Kết quả khảo sát cho thấy nhóm yếu tố cá nhân và yếu tố tổ chức đều có ảnh hưởng tích cực đến sự sẵn lòng chia sẻ tri thức giữa nhân viên.. Do công ty tại Việt Nam mới được thành lập gần
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Lý do hình thành đề tài Sự cần thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu hóa hiện nay, tri thức đã trở thành nhân tố quyết định lợi thế cạnh tranh và ảnh hưởng tới sự sống còn của các tổ chức doanh nghiệp
Dựa theo các nghiên cứu cho thấy tri thức chính nguồn lực tạo nên lợi thế cạnh tranh của tổ chức (Nonaka và Takeuchi, 1995; Pettigrew và Whip, 1993) Đặc biệt đối với các công ty tư vấn xây dựng, đội ngũ kỹ sư, chuyên gia và tri thức của họ là tài sản quí báu tạo ra sự khác biệt với các tổ chức khác trong cùng lãnh vực Để đạt được lợi thế dựa trên nền tảng tri thức này, doanh nghiệp chỉ dựa vào nhân viên và hệ thống huấn luyện không thôi thì chưa đủ (Brown& Duguid, 1991) Tổ chức phải biết cách làm thế nào dòng tri thức được lưu chuyển giữa các chuyên gia và tới được cá nhân cần sử dụng nó (Hinds, Patterson & Pfeffer, 2001) Như vậy, chia sẻ tri thức giữa các cá nhân đã trở thành nhân tố chính cho quá trình quản lý tri thức được hiệu quả (Nonaka và Takeuchi, 1995; Alavi và Leidner, 2001) Tầm quan trọng của việc chia sẻ tri thức trong quản lý tri thức có thể được xem như quá trình tuần hoàn máu cho cơ thể Vì nhìn thấy lợi ích tiềm năng của chia sẻ tri thức , nhiều tổ chức đã chấp nhận đầu tư đáng kể thời gian và tiền bạc vào hệ thống quản lý tri thức như nắm bắt, tồn trữ, tạo mới và phân phối tri thức (Anitha, 2006) Đối với các công ty xây dựng, chia sẻ tri thức giữa các nhân viên có thể mang lại lợi nhuận nhờ ý tưởng đổi mới, tăng năng lực cá nhân và cải thiện năng suất làm việc cũng như ra quyết định tốt hơn (Zhang và Fung, 2012) Do đó, các công ty xây dựng cần khuyến khích chia sẻ tri thức (Dainty et al, 2005) và công ty Simpson Strongtie cũng không ngoại lệ Các nhà nghiên cứu xác nhận rằng tổ chức có thể nâng cao chia sẻ tri thức không chỉ bằng cách đưa chia sẻ tri thức vào chiến lược kinh doanh mà còn phải thay đổi thái độ và hành vi của nhân viên để họ sẵn lòng và thường xuyên chia sẻ tri thức (Jones et al., 2006; Alavi and Leidner, 2001) Chính vì vậy, tổ chức cần phải khảo sát các yếu tố thúc đẩy nhân viên tích cực trong chia sẻ tri thức (Lin, 2007)
Hiểu được tầm quan trọng của việc chia sẻ tri thức giữa nhân viên, ban Giám Đốc công ty Simpson Strongtie luôn mong muốn nâng cao chia sẻ tri thức giữa các nhân viên trong cùng một nhóm, giữa các nhóm, cấp trên với cấp dưới, người giàu kinh nghiệm cho người ít kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia tư vấn tại Mỹ cho lực lượng kỹ sư tại Việt Nam Giám đốc văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam, ông Đỗ Phạm Hoàng Khương muốn phát triển công ty Simpson tại Việt Nam ngày càng lớn mạnh trên nền tảng chia sẻ tri thức bằng cách đặt phương châm công việc là “Chia sẻ để được chia sẻ” Do công ty tại Việt Nam mới được thành lập gần ba năm và đang trong quá trình mở rộng và phát triển dịch vụ lớn mạnh, việc thay đổi công việc, thuê nhân viên mới, chuyển giao nhân viên hay công việc giữa các nhóm diễn ra khá thường xuyên tạo ra các vấn đề về chia sẻ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và đòi hỏi sự kế thừa liên tục trong tổ chức Tuy nhiên, hiện nay việc chia sẻ này chỉ dựa trên sự tự phát của các cá nhân trong công ty Công việc vẫn xảy ra nhiều sai sót do không cập nhật thông tin đầy đủ và kịp thời yêu cầu của khách hàng và các chuyên gia ở Mỹ Hiện tại, công ty chưa thực hiện biện pháp khuyến khích chính thức nào thật sự giúp nâng cao chia sẻ tri thức của nhân viên Gần đây, Giám đốc điều hành chi nhánh tại Việt Nam, ông Jeremy Gilstrap đã đề cập đến việc đầu tư cho việc xây dựng một công cụ phục vụ cho việc chia sẻ tri thức giữa các bên Đây được xem là một động thái thể hiện mong muốn rất lớn của ban Giám Đốc công ty trong việc phát triển lực lượng kỹ sư xây dựng tại Việt Nam Việc áp dụng thành công quản lý tri thức mà cụ thể là chia sẻ tri thức sẽ tạo được lợi thế chiến lược và đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty Để làm được điều này, việc đi ngược trở lại để tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình chia sẻ tri thức tại công ty là vô cùng cần thiết và quan trọng Từ đây, chúng ta có thể tìm ra giải pháp nâng cao chia sẻ tri thức giữa nhân viên và đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống hay công cụ chia sẻ tri thức giúp công ty đổi mới và hoạt động hiệu quả hơn (Lin, 2007)
Với những nguyên nhân trên, đề tài “Khảo sát các yếu tố ảnh hưởng chia sẻ tri thức và đề xuất giải pháp nâng cao chia sẻ tri thức tại công ty Simpson Strongtie Vietnam” đã được chọn để thực hiện khóa luận.
Mục tiêu đề tài
- Khảo sát ảnh hưởng của các nhóm yếu tố đến quá trình chia sẻ tri thức giữa các nhân viên tại công ty Simpson Strongtie Vietnam
- Đề xuất các giải pháp nâng cao chia sẻ tri thức giữa các nhân viên tại công ty Simpson Strongtie Lựa chọn giải pháp khả thi
- Lựa chọn áp dụng một giải pháp nâng cao chia sẻ tri thức để thử nghiệm và tiến hành đánh giá kết quả thử nghiệm giải pháp này.
Phạm vi thực hiện
Phạm vi được thực hiện trong nội bộ công ty Simpson Vietnam
Thời gian thực hiện từ 25/11/2013 đến 30/03/2014
Phương pháp thực hiện
Quy trình thực hiện khoá luận được tóm tắt trong hình dưới đây:
Hoàn thành khóa luận Hoàn thành viết khóa luận
Mục tiêu đề tài Hình thành đề tài
Tổng quan Cơ sở lý thuyết
Viết, chỉnh sửa và hoàn thành đề cương
Lập bảng câu hỏi khảo sát
Thu thập - tổng hợp và xử lý số liệu Đánh giá kết quả Tiến hành khảo sát đối tượng Đề xuất giải pháp.Thử nghiệm giải pháp và đánh giá thử nghiệm Kết luận
- Nhìn nhận vấn đề tại công ty - Mong muốn đóng góp vào quá trình phát triển của công ty
- Tìm hiểu các tài liệu, sách về tri thức và quản lý tri thức
- Tìm đọc các bài báo, các nghiên cứu đã được thực hiện trong và ngoài nước
- Lựa chọn mô hình phù hợp và đáng tin cậy để tiến hành khảo sát
- Xây dựng thang đo cho khảo sát - Lập bảng câu hỏi dựa trên bảng câu hỏi của các nghiên cứu trước đó
- Tiến hành phân phát bảng câu hỏi đến đối tượng cần khảo sát
- Thu thập và tổng hợp kết quả
- Thực hiện phân tích kết quả khảo sát bằng thống kê mô tả, các phép kiểm định, phân tích hồi qui
- Thảo luận kết quả nghiên cứu
- Thảo luận với giám đốc và các trưởng nhóm để tìm ra giải pháp
Lựa chọn giải pháp khả thi - Lựa chọn và thử nghiệm một giải pháp, đánh giá hiệu quả của giải pháp
Hình 1.1: Qui trình thực hiện khóa luận
Theo lưu đồ, sau khi xác định được vấn đề đang xảy ra tại công ty, tác giả sẽ tìm hiểu lý thuyết và các mô hình nghiên cứu trước đây Từ đó, theo thực tế của công ty Simpson, tác giả sẽ lựa chọn mô hình phù hợp.Trên mô hình nghiên cứu đã xác định, tác giả lựa chọn các thang đo cho biến độc lập và biến phụ thuộc Việc xây dựng thang đo dựa vào mô hình nghiên cứu đã được chọn và có thể điều chỉnh cho phù hợp với thực tế Sau đó, tác giả tiến hành xây dựng bảng câu hỏi khảo sát và thực hiện khảo sát để thu thập số liệu trực tiếp từ các nhân viên của công ty Dựa vào các lý thuyết phân tích dữ liệu, tác giả sẽ đánh giá kết quả bằng thống kê mô tả, các phép kiểm định và phân tích hồi qui Thông qua đó, tầm quan trọng của các nhóm yếu tố ảnh hưởng được xác định
Bước tiếp theo là đề xuất các giải pháp cải thiện cho công ty dựa trên các yếu tố ảnh hưởng được xác định trước đó Đánh giá tính khả thi của các giải pháp được đề xuất bằng cách thảo luận với Giám đốc và các trưởng nhóm tại công ty Sau đó, một giải pháp khả thi nhất sẽ được tiến hành thử nghiệm cho một hoặc hai nhóm có liên quan công việc mật thiết tại công ty trong khoảng 4 tuần và đánh giá kết quả thử nghiệm
Cuối cùng, tác giả rút ra kết luận và kiến nghị các hướng nghiên cứu mới trong tương lai để hoàn thành khóa luận
Cách thu thập dữ liệu:
- Dữ liệu thứ cấp: nguồn tham khảo, thu thập dữ liệu từ công ty Simpson, các bài báo, nghiên cứu được thực hiện trong nước và nước ngoài
- Dữ liệu sơ cấp: cách thu thập là khảo sát trong nội bộ nhân viên công ty Simpson Strongtie Vietnam.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn góp phần vào quá trình phát triển của công ty Simpson Strongtie Vietnam và có thể tìm ra cách giải quyết vấn đề đang làm đau đầu ban giám đốc Đề tài cũng có thể đưa ra những giải pháp mang tính thiết thực và hệ thống hơn qua quá trình khảo sát về tình hình thực tế tại công ty Từ kết quả khảo sát, công ty có thể mạnh dạn hơn trong việc đầu tư xây dựng một hệ thống hoặc công cụ phục vụ cho chia sẻ tri thức tại công ty.
Bố cục khoá luận (dự kiến)
Chương 1 trình bày phần tổng quan liên quan đến lý do hình thành đề tài và mục tiêu đề tài cũng như ý nghĩa thực tiễn của đề tài được thực hiện Tiếp tục, chương 2 sẽ trình bày phần lý thuyết liên quan đến đề tài bao gồm các khái niệm tri thức, quản lý tri thức, chia sẻ tri thức và xác định các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức Chương 3 giới thiệu về bối cảnh công ty trong thời gian thực hiện đề tài cũng như mô tả vấn đề cần giải quyết Chương 4 đề cập đến việc thiết kế bảng câu hỏi cho các yếu tố cần khảo sát Chương 5 trình bày kết quả khảo sát tại công ty, tổng hợp, phân tích kết quả và đánh giá kết quả Chương này cũng đề xuất giải pháp nâng cao chia sẻ tri thức cho công ty Sau đó, một giải pháp khả thi được lựa chọn để tiến hành thử nghiệm và đánh giá kết quả thử nghiệm Cuối cùng, chương 6 đưa ra kết luận của đề tài dựa trên lý thuyết và ứng dụng thực tế của đề tài đồng thời nêu lên những hạn chế của đề tài và hướng nghiên cứu có thể thực hiện trong tương lai.
TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan về quản lý tri thức và chia sẻ tri thức
2.1.1 Khái niệm về tri thức và quản lý tri thức
Tri thức: là một khái niệm đa diện ở nhiều cấp độ khác nhau Trong nội dung của các nghiên cứu về kinh doanh, tri thức được xem là một “thứ” cần được quản lý – là một tài sản có giá trị (Anitha, 2006) Sau đây là một vài khái niệm về tri thức như sau:
- Nonaka (1994): Tri thức là niềm tin được điều chỉnh làm tăng khả năng của một thực thể hành động hiệu quả
- Davenport & Prusak (1998): tri thức là một phức hợp của kinh nghiệm được điều chỉnh, giá trị, thông tin dựa vào ngữ cảnh và tầm nhìn của chuyên gia để đưa ra một khung đánh giá và tổng hợp kinh nghiệm và thông tin mới Nó bắt nguồn và được áp dụng trong tâm trí của những người biết Trong tổ chức, nó thường gắn kết vào các tài liệu, thói quen của tổ chức, qui trình, các thực hành và định mức
Quản lý tri thức: Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý tri thức tùy theo từng góc nhìn khác nhau như góc nhìn kinh doanh, góc nhìn khoa học nhận thức và góc nhìn công nghệ
Alavi và Leidner (1999) định nghĩa quản lý tri thức là một quá trình nhất định có hệ thống, có tổ chức nhằm thu lại, tổ chức lại và thông tin cả tri thức ẩn và tri thức hiện của nhân viên để các nhân viên khác có thể sử dụng nó hiệu quả hơn và năng suất hơn cho công việc của mình
O’Dell và cộng sự, (1998) định nghĩa quản lý tri thức là một chiến lược tỉnh táo để thu thập tri thức đúng đưa cho đúng người vào đúng thời điểm và giúp mọi người chia sẻ cho nhau và sử dụng thông tin đúng cách để cải thiện năng suất của tổ chức
Nói chung, QLTT có thể được hiểu:
- Là một cách tiếp cận quản lý cả tri thức ẩn & hiện (con người và môi trường kinh doanh) để tạo ra giá trị cho tổ chức (Phạm Quốc Trung, 2011)
- Là các thực tiễn/ phương pháp (về công nghệvà quản lý) để xác định, tạo ra, biểu diễn và phân phối tri thức trên toàn tổ chức (Phạm Quốc Trung, 2011)
Các nhà nghiên cứu thường đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về chia sẻ tri thức tùy theo quan điểm cá nhân của mỗi người Alavi và Leidner (2001) định nghĩa nó là quá trình phổ biến tri thức xuyên suốt trong tổ chức Quá trình này có thể xảy ra giữa các cá nhân, các nhóm hay các tổ chức sử dụng bất cứ kênh thông tin nào
Connelly và Kelloway (2003) định nghĩa chia sẻ tri thức như là một bộ các hành vi liên quan đến việc trao đổi thông tin hay giúp đỡ nhau Nó được phân biệt với việc chia sẻ thông tin, tạo ra thông tin có sẵn cho nhân viên trong tổ chức Chia sẻ tri thức có thể bị nhầm lẫn với chia sẻ thông tin Sự nhầm lẫn này có thể dẫn tới cách hiểu không hoàn toàn đúng về quản lý tri thức và dẫn tới việc nhầm lẫn trong áp dụng quản lý tri thức Chia sẻ tri thức vẫn là phần khó nhất của quá trình quản lý tri thức vì hiệu quả của nó phụ thuộc vào khó khăn trong việc kiểm soát con người, từ người cho đến người nhận (Anitha, 2006).
Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng chia sẻ tri thức qua các nghiên cứu
Các nghiên cứu được thực hiện về chia sẻ tri thức dựa trên tầm quan trọng của các nhóm yếu tố bao gồm bối cảnh tổ chức, đặc điểm giữa các cá nhân và nhóm, đặc điểm văn hóa, đặc điểm cá nhân, và các động lực thúc đẩy Sau đây, chúng ta nhận diện một vài yếu tố ảnh hưởng đên chia sẻ tri thức đã được thực hiện trong các nghiên cứu:
Bối cảnh của tổ chức - Văn hóa và môi trường của tổ chức: nhiều thước đo về văn hóa tổ chức có ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức như văn hóa niềm tin giúp giảm bớt tác động tiêu cực lên nhận thức và chia sẻ tri thức (Kankanhalli, Tan & Wei, 2005) Tương tự, nếu môi trường tổ chức khuyến khích sự cạnh tranh cá nhân sẽ trở thành rào cản của chia sẻ tri thức, ngược lại hợp tác nhóm giúp tạo ra niềm tin khuyến khích chia sẻ tri thức (Schepers & Van den Berg, 2007; Wang, 2004)
- Sự ủng hộ của lãnh đạo: sự ủng hộ của lãnh đạo có tác dụng tích cực liên quan đến nhận thức của nhân viên trong một văn hóa chia sẻ tri thức và sẵn lòng chia sẻ tri thức (Connelly & Kelloway, 2003; Lin, 2007)
- Phần thưởng và ưu đãi: thiếu phần thưởng hay ưu đãi được cho là một rào cản với chia sẻ tri thức (Yao, Kam & Chan, 2007) Dựa trên thuyết trao đổi xã hội và vốn xã hội, phần thưởng của tổ chức như thăng chức, phụ cấp hay tăng lương có tác động tích cực với việc chia sẻ tri thức (Kankanhalli và cộng sự, 2005)
- Cấu trúc của tổ chức: các cấu trúc ảnh hưởng tích cực đến chia sẻ tri thức như cấu trúc tổ chức ít hướng về trung tâm (Kim & Lee, 2006), môi trường làm việc khuyến khích sự tác động lẫn nhau giữa các nhân viên thông qua môi trường làm việc mở (Jones, 2005), khuyến khích chia sẻ thông tin giữa các bộ phận và trong các cuộc họp (Yang & Chen, 2007) Đặc điểm giữa các cá nhân và nhóm - Đặc trưng nhóm và quá trình nhóm ảnh hưởng tới chia sẻ tri thức, ví dụ nhóm được hình thành lâu và gắn kết với nhau thì các thành viên hướng tới chia sẻ tri thức (Sawng, Kim & Lee, 2006)
- Sự tương đồng: có liên quan đến chia sẻ tri thức Những thành viên trong nhóm tự nhận biết họ là thiểu số về giới tính, tình trạng gia đình hay học vấn thường ít có khuynh hướng chia sẻ tri thức cho các thành viên khác của nhóm (Ojha, 2005) Đặc điểm văn hóa Các công ty đa quốc gia hay các tổ chức quốc tế với nhiều nền văn hóa và ngôn ngữ khác nhau có thể gặp phải những rào cản trong việc chia sẻ tri thức (Ford & Chan, 2003) Đặc điểm cá nhân Không có nhiều nghiên cứu nói về vai trò của đặc điểm cá nhân ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức Một vài giả thuyết như: những nhân viên có học vấn cao hơn hay kinh nghiệm lâu hơn có xu hướng chia sẻ chuyên môn và có thái độ tích cực hướng tới việc chia sẻ tri thức (Constant et al., 1994) Động cơ thúc đẩy
- Niềm tin của người làm chủ tri thức: Nghiên cứu chỉ ra rằng khi cá nhân tin rằng họ làm chủ thông tin, họ thường hướng tới việc chia sẻ tri thức (Constant et al., 1994) Điều này tương tự sự thỏa mãn từ bên trong của nhân viên có được khi chia sẻ tri thức với người khác
- Lợi ích và chi phí nhận được: các cá nhân đánh giá tỉ lệ lợi ích so với chi phí và dựa vào đó để quyết định như sự mong đợi sẽ nhận được gì đó như sự kính trọng, danh tiếng hay lợi ích rõ ràng (Emerson, 1981)
- Sự tin tưởng và đánh giá giữa các cá nhân: đây là hai yếu tố chính thể hiện mối quan hệ giữa các cá nhân có liên quan đến chia sẻ tri thức Chia sẻ tri thức liên quan tới việc truyền đạt tri thức từ người này sang người khác với mong muốn có được lợi ích qua lại (Wu, Hsu & Yeh, 2007)
- Thái độ cá nhân: hướng nghiên cứu này sử dụng thuyết nguyên nhân hành động và mô hình chấp nhận công nghệ để diễn tả hành vi của cá nhân ảnh hưởng bởi niềm tin và thái độ (Fishbein & Ajzen, 1975).
Các mô hình nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức
2.3.1 Mô hình nghiên cứu về chia sẻ tri thức của Hsiu-Fen Lin (2007)
Nghiên cứu nhằm kiểm tra ảnh hưởng của các yếu tố cá nhân (thích giúp đỡ lẫn nhau và tin vào hiệu quả bản thân), các yếu tố tổ chức (sự ủng hộ của quản lý cấp trên và phần thưởng của tổ chức) và yếu tố công nghệ (sử dụng phương tiện công nghệ) đối với quá trình chia sẻ tri thức
Hình 2.1: Mô hình nghiên cứu chia sẻ tri thức của Lin (2007)
Có nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức của nhân viên như cá nhân, tổ chức và yếu tố kỹ thuật công nghệ (Lee và Choi, 2003; Connelly và Kelloway, 2003; Taylor và Wright, 2004) Nói đến yếu tố cá nhân, chia sẻ tri thức phụ thuộc vào đặc điểm của mỗi cá nhân, bao gồm kinh nghiệm, giá trị, động cơ và niềm tin Những yếu tố động viên cá nhân có thể khiến nhân viên sẵn sàng chia sẻ tri thức (Wasko và Faraj, 2005) Nhân viên được thúc đẩy khi họ nghĩ rằng hành vi chia sẻ tri thức đáng để nỗ lực và giúp đỡ người khác Do đó, mong muốn lợi ích của cá nhân có thể thúc đẩy nhân viên chia sẻ tri thức với đồng nghiệp của mình
Bên cạnh đó, yếu tố tổ chức, môi trường tổ chức thường được dùng để đo lường văn hóa ủng hộ sự đổi mới của tổ chức Trong bối cảnh chia sẻ tri thức, nhiều khía cạnh khác nhau của môi trường tổ chức là động lực tiêu biểu của chia sẻ tri thức như là hệ thống phần thưởng (Bartol và Srivastava, 2002), môi trường lãnh đạo kiểu mở (Taylor và Wright, 2004) và sự ủng hộ của các quản lý cấp cao (MacNeil, 2003)
Cuối cùng, đề cập đến yếu tố kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông có thể thúc đẩy hiệu quả việc hệ thống hóa, hội nhập và phổ biến tri thức (Song, 2002) như phần mềm nhóm, cơ sở dữ liệu trực tuyến, mạng nội bộ hay cộng đồng ảo để chia sẻ tri thức (Koh và Kim, 2004) Thước đo “quá trình chia sẻ tri thức” đề cập đến cách những nhân viên trong tổ chức chia sẻ kinh nghiệm làm việc, chuyên môn, cách làm và thông tin cho các đồng nghiệp khác Quá trình chia sẻ tri thức bao gồm sự sẵn lòng của nhân viên để chủ động chia sẻ cho đồng nghiệp và chủ động hỏi đồng nghiệp khi cần (Lin, 2007)
2.3.2 Mô hình nghiên cứu về các yếu tố quyết định hành vi chia chia sẻ tri thức của Anitha (2006)
Hình 2.2: Mô hình nghiên cứu các yếu tố quyết định hành vi chia sẻ tri thức của Anitha (2006)
Mô hình này lấy nền tảng là thuyết hành vi dự định (TPB) làm khung lý thuyết và cộng thêm những nhân tố được dựng nên từ thuyết trao đổi kinh tế, thuyết trao đổi xã hội, thuyết tự quyết định và vài thuyết khác để phân tích các yếu tố thúc đẩy ảnh hưởng đến hành vi chia sẻ tri thức Các yếu tố tâm lý: như đôi bên cùng có lợi, nâng cao danh tiếng, mất năng lực tri thức và thích giúp đỡ lẫn nhau Các yếu tố tổ chức: nhận thức về môi trường của tổ chức, các công cụ hay công nghệ có sẵn hỗ trợ chia sẻ tri thức Các yếu tố này ảnh hưởng đến quá trình quyết định hành vi chia sẻ tri thức
2.3.3 Lựa chọn mô hình khảo sát cho công ty Simpson Strongtie
Mô hình nghiên cứu của Anitha (2006) là mô hình khá đầy đủ thể hiện quá trình dẫn đến hành vi chia sẻ tri thức Nó cũng thể hiện những yếu tố được sử dụng trong mô hình nghiên cứu của Lin (2007) Tuy nhiên, trong điều kiện giới hạn về phạm vi nghiên cứu của đề tài, qui mô công ty trong khoảng 100 nhân viên, việc áp dụng toàn bộ mô hình nghiên cứu này cho đề tài sẽ gặp nhiều khó khăn và không đủ thời gian thực hiện đề tài với nội dung nghiên cứu quá lớn Nhận thấy, mô hình của Lin
(2007) cũng bao gồm những yếu tố có trong mô hình nhưng đã được chọn lọc lại, tác giả quyết định chọn lựa mô hình nghiên cứu của Lin (2007)
Trong mô hình nghiên cứu của Lin (2007), ba nhóm yếu tố chính ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức bao gồm các yếu tố cá nhân, các yếu tố tổ chức và các yếu tố thuộc công nghệ Chia sẻ tri thức được nói đến trong mô hình của Lin (2007) chính là sự sẵn lòng cho và nhận tri thức Từ đây dẫn đến kết quả của hành vi chia sẻ tri thức thật sự là cái mà tác giả đang mong muốn nghiên cứu cho tình huống tại công ty Simpson.Mô hình được sử dụng để khảo sát các yếu tố quyết định chia sẻ tri thức của công ty Simpson như dưới đây:
Hình 2.3: Mô hình khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức cho công ty Simpson Strongtie
TỔNG QUAN CÔNG TY SIMPSON STRONGTIE VIETNAM
Tổng quan về công ty Simpson Strongtie Vietnam
3.1.1 Giới thiệu công ty Simpson Strongtie Vietnam
Simpson Strongtie Vietnam trực thuộc tập đoàn Simpson Strongtie với trụ sở chính ở Mỹ Với lịch sử hình thành hơn 50 năm, tập đoàn Simpson là một trong những công ty sản xuất “connector” lớn nhất ở Mỹ Đây là các sản phẩm liên kết giúp cho kết cấu nhà ở được an toàn và vững chắc hơn Công ty Simpson cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ cho khách hàng ngay tại công trường xây dựng Đội ngũ kỹ sư tại Simpson giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và chuyên nghiệp
Với mục tiêu mở rộng thị trường và lĩnh vực hoạt động trong ngành xây dựng nhà gỗ tại Mỹ, Công ty Simpson đã thành lập chi nhánh ở Việt Nam vào năm 2010 từ lực lượng kỹ sư đã làm việc cho công ty gần 10 năm theo hình thức thuê ngoài
Công ty Simpson Strongtie Vietnam được thành lập với mục tiêu hỗ trợ dịch vụ tư vấn kỹ thuật cho văn phòng chính tại Mỹ Đồng thời, công ty Simpson Strongtie Vietnam cũng đảm nhận mảng tư vấn thiết kế cho các dự án nhà gỗ tại Mỹ Đây là lĩnh vực mới mà công ty Simpson muốn xâm nhập và phát triển vị thế của mình trên thị trường Mỹ Ở Việt Nam, có rất nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nhưng số lượng công ty trong ngành tư vấn thiết kế nhà gỗ rất ít do tính đặc thù riêng Một vài công ty trong hoạt động trong cùng lĩnh vực như: công ty Truss Rite là công ty của Úc chuyên về thiết kế, tính dự toán các công trình nhà gỗ, công ty Atlas với mảng thiết kế nhà gỗ chuyên về thị trường tại Anh,…
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
GIÁM ĐỐC CÔNG TY SIMPSON STRONGTIE TẠI VIỆT NAM GIÁM ĐỐC DỊCH VỤ TƯ VẤN KỸ THUẬT TẬP ĐOÀN
GIAM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CHI NHÁNH Ở VIỆT NAM TẠI MỸ ĐỘI TRƯỞNG NHÓM URS ĐỘI TRƯỞNG
NHÓM KỸ THUẬT + DEVOLOPER ĐỘI TRƯỞNG NHÓM THIẾT KẾ ĐỘI TRƯỞNG NHÓM QA
KHỐI HÀNH CHÍNH ĐỘI TRƯỞNG
17 NHÂN VIÊN 18 NHÂN VIÊN 19 NHÂN VIÊN 14 NHÂN VIÊN 14 NHÂN VIÊN 3 NHÂN VIÊN ĐỘI TRƯỞNG NHÓM BÓC KHỐI LƯỢNG
18 NHÂN VIÊN ĐỘI NGŨ KỸ SƯ,
CHUYÊN GIA TẠI MỸ HỖ TRỢ
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty Simpson Strongtie Vietnam
Mô tả chi tiết vấn đề chi tiết ở công ty Simpson Strongtie
3.2.1 Chia sẻ tri thức là một phần trong công việc tại công ty
Có hai dòng tri thức tồn tại trong công ty là tri thức ẩn và tri thức hiện theo khái niệm tri thức ẩn và hiện trong phần cơ sở lý thuyết
Tri thức ẩn: bao gồm kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng làm việc, kỹ năng sử dụng phần mềm thiết kế trong lĩnh vực nhà gỗ, kỹ năng giải quyết sự cố,…Những tri thức này thuộc về các trưởng nhóm, kỹ sư giàu kinh nghiệm, các kỹ sư chuyên gia ở Mỹ
Tri thức hiện: tài liệu được lưu trữ trên serve chung của công ty bao gồm sách, các tiêu chuẩn xây dựng nhà gỗ, các tài liệu khác được tạo ra từ các kỹ sư hoặc chuyên gia nếu có
Quy trình làm việc tại công ty: Thông thường, các dự án bao gồm nhà dân dụng nhỏ hoặc nhà chung cư hoặc dự án lớn khác như bệnh viện, trường học Thời gian làm việc của mỗi nhóm cho từng dự án có thể kéo dài trong ngày hoặc đến vài tuần tùy theo khối lượng công việc Đôi lúc, để một dự án hoàn thành, tổng thời gian có thể kéo dài vài tháng Công việc của các nhóm có liên quan với nhau, kết quả của nhóm này có thể là số liệu đầu vào của một nhóm khác Nhóm thiết kế bao gồm các giai đoạn từ tiếp nhận bản vẽ kiến trúc, thiết kế sơ bộ, gửi cho kỹ sư thiết kế kiểm tra, gửi cho kỹ sư kết cấu kiểm tra, gửi trở lại để tiếp tục hoàn thành chi tiết, gửi tiếp cho nhóm kỹ sư khác để chứng nhận Nhóm bóc khối lượng dựa vào bản vẽ thiết kế để bóc tách khối lượng vật liệu, chi tiết thi công,…Với sự liên quan mật thiết về công việc trong cùng một nhóm và giữa các nhóm khác nhau, việc chia sẻ tri thức chung cũng như những thông tin có liên quan cho cùng một dự án là thật sự cần thiết
3.2.2 Những khó khăn đang gặp phải
Công ty mới được thành lập gần 3 năm và đang trong giai đoạn mở rộng hoạt động
Tuy nhiên, do lĩnh vực hoạt động mới mẻ và không phổ biến tại Việt Nam, công ty thiếu lực lượng kỹ sư giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực nhà gỗ Thành phần lao động tri thức chính của công ty là đội ngũ kỹ sư mới trẻ, nhiệt huyết nhưng thiếu kinh nghiệm và dễ rời bỏ công ty để tìm kiếm trải nghiệm mới ở các công ty xây dựng khác Do đó, ban giám đốc gặp khó khăn trong việc xây dựng đội ngũ kế thừa do lực lượng kỹ sư muốn thay đổi công việc cũng như tuyển thêm nhân viên mới đáp ứng nhu cầu mở rộng Dòng tri thức trong công ty, hay nói cách khác là kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn tập trung cao ở các trưởng nhóm và senior Họ là các kỹ sư đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhà gỗ được chuyển nhượng từ công ty Govich hoặc tuyển dụng từ công ty khác nhưng số lượng rất ít Bên cạnh đó, số lượng tài liệu, hồ sơ lưu trữ còn ít vì lĩnh vực hoạt động mới, sử dụng phần mềm mới Hiện nay, việc tiếp nhận đầu vào công việc đều từ Mỹ và mỗi nhóm có mã số lưu trữ khác nhau Do vậy, mặc dù hiểu rằng công việc có liên quan tới nhau, việc tìm kiếm lại các thông tin liên quan nếu cần gặp nhiều khó khăn như: mất nhiều thời gian tìm trên serve, hỏi nhóm khác qua email nhưng người được hỏi tốn nhiều thời gian để tìm lại email, nhớ lại dự án đã làm trước đó, tìm lại thông tin để có thể giải đáp Nhận diện ra một số vấn đề như:
- Tri thức nằm rải rác trong nhiều nguồn khác nhau như tài liệu, máy tính, serve, mà chỉ có thể được hiểu bởi các chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm
- Nhiều vấn đề không dự đoán được xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và được giải quyết mà không hề được ghi chép lại cho những người khác có thể học hỏi
- Kiến thức xây dựng thường là tri thức ẩn thuộc về cá nhân và nhóm thực hiện dự án Cuối cùng, các tri thức này biến mất khi dự án kết thúc
- Nhu cầu giảm thời gian thực hiện dự án và không có thời gian để tiếp thu kiến thức từ các dự án trước đó
Vấn đề đặt ra chính là việc nâng cao quá trình chia sẻ tri thức giữa khách hàng tại Mỹ, các kỹ sư, chuyên gia tại văn phòng chính ở Mỹ và đội ngũ kỹ sư tại Việt Nam; các trưởng nhóm và senior với nhân viên cấp dưới trong nhóm; giữa các nhóm với nhau tại Việt Nam
Bên cạnh đó, cần xây dựng giải pháp để hỗ trợ cho nhân viên trong việc biến đổi một phần nào đó dòng tri thức ẩn trong công ty thành tri thức hiện như bài học kinh nghiệm, cách giải quyết sự cố,… có thể được tạo thành tài liệu để chia sẻ cho những nhân viên khác Đây là thách thức rất lớn đối với các công ty tư vấn xây dựng.
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
Thực hiện khảo sát để lấy thông tin
4.1.1 Khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức tại công ty Simpson
Các câu hỏi khảo sát cho từng yếu tố được tham khảo từ các nghiên cứu đã được thực hiện trước đó
Yếu tố CN1- Niềm vui giúp đỡ lẫn nhau
Bảng 4.1: Câu hỏi khảo sát yếu tố niềm vui được giúp đỡ lẫn nhau
Câu hỏi khảo sát (Lin, 2007)
CN1-1 Tôi thích chia sẻ tri thức với đồng nghiệp của mình CN1-2 Tối thích giúp đỡ đồng nghiệp bằng cách chia sẻ tri thức của mình CN1-3 Tôi cảm thấy vui khi giúp đồng nghiệp giải quyết vấn đề liên quan công việc CN1-4 Chia sẻ tri thức với đồng nghiệp là niềm vui của tôi Yếu tố CN2- Niềm tin vào hiệu quả tri thức của bản thân
Bảng 4.2 Câu hỏi khảo sát yếu tố tin vào hiệu quả tri thức của bản thân
Câu hỏi khảo sát (Lin, 2007)
CN2-1 Tôi tự tin vào khả năng của mình cung câp tri thức có giá trị với người khác trong công ty CN2-2 Thực sự không có sự khác biệt nào dù tôi có chia sẻ tri thức với đông nghiệp (mã hóa ngược) CN2-4 Hầu hết những người khác có thể truyền đạt kiến thức của họ có giá trị hơn của tôi (mã hóa ngược) Yếu tố TC1 – Sự ủng hộ của cấp trên
Bảng 4.3 Câu hỏi khảo sát yếu tố sự ủng hộ của cấp trên
Câu hỏi khảo sát (Lin, 2007)
TC1-1 Cấp trên nghĩ rằng khuyến khích chia sẻ tri thức với đồng nghiệp rất có lợi
Câu hỏi khảo sát (Lin, 2007)
TC1-2 Cấp trên luôn luôn ủng hộ và khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức với đồng nghiệp TC1-3 Cấp trên tạo điều kiện và sự giúp đỡ cần thiết để nhân viên chia sẻ tri thức TC1-4 Cấp trên khá hào hứng khi thấy nhân viên vui vẻ chia sẻ tri thức với đồng nghiệp Yếu tố TC2 – phần thưởng của tổ chức
Bảng 4.4 Câu hỏi khảo sát yếu tố phần thưởng của tổ chức
Câu hỏi khảo sát (Lin, 2007)
TC2-1 Chia sẻ tri thức với đồng nghiệp có thể giúp tôi dễ được thăng chức hơn TC2-2 Chia sẻ tri thức với đồng nghiệp có thể giúp tôi có mức lương cao hơn hoặc có thêm phụ cấp TC2-3 Chia sẻ tri thức với đồng nghiệp có thể giúp tôi được bảo đảm công việc Yếu tố KT- Sự sẵn có và dễ sử dụng các phương tiện công nghệ để chia sẻ tri thức
Bảng 4.5: Câu hỏi khảo sát sự sẵn có và dễ sử dụng của phương tiện và công nghệ chia sẻ tri thức
Câu hỏi khảo sát (Anitha, 2006)
KT1 Bất cứ khi nào tôi cần đến chia sẻ tri thức, tôi có thể tiếp cận phương tiện hay công nghệ chia sẻ tri thức đễ dàng
KT2 Công cụ hay phương tiện để chia sẻ tri thức luôn có sẵn khi được cần đến KT3 Công nghệ hay phương tiện để chia sẻ tri thức có thể được thay đổi phù hợp với nhu cầu của mỗi nhân viên
Câu hỏi khảo sát (Anitha, 2006)
KT4 Tôi hài lòng với công nghệ và phương tiện để chia sẻ tri thức ở công ty
4.1.2 Khảo sát kết quả chia sẻ tri thức tại công ty Simpson Strongtie
Yếu tố KQ1 – Sự sẵn lòng chia sẻ tri thức giữa các nhân viên
Bảng 4.6 Câu hỏi khảo sát sự sẵn lòng chia sẻ tri thức
Câu hỏi khảo sát (Lin, 2007)
KQ1_1 Khi tôi học được điều gì mới, tôi chia sẻ cho đồng nghiệp KQ1_2 Đồng nghiệp chia sẻ với tôi khi họ học được điều gì mới
KQ1_3 Việc chia sẻ tri thức giữa các nhân viên được coi là bình thường ở công ty tôi KQ1_4 Tôi chia sẻ kỹ năng của mình cho đồng nghiệp khi họ hỏi tôi KQ1_5 Đồng nghiệp trong công ty tôi chia sẻ kỹ năng của họ cho tôi khi tôi hỏi họ Yếu tố KQ2- Hành vi chia sẻ tri thức
Bảng 4.7 Câu hỏi khảo sát hành vi chia sẻ tri thức
Câu hỏi khảo sát (Anitha 2006)
KQ2_1 Tôi chia sẻ kinh nghiệm làm việc cho đồng nghiệp KQ2_2 Tôi chia sẻ tài liệu liên quan công việc mà tôi tìm được cho đồng nghiệp KQ2_3 Tôi chia sẻ kỹ năng làm việc cho đồng nghiệp KQ2_4 Tôi chia sẻ bí quyết công việc cho đồng nghiệp KQ2_5 Tôi chia sẻ những gì tôi học được từ các khóa đào tạo bên ngoài cho đồng nghiệp KQ2_6 Tôi chia sẻ những điều mới hay tài liệu/ công cụ hỗ
Câu hỏi khảo sát (Anitha 2006) trợ công việc mà tôi tự tạo ra cho đồng nghiệp
4.1.3 Một số đặc điểm nhân khẩu
Một vài thông tin nhân khẩu được đưa vào trong bảng câu hỏi với mục đích mô tả mẫu Các biến nhân khẩu được đưa vào bảng câu hỏi khảo sát bao gồm:
- Vị trí công tác: Quản lý, Nhân viên
- Tuổi: Đến 25, Từ trên 25 đến 35, Từ trên 35 đến 45, Trên: 45
- Số năm kinh nghiệm: Đến 2 năm, Từ trên 2 đến 5 năm, Từ trên 5 năm đến 10 năm, Trên 10 năm
4.1.4 Một số câu hỏi khảo sát khác
Theo Anitha 2006, cần khảo sát thói quen sử dụng các phương tiện và công nghệ chia sẻ tri thức để có thể đưa ra giải pháp công nghệ thích hợp
Bảng 4.8: Câu hỏi khảo sát thói quen sử dụng các phương tiện và công nghệ
Câu hỏi khảo sát (Anitha 2006) SKT1 Tôi sử dụng email để chia sẻ tri thức với đồng nghiệp SKT2 Tôi sử dụng forum thảo luận hay phòng chat để chia sẻ tri thức với đồng nghiệp SKT3 Tôi sử dụng công cụ “remote control” hay “net meeting” hoặc “team viewer” để chia sẻ tri thức với đồng nghiệp
SKT4 Tôi chia sẻ tri thức bằng cách để nó trên cơ sở dữ liệu của công ty (tài liệu chuyên môn, bài học kinh nghiệm, kinh nghiệm thực tế…)
SKT5 Tôi sử dụng hội thảo qua điện thoại để chia sẻ tri thức với đồng nghiệp SKT6 Tôi chia sẻ tri thức cho đồng nghiệp bằng cách thảo luận trực tiếp mặt đối mặt
Hai câu hỏi mở để tham khảo ý kiến nhân viên trong công ty về chia sẻ tri thức - Những trở ngại thường gặp khi muốn chia sẻ tri thức
- Có đề nghị giải pháp nào giúp nâng cao chia sẻ tri thức.
Lựa chọn mẫu để tiến hành khảo sát
- Tổng thể nghiên cứu: toàn bộ nhân viên đang làm việc tại công ty Simpson Strongtie Vietnam
- Phần tử khảo sát: Các nhân viên làm việc trong công ty không bao gồm nhân viên phòng hành chính
- Kích thước mẫu: Tổng số nhân viên có thể tham gia khảo sát là 90 nhân viên.
Xử lý số liệu thu được từ khảo sát
Dựa vào kết quả thu được từ bảng câu hỏi khảo sát, đưa dữ liệu vào phần mềm SPSS để phân tích các giá trị trung bình, min, max, độ lệch chuẩn, phân tích anova để so sánh giá trị trung bình
Tiến hành phân tích hồi qui bội để tìm hiểu kỹ hơn sự ảnh hưởng của các yếu tố đến sự sẵn lòng chia sẻ tri thức và hành vi chia sẻ tri thức.
Mục đích sử dụng kết quả khảo sát
Dựa vào kết quả giá trị trung bình các yếu tố ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức của nhân viên tại công ty Simpson bao gồm yếu tố cá nhân, yếu tố tổ chức và yếu tố công nghệ để đề xuất các giải pháp giúp nâng cao động lực chia sẻ tri thức xuất phát từ các nhóm yếu tố được khảo sát.
KẾT QUẢ KHẢO SÁT - ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP THỬ NGHIỆM
Thực hiện khảo sát
Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế trên “google docs” và gửi email cho tất cả đối tượng khảo sát trong công ty Câu trả lời cho tất cả các câu hỏi được thiết kế theo thang Likert 5 điểm
Bảng câu hỏi khảo sát được trình bày trong phần phụ lục 1
5.1.2 Đối tượng khảo sát Đối tượng khảo sát là tất cả các kỹ sư đang làm việc tại côn g ty Simpson Strongtie Vietnam
Mẫu khảo sát dự định thực hiện là 90 mẫu Tuy nhiên, số lượng nhân viên trả lời các câu hỏi chỉ có 80 người Do đó, số lượng mẫu thu thập được là 80 mẫu.
Kết quả khảo sát
Bảng 5.1 Thành phần nhân khẩu của đối tượng khảo sát
Nhóm nhân khẩu Tần suất Phần trăm %
Số năm kinh nghiệm Đến 2 năm 49 61.3
Nhóm nhân khẩu Tần suất Phần trăm %
Như đã trình bày trong phần tổng quan, công ty Simpson Vietnam là công ty được thành lập chưa lâu Nhân viên chủ yếu là kỹ sư nam có kinh nghiệm đến 2 năm chiếm 49% tổng số nhân viên trong công ty Thành phần nhân viên chủ chốt chiếm khoảng 25% là những người có kinh nghiệm từ 2 – 5 năm, nắm những đầu công việc và tri thức quan trọng trong công ty
5.2.2 Kết quả các yếu tố ảnh hưởng đến sự sẵn lòng chia sẻ tri thức
5.2.2.1 Kết quả khảo sát của yếu tố cá nhân
CN1 – Niềm vui được giúp đỡ lẫn nhau, CN2- Sự tin vào hiệu quả tri thức bản thân
Bảng 5.2: Kết quả khảo sát yếu tố cá nhân
Số năm kinh nghiệm Đến 2 năm 49 4.07 0.69 3.77 0.84
Trên 10 năm 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Độ tuổi Đến 25 Tuổi 47 4.06 0.68 3.79 0.82
Yếu tố cá nhân CN1- Niềm vui được giúp đỡ lẫn nhau và yếu tố CN2- Sự tin vào hiệu quả tri thức bản thân của tất cả các nhân viên đều trên mức trung bình với kết quả của CN1 là 3.99 và CN2 là 3.94 Dựa vào kết quả cho thấy, nhân viên công ty Simpson cảm thấy vui khi được giúp đỡ lẫn nhau và tự tin vào hiệu quả tri thức bản thân Điều này đồng nghĩa với việc nhân viên công ty có động lực cá nhân để chia sẻ tri thức cho đồng nghiệp trên mức trung bình
Kết quả phân tích Anova của CN1 cho thấy không có sự khác biệt có ý nghĩa của yếu tố CN1 giữa các nhóm nhân khẩu giới tính, vị trí công tác, số năm kinh nghiệm hay độ tuổi ở mức ý nghĩa 5%, p > 0.05 ( Kiểm định Anova, phụ lục 2.1)
Kết quả phân tích kiểm định Anova cho yếu tố CN2- sự tin vào hiệu quả tri thức bản thân cho thấy có sự khác biệt có ý nghĩa của yếu tố CN2 giữa nhân viên và quản lý nhóm p = 0.031 ở mức ý nghĩa 5% Tương tự, yếu tố này cũng có sự khác biệt có ý nghĩa đối với số năm kinh nghiệm khác nhau với giá trị p = 0.023 ( Kiểm định Anova, phụ lục 2.1)
5.2.2.2 Kết quả khảo sát cho yếu tố tổ chức
TC1- Sự ủng hộ của cấp trên và TC2- Phần thưởng của tổ chức
Bảng 5.3: Kết quả khảo sát yếu tố tổ chức
Số năm kinh nghiệm Đến 2 năm 49 4.22 0.73 3.38 1.00
Trên 10 năm 0 0.00 0.00 0.00 0.00 Độ tuổi Đến 25 Tuổi 47 4.19 0.71 3.40 1.00
Yếu tố TC1 – Sự ủng hộ của cấp trên Kết quả khảo sát tại công ty Simpson cho thấy toàn thể nhân viên đều đồng ý rằng họ nhận được sự ủng hộ và khuyến khích từ cấp trên trong việc chia sẻ tri thức với giá trị trung bình là 4.21
Yếu tố TC2 – Phần thưởng của tổ chức Giá trị trung bình của yếu tố TC2 là 3.37
Như vậy, nhân viên có ý kiến bình thường với việc họ nhận được phần thưởng từ tổ chức khi chia sẻ tri thức với đồng nghiệp Điều này có thể là do công ty không hề công khai khen thưởng, thêm phụ cấp hay thăng chức cho bất kì ai dựa trên hành vi chia sẻ tri thức của nhân viên
Kết quả phân tích Anova cho thấy không có sự khác biệt có ý nghĩa nào của hai yếu tố tổ chức đối với các nhóm nhân khẩu giới tính, vị trí công tác, số năm kinh nghiệm hay độ tuổi khác nhau ở mức ý nghĩa 5%, p>0.05 cho tất cả các trường hợp (Phân tích Anova, Phụ lục 2.1)
5.2.2.3 Kết quả khảo sát sự sẵn có và dễ sử dụng của phương tiện công nghệ
Yếu tố KT – Nhận thức về sự sẵn có và dễ sử dụng các phương tiện công nghệ
Bảng 5.4: Kết quả khảo sát yếu tố công nghệ
Vị trí công tác Nhân viên 68 2.39 0.61
Số năm kinh nghiệm Đến 2 năm 49 2.19 0.49
Trên 10 năm 0 0.00 0.00 Độ tuổi Đến 25 tuổi 47 2.20 0.45
Yếu tố này có kết quả giá trị trung bình khảo sát được thấp hơn hẳn so với các nhóm yếu tố còn lại, chỉ có 2.54 Như vậy, nhân viên nhận thức hệ thống hỗ trợ chia sẻ tri thức tại công ty về tính đa dạng, dễ dàng tiếp cận hay có thể thay đổi theo mục đích của người sử dụng chưa đạt được mức độ như mong muốn Theo kết quả nghiên cứu của Anitha (2006), phương tiện công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hành vi chia sẻ tri thức Do đó, yếu tố này cần được xem xét kỹ lưỡng hơn nhằm đánh giá ảnh hưởng của nó đến chia sẻ tri thức trong công ty
Dựa vào kết quả phân tích Anova cho thấy có sự khác biệt có ý nghĩa của yếu tố phương tiện và công nghệ về nhận thức sự sẵn có và dễ sử dụng đối với các nhóm nhân khẩu vị trí công tác, số năm kinh nghiệm làm việc hay độ tuổi ở mức ý nghĩa 5% ( Phân tích Anova, phụ lục 2.1) Điều này có thể là do nhận thức về phương tiện công nghệ có bị tác động bởi thế hệ của nhân viên, những người có độ tuổi lớn hơn đặt ra yêu cầu về công nghệ thấp hơn những người nhỏ tuổi thuộc thế hệ sau
5.2.3 Kết quả khảo sát về sự sẵn lòng chia sẻ tri thức
Yếu tố KQ1 – Sự sẵn lòng chia sẻ tri thức giữa các nhân viên
Bảng 5.5: Kết quả khảo sát sự sẵn lòng chia sẻ tri thức
Vị trí công tác Nhân viên 68 3.94 0.77
Số năm kinh nghiệm Đến 2 năm 49 3.98 0.72
Trên 10 năm 0 0.00 0.00 Độ tuổi Đến 25 Tuổi 47 3.95 0.72
Kết quả đo được về sự sẵn lòng chia sẻ tri thức giữa nhân viên tại công ty Simpson có giá trị trung bình là 3.97 Như vậy, nhân viên đang có sự sẵn lòng chia sẻ tri thức ở mức tích cực nghĩa là nhân viên trong công ty sẵn sàng chia sẻ tri thức cho nhau Đây có thể coi là một kết quả phù hợp với các nghiên cứu đã được thực hiện về chia sẻ tri thức Giá trị trung bình của các nhóm yếu tố chính ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức như niềm vui giúp đỡ lẫn nhau, tin vào hiệu quả tri thức bản thân, sự ủng hộ của tổ chức đều có tác động tích cực nên kết quả về sự sẵn lòng chia sẻ tri thức của nhân viên là hoàn toàn phù hợp
Riêng đối với nhóm yếu tố công nghệ, giá trị trung bình thấp hơn mức mong đợi nhưng lại không tương ứng với sự sẵn lòng chia sẻ tri thức của nhân viên Điều này có thể giải thích là do sự sẵn lòng chia sẻ tri thức bị ảnh hưởng nhiều hơn bởi nhóm yếu tố cá nhân và yếu tố tổ chức hay nói cách khác là các mối quan hệ cá nhân và sự tương tác xã hội có ý nghĩa lớn hơn đối với sự sẵn lòng chia sẻ tri thức (Anitha, 2006)
Kết quả phân tích Anova của kết quả sự sẵn lòng chia sẻ tri thức đối với các nhóm nhân khẩu cho thấy không có sự khác biệt có ý nghĩa về kết quả sẵn lòng chia sẻ tri thức đối với giới tính, số năm kinh nghiệm, vị trí công tác hay độ tuổi ở mức ý nghĩa 5%, giá trị p > 0.05 (Kết quả phân tích Anova, phụ lục 2.1)
5.2.4 Kết quả khảo sát sự thường xuyên chia sẻ tri thức
Sự thường xuyên chia sẻ tri thức được xác định bằng yếu tố KQ2 – Hành vi chia sẻ tri thức xảy ra trong thực tế giữa các nhân viên tại công ty Simpson
Bảng 5.6: Kết quả khảo sát sự thường xuyên chia sẻ tri thức
Nhóm nhân khẩu Mẫu KQ2
Vị trí công tác Nhân viên 68 2.50 0.61
Số năm kinh nghiệm Đến 2 năm 49 2.35 0.50
Trên 10 năm 0 0.00 0.00 Độ tuổi Đến 25 Tuổi 47 2.38 0.53
Nhìn vào bảng kết quả ta thấy, giá trị trung bình về sự thường xuyên chia sẻ tri thức cho tổng mẫu là 2.64 tức là sự chia sẻ tri thức trung bình là không thường xuyên, khoảng 2 -3 lần mỗi tháng Tuy nhiên, khi xét về kết quả của việc chia sẻ các loại tri thức khác nhau (phụ lục 2.2), việc chia sẻ tài liệu tìm được có liên quan công việc có kết quả khá cao lên tới 3.99 Về kinh nghiệm làm việc và bí quyết công việc thì thấp hơn nhưng cũng đạt được mức trung bình là 2.78 và 2.90 Đối với các loại tri thức còn lại như bí quyết công việc, tri thức đào tạo bên ngoài hay tài liệu tự tạo ra, kết quả thu được về sự thường xuyên chia sẻ tri thức khá thấp Điều này có thể giải thích là do nhân viên còn e ngại khi chia sẻ những tri thức thuộc về sở hữu cá nhân cho đồng nghiệp Bên cạnh đó, việc chia sẻ những tri thức ẩn cũng gặp nhiều trở ngại hơn các tri thức hiện như tài liệu làm việc Chia sẻ tri thức ẩn đòi hỏi nhân viên phải được hỗ trợ để biến đổi tri thức đó thành tri thức hiện mới có thể chia sẻ được cho nhiều người
Dựa vào kết quả phân tích Anova của kết quả hành vi chia sẻ tri thức KQ2 ở phụ lục 2.1, có sự khác biệt có ý nghĩa của hành vi chia sẻ tri thức giữa nhân viên và quản lý nhóm, người có ít kinh nghiệm và nhiều kinh nghiệm và độ tuổi khác nhau ở mức ý nghĩa 5% Cụ thể là, các quản lý nhóm hay nhân viên có kinh nghiệm từ 2 – 5 năm thường xuyên chia sẻ tri thức hơn nhiều so với nhân viên bình thường hoặc có ít kinh nghiệm Điều này có thể được giải thích dễ dàng vì quản lý nhóm hay nhân viên có kinh nghiệm mới có đủ tự tin và tri thức vững chắc để chia sẻ Bên cạnh đó, họ cũng có thể coi việc chia sẻ tri thức là một phần trong nhiệm vụ công việc và bắt buộc phải chia sẻ tri thức để các nhân viên khác có thể hoàn thành công việc tốt hơn
Giải pháp nâng cao sự chia sẻ tri thức
Giải pháp được đề xuất dựa vào kết quả của khảo sát, xem xét những yếu tố ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức để đưa ra giải pháp thích hợp giúp tạo động lực nâng cao chia sẻ tri thức giữa nhân viên Việc thảo luận với giám đốc và trưởng nhóm là cần thiết để biết được tính khả thi của các giải pháp
5.3.1.1 Nhóm giải pháp cho các yếu tố cá nhân
Theo phân tích kết quả khảo sát cho nhóm yếu tố cá nhân bao gồm niềm vui giúp đỡ lẫn nhau và yếu tố tin vào hiệu quả tri thức bản thân, các nhân viên công ty đều có động lực cá nhân ở mức cao và có ảnh hưởng tích cực đến chia sẻ tri thức tại công ty Để tiếp tục duy trì và nâng cao nguồn động lực này cho nhân viên, tổ chức có thể thực hiện một vài biện pháp như:
- Tăng thêm suy nghĩ tích cực cho nhân viên về việc họ sẽ có niềm vui khi được giúp đỡ lẫn nhau như tổ chức “team building” để tăng mối liên kết giữa các nhân viên trong công ty Thông thường, công ty tổ chức cho nhân viên đi du lịch 1 lần mỗi năm Nếu không có điều kiện tổ chức nhiều lần hơn, công ty nên đưa ra những hoạt động giúp nhân viên trong công ty đều biết đến nhau như trò chơi lớn, trò chơi đòi hỏi đoàn kết đồng đội, chia các nhóm chơi xen kẽ để nhân viên của các nhóm khác nhau hòa đồng hơn Công ty cũng có thể trích quỹ công đoàn để tổ chức một chuyến du lịch gần cho nhân viên vào giữa năm để củng cố thêm mối liên hệ thân thiết giữa các nhân viên Ngoài ra, các trưởng nhóm có thể tổ chức cho nhân viên trong nhóm đi picnic hoặc ăn uống bên ngoài khoảng 1 lần mỗi tháng để các nhân viên có thể thân thiết với nhau hơn bên ngoài công việc
- Khi nhân viên chia sẻ tri thức, cấp trên nên gửi lại phản hồi hoặc có lời khen để nhân viên cảm thấy tự tin hơn vào tri thức của bản thân, cũng như cho họ thấy được việc chia sẻ tri thức có mang lại lợi ích cho công ty Việc này có thể thực hiện được trong các cuộc họp nhóm cuối tháng, trưởng nhóm biểu dương những nhân viên có tài liệu hay gửi chia sẻ cho mọi người Khuyến khích nhân viên khác khi thấy tri thức chia sẻ có hữu ích thì nên gửi email cảm ơn Các giám đốc và trưởng nhóm nên thực hiện trước để tập dần thói quen này cho những nhân viên khác
5.3.1.2 Nhóm giải pháp cho các yếu tố tổ chức
Yếu tố sự ủng hộ của cấp trên có tầm quan trọng khá cao đối với hành vi chia sẻ tri thức Theo khảo sát, yếu tố này đang có tác động tích cực đối với chia sẻ tri thức tại công ty Việc nâng cao động lực này vẫn cần thiết để giúp cho chia sẻ tri thức trở thành một phần trong văn hóa của công ty Một số giải pháp có thể giúp nâng cao chia sẻ tri thức như:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ tri thức Chia sẻ tri thức làm mất thời gian
Tổ chức nên đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian, tư liệu và phương sách và cơ hội để chia sẻ tri thức Tổ chức có thể bố trí thời gian để chia sẻ tri thức trở thành một phần trong quá trình làm việc Để làm được điều này, trưởng nhóm sắp xếp lịch làm việc hoặc thuê thêm nhân sự để nhân viên có thêm thời gian dành cho chia sẻ tri thức
- Thể hiện sự ủng hộ mạnh mẽ đối với chia sẻ tri thức Khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức và điều quan trọng là việc chia sẻ tri thức cần được công khai để cho họ thấy được tác động tích cực của việc chia sẻ tri thức Bất cứ khi nào có thể, tổ chức cũng nên nhấn mạnh hiệu quả công việc đạt được nhờ chia sẻ tri thức Giám đốc hay trưởng nhóm biết được một nhân viên nào đó giỏi kỹ năng lập trình thì khuyến khích họ tạo ra những công cụ hỗ trợ công việc để chia sẻ cho những nhân viên khác trong nhóm và cần đánh giá hiệu quả hoạt động của công cụ đó Nếu nó thực sự hữu ích, tổ chức công khai những hiệu quả đạt được như tiết kiệm thời gian làm việc như thế nào, ai là người tạo ra nó, những nhân viên khác nên làm điều tương tự như thế nào Đối với yếu tố phần thưởng của tổ chức, yếu tố này chưa được chú trọng nhiều ở công ty Simpson Mặc dù đây không phải là yếu tố chính gây ảnh hưởng quan trọng đến chia sẻ tri thức Nếu nhân viên chỉ chia sẻ tri thức để được tăng lương hoặc thăng chức mà không xuất phát từ động lực bên trong, việc chia sẻ tri thức không thể phát huy hết hiệu quả của nó Tuy nhiên, tổ chức cũng nên tạo một phần động lực về kinh tế để giúp nhân viên hào hứng hơn Tổ chức có thể xem xét việc chia sẻ tri thức của nhân viên như một thành tích họ đạt được trong công việc Trong bảng đánh giá nhân viên mỗi sáu tháng, một tiêu chuẩn về chia sẻ tri thức nên được đưa vào trong mục đánh giá điểm cho “làm việc nhóm” với hai tiêu chí là “khả năng chủ động chia sẻ và cải thiện tri thức cho những đồng nghiệp khác” và “khả năng đưa ra những vấn đề hay những phản hồi giúp giải quyết vấn đề của nhóm làm việc” với mức điểm được đánh giá từ 1 đến 5 theo cấp độ không bao giờ, hiếm khi, thỉnh thoảng, thường xuyên và luôn luôn
5.3.1.3 Nhóm giải pháp công nghệ
Yếu tố công nghệ có ảnh hưởng quan trọng đối với hành vi chia sẻ tri thức của nhân viên và việc nâng cao động lực chia sẻ tri thức cần được xem xét cho cả ba nhóm yếu tố con người, tổ chức và công nghệ
Một số nhóm giải pháp công nghệ bao gồm:
- Phần mềm nhóm và công cụ hợp tác bao gồm: email, hệ thống meeting điện tử, hội thảo trực tuyến, workflow, ứng dụng công cụ nhóm, phòng chat (Dalkir, 2005)
- Ứng dụng dạng wiki: đây là phần mềm dựa trên ứng dụng web cho phép nhiều người dùng tạo ra và chỉnh sửa nội dung trên một trang web để cộng tác với nhau (Dalkir, 2005) Một ví dụ phổ biến nhất của ứng dụng wiki là trang Wikipedia chia sẻ thông tin trên web công cộng.Có hai loại wiki được sử dụng hiện này là wiki công cộng và wiki cho doanh nghiệp
- Nhóm công nghệ mạng làm việc: bao gồm mạng intranet, extranet, kho kiến thức (serve của công ty), cổng tri thức và không gian làm việc chia sẻ dựa trên web (Dalkir, 2005)
5.3.2 Lựa chọn giải pháp thử nghiệm
Sau khi xem xét các giải pháp được đề ra để nâng cao chia sẻ tri thức và tham khảo ý kiến của trưởng nhóm và giám đốc công ty tại Việt Nam, tác giả quyết định lựa chọn một giải pháp công nghệ để giúp nâng cao chia sẻ tri thức tại công ty Đây là một lựa chọn phù hợp với kết quả khảo sát Nhóm yếu tố công nghệ đang có giá trị trung bình thấp nhất trong ba nhóm yếu tố có ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức tại công ty Simpson và có mức ý nghĩa khá cao với giá trị p thấp ảnh hưởng đến kết quả hành vi chia sẻ tri thức
Trong các nhóm giải pháp công nghệ được đưa ra thì công ty quyết định lựa chọn ứng dụng wiki để đưa vào thử nghiệm Đây là ứng dụng mới chưa được sử dụng cho việc chia sẻ tri thức tại công ty với các ưu điểm như hỗ trợ kết nối người dùng online, người sử dụng nhận được thông tin cập nhật nhanh chóng, theo dõi tiến độ dự án dễ dàng và nắm bắt được những vấn đề đang gặp phải
Có các loại wiki khác nhau như Mediawiki, Moinmoin, Wikia, PmWiki là wiki dạng công cộng, một số wiki để sử dụng cho doanh nghiệp như Confluence, Jive, Sampage và wiki dạng nguồn mở như TWiki hoặc MediaWiki
So sánh 3 ứng dụng wiki có thể đưa vào thử nghiệm là Twiki, MediaWiki và Confluence Hai lựa chọn đầu tiên là wiki dạng nguồn mở có thể sử dụng cho doanh nghiệp với ưu điểm miễn phí và phổ biến Confluence là ứng dụng wiki khác được sử dụng nhiều trong các công ty của Mỹ và được đề nghị bởi ông Jeremy, giám đốc điều hành Việc thảo luận để lựa chọn ứng dụng wiki dựa vào kết quả so sánh đặc tính của các phần mềm theo trang www.wikimatrix.org Dựa vào đây để cho điểm các đặc tính của 3 loại wiki theo bảng dưới đây Việc cho điểm dựa vào đặc điểm nhu cầu sử dụng, yêu cầu của công ty để cho điểm do tác giả, trưởng nhóm, giám đốc và một anh ở bộ phận IT hỗ trợ
Bảng 5.10: Bảng đánh giá ba ứng dụng công nghệ được lựa chọn
Hệ số ưu tiên Confluence MediaWiki Twiki Đặc tính kỹ thuật
Phát triển/ hỗ trợ 2.0 3.0 1.0 1.0 Đặc tính đặc biệt 3.0 3.0 3.0 3.0
Giao diện Đặc điểm cú pháp 2.0 3.0 2.5 3.0
Hệ số ưu tiên Confluence MediaWiki Twiki Đầu ra 2.0 3.0 2.5 3.0
Chi Phí Bản quyền sử dụng 2.0 1.0 3.0 3.0
Dựa vào bảng phân tích trên đây, tác giả đã lựa chọn ứng dụng Confluence làm giải pháp thử nghiệm Nhận thấy, phần mềm Mediawiki và Twiki có hỗ trợ mã nguồn mở và có thể không tốn chi phí mua bản quyền sử dụng Tuy nhiên, công ty sẽ không có quyền sở hữu nhãn hiệu hay tên miền mà yếu tố này lại đặc biệt quan trọng đối với công ty Simpson Ngoài ra, công ty Simpson đã sử dụng sản phẩm Jira của Atlasian là công ty tạo ra Confluence nên tính “phát triển/ hỗ trợ khác” được đánh giá cao cho Confluence so với hai ứng dụng wiki còn lại
Đánh giá kết quả thử nghiệm
Hiệu quả thử nghiệm Confluence - Số lượng các vấn đề được chia sẻ trên Confluence Trong thời gian 1 tháng thử nghiệm giải pháp, đã có 10 “space” được tạo ra trên Confluence với tổng cộng nội dung được chia sẻ là 93 nội dung Mỗi “space” chứa các nội dung thuộc cùng một chủ đề Theo đánh giá của tác giả, số nội dung được chia sẻ bởi nhân viên trong nhóm chiếm khoảng 40%, các senior và trưởng nhóm chiếm khoảng 60%
- Số lượng nhân viên trong nhóm tham gia vào quá trình thảo luận Tất cả nhân viên đều mở Confluence trước lúc bắt đầu làm việc để cập nhật có vấn đề nào bị thay đổi có liên quan tới công việc Số lượt truy cập vào trang Confluence là khoảng 30 – 50 lượt/ ngày Số lượng nhân viên tham gia bình luận là khoảng 120 lời bình luận trên tổng số 88 trang nội dung được chia sẻ trên Confluence
- Cải thiện hiệu quả công việc: giảm thời gian hoàn thành công việc nhờ giảm bớt thời gian tìm kiếm tri thức Khi gặp phải một vấn đề liên quan công việc, nhân viên chỉ cần gõ từ khóa tìm kiếm trên Confluence, họ sẽ xác định được các tri thức có liên quan đến vấn đề đang gặp phải Các nhân viên trong nhóm đều thừa nhận họ giảm được khoảng 1 – 2 giờ một ngày cho việc tìm kiếm dữ liệu trên serve, tìm kiếm email, hỏi trực tiếp các senior hoặc trưởng nhóm Nhờ vậy, họ dành ra được 1 -2 giờ mỗi ngày để đọc thêm tài liệu, nghiên cứu thêm những vấn đề khác bổ trợ cho công việc, viết ra tài liệu để chia sẻ trên Confluence Chất lượng công việc tốt hơn Điều này thể hiện rõ qua email phản hồi từ các kỹ sư ở Mỹ Trước thời gian thử nghiệm, số lỗi gặp phải và phải làm lại khoảng 15% tổng số việc hoàn thành
Hiện tại, số lỗi gặp phải còn khoảng 8%, chủ yếu là các lỗi nhỏ do nhân viên còn bất cẩn
- Giảm bớt thời gian cho các cuộc họp thảo luận hàng tuần Trước khi sử dụng Confluence, nhóm có hai cuộc họp mỗi tuần với các kỹ sư ở Mỹ Mỗi cuộc họp kéo dài khoảng 3 giờ Khi sử dụng Confluence, việc thống nhất các vấn đề được thực hiện trên Confluence Nhóm quyết định chỉ họp 2 tuần một lần Việc thảo luận chủ yếu được thực hiện trên Confluence Một lợi ích của việc thảo luận trên Confluence là mọi người đều nắm bắt được thông tin một cách rõ ràng và mạnh dạn chia sẻ ý kiến hơn khi họp trực tuyến Vì hầu hết nhân viên có khả năng đọc và viết tiếng anh tốt nhưng khả năng nghe hiểu và tham gia thảo luận trực tiếp còn hạn chế
- Giảm bớt việc chia sẻ tri thức chỉ bằng hình thức trao đổi trực tiếp Các vấn đề được trao đổi trên Confluence và bất cứ ai cũng có thể đọc được vào bất cứ thời gian nào Giải quyết được một phần nhược điểm của chia sẻ trực tiếp là phải chia sẻ nhiều lần cho nhiều người Các trưởng nhóm và senior nói rằng họ không bị mất tập trung nhiều như trước do các nhân viên cấp dưới nhờ giúp đỡ bất cứ khi nào họ cần Nhân viên tìm kiếm thông tin mình cần trên Confluence trước khi phải hỏi trực tiếp những người khác Từ đây, các senior và trưởng nhóm có thêm thời gian viết ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết cách giải quyết vấn đề, kỹ năng sử dụng phần mềm,… để chia sẻ với những nhân viên khác trong nhóm
- Quản lý các dự án thiết kế được giao cho nhóm thiết kế ở Việt Nam Việc đưa tất cả các dự án đang hoạt động lên Confluence giúp giải quyết vấn đề thông tin giữa các đại diện, trưởng nhóm, senior hay nhân viên theo dõi có bao nhiêu dự án đang nhận được, tiến độ thực hiện, phần trăm hoàn thành, vấn đề nào đang gặp phải, những bản vẽ hay tài liệu có liên quan,…Đặc biệt, do sự chênh lệch 12 tiếng về múi giờ giữa Việt Nam và Mỹ, việc trao đổi email để hỏi và trả lời các thông tin trên gặp trở ngại và mất nhiều thời gian Các senior và trưởng nhóm không phải trả lời email hoặc gửi kết quả dự án đang thực hiện vào buổi tối hoặc lúc nửa đêm do các kỹ sư ở Mỹ đang cần thông tin
Tuy nhiên, quá trình thử nghiệm cũng nảy sinh một vài vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng hơn nếu đưa vào sử dụng lâu dài:
- Việc hào hứng của nhân viên chỉ xảy ra trong thời gian đầu khi mới tiếp xúc với phương tiện công nghệ mới Về lâu dài, hành vi chia sẻ tri thức của nhân viên có thể không bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố phương tiện công nghệ nữa
- Việc sử dụng Confluence chưa quen dẫn tới việc trưởng nhóm vẫn phải gửi email nhắc các nhân viên trong nhóm khi có một vấn đề được thay đổi hay cập nhật vấn đề mới lên Confluence Mọi người chưa sử dụng tốt các chức năng hỗ trợ của Confluence nên quá trình làm việc thỉnh thoảng bị xáo trộn
- Hệ thống Confluence bị gặp sự cố trong 1 ngày đêm làm việc gây ảnh hưởng đến công việc Cần bảo đảm hệ thống luôn hoạt động tốt để công việc được thuận lợi và tránh những trở ngại gây ảnh hưởng đến công việc
- Một vài nhân viên cho rằng họ vẫn thích trao đổi trực tiếp và hỏi ngay khi cần hơn là phải sử dụng Confluence với quá nhiều kết quả hiện ra sau khi tìm kiếm làm họ bối rối hơn và đôi khi còn mất nhiều thời gian hơn Đây là một vấn đề thuộc về thói quen và nhận thức của mỗi nhân viên Cần có thời gian sử dụng và huấn luyện đầy đủ để nhân viên có thể thích nghi hoàn toàn với quy trình làm việc mới cũng như thay đổi thói quen trong việc chia sẻ và tìm kiếm tri thức Đánh giá kết quả khảo sát sự thường xuyên chia sẻ tri thức sau thử nghiệm Các nhân viên trong nhóm thiết kế được khảo sát lại sau khi thử nghiệm Confluence về hành vi chia sẻ tri thức Kết quả khảo sát này được so sánh với kết quả khảo sát của chính nhóm này trước khi thử nghiệm Confluence
Bảng 5.11: Kết quả khảo sát hành vi chia sẻ tri thức trước và sau khi thử nghiệm
Trước thử nghiệm Sau thử nghiệm Mean
Deviation Kinh nghiệm làm việc 2.58 1.2164 3.37 0.6840
Tài liệu tìm được liên quan công việc 3.95 1.1291 4.26 0.7335
Tri thức học từ các khóa đào tạo bên ngoài
Tài liệu mới tự tạo ra cho công việc 2.58 1.1213 3.58 0.6925
Tất cả các loại tri thức 2.58 0.7665 3.18 0.4510
Hình 5.7: Biểu đồ khảo sát hành vi chia sẻ tri thức trước và sau thử nghiệm
Nhìn chung, kết quả của hành vi chia sẻ tri thức sau khi thử nghiệm bằng công cụ Confluence có tăng lên mặc dù chưa đạt được mức như mong muốn nhưng đã tăng lên trên mức trung bình và có khả quan Hai loại tri thức là “bí quyết làm việc” và
“tri thức từ các khóa đào tạo bên ngoài” chỉ có sự tăng nhẹ Ba loại tri thức có sự biến chuyển rõ rệt hơn là “kinh nghiệm làm việc”, “kỹ năng làm việc” và “tài liệu tự tạo ra phục vụ cho công việc” Điều này có thể được giải thích là các nhân viên cảm thấy việc upload và tạo các file tài liệu trên Confluence dễ dàng hơn và cũng giúp họ tiết kiệm được thời gian cho việc chia sẻ trực tiếp Khi một vấn đề được đưa lên Confluence, những nhân viên vào Confluence đưa ra ý kiến thảo luận giúp cho công việc được giải quyết nhanh gọn hơn Bên cạnh đó, việc thực hiện thử nghiệm trong thời gian 1 tháng chưa đủ để đánh giá toàn bộ hiệu quả của giải pháp trong việc nâng cao chia sẻ tri thức nhưng đã đem lại kết quả tốt Công ty có thể quyết định tiếp tục sử dụng giải pháp trong dài hạn để đạt được hiệu quả nhiều hơn
5.4.2 Đánh giá tính khả thi khi đưa dự án ra áp dụng trên quy mô toàn công ty
Tính khả thi về tổ chức: các nhân viên trong công ty đều là người trẻ, yêu thích công nghệ mới và sử dụng internet rất nhiều nên việc sử dụng ứng dụng này là hoàn toàn có thể thực hiện được Kết quả bước đầu áp dụng cho nhóm thiết kế mang lại ý kiến phản hồi tương đối tốt từ một số thành viên trong nhóm
Tính khả thi về kinh tế: phần mềm đang được sử dụng thuộc công ty Atlasian là một đơn vị hợp tác với tập đoàn Simpson cho vài sản phẩm phần mềm khác Do đó, công cụ Confluence đang được sự ủng hộ rất nhiệt tình của ông Jeremy, giám đốc điều hành mảng “Dịch vụ kỹ thuật” Tuy nhiên, chi phí cần có để mua phần mềm này cho hoạt động trên quy mô lớn phải kể đến (phụ lục 5) Công ty Atlasian đã đồng ý để phần mềm này được dùng thử miễn phí trong 45 ngày Việc xem xét thêm việc sử dụng ứng dụng wiki là mã nguồn mở và miễn phí nên được đặt ra một lần nữa để đánh giá lại lợi ích về kinh tế
Tính khả thi về mặt kỹ thuật: độ tin cậy, bảo mật và phân quyền truy cập là cần thiết khi sử dụng các công cụ chia sẻ Mặc dù tất cả các nhân viên đều có quyền truy cập vào các nội dung liên quan đến công việc, tạo và chỉnh sửa tài liệu mình tạo ra Một số tác vụ khác như chỉnh sửa tiến độ, sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án, thay đổi tiêu chuẩn thiết kế chỉ được thực hiện bởi các trưởng nhóm hay người có đủ thẩm quyền
Công cụ Confluence hiện có nhiều chức năng giúp đáp ứng khá tốt vấn đề này
