ phận Văn phịng cơng ty; bộ phận
phục vụ cho việc sản xuất muối; bộ phận quản lý doanh nghiệp, cơng ty sử dụng các tài khoản sau:
• Tài khoản 621 – “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” •Tài khoản 627 – “ Chi phí sản xuất chung”
•Tài khoản 6271 – “ Chi phí nhân viên phân xưởng” •Tài khoản 6272 – “ Chi phí vật liệu”
•Tài khoản 6273 – “ Chi phí cơng cụ sản xuất”
• Tài khoản 6274 – “ Chi phí khấu hao tài sản cố định” • Tài khoản 6277 – “ Chi phí dịch vụ mua ngồi” • Tài khoản 6278 – “ Chi phí bằng tiền khác” • Tài khoản 641 – “ Chi phí bán hàng”
•Tài khoản 6411 – “ Chi phí nhân viên” •Tài khoản 6412 – “ Chi phí vật liệu báo bì” •Tài khoản 6413 – “ Chi phí dụng cụ đồ dùng”
•Tài khoản 6414 – “ Chi phí khấu hao tài sản cố định” •Tài khoản 6415 – “ Chi phí bảo hành”
• Tài khoản 6417 – “ Chi phí dịch vụ mua ngồi” • Tài khoản 6418 – “ Chi phí bằng tiền khác” •Tài khoản 642 – “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” •Tài khoản 6421 – “ Chi phí nhân viên quản lý” •Tài khoản 6422 – “Chi phí vật liệu quản lý” •Tài khoản 6423 – “ Chi phí đồ dùng văn phịng” •Tài khoản 6424 – “ Chi phí khấu hao tài sản cố định” • Tài khoản 6425 – “ Thuế, phí và lệ phí” (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Tài khoản 6426 – “ Chi phí dự phịng”
•Tài khoản 6427 – “ Chi phí dịch vụ mua ngồi” •Tài khoản 6428 – “ Chi phí bằng tiền khác”
v Trường hợp hàng hố, dịch vụ mua về chưa thanh tốn thì cơng ty sử dụng tài khoản:
• Tài khoản 331 – “ Phải trả người bán” •Tài khoản 133 – “ Thuế VAT đầu vào”
v Trường hợp hàng hố, dịch vụ mua về thanh tốn bằng tiền mặt, cơng ty sử dụng tài khoản:
•Tài khoản 111 – “ Tiền mặt”
• Tài khoản 112 – “ Tiền gởi ngân hàng”
• Tài khoản 1121A – “ Tiền Việt Nam gởi tại ngân hàng phát triển nơng thơn”
•Tài khoản 1121B – “ Tiền Việt Nam gởi tại ngân hàng ngoại thương •Tài khoản 1121C – “ Tiền Việt Nam gởi tại ngân hàng nơng nghiệp tỉnh Khánh Hồ
•Tài khoản 1121D – “ Tiền Việt Nam gởi tại ngân hàng nơng nghiệp thành phố
• Tài khoản 1122A – “ Tiền ngoại tệ gởi tại ngân hàng phát triển nơng thơn
v Trường hợp tài sản cố định, hàng hố, dịch vụ ghi tăng cho các đơn vị trực thuộc, cơng ty sử dụng tài khoản:
•Tài khoản 136 – “ Phải thu nội bộ”
•Tài khoản 1361 – “ Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc” •Tài khoản 1368 – “ Phải thu nội bộ khác”.
I.2.5. Phương pháp hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh trong chu trình chi
phí: