IV.1. Tổ chức sổ kế tốn:
Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, đây là hình thức khơng những phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế tốn mà cịn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty, giúp cho việc cung cấp thơng tin kịp thời chính xác.
Hình thức chứng từ ghi sổ này bao gồm các sổ kế tốn chủ yếu sau: - Bảng kê phân loại.
- Các sổ chi tiết. - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối số phát sinh. - Sổ cái.
Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Chú thích: Ghi hàng ngày hoặc định
kỳ
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối
tháng
Bảng kê phân loại
2. Trình tự ghi sổ:
•Hàng tháng, các bộ phận trực thuộc cơng ty: Trạm muối Hịn Khĩi, Trạm vận tải Hịn Khĩi, Trạm muối 2/4, Trạm muối Cam Ranh, cảng Hịn Khĩi và trụ sở văn phịng cơng ty tập hợp chứng từ và sổ sách liên quan đưa lên phịng kế tốn, trên cơ sở đĩ kế tốn tiến hành lập các bảng kê phân loại, từ đĩ lập các chứng từ ghi sổ.
•Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế tốn trưởng ký duyệt rồi chuyển đến cho kế tốn tổng hợp với đầy đủ chừng từ gốc kèm theo để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đĩ ghi vào sổ cái. Tiếp đĩ căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp.
•Tiến hành cân đối, đối chiếu:
Ø Tổng hợp phát sinh “Nợ”, “Cĩ” trên bảng cân đối số phát sinh bằng số tiền đăng ký chứng từ ghi sổ.
Ø Tổng số dư “Nợ” bằng tổng số dư “Cĩ” trên bảng cân đối số phát sinh.
Ø Tổng số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối kế tốn phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên sổ chi tiết các tài khoản.
Ø Sau khi đối chiếu, bảng cân đối số phát sinh được Cơng ty sử dụng để lập bảng báo cáo tài chính.
v Theo hình thức này, các xí nghiệp trực thuộc: xí nghiệp muối xuất khẩu Hịn Khĩi, xí nghiệp muối Diêm Hải, xí nghiệp muối Cam Ranh và nhà máy sản xuất và chế biến muối Hịn Khĩi tự hạch tốn, khơng phải gởi chúng từ về phịng kế tốn cơng ty. Do đĩ quan hệ giữa phịng kế tốn cơng ty với bộ phận kế tốn ở các xí nghiệp là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thơng tin thơng qua chế độ báo cáo kế tốn thống kê hàng quý.
Cịn các đơn vị trực thuộc: Trạm muối Hịn Khĩi, Trạm vận tải Hịn Khĩi, Trạm muối 2/4, Trạm muối Cam Ranh và Cảng Hịn Khĩi, hàng tháng tập hợp chứng từ, sổ sách liên quan về văn phịng cơng ty hạch tốn ghi vào chi phí ở các bộ phận quản lý doanh nghiệp và bộ phận bán hàng.
Như vậy, cơng việc ở bộ phận kế tốn văn phịng cơng ty chủ yếu là tổng
hạch tốn những chứng từ kế tốn của những đơn vị trực thuộc khơng cĩ tổ chức hạch tốn kế tốn .