- Các sai phạm trong quá trình lập hai chứng từ trên:
B – Quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
3.4.2 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán:
Tuy chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ độc lập đễ thực hiện kiểm soát các hoạt động trong chu trình nhưng thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả người bán tại công ty được tổ chức khá tốt, hạn chếđược các rủi ro là chi thanh toán các hoá đơn không hợp lệ, các khoản nợ không có thực và thất thoát tài sản tiền của công ty trong quá trình chi thanh toán. Do vậy trong phần này, em chỉ
xin trình bày một số thủ tục kiểm soát được cần được áp dụng tai công ty nhằm kiểm soát hiệu quả và chặt chẽ hơn các khoản chi thanh toán với người bán đó.
Bảng 11 : Kiểm soát hoạt động chi tiền thanh toán Thủ tục kiểm soát
Hoạt động
kiểm soát Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền gửi Ngân Hàng Phân chia trách nhiệm - Phải có sự tách biệt và hoạt động độc lập giữa người lập
Phiếu Chi (Kế Toán Thanh Toán), người xét duyệt phiếu chi (Ban Giám Đốc và Kế Toán Trưởng) và người làm thủ tục chi tiền (Thủ
Quỹ).
§Có sự tách biệt giữa người viết
giấy đề nghi chuyển khoản thanh toán (Kế Toán Thanh Toán), người lập Uỷ Nhiệm Chi (Ngân Hàng) và người xét duyệt giấy đề nghị và Uỷ
Nhiệm Chi (Ban Giám Đốc và Kế
Toán Trưởng).
Việc xét duyệt, phê chuẩn cho việc thanh toán được thực hiện bởi hai ngưòi là giám đốc và kế toán trưởng. trường hợp người xét duyệt chính đi vắng, nhân viên các bộ phận sẽ căn cứ vào bảng hệ thống xét duyệt đễ chuyển cho những người được uỷ quyền phê chuẩn thay.
Uỷ quyền và xét duyệt
- Việc chi tiền mặt thanh toán hàng hoá, dịch vụ cho nhà cung cấp được uỷ quyền cho thủ quỹ
chi tiền sau khi được xét duyệt
đúng đắn của ban giám đốc và kế
toán trưởng.
§Việc thanh toán cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản
được uỷ quyền cho ngân hàng thực hiện sau khi được ban giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt.
Bảo vệ an toàn tài
sản
- Tiền : được chi khi thủ quỹ
xác định được sự phê chuẩn trên
Phiếu Chi là do người có thẩm quyền xét duyệt và đó là Phiếu Chi hợp lệ. sau khi đã chi tiền,
§Tiền : được Ngân hàng chuyển trả cho người bán khi uỷ nhiệm chi
đã được xét duyệt và có Giấy Báo Nợ của ngân hàng đễ xác nhận số
thủ quỹ ghi số tiền đã chi bằng chữ và ký xác nhận vào Phiếu Chi đễ làm cơ sở hạch toán.
- Thường xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ về số tiền đã chi.
người bán đễ làm cơ sở hạch toán.
§Kế toán tiền gửi của công ty thường xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu với ngân hàng về số tiền đã chuyển trả cho người bán theo lệnh chi của công ty.
- Phiếu chi : được kế toán thanh toán lập dựa vào bộ chứng từ đầy đủ, được đánh số trước,
được ký duyệt sau khi đã được
điền đầy đủ nội dung, và được chuyển ngay cho thủ quỹ làm thủ
tục thanh toán. Các phiếu chi sai cần được lưu lại
§Uỷ nhiệm chi : được ngân hàng lập dựa trên giấy đề nghị
chuyển khoản của công ty và được ban giám đốc ký duyệt trước khi thực hiện chuyển khoản.
- Bộ chứng từ thanh toán bao gồm đầy đủ :
1. Phiếu yêu cầu mua hàng hoá, dịch vụ (liên 4).
2. Bảng dự trù kinh phí (nếu có). 3. Bảng báo giá.
4. Đơn đặt hàng (liên 4). 5. Báo cáo nhận hàng (liên 2). 6. Phiếu nhập kho kiêm xuất
thẳng (liên 2).
7. Hoá đơn bán hàng (liên 2). 8. Giấy đề nghị thanh toán. 9. Phiếu chi (liên 3).
§Bộ chứng từ thanh toán bao gồm :
1.Phiếu yêu cầu mua hàng hoá, dịch vụ (liên 4).
2.Bảng dự trù kinh phí (nếu có). 3.Bảng báo giá.
4.Đơn đặt hàng (liên 4). 5.Báo cáo nhận hàng (liên 2). 6.Phiếu nhập kho kiêm xuất thẳng
(liên 2).
7.Hoá đơn bán hàng (liên 2). 8.Giấy đề nghị thanh toán. 9.Uỷ nhiệm chi (liên 2). 10.Giấy báo nợ.
Chứng từ
Các chứng từ phải khớp đúng với nhau, đặc biệt là số tiền mua hàng hoá dịch vụ.
Các chứng từ cần được kiểm tra, đối chiếu, tính toán kỹ trước khi có sự ký duyệt của ban giám đốc và kế toán trưởng.
Ghi sổ sách kế
toán
- Kế toán thanh toán: nhập số liệu vào máy, ghi sổ chi tiết tiền mặt, chứng từ ghi sổ.
- Kế toán công nợ: ghi vào mục ghi chú của bảng tổng hợp chứng từ thanh toán: “đã thanh toán”.
- Thủ quỹ: ghi vào sổ quỹ
tiền mặt.
- Kế toán tổng hợp: ghi sổ
tổng hợp, sổ cái.
§Kế toán thanh toán:nhập liệu vào máy, ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, chứng từ ghi sổ.
§Kế toán công nợ: ghi vào mục ghi chú của bảng tổng hợp chứng từ
thanh toán: “đã thanh toán”.
§Kế toán tổng hợp: ghi sổ tổng hợp, sổ cái.