- Các sai phạm trong quá trình lập hai chứng từ trên:
CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CPĐ T & XDCT KH
3.2.1 Tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý các nghiệp vụ trong chu trình của công ty được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo được yêu cầu hạch toán kế toán. Tuy nhiên đễ
sử dụng các quy trình này làm căn cứ cho các hoạt động kiểm soát thì chưa thực sự
hiệu quả.
Trong quy trình luân chuyển của công ty, một số chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ, bảng dự trù kinh phí, biên bản nhận hàng …chỉ được lập một bảng duy nhất và dùng đễ luân chuyển đến các bộ phận khác nhau nên nếu có sự gian lận, thay đổi thì sẽ không có cơ sởđễđối chiếu, so sánh.
Chưa có sự tách biệt giữa các bộ phận kho hàng, bộ phận sử dụng, bộ phận kho hàng nên sẽ khó đảm bảo được sụ an toàn về mặt hiện vật các loại hàng hoá mua của công ty trong quá trình nhận hàng, bảo quản và sử dụng.
Phòng kế toán chỉ có thể giám sát được quá trình mua hàng thông qua bộ chứng từ mua hàng mà phòng tổng hợp chuyển sang khi công việc mua hàng đã được hoàn tất. Do vậy vai trò kiểm tra, giám sát đó của phòng kế toán công ty sẽ không còn ý nghĩa thực sự và việc quản lý hiệu quả chi phí mua hàng sẽ không được đảm bảo.
Hình 15 : Quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng của công ty Giải thích :
Với quy trình mua hàng như trên, các bộ phận chính tham gia vào hoạt động mua hàng của công ty bao gồm:
·Bộ phận yêu cầu hàng hoá, dịch vụ: đó là các đội công trình, các bộ phận phòng ban trong công ty có nhu cầu sử dụng hàng hoá, dịch vụ.
·Bộ phận xét duyệt : ban giám đốc công ty.
·Nhà cung cấp: người bán hàng cho công ty.
·Bộ phận nhận hàng : một bộ phận độc lập với bộ phận sử dụng và bộ phận mua hàng đễđảm bảo kiểm soát tốt chu trình mua hàng của công ty. Đồng thời đễđảm bảo kiểm tra được về quy cách, tiêu chuẩn hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến, bộ phận này sẽ có cả nhân viên của phòng kế hoạch kỹ thuật.
Quy trình xử lý được thực hiện như sau:
- Tại bộ phận yêu cầu: khi có nhu cầu sử dụng hàng hoá, dịch vụ…sẽ lập
Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng kèm với Bảng Dự Trù Kinh Phí (nếu có), nội dung ghi rõ số lượng, quy cách, đặc điểm sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho nhu cầu sử
dụng. Phiếu Yêu Cầu này được lập thành 4 liên :1 liên đễ lưu tại bộ phận yêu cầu, 1 liên gửi cho Phòng Tổng Hợp đễ làm căn cứ mua hàng, một liên được chuyển đến cho bộ phận nhận hàng đễđối chiếu khi nhận hàng, liên còn lại sẽ giao cho Phòng Kế Toán
đễ theo dõi sau khi đã được giám đốc ký duyệt.
- Tại bộ phận xét duyệt: khi nhận được Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng do Bộ
Phận Yêu Cầu chuyển sang [1], sẽ tiến hành kiểm tra và ký duyệt nhằm đảm bảo hàng hoá được mua sẽ đúng theo mục đích sử dụng của công ty, tránh dẫn đến tình trạng mua quá nhiều, hoặc mua hàng không cần thiết. Sau khi được Ban Giám Đốc ký duyệt xong, các liên của Phiếu Yêu Cầu sẽđược luân chuyển đến các bộ phận liên quan đễ
tiến hành thủ tục mua hàng [2], [3], [4]. Tương tự, khi nhận được các chứng từ khác như Đơn Đặt Hàng, Phiếu Nhập Kho…Ban Giám Đốc cũng tham gia xét duyệt đễ đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng.
- Tại Phòng Tổng Hợp : sau khi nhận được 1liên của Phiếu Yêu Cầu đã
được Ban Giám Đốc xét duyệt, Phòng Tổng Hợp sẽ cử một nhân viên (hiện đang theo dõi trực tiếp bộ phận có yêu cầu sử dụng đó) tiến hành mua hàng. Nhân viên này sẽ
phải lấy Bảng Báo Giá từ 2 hoặc 3 nhà cung cấp về loại hàng hoá cần mua đễ trình lên cho Phòng Tổng Hợp lựa chọn. Phòng sẽ tiến hành xem xét, so sánh đễ lựa chọn ra 1 Nhà Cung Cấp phù hợp thông qua các Bảng Báo Giá. Sau khi lựa chọn được Nhà Cung Cấp, nhân viên phụ trách mua hàng sẽ tiến hành lập Đơn Đặt Hàng. Đơn Đặt Hàng có ghi đầy đủ các nội dung yêu cầu đối với hàng hoá, dịch vụ cần mua như: số
lượng, chủng loại, quy cách…ngoài ra còn ghi chú rõ các điều kiện giao nhận hàng….
Đơn Đặt Hàngđược lập thành 4 liên, chuyển cho Ban Giám Đốc ký duyệt [5] sau đó chuyển 1 liên cho Nhà Cung Cấp [7], 1 liên cho Bộ Phận Nhận Hàng [8], 1 liên cho Phòng Kế Toán, liên còn lại sẽđược giữ lại Phòng Tổng Hợp.
- Nhà Cung Cấp khi nhận được Đơn Đặt Hàng của công ty sẽ báo cho Phòng Tổng Hợp của công ty biết có hay không chấp nhận Đơn Đặt Hàng đó. Nếu chấp nhận Đơn Đặt Hàng, Nhà Cung Cấp sẽ gửi hàng theo đúng thời gian và địa điểm ghi trong Đơn Đặt Hàng và gửi liên 2 của Hoá Đơn Bán Hàng cho Phòng Tổng Hợp của công ty.
- Tại Bộ Phận Nhận Hàng: khi hàng hoá được Nhà Cung Cấp chuyển đến các nhân viên được phân công phụ trách nhận hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu hàng hoá thực nhận với số lượng, quy cách… trên liên Đơn Đặt Hàng và liên Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng do Phòng Tổng Hợp chuyển đến, với nội dung của giấy giao hàng của Nhà Cung Cấp, đảm bảo hàng nhận được đúng số lượng,chất lượng, quy cách... Nếu hàng hoá đảm bảo yêu cầu, nhân viên nhận hàng sẽ lập Báo Cáo Nhận Hàng, báo cáo về
lượng hàng thực tế nhận được và một số thông tin chi tiết liên quan khác. Báo Cáo Nhận Hàng cần lập thành 3 liên, một liên lưu tai Bộ Phận Nhận Hàng cùng với liên 2 của Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng và bảng sao Đơn Đặt Hàng mà bộ phận đã nhận được theo số thứ tự, 1 liên chuyển cho Phòng Tổng Hợp đễ làm căn cứ lập Phiếu Nhập Kho
[9], liên còn lại chuyển cho Phòng Kế Toán đễ là chứng từđối chiếu, so sánh. Công việc của Bộ Phận Nhận Hàng kết thúc tại đây.
- Tại Phòng Tổng Hợp: sau khi giám sát quá trình nhận hàng của Bộ Phận Nhận Hàng và nhận được Hoá Đơn Bán Hàng của Nhà Cung Cấp [10] thì sẽ kiểm tra,
đối chiếu Hoá Đơn với Đơn Đặt Hàng, Báo Cáo Nhận Hàng đễ lập Phiếu Nhập Kho Kiêm Xuất Thẳng. Phiếu Nhập Kho được lập thành 2 liên và chỉ bao gồm thông tin về số lượng, chủng loại hàng hoá chứ không ghi giá trị hàng mua. Liên 1 lưu tại Phòng Tổng Hợp theo số thứ tự [11] cùng với Phiếu Yêu Cầu và Đơn Đặt Hàng
đã nhận được, liên 2 sẽ được chuyển sang cho Bộ Phận Kế Toán làm cơ sở ghi sổ kế
toán. Quá trình mua hàng kết thúc, Phòng Kế Toán sẽ nhận các chứng từđược chuyển
đến từ các bộ phận liên quan [12], kiểm tra và dùng làm căn cứđễ hạch toán.
Nhận xét: Căn cứ vào quy trình xử lý này, trách nhiệm của mỗi bộ phận sẽ được phân định rõ ràng đó là thực hiện tốt phần việc của mình và tham gia giám sát hoạt động của các bộ phận còn lại.
Với quy trình xử lý trên, phiếu yêu cầu mua hàng hoá, dịch vụ, đơn đặt hàng của công ty đều được lập thành 4 liên và mỗi bộ phận liên quan sẽ nhận được một liên đễ
tiện theo dõi và giám sát được lẫn nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ mua hàng. Bộ phận nhận hàng đã được tách riêng theo yêu cầu kiểm soát mới, với quy mô hiện tại của công ty, bộ phận nhận hàng này chỉ là một vài nhân viên thuộc các phòng: kế hoạch kỹ thuật, phòng tổng hợp, nhân viên thống kê của đội công trình nhằm đảm
bảo hàng nhận đạt yêu cầu về chất lượng, quy cách và không thất thoát trong quá trình giao nhận hàng.
Bộ phận kế toán tham gia giám sát toàn bộ quy trình mua hàng của công ty thông qua các chứng từ nhận được từ các bộ phận liên quan khi tiến hành từng khâu của nghiệp vụ.
Như vậy quy trình mua hàng này sẽđảm bảo việc xử lý các nghiệp vụ chặt chẽ
hơn, giảm được các sai sót không đáng có xảy ra trong quá trình mua hàng.