HAØNG TẠI CƠNG TY:
I.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm sốt xử lý nghiệp vụ mua hàng: mua hàng:
a. Sơ đồ: b. b.
Bộ phận yêu cầu Nhà cung cấp Bộ phận mua hàng
(phịng kế hoạch) Người nhận hàng Kế tốn Bắt đầu Lập yêu phiếu yêu cầu kèm bảng dự trù kinh phí
Phiếu yêu cầu
Phiếu yêu cầu 2 Đơn đặt hàng 3 Đối chiếu chứng từ và nhận hàng
Phiếu báo giá
Chọn người bán. Lập đơn đặt hàng. Gửi hàng. Gửi hĩa đơn. Đặt hàng được chấp nhận Phiếu báo giá Hĩa đơn bán hàng
Phiếu yêu cầu Phiếu báo giá Đơn đặt hàng 5
Phiếu yêu cầu Đơn đặt hàng Báo cáo nhận hàng 3
Kiểm tra yêu cầu mặt hàng. Đặt hàng, báo cáo nhận hàng
Phiếu yêu cầu
Kiểm tra hàng. So sánh với đơn đặt hàng. Lập báo cáo nhận hàng. Đơn đặt hàng 4 Báo cáo nhận hàng 4
Phiếu báo giá ( phơtơ) Phiếu yêu cầu 3 Đơn đặt hàng 5 Kiểm tra hàng. So sánh, đối chiếu. Lập phiếu nhập kho.
Phiếu yêu cầu Phiếu báo giá Bảng dự trù kinh phí Hĩa đơn bán hàng Báo cáo nhận hàng Phiếu nhập kho 1
c. Giải thích:
Khi các bộ phận trong cơng ty cĩ nhu cầu về hang hĩa, dịch vụ, hoặc nguyên vật liệu viết phiếu yêu cầu kèm bảng dù trụ kinh phí (nếu cần thiết).
Phiếu yêu cầu này cần lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên gởi cho bộ phận kế hoạch xem xét, liên cịn lại gởi cho phịng kế tốn theo dõi.
Phiếu yêu cầu kèm bảng dự trù kinh phí được giám đốc ký duyệt, nhằm đảm bảo hàng hĩa được mua sẽ đúng theo mục đích của cơng ty, tránh tình trạng mua quá nhiều, hoặc mua các mặt hàng khơng cần thiết.
Sau khi phê chuẩn, phịng kế hoạch sẽ cử một nhân viên cĩ kinh nghiệm về loại hàng hĩa, dịch vụ cần mua lấy phiếu báo giá từ 2 hoặc 3 nhà cung cấp.
Phiếu báo giá được phịng kế hoạch xem xét, so sánh để chọn ra 1 phiếu báo giá từ các nhà cung cấp.
Phiếu báo giá được chọn sẽ được nhà giám đốc ký duyệt, sau đĩ mới tiến hành đặt hàng. Phiếu báo giá này cần phơtơ 1 bản gởi lên cho phịng kế tốn theo dõi.
Việc đặt hàng với nhà cung cấp cĩ thể thực hiện bằng cách gọi điện thoại (nếu ở gần) hoặc lập đơn đặt hàng (nếu ở xa, chẳng hạn như Sài Gịn).
Đơn đặt hàng cần lập thành 5 liên: 1 liên lưu, 4 liên cịn lại gởi cho: bộ phận yêu cầu 1 liên, người nhận hàng 1 liên, nhà cung cấp 1 liên và liên cịn lại gởi cho bộ phận kế tốn theo dõi.
Nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp sẽ gọi điện báo cho phịng kế hoạch là chấp nhận hay khơng chấp nhận đơn đặt hàng của cơng ty.
và địa điểm đã ghi trong đơn đặt hàng.
Khi hàng hĩa về, phịng kế hoạch cử nhân viên xuống nhận hàng và ký nhận vào hĩa đơn bán hàng sau khi kiểm tra lượng hàng thực tế với đơn đặt mua, đảm bảo hàng hĩa nhận được đúng về loại hàng, số lượng, chất lượng, quy cách…
Lúc này người nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng, báo cáo về lượng hàng thực tế nhận được như về mẫu mã, số lượng, phẩm chất, ngày nhận hàng và một số thơng tin cần thiết khác.
Báo cáo nhận hàng cần lập thành 4 liên: 1 liên người nhận hàng giữ, 3 liên gởi cho bộ phận yêu cầu, phịng kế hoạch và phịng kế tốn làm chứng từ so sánh, đối chiếu. Trường hợp hàng hĩa mua về chuyển trực tiếp cho các trạm, cảng theo yêu cầu mà khơng qua kho ở trụ sở văn phịng cơng ty thì phịng kế tốn cần phơtơ 1 bản chuyển xuống các đơn vị.
Bộ phận kế tốn tiến hành kiểm tra, so sánh đối chiếu cùng với hĩa đơn bán hàng thì tiến hành lập phiếu nhập kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: 1 liên lưu tại cuốn, 1 liên lưu cùng các chứng từ liên quan để làm cơ sở ghi sổ, theo dõi khoản phải trả người bán. Và trách nhiệm này thuộc phĩ phịng kế tốn (1).
I.2. Kiểm sốt đối với nghiệp vụ mua hàng:
Bảng 10: Kiểm sốt nghiệp vụ mua hàng
KIỂM SỐT NGHIỆP VỤ MUA HAØNG
Hoạt động
kiểm sốt Mua hàng tồn kho Mua dịch vụ
Về maët ủy
quyền và xét duyệt
- Về việc ủy quyền:
Bộ phận kế hoạch được ủy quyền để mua hàng hĩa.
- Về việc xét duyệt:
Giám đốc là người cĩ thẩm quyền xét duyệt cĩ được mua hay khơng.
Việc xét duyệt được thể hiện qua chữ ký trên phiếu yêu cầu và phiếu báo giá (sau khi lựa chọn
- Về việc ủy quyền:
Bộ phận kế hoạch được ủy quyền để mua hàng hĩa.
- Về việc xét duyệt:
Giám đốc là người cĩ thẩm quyền xét duyệt cĩ được mua hay khơng.
Việc xét duyệt được thể hiện qua chữ ký trên phiếu yêu cầu và phiếu báo giá (sau khi lựa chọn
được nhà cung cấp).
Trường hợp giám đốc vắng mặt, phĩ tổng giám đốc kinh doanh được quyền ký duyệt thay cho giám đốc.
Ở đây, để tăng cường sự chaët chẽ trong cơng tác kiểm sốt, cơng ty cần quy định số tiền mua hàng hĩa nằm trong khoảng nào đĩ thì phĩ tổng giám đốc kinh doanh được quyền phê chuẩn.
Trường hợp sơ tiền vượt quá giới hạn cho phép cần phải chờ giám đốc và quyết định.
Trường hợp quyết định mua saém những tài sản cĩ giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do Hội đồng quản trị phê chuẩn.
được nhà cung cấp).
Trường hợp giám đốc vắng mặt, phĩ tổng giám đốc kinh doanh được quyền ký duyệt thay cho giám đốc.
Ở đây, để tăng cường sự chaët chẽ trong cơng tác kiểm sốt, cơng ty cần quy định số tiền mua hàng hĩa nằm trong khoảng nào đĩ thì phĩ tổng giám đốc kinh doanh được
quyền phê chuẩn.
Trường hợp sơ tiền vượt quá giới hạn cho phép cần phải chờ giám đốc và quyết định.
Về maët phân chia trách nhiệm
1. Cĩ sự độc lập trong cơng việc giữa bộ phận kế hoạch và phĩ giữa bộ phận kế hoạch và phĩ phịng kế tốn (1). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Cĩ sự độc lập trong cơng việc giữa phĩ phịng kế tốn (1) và kế giữa phĩ phịng kế tốn (1) và kế tốn các trạm, cảng.
3. Cần phải cĩ sự tách rời giữa bộ phận mua hàng và bộ phận bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng.
Để tăng cường tính khách
quan, cơng ty cần cử nhân viên thuộc bộ phận khác với bộ phận kế hoạch nhận nhiệm vụ nhận hàng hĩa khi chuyển đến.
1. Cĩ sự độc lập trong cơng việc giữa bộ phận kế hoạch và phĩ giữa bộ phận kế hoạch và phĩ phịng kế tốn (1).
2. Cĩ sự độc lập trong cơng việc giữa phĩ phịng kế tốn (1) và kế giữa phĩ phịng kế tốn (1) và kế tốn các trạm, cảng.
3. Cần phải cĩ sự tách biệt giữa người ký nhận trên hĩa giữa người ký nhận trên hĩa đơn, chứng nhận dịch vụ đã nhận được với bộ phận mua hàng (nhân viên phịng kế hoạch).
Như vậy việc mua dịch vụ sẽ được thực hiện khách quan hơn.
Khi hàng hĩa được chuyển đến, người nhận hàng đối chiếu, kiểm tra về số lượng, quy cách, phẩm chất... với hàng hĩa thực tế nhận được, đảm bảo hàng hĩa nhận được theo đúng như đơn đaët hàng.
Khi nhận được dịch vụ, người cĩ trách nhiệm phải đối chiếu với đơn đaët hàng.
Về maët bảo vệ an
tồn tài sản