- Các sai phạm trong quá trình lập hai chứng từ trên:
2.3.4.2 Những mặt hạn chế:
q Về việc ủy quyền, xét duyệt : công ty chưa lập bảng ủy quyền xét duyệt nhằm phân định rõ ràng trách nhiệm của những người tham gia xét duyệt mua hàng và thanh toán khi Giám đốc đi vắng, việc ủy quyền chỉ được thực hiện bằng lời, đôi khi còn mang tính chủ quan và chưa rõ ràng nên không thể là cơ sở pháp lý đễ giải quyết công việc lúc cần thiết.
q Về việc phân chia trách nhiệm : bộ phận tổng hợp đảm nhận hầu như
gần hết công việc trong quy trình mua hàng của công ty, lại phân công cho một nhân viên duy nhất chọn nhà cung cấp, lấy báo giá, đặt hàng...nên việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ không được khách quan và hợp lý, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
q Về việc bảo vệ tài sản : các phiếu chi, phiếu nhập kho không được đánh số trước, lập đến đâu thì đánh sốđến đó nên không đảm bảm tính chính xác và liên tục của các loại chứng từ này.
q Về tổ chức hạch toán : các chứng từ như phiếu yêu cầu, bảng báo giá chủ yếu do nhân viên mua hàng lập bằng tay chứ không phải nhận được từ nhà cung cấp, không theo khuôn mẫu nhất định, đôi khi còn thiếu sót, gây ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt và thanh toán.
Hệ thống tài khoản được tổ chức chưa thực sự chi tiết nên đa phần chỉ sử dụng tài khoản cấp một nên việc theo dõi chi tiết các loại hàng hóa, vật tư mua vào chỉ căn cứ vào các bảng kê, các tài liệu thống kê của đội công trình, do vậy khi lập báo cáo mua hàng thì chỉ có thể lập chung cho từng công trình, không chi tiết được.
Hầu hết các khoản thanh toán trong công ty chỉđược thực hiện sau khi nhà cung cấp gọi điện thoại nhắc nhở hoặc gửi giấy yêu cầu trả tiền nhiều lần. Như vậy sẽ làm
ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa công ty với nhà cung cấp, đặc biệt là những nhà cung cấp lớn.
q Về mặt kiểm soát và quản lý : Hiện nay mặc dù là công ty cổ phần và có Ban Kiểm Soát tuy nhiên những thành viên của Ban Kiểm Soát lại là thành viên của các bộ phận : kế toán, tổng hợp, tổ chức hành chính nên chưa có sựđộc lập trong quá trình thực thi chức năng kiểm tra, giám sát của mình. Đồng thời hoạt động của ban kiểm soát cũng chưa thực sự hiệu quả, chi phí mua hàng vẫn còn bị thất thoát nhiều.
Công ty chưa có một bộ phận kiểm toán nội bộ đễ thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát mọi quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trong chu trình mua hàng của công ty nên mặc dù có tiến hành một số thủ tục kiểm soát như trên vẫn không đảm bảo hạch toán chính xác các khoản chi phí hợp lý liên quan đến việc mua hàng.
Việc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận còn mang tính chất thủ tục nên đôi lúc chưa thực sự giúp công ty phát hiện ra các sai sót trong tổ chức và xử lý chứng từ.