thanh tốn, phĩ phịng kế tốn (1) và kế tốn thanh tốn kiểm tra, đối chiếu và tính tốn trên bộ chứng từ gốc, cĩ thể kiểm tra số lượng và mẫu mã trên hĩa đơn của bên bán bằng cách so sánh nĩ với thơng tin trên báo cáo nhận hàng, đảm bảo việc ghi đúng, ghi đủ.
- Các chứng từ cần được đánh số trước, chẳng hạn như phiếu số trước, chẳng hạn như phiếu nhập kho.
Như vậy, phịng kế tốn cũng cĩ thể theo dõi chặt chẽ từ khi bắt đầu đến khi cĩ được hàng hĩa, đảm bảo việc ghi sổ đúng đắn nghiệp vụ mua dịch vụ.
-Trước khi ghi nhận khoản phải trả người bán hoặc làm thủ tục thanh tốn, phĩ phịng kế tốn (1) và kế tốn thanh tốn cĩ kiểm tra, đối chiếu và tính tốn trên bộ chứng từ gốc, đảm bảo việc ghi đúng, ghi đủ.
II. THỦ TỤC VAØ CÁCH THỨC KIỂM SỐT ĐỐI VỚI KHOẢN NỢ NGƯỜI BÁN: NGƯỜI BÁN:
II.1. Tổ chức hệ thống theo dõi theo người bán:
Hệ thống theo dõi theo người bán là hệ thống mà các hĩa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh tốn theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh tốn, số dư hiện hành theo từng người bán.
Hệ thống theo dõi thanh tốn theo người bán cĩ quy trình xử lý như sau:
- Phịng kế hoạch sẽ chuyển bộ chứng từ, trong đĩ cĩ hĩa đơn bán hàng (bản gốc, của nhà cung cấp).
- Kế tốn (1) tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan, lập phiếu nhập kho (nếu hàng hĩa mua về nhập kho chưa phân phối cho các trạm).
Mỗi nhà cung cấp cần được mở 1 sổ chi tiết thanh tốn để theo dõi.
- Khi đến hạn thanh tốn tiền, kế tốn lấy bộ chứng từ liên quan làm thủ tục thanh tốn.
- Kế tốn tiến hành ghi giảm khoản phải trả người bán cho từng người bán được thanh tốn (sau khi đã chi tiền).
Cĩ thể đưa vào sổ chi tiết theo dõi theo người bán đối với Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Hồng Đức trong quý 3 năm 2005 như sau:
SỔ CHI TIẾT THANH TỐN
Tài khoản tổng hợp 331 “ Phải trả người bán” Đối tượng: Lê Cảnh Đại
Cơng ty TNHH Xây dựng Hồng Đức Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Thời hạn
thanh tĩan Số phát sinh Số dư
Số Ngày Đã trả Phải trả Đã trả Phải trả
Số dư đầu kỳ 01 03.01 Ưùng 29% hĩa đơn làm mĩng cân nổi 1111 Khi hồn thành 6.000.000 37.432.364 31.432.364 31 21.01 ƯÙng 20% hĩa đơn làm điều hành cân ơtơ 1111 Khi hồn thành 4.000.000 11.242.280 7.242.280 UNC 09 27.01 Thanh tốn tiền làm mĩng cân nổi ( Tổng giá trị: 34.312.000, VAT: 3.119.364) 1121A 31.432.364 Cộng số phát sinh 10.000.000 48.674.544 31.432.364 38.674.544 Số dư cuối kỳ 7.242.180 Nhận xét:
- Theo dõi rõ ràng quan hệ thanh tĩan theo người bán. - Dễ dàng cung cấp sổ nợ theo từng người bán.
Tuy nhiên với cách tổ chức theo dõi theo người bán lại cĩ nhược điểm là khĩ khăn khi cung cấp thơng tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần thanh tốn theo từng mốc thời gian như hàng ngày, hàng tuần.
II.2.Tổ chức theo dõi thanh tốn theo chứng từ:
Đây là hệ thống theo dõi và thanh tốn theo từng hĩa đơn bán hàng. Hĩa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên chứng từ thanh tĩan.
Như vậy hệ thống này khơng mở sổ chi tiết khách hàng, mà lại mở sổ chứng từ thanh tĩan cho mỗi hĩa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ thanh tốn và hồ sơ chứng từ chưa thanh tĩan.
Hệ thống theo dõi thanh tốn theo chứng từ được thực hiện theo quy trình gồm các bước sau:
- Khi nhận được hĩa đơn bán hàng (bản gốc, của nhà cung cấp) cùng với các chứng từ liên quan, kế tốn lập chứng từ thanh tốn cho từng hĩa đơn bán hàng.
Mỗi hĩa đơn bán hàng lập một chứng từ thanh tốn, ghi lại các thơng tin liên quan đến ngày dự định trả tiền, số tiền phải tra, chi tiết việc trả tiền.
- Sau đĩ ghi sổ chứng từ thanh tốn. Sổ này liệt kê tất cả hĩa đơn chưa trả theo người bán, cũng như tổng số nợ cịn phải thanh tốn, số nợ của từng hĩa đơn. - Căn cứ vào đĩ, xếp bộ chứng từ chưa thanh tốn vào bộ hồ sơ chứng từ chưa thanh tốn.
Bộ hồ sơ này gồm nhiều ngăn được đánh số theo ngày trong tháng (ngày cần thanh tốn) 1, 2, 3, …, 31 để lưu trữ các chứng từ chưa thanh tốn theo ngày cần thanh tốn.
- Tới ngày cần thanh tốn, chỉ việc lấy tất cả các chứng từ ra làm thủ tục thanh tốn cho nhà cung cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Để thuận tiện cho việc theo dõi, tiến hành ghi phiếu chi (hay ủy nhiệm chi) vào sổ ghi chứng từ thanh tốn.
Điều này cĩ thể giúp cho cơng tác kiểm sốt theo dõi khoản nợ với người bán được chặt chẽ hơn.
Cĩ thể đưa hĩa đơn bán hàng số 0000645 vào chứng từ thanh tốn và sổ ghi chứng từ thanh tốn như sau:
Nhận xét:
Với hình thức tổ chức theo dõi thanh tốn theo chứng từ sẽ giúp cho cơng ty: - Kiểm sốt được việc thanh tốn, đảm bảo thanh tốn đún hạn, cung cấp thơng tin để lập báo cáo tiền thanh tốn chính xác. Vì vậy kiểm tổ chức này tạo KSNB rất tốt.
Tuy nhiêm với cách tổ chức theo dõi thanh tốn theo chứng từ lại cĩ nhược
CHỨNG TỪ THANH TỐN
Đối tượng: Hĩa đơn bán hàng thơng thường HC/2004N số 0000645
Ngày 20/3/2005
Đơn vị bán hàng: Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường 2. Địa chỉ: 97 Lý Thái Tổ – Đà Naüng.
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản: 04001020844.
Tên hàng hĩa, dịch vụ: Thí nghiệm 1 mẫu thanh inox (chưa thanh tốn). Số tiền: 390.000 đồng.
Ngày dự định trả tiền: Ngày 25 tháng 3 năm 2005, trả hết tồn bộ
số tiền 390.000 đồng.
SỔ GHI CHƯÙNG TƯØ THANH TOÁN
Năm 2005 Chứng từ Trả lần 1 Chứng từ Ngày tháng ghi sổ Số Ngày Tên hàng hĩa, dịch vụ Số tiền Số ngày Đã trả Cịn lại … 20.3.05 HĐ 000064 5 20.3.05 Thí nghiệp 1 mẫu inox. 390.000 UNC 63 22.3.05 390.000 0
điểm là:
- Cứ mỗi chứng từ thanh tốn được lập cho mỗi hĩa đơn bán hàng nên hình thức này rất mất thời gian khi lập trong chứng từ thanh tốn.
- Hình thức này khơng sử dụng sổ chi tiết người bán nên khĩ khăn khi tổng hợp tồn bộ số dư theo từng khách hàng.
Tĩm tại: Cơng ty cần kết hợp cả hai hình thức: tổ chức theo dõi thanh tốn theo người bán và tổ chức theo dõi thanh tốn theo chứng từ đều cĩ ưu và nhược điểm. Vì vậy, cơng ty cần kết hợp cả hai hình thức để phát huy ưu và giảm