- Các sai phạm trong quá trình lập hai chứng từ trên:
B – Quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
3.5 KI ỂM SOÁT ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN MÁY TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ CỦA CÔNG TY.
TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ CỦA CÔNG TY.
Mục đích của việc kiểm soát việc ứng dụng chương trình kế toán máy nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý số liệu và đễđảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay sang hình thức máy và kết quả xử lý thực sự chính xác, hợp lý.
Các thủ tục mà công ty nên áp dụng trong quá trình kiểm soát ứng dụng chương trình kế toán máy bao gồm:
Kiểm soát đầu vào:
- Kiểm soát nguồn dữ liệu:
+ Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc. + Kiểm tra sự phê duyệt chứng từ.
+ Đánh dấu chứng từđã sử dụng đễ tránh nhập liệu nhiều lần cùng một chứng từ.
- Kiểm soát quá trình nhập liệu: thông thường, các thủ tục kiểm soát này được lập trình kiểm soát và được cài đặt sẵn trong chương trình xử lý nghiệp vụ. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là:
+ Kiểm tra sự tuần tự khi nhập liệu. + Kiểm tra sựđầy đủ.
Các thao tác kiểm tra trên máy thường được thể hiện ở dạng các “check box” như: Option, Commbo box, List box. nếu kế toán nhập sai, hệ thống sẽ tự động báo lỗi.
Kiểm soát xử lý: chương trình kiểm soát xử lý cũng được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ. các kiểm soát này chủ yếu là kiểm soát số tổng bằng cách
đối chiếu giữa tổng số nghiệp vụ nhập vào với tổng số nghiệp vụđược xử lý trong quá trình mua hàng. đồng thời kiểm tra tổng cộng xem Tổng số tiền ghi Có tài khoản phải trả người bán (331) có bằng tổng Nợ của tất cả các tài khoản liên quan (152,153…).
Kiểm soát kết quảđầu ra:
- Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin.
- In các báo cáo mua hàng, thanh toán và kiểm tra, đối chiếu số liệu, giá trị trong báo cáo với các giá trị trong các Bảng Tổng Hợp, sổ sách mua hàng…
Tóm lại: Với những thủ tục và cách thức kiểm soát trong chu trình chi phí được trình bày trên đây, công ty sẽ có thể khắc phục được rất nhiều vấn đề:
Không vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ vì đã có sự tách rời các bộ phận trong khuôn khổ cho phép.
Báo cáo nhận hàng được lập giưp công tác kiểm soát việc mua hàng chặt chẽ
hơn, thuận lợi hơn cho tất cả các bộ phận liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ
theo dõi, kiểm tra đối với lượng hàng thực nhận.
Bộ chứng từ mà bộ phận kế toán sử dụng đễ kiểm tra, đôi chiếu, theo dõi khoản nợ phải trả người bán rất đày đủ, đảm bảo được yêu cầu hạch toán, thanh toán đúng hạn và kiểm soát được toàn bộ quá trình mua hàng và thanh toán tiền trong chu trình.
Việc tạo lập nhiều liên cho từng chứng từ và luân chuyển hợp lý chúng đến các bộ phận liên quan sẽ giúp cho tất cả các bộ phận đều có thể theo dõi được quá trình từ
lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Nhờđó mà các bộ phận có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau trong toàn bộ quy trình nhằm giúp nhau hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ của bộ
phận mình và nhiệm vụ chung của toàn công ty.
KẾT LUẬN
Không riêng gì với công ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Công Trình Khánh Hoà, mà đối với tất cả các doanh nghiệp hiện đang hoạt động trong mọi lĩnh vực, làm thế nào đễ kiểm soát tốt chi phí hoạt động của công ty đã trở thành một vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp hết sức quan tâm. Bởi vì theo như cách nói của ông Nguyễn Thế Lộc - giảng viên của Bussiness Edge tại buổi hội thảo “ Kiểm soát chi phí trong tầm tay” do Ngân hàng Sacombank phối hợp cùng Bussiness Edge (một bộ phận của MPDF - chương trình phát triển kinh tế tư nhân) tổ chức tháng 10 vừa qua thì: “Quản lý và tiết kiệm chi phí cũng chính là một cách để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả nhất”. Đó cũng là cách mà các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn đễ
duy trì vị thế của mình, đối mặt với những thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO vào tháng 11 năm nay.
Tuy nhiên việc áp dụng được các biện pháp kiểm soát chi phí một cách có hiệu quả thường chỉ xảy ra ở các công ty có quy mô lớn, còn đối với các công ty có quy mô vừa và nhỏ như công ty CPĐT & XDCT KH thì điều đó còn rất nhiều hạn chế vì công ty chưa thực sự xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp đối từng chu trình hoạt động của mình.Chính vì vậy, em hy vọng với những biện pháp về các thủ
tục và cách thức kiểm soát đã trình bày ở trên, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty sẽ hoàn thiện hơn, giúp công ty quản lý tốt và tiết kiệm được chi phí mua hàng của mình. Nhờđó, công ty có thể hạ giá thành mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình, tạo uy tín và niềm tin đối với các nhà đầu tư trên địa bàn tỉnh và cả nước trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp, dân dụng…
Qua thời gian thực tập tại công ty, bản thân em đã cố gắng tìm hiểu công tác kế
toán và kiểm soát đối với chu trình chi phí của công ty. Và xuất phát từ thực tế, cơ sở
kiến thức đã học cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy cô cùng các cô chú, anh chị
trong phòng ban kế toán của công ty, em đã hoàn thành đề tài “ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty Cổ
phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa”.
Tuy nhiên do phạm vi kiến thức và thời gian thực tập có hạn nên đề tài của em sẽ
không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sựđóng góp từ thầy cô và các bạn đễđề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
Nha Trang, tháng 11 năm 2006
Sinh viên thực hiện