Liệt kê các phương thức mua hàng . Sơ đồ các bước công việc và chức năng kiểm soát liên quan đến từng phương thức . Xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với từng chức năng để thực hiện tốt mục tiêu mua hàng và ghi chép sổ sách

Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp. Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước

Bài thuyết trình môn Kiểm toán 1

Nhóm 3 Chủ đề : Liệt kê các phương thức mua hàng Sơ

đồ các bước công việc và chức năng kiểm soát liên quan đến từng phương thức Xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với từng chức năng

để thực hiện tốt mục tiêu mua hàng và ghi chép

sổ sách

I Các phương thức mua hàng chủ yếu

 Đối với các doanh nghiệp thương mại nội địa

Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ

vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận

chuyển hàng hoá về doanh nghiệp.

Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên

bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do

bên mua quy định trước

 Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu hàng hoá

 Nhập khẩu trực tiếp là phương thức kinh doanh

mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập

khẩu trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng với

nước ngoài; trực tiếp nhận hàng và thanh toán

tiền hàng.

 Nhập khẩu uỷ thác là phương thức kinh doanh

mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập

khẩu (có đăng kí kinh doanh xuất - nhập khẩu, có giấy phép xuất - nhập khẩu) không đứng ra trực tiếp đàm phán với nước ngoài mà phải nhờ qua

một đơn vị xuất - nhập khẩu có uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu cho mình.

 Các hình thức mua hàng khác

Mua hàng qua điện thoại: bên mua gọi điện đến

bên bán thỏa thuận giá cả, phương thức thanh

toán và phương thức giao hàng

Mua hàng qua mô giới: bên mua thông qua một

bên trung gian tìm hàng cần mua, thỏa thuận giá

cả và giao hàng

Mua hàng qua internet: bên mua điền thông tin

cần thiết vào đơn hàng qua internet gửi đến cho bên mua

II Mục tiêu KSNB đối với chu trình

mua hàng – thanh toán

Mục tiêu chức năng mua hàng

 Mua đúng : đúng theo sự phê duyệt về :

+ Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô tả hàng)

+ Đúng nhà cung cấp

+ Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá nào đó)

 Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt

 Mua kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã

cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu chức năng trả tiền

 Trả đúng :

+ Đúng nhà cung cấp

+ Đúng hàng đã mua

+ Đúng giá đã thõa thuận

 Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung

cấp

 Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã

cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu chức năng ghi nhận & báo cáo :

Phải ghi nhận & báo cáo được :

 Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ,

từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào

bất cứ thời điểm nào

 Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất

cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc

phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa

được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC…

Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ

ràng

III Sơ đồ hóa các bước công việc

Chu trình mua hàng – thanh toán

Xác định

nhu cầu Đặt

hàng

Nhận hàng và bảo quản

Chấp nhận thanh toán

Chi tiền thanh toán

Ghi sổ cái TK

Lập báo cáo

Chấp nhận dịch vụ hàng hóa

Theo dõi

nợ phải trả

1 Xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua

bán

 Thủ tục kiểm soát

 Đơn đặt hàng được lập bởi bộ phận cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu

 Phê chuẩn yêu cầu mua hàng

 Yêu cầu mua hàng được phê chuẩn được gửi tới bộ

phận mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi nhà cung cấp Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở đánh giá mức độ uy tín, so sánh đơn giá,

thời gian giao hàng, khuyến mãi và các dịch vụ sau khi bán

 Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ

phận nhận hàng để làm cơ sở cho việc kiểm tra hàng khi nhận hàng

2 Nhận vật tư , hàng hóa , dịch vụ và kiểm

nghiệm

 Thủ tục kiểm soát

 Khi hàng được chuyển đến nơi giao hàng thì bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng

 Lập biên bản nhận hàng

 Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển tới bộ phận liên quan theo quy định

 Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc

bộ phận sử dụng

 Nếu hàng được nhập kho thì phiếu nhập kho được lập

3.Xử lý , ghi nhận khoản nợ phải trả

 Thủ tục kiểm soát

 Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán.

 Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hoá đơn mua hàng.

 Đối chiếu các thông tin trên hoá đơn với biên bản nhân hàng và phiếu nhập kho

 Hoá đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài khoản tài sản cố định

 Hoá đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả

người bán (nếu chưa thanh toán tiền)

4 Xử lý , thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ

 Thủ tục kiểm soát

hoặc tiền mặt

lập như: uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi

từ như hoá đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng

toán cần được đóng dấu “đã thanhtoán”

dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán