CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN P to P
2.3.1.2 Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí tại công ty.
q Phiếu yêu cầu mua sắm, sữa chữa....: do các bộ phận trong công ty có nhu cầu sử dụng hàng hoá, dịch vụ lập, Phiếu này chỉđược lập bằng tay, ghi rõ yêu cầu về loại hàng hoá, dịch vụđó (số lượng, chủng loại...và các thông tin liên quan), có chữ ký của người lập và chữ ký duyệt của Giám Đốc.
q Bảng dự trù kinh phí: do bộ phận yêu cầu lập, chỉ được lập khi giá trị hàng mua lớn, số lượng hàng mua nhiều...
q Phiếu báo giá: do nhân viên phụ trách viêc mua hàng lấy về từ nhà cung cấp. Công ty không đòi hỏi 3 phiếu báo giá từ 3 nhà cung cấp khác nhau mà uỷ quyền cho nhân viên mua hàng lựa chọn nhà cung cấp rồi lấy phiếu báo giá.
q Hợp đồng mua bán: do đại diện công ty và người bán cùng lập sau khi thoả
thuận thành công, hợp đồng chỉđược lập đối với hàng mua với số lượng và giá trị lớn và nhà cung cấp ở xa. Trong đó ghi rõ yêu cầu về hàng hoá: chất lượng, số lượng, điều kiện giao hàng, địa điểm, thời gian thanh toán...Hợp đồng là cơ sở pháp lý cho hoạt
động mua bán giữa công ty và nhà cung cấp.
q Phiếu nhập kho: do nhân viên phòng tổng hợp lập sau khi bộ phận sử dụng nhận được hàng, có sự phê chuẩn của trưởng phòng kế hoạch.
q Hoá đơn bán hàng (liên 2): do người bán cung cấp. Đây là chứng từ xác nhận
đã bán hàng cho công ty và nghĩa vụ thanh toán của công ty đối với người bán.
q Giấy đề nghị thanh toán: do tổ chức hay cá nhân viết tay khi mua hàng và đề
nghị công ty thanh toán lại, ghi rõ nội dung và ly do thanh toán sau đó chuyển cho trưởng bộ phận xét duyệt.
q Phiếu chi hay Uỷ nhiệm chi: do kế toán thanh toán lập hoặc yêu cầu ngân hàng lập đễ làm thủ tục chi trả tiền cho nhà cung cấp dựa trên các chứng từ liên quan, luôn có sự ký duyệt của giám đốc và kế toán trưởng.
q Giấy báo trả tiền:đây là chứng từđòi nợ của nhà cung cấp gửi đến cho công ty
đễ yêu cầu thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ mà công ty đã mua.
q Minh họa chứng từ: phụ lục kèm theo.