- Trả chậm, trả sau:
SỔ CÁI THÁNG : 7/2006 đế n tháng 9/
2.3.2.1 Kiểm soát nghiệp vụ mua hàng tại công ty
Bảng 4: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ nhiệp vụ mua hàng tại công ty. Câu hỏi Có/
không Trả lời bổ sung
1. Có phải nhân viên nào cũng được quyền lập Phiếu Yêu Cầu hàng hoá dịch vụ
không? Có
Nhân viên công trình đang thi công công trình mà thiếu hàng hoá, hoặc máy móc hỏng hóc cần sửa chữa ngay thì được quyền lập Phiếu Yêu Cầu
mua hàng hoá, dịch vụ…
2. Phiếu yêu cầu hàng hoá, dịch vụ..trước khi chuyển lên Phòng Tổng Hợp có được trưởng bộ phận quản lý trực tiếp phê chuẩn trước hay không?
Có
Người phê chuẩn đó là các đội trưởng
đội công trình, hay trưởng các bộ phận phòng ban hành chính.
3. Có phải bộ phận yêu cầu hàng hoá dịch vụ lúc nào cũng lập Bảng Dự Trù Kinh Phí Chi Tiết?
Không Chỉ lập đối với những lô hàng mua có giá trị và số lượng lớn.
4. Có trường hợp nào bộ
phận sử dụng tiến hành mua hàng mà không lập Phiếu Yêu cầu?
Có
Trường hợp đang thi công ở giai đoạn gấp rút đễ hoàn thành đúng thời hạn mà thiếu nguyên vật liệu, công cụ...,công trình lại ở xa văn phòng công ty (việc chờ xét duyệt sẽ mất nhiều thời gian), thì trưởng bộ phận quản lý trực tiếp có quyền cho mua hàng sau khi đã thông qua ý kiến của ban giám đốc bằng điện thoại.
Sau khi xong công việc vẫn phải lập lại Phiếu Yêu Cầu đễ hợp thức hoá
chứng từ.
Người quản lý trực tiếp của các bộ
phận đó lúc này sẽ phải chịu mọi trách nhiệm nếu xảy ra sai sót và gian lận khi mua lô hàng đó.
5. Việc xét duyệt Phiếu Yêu Cầu xem có được mua hay không mua hàng hoá, dịch vụ
có phải là của Tổng Giám
Đốc công ty hay không?
Có
Tổng Giám đốc là người có thẩm quyền xét duyệt, phê chuẩn mua hàng.
6. Trường hợp Tổng Giám
Đốc vắng mặt, Phó Giám Đốc phụ trách kinh doanh có quyền xét duyệt thay hay không?
Có
Phó Giám Đốc được quyền ký duyệt nếu giá trị hàng mua vừa phải, trong trường hợp qua lớn thì phải thông qua Tổng Giám Đốc qua điện thoại hoặc chủ tịch HĐQT.
7. Khi Tổng Giám Đốc đi vắng có lập văn bản uỷ quyền xét duyệt cho Phó GĐ hay Trưởng Phòng Tổng Hợp hay không?
Không
Việc uỷ quyền xét duyệt này chỉ nói bằng miệng, hoặc không nói mà Phó GĐ hay Trưởng Phòng Tổng Hợp tự
xử lý tình huống theo thói quen khi Tổng Giám Đốc công ty đi vắng.
8. Việc mua hàng hoá, dịch vụ được yêu cầu trong công ty có được phân công cho một nhân viên cố định trong công
ty không? Không
Việc mua hàng hoá dịch vụ được giao cho Phòng Tổng Hợp của công ty Phòng tổng hợp sẽ cử một nhân viên trong phòng mà trực tiếp phụ trách đội thi công đó mua hàng.
Đối với hàng mua cho các phòng ban quản lý, yêu cầu thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ trực tiếp mua.
9. Phòng Tổng Hợp có yêu cầu nhân viên mua hàng lấy
Bảng Báo Giá từ nhiều nhà
cung cấp không? Không
Nhân viên mua hàng sau khi được phân công mua hàng sẽ tự quyết định lựa chọn NCC, thoả thuận giá cả phù hợp với yêu cầu của công ty…, và chỉ
lấy Bảng báo giá từ một NCC đã lựa chọn.
Việc lựa chọn NCC chủ yếu dựa vào thói quen và nhân viên mua hàng thường tìm đến những đối tác quen thuộc.
10. Bảng báo giá do nhân viên mua hàng đem về có
được Trưởng Phòng Tổng Hợp xét duyệt lại trước khi
đặt hàng với NCC?
Có
Trưởng Phòng Tổng Hợp sẽ căn cứ giá cả hiện tại mà duyệt báo giá, tuy nhiên thường thì Phòng Tổng Hợp luôn đồng ý với Bảng Báo Giá do nhận viên mua hàng mang về. 11.Có phải mọi đặt hàng với NCC đều phải lập Đơn Đặt Hàng hay Hợp Đồng Mua Bán? Không Nếu NCC ở gần, giá trị hàng hoá vừa phải thì có thểđặt hàng bằng cách đến thoả thuận trực tiếp hay gọi điện thoại Nếu NCC ở xa hay giá trị lô hàng lớn thì phải lập đơn đặt hàng hoặc hai bên ký kết hợp đồng mua bán đễ làm căn cứ giao nhận hàng hoá, đối chiếu thanh toán…
12.Khi hàng hoá được gửi
đến, người nhận hàng có ký nhận vào Hoá Đơn Bán Hàng
hay không? Không
Người nhận hàng chỉ đối chiếu số
lượng , quy cách thực tế so với Đơn Đặt Hàng, hoá đơn và giấy giao hàng, sau dó sẽ ký nhận vào giấy giao hàng
do người giao hàng mang đến dưới sự
giám sát của nhân viên phòng tổng hợp.
13.Người giao hàng có giao Hoá dơn cho người nhận hàng
luôn không? Không
Hoá đơn được người bán giao trực tiếp cho nhân viên mua hàng hoặc do người giao hàng chuyển đến cho nhân viên phòng tổng hợp tại nơi giao hàng. 14.Người nhận hàng có thuộc Phòng Tổng Hợp hay không? Không Người nhận hàng là người của Bộ Phận Yêu Cầu sử dụng đễ xem thử
hàng hoá mua về có đúng với yêu cầu hay không.
15.Người nhận hàng có phải là người lập Phiếu Nhập Kho?
Không
Sau khi nhận hàng xong, Bộ Phận Sử
Dụng sẽ đưa hàng hoá vào sử dụng, chuyển biên bản giao nhận hàng cho
Phòng Tổng Hợp, Phòng sẽ lập PNK kiêm xuất thẳng, hoặc PNK đối với hàng mua không đưa ngay vào sử dụng 16.Phiếu Nhập Kho có được
đánh số trước không?
Không
Phiếu Nhập Kho do phòng tổng hợp tự lập trên máy, không được đánh số
trước, việc đánh số căn cứ vào PNK
liền trước. 17.Phòng tổng hợp sau khi
hoàn tất việc mua hàng có gửi toàn bộ chứng từ liên quan
đến cho Phòng Kế Toán của công ty?
Có
Bộ chứng từ gửi đến bao gồm:
· Phiếu yêu cầu mua HHDV
· Bảng dự trù kinh phí (nếu có)
· Phiếu báo giá từ nhà cung cấp
· Bảng sao đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán (nếu có)
· Phiếu nhập kho kiêm xuất thẳng
· Hoá đơn bán hàng (bản gốc – liên2)
· Giấy yêu cầu thanh toán (nếu có)
· …. 18.Kế toán có kiểm tra đối chiếu các chứng từ lúc nhận từ Phòng Tổng Hợp và trước khi ghi nhận các khoản phải trả người bán
Có Kế toán tính toán trên Hoá Đơn Bán
Hàng trước khi ghi nhận vào sổ sách.
19.Sau khi nhập xong số liệu từ các chứng từ vào máy, kế
toán có đánh dấu đã nhập vào chứng từ hay không?
Không
Kế toán chỉ đễ riêng các chứng từ đã nhập sang một bên, chứ không đánh dấu lên chứng từ.
20.Kế toán có lập riêng sổ
theo dõi mua hàng và tổng kết hàng tháng không?
Có
Chương trình kế toán máy của công ty sẽ tự động kết chuyển số liệu sang “Sổ Theo Dõi Mua Hàng” và đến cuối tháng kế toán sẽ chạy thao tác đóng sổ đễ theo dõi lượng hàng mua trong tháng theo từng công trình, bộ phận đễ
21.Khi có Giấy Đề Nghị Thanh Toán của nhà cung cấp hoặc nhân viên mua hàng (trường hợp mua hàng bằng tiền tạm ứng) chuyển đến, kế
toán có kiểm tra lại nội dung trên giấy và hoá đơn một lần nữa không?
Có
Có sự kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ và giấy đề nghị thanh toán về
số tiền và nội dung thanh toán.
( kèm theo phụ lục B)
2.3.2.2 – Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền thanh toán cho người bán Bảng 5: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộđối với nghiệp vụ chi tiền