- Các sai phạm trong quá trình lập hai chứng từ trên:
2.3.4.1 Những mặt đạt được:
q Về việc ủy quyền và xét duyệt : chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng được những người có thẩm quyền xét duyệt, việc ủy quyền xét duyệt đó được tiến hành tương đối chính xác và phù hợp với trách nhiệm của từng bộ phận.
q Về phân chia trách nhiệm : các bộ phận yêu cầu sử dụng, bộ phận xét duyệt, bộ phận mua hàng, bộ phận hạch toán, thanh toán, chi tiền...hoạt động độc lập nhau đảm bảo được tính khách quan trong quá trình hoạt động.
Định kỳ có các hoạt động kiểm tra giám sát trong quá trình mua hàng, hạch toán của các trưởng bộ phận, ban lãnh đạo...nên đảm bảo chu trình được thực hiện theo
đúng quy định (trừ một số trường hợp đặc biệt).
q Về việc bảo vệ tài sản : Tài sản trong chu trình là các chứng từ liên quan, hàng hóa, dịch vụ mua về. Đễ đảm bảo an toàn tài sản, các bộ phận liên quan luôn tiến hành đối chiếu các chứng từ liên quan, đối chiếu số liệu thực tế và sổ sách...; kiểm tra, giám sát quá trình giao nhận hàng, thanh toán...
Công ty chỉ sử dụng tiền mặt trong chu trình chi phí khi các khoản mua hàng là nhỏ lẻ, và chủ yếu là mua hàng bằng tạm ứng. Còn lại chỉ thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản nên đảm bảo an toàn cho tài sản tiền mặt trong công ty.
q Về tổ chức hạch toán : chứng từ được lập căn cứ vào các cơ sở hợp lý; hệ thống tài khoản được xây dựng phù hợp với yêu cầu của nguyên tắc hạch toán và yêu cầu quản lý.
Công ty đã tiến hành lên bảng kê phân loại chứng từ mua hàng, thanh toán.. theo từng công trình, từng bộ phận...nhờđó việc vào sổ sach không bi rối, dễ kiểm tra đối chiếu hơn.
Mở sổ theo dõi cho hoạt động mua hàng theo từng công trình nhằm đảm bảo kiểm soát được chi phí của từng công trình.
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung, có trang bị chương trình kế toán máy do vậy thuận tiện hơn cho kế toán trong quá trình hạch toán.
q Về kiểm soát và quản lý : tất cả các chứng từ liên quan đến phần hành kế
toán đều được lưu tại phòng kế toán. Khi cần đối chiếu kiểm tra thì kế toán viên sẽ lấy ra sử dụng, như vậy sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Ban giám đốc và trưởng các bộ phận phòng ban sẽ can thiệp vào các hợp đồng mua hàng có giá trị lớn, như vậy việc kiểm soát các khoản chi mua hàng lớn sẽđược