- Nhà máy sản xuất và chế biến muối Hịn Khĩ
a.Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại cơng ty:
tại cơng ty Giải thích quy trình:
Hàng ngày khi các bộ phận thuộc cơng ty: phịng kế hoạch, phịng kinh doanh, phịng tài chính hay phịng kế tốn; cĩ thể là các trạm vận tải, cảng: Trạm vận tải Hịn Khĩi, Cảng Hịn Khĩi, Trạm muối 2/4, Trạm muối Hịn Khĩi, Trạm muối Cam Ranh cĩ yêu cầu về hàng hàng, dịch vụ lập phiếu yêu cầu gởi lên cho phịng kế hoạch kèm bảng dự trù kinh phí (nếu cĩ).
Phịng kế hoạch chuyển chứng từ này cho giám đốc xem xét và ký duyệt. Sự ký duyệt này là đồng ý hay khơng đồng ý với việc mua hàng.
Phịng kế hoạch tiến hàng lấy phiếu báo giá từ 2 hoặc 3 nhà cung cấp. Phiếu báo giá được chọn sẽ được giám đốc ký duyệt.
Phịng kế hoạch tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp, cĩ thể đặt hàng qua
Bộ phận yêu cầu
• Viết phiếu yêu cầu kèm bảng dự trù kinh phí (nếu cĩ) về hàng hĩa, dịch vụ cần mua.
Phịng kế hoạch
• Chuyển phiếu yêu cầu cho giám đốc ký duyệt.
• Lấy phiếu báo giá từ nhiều nhà cung cấp.
• Lập phiếu phân phối nếu hàng hĩa, dịch vụ mua cho các trạm.
Nhà cung cấp
• Trả lời đặt hàng.
• Gởi hàng hĩa, dịch vụ.
• Gởi hĩa đơn. Giám đốc
(ký duyệt)
Kế tốn
• Lập phiếu nhập kho.
• Phơtơ chứng từ gởi kèm phiếu phân phối cho kế tốn các trạm, cảng. (1) (2) (3) (4) (5) (6)
Sơ đồ 9:Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng
điện thoại hoặc gởi đơn đặt hàng.
Nhà cung cấp xem xét, nếu đồng ý bán thì trả chấp nhận đặt hàng.
Khi hàng hĩa được chuyển đến, phịng kế hoạch cử nhân viên kiểm tra, ký nhận vào hĩa đơn bán hàng.
Phịng kế tốn khi nhận được tồn bộ chứng từ thì phĩ phịng kế tốn (1) tiến hành lập phiếu nhập kho (nếu hàng về nhập kho ngay). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên làm chứng từ ghi sổ. Kế tốn sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn, cuối tháng kế tốn tiến hàng lập các bảng kê hàng hĩa, dịch vụ mua vào.
Trường hợp hàng nhận về phân phối ngay cho các trạm, cảng thì kế tốn phơtơ chứng từ kèm phiếu phân phối (do phịng kế hoạch lập) gởi cho kế tốn các trạm để theo dõi tình hình vật tư nhập xuất