CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN P to P
2.3.1 Công tách ạch toán trong chu trình chi phí của công ty 1 – Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí tạ i công ty
Sau khi tiến hành phỏng vấn các nhân viên thuộc các bộ phận liên quan trong công ty thông qua các bảng tường thuật về các hoạt động xảy ra trong chu trinh chi phí của công ty, có thể mô phỏng sơđồ dòng dữ liệu của các hoạt động này như sau:
Hình 6: Sơđồ dòng dữ liệu của hoạt động mua hàng và thanh toán CHU TRÌNH CHI PHÍ Nhà cung cấp Bộ phận yêu cầu Phòng tổng hợp Hàng hoá, dịch vụ Hoá đơn bán hàng Mua hàng Thanh toán
Phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu nhập kho
Với sơđồ này, hoạt động mua hàng và thanh toán trong chu trình chi phí được mô tả
như sau:
+ Yêu cầu hàng hoá , dịch vụ:
Trong quá trình hoạt động của các công trình của các đội thi công, các trạm bê tông...có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ thì lập Phiếu Yêu Cầu gửi cùng Bảng Dự Trù Kinh Phí (nếu lượng hàng hoá dịch vụ có giá trị lớn) lên cho Phòng Tổng Hợp xem xét, bộ phận này sẽ gửi lên cho Ban Giám Đốc xét duyệt. Khi Giám Đốc đi vắng, Phó Giám Đốc được uỷ quyền ký duyệt thay và phải chịu trách nhiệm nếu xảy ra tình trạng mua hàng không đúng theo yêu cầu sử dụng. Sau khi Ban Giám Đốc xét duyệt xong, sẽ chuyển cho Phòng Tổng Hợp phụ trách việc mua hàng. Còn nếu là yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ phục vụ cho khối văn phòng thì có thể gửi thẳng giấy yêu cầu mua hàng lên cho Giám đốc ký duyệt và bộ phận đó sẽ trực tiếp mua hàng.
+ Mua hàng:
Phòng Tổng Hợp sẽ giao việc lấy Phiếu Báo Giá cho một nhân viên trong bộ
phận (người đang trực tiếp theo dõi công việc của đội thi công đó). Nhân viên này sẽ
chọn Nhà Cung Cấp và lấy Phiếu Báo Giá trình lên cho trưởng phòng tổng hợp xem xét và sau đó tiến hành đặt hàng với Nhà Cung Cấp.
Việc đặt hàng có thể thực hiện qua điện thoại nếu Nhà Cung Cấp ở gần, là đối tác quen thuộc hay yêu cầu hàng hoá đơn giản. Công ty phải lập Đơn Đặt Hàng nếu nhà cung cấp ở xa hay yêu cầu sản phẩm phức tạp về tiêu chuẩn, quy cách...
+ Nhận hàng và nhập kho:
Sau khi mua hàng xong, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp chuyển hàng đến kho hàng của đội công trình ngay tại công trường đang thi công. Tại đây, với sự có mặt của nhân viên Phòng Tổng Hợp, thủ kho của đội công trình sẽ làm thủ tục nhận hàng và nhập kho sau khi kiểm tra, đối chiếu số lượng, quy cách hàng hoá giữa thực tế và giấy giao hàng mà người bán chuyển cho. Thủ kho sẽ ký nhận vào Hoá Đơn
hoặc giấy giao hàng đễ chứng nhận đã nhận đủ số hàng nhưđã đặt mua.
Sau đó, nhân viên phòng tổng hợp sẽ lập Phiếu Nhập Kho (Nhập- xuất thẳng), ghi rõ số lượng, quy cách, đặc điểm hàng hoá đã nhận, ngày tháng nhận hàng..., yêu cầu thủ kho ký xác nhận và sau đó trình lên cho trưởng phòng tổng hợp ký duyệt.
+ Ghi nhận phải trả người bán:
Khi đã tập hợp đầy đủ chứng từ, nhân viên phòng tổng hợp sẽ chuyển sang cho phòng kế toán. Tại đây, sau khi kiểm tra bộ chứng từđược chuyển đến, kế toán nhập số liệu chứng từ vào máy và tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả người bán, tiến hành theo dõi công nợ (nếu chưa phải trả tiền ngay)
+ Thanh toán cho nhà cung cấp:
-Trường hợp công ty mua hàng trả tiền ngay: Nhân viên mua hàng thường làm thủ tục tạm ứng trước tiền với phòng tài vụ, ngay khi mua hàng xong, nhân viên sẽ
thanh toán luôn cho người bán vá lấy Hoá Đơn đễ làm thủ tục hoàn ứng với công ty.
-Trường hợp mua hàng trả chậm: khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán sẽ
lập Phiếu Chi (nếu trả bằng tiền mặt) và yêu cầu ngân hàng lập Uỷ Nhiệm Chi (nếu trả
bằng chuyển khoản), đưa qua cho Giám Đốc và Kế Toán Trưởng ký duyệt, sau đó sẽ
chuyển cho thủ quỹ tiến hành chi trả cho nhà cung cấp.
Như vậy, các hoạt động trong chu trình này liên quan đến các đối tượng :
o Bộ phận yêu cầu : các đội công trình, các bộ phận phòng ban trong công ty có nhu cầu mua sắm hàng hoá.
o Phòng tổng hợp : là bộ phận có vai trò tiếp nhận các Phiếu Yêu Cầu, xem xét và trình lên cho Giám đốc phê chuẩn.
o Người mua hàng: là nhân viên trong phòng tổng hợp nhưng lại trực tiếp theo dõi công việc của bộ phận có yêu cầu về hàng hoá đó.
o Người nhận hàng: là thủ kho của các đội công trình có yêu cầu mua hàng. o Bộ phận theo dõi công nợ và thanh toán: đây chính là Phòng Kế Toán của công ty.
Tuy nhiên trong một số trường hợp, không hề có sự tách biệt giữa người mua hàng và bộ phận có yêu cầu sử dụng (tức là bộ phận có nhu cầu sử dụng chỉ cần lập
Phiếu Yêu Cầu và sau khi được phê chuẩn sẽ tiến hành mua hàng ngay) nhằm đảm bảo tiến độ công trình trong những lúc cần thiết và đảm bảo đươc hàng mua vềđúng theo yêu cầu sử dụng. Sự không tách biệt rõ ràng này sẽ rất dễ dẫn đến các sai phạm và gian lận trong quá trình mua hàng của công ty.