- Các sai phạm trong quá trình lập hai chứng từ trên:
A Quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt:
Giải thích : Quy trình trên xảy ra tại phòng kế toán tài vụ của công ty. Những người tham gia bao gồm:
§ Kế toán công nợ : sẽ hạch toán các khoản phải trả cho người bán đối với các khoản mua hàng của công ty.
§ Kế toán thanh toán : theo dõi và thực hiện các thủ tục thanh toán với người bán.
§ Giám đốc và kế toán trưởng : xem xét, ký duyệt thanh toán.
§ Thủ quỹ : chi tiền thanh toán.
§ Kế toán tổng hợp : định kỳ tổng hợp vào sổ cái.
Quy trình như sau :
- Kế toán công nợ : khi nhận được các chứng từ liên quan đến việc mua hàng do các bộ phận khác chuyển đến [12] bao gồm:
§ Phiếu yêu cầu mua hàng hoá, dịch vụ (liên 4).
§ Bảng dự trù kinh phí (nếu có).
§ Bảng báo giá.
§ Báo cáo nhận hàng (liên 2).
§ Phiếu nhập kho kiêm xuất thẳng (liên 2).
§ Hoá đơn bán hàng (liên 2).
Kế Toán Công Nợ sẽ kiểm tra toàn bộ chứng từ và nhâp số liệu vào máy. Các công việc tiếp theo : phân tích số liệu, định khoản, vào sổ sách, chứng từ ghi sổ… sẽ
do chương trình kế toán máy thực hiện. Kế Toán Công Nợ sẽ tiến hành ghi nhận và theo dõi nợ phải trả người bán đối với các khoản mua hàng đó. Sau đó kế toán công nợ chuyển bộ chứng từ gốc này sang cho kế toán thanh toán [13].
- Kế toán thanh toán : khi đến hạn thanh toán, Kế Toán Thanh Toán nhận giấy yêu cầu thanh toán do nhà cung cấp chuyển đến, sẽ đối chiếu với bộ chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng đó và tiến hành viết Phiếu Chiđối với các khoản chi bằng tiền mặt. Phiếu Chi được lập thành 2 liên ghi rõ nội dung và số tiền chi sau đó trình lên cho Giám Đốc và Kế Toán Trưởng ký duyệt [14].
- Giám đốc và kế toán trưởng : sau khi kiểm tra, đối chiếu Phiếu Chi do kế toán thanh toán chuyển lên với bộ chứng từ liên quan, Giám Đốc và Kế Toán Trưởng sẽ ký duyệt. Phiếu Chi hợp lệ phải là phiếu được phê chuẩn bởi cả giám đốc và kế toán trưởng. Sau khi được phê chuẩn, Phiếu Chiđược chuyển sang cho thủ quỹđễ làm thủ
tục chi tiền thanh toán [15].
- Thủ quỹ : nhận bộ chứng từ gốc do Kế Toán Thanh Toán chuyển qua [16] và các
Phiếu Chi đã được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, Thủ Quỹ sẽ kiểm tra lại sự
phê chuẩn trên Phiếu Chi. Nếu đảm bảo được tính hợp lý, Thủ Quỹsẽ tiến hành chi tiền. Khi chi tiền, Thủ Quỹ sẽ ghi rõ số tiền đã chi bằng chữ và yêu cầu người nhận tiền ký xác nhận vào Phiếu Chi. Thủ Quỹ cũng tiến hành ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển 1 liên của Phiếu Chi cho người nhận tiền và liên còn lại cùng với Bộ chứng từ sẽđược chuyển lại cho Kế Toán Thanh Toán đễ ghi sổ [17].
- Kế toán thanh toán : nhận và kiểm tra, đối chiếu kỹ giữa các chứng từ và Phiếu Chi, sau đó tiến hành nhập liệu vào máy, công việc định khoản, phân tích, vào Chứng Từ Ghi Sổ sẽ do chương trình kế toán máy thực hiện. Kế toán ghi sổ chi tiết tiền mặt
đễ theo dõi việc thanh toán và sau đó chuyển Bộ chứng từ sang cho Kế Toán Tổng Hợp cùng với các chứng từ liên quan.
- Kế toán công nợ : nhận phiếu chi liên số 3 từ Kế Toán Thanh Toán [18], kiểm tra và tiến hành ghi vào mục ghi chú của bảng tổng hợp chứng từ thanh toán, ghi nhận hoá
đơn mua hàngđược ghi nhận trước đó đã được thanh toán. Sau đó, kế toán công nợ
chuyển phiếu chi này cho kế toán tổng hợp.
- Kế toán tổng hợp : định kỳ, Kế Toán Tổng Hợp nhận Bộ chứng từ gốc liên quan
[19]. Sau khi kiểm tra, đối chiếu kỹ, Kế Toán Tổng Hợp sẽ tổng hợp và chạy thao tác
đóng sổ cuối tháng và vào Sổ Cái.
Bộ chứng từ gốc sẽ được lưu tại phòng kế toán theo số thứ tự và sổ sách sẽđược lưu theo tên. Đến đây, chu trình mua hàng sẽ kết thúc.