CHƯƠNG 5: KẾT QUẢ KHẢO SÁT - ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP THỬ NGHIỆM
5.4. Đánh giá kết quả thử nghiệm
Hiệu quả thử nghiệm Confluence - Số lượng các vấn đề được chia sẻ trên Confluence. Trong thời gian 1 tháng thử
nghiệm giải pháp, đã có 10 “space” được tạo ra trên Confluence với tổng cộng nội dung được chia sẻ là 93 nội dung. Mỗi “space” chứa các nội dung thuộc cùng một chủ đề. Theo đánh giá của tác giả, số nội dung được chia sẻ bởi nhân viên trong nhóm chiếm khoảng 40%, các senior và trưởng nhóm chiếm khoảng 60%.
- Số lượng nhân viên trong nhóm tham gia vào quá trình thảo luận. Tất cả nhân viên đều mở Confluence trước lúc bắt đầu làm việc để cập nhật có vấn đề nào bị thay đổi có liên quan tới công việc. Số lượt truy cập vào trang Confluence là khoảng 30 – 50 lượt/ ngày. Số lượng nhân viên tham gia bình luận là khoảng 120 lời bình luận trên tổng số 88 trang nội dung được chia sẻ trên Confluence.
- Cải thiện hiệu quả công việc: giảm thời gian hoàn thành công việc nhờ giảm bớt thời gian tìm kiếm tri thức. Khi gặp phải một vấn đề liên quan công việc, nhân viên chỉ cần gõ từ khóa tìm kiếm trên Confluence, họ sẽ xác định được các tri thức có liên quan đến vấn đề đang gặp phải. Các nhân viên trong nhóm đều thừa nhận họ giảm được khoảng 1 – 2 giờ một ngày cho việc tìm kiếm dữ liệu trên serve, tìm kiếm email, hỏi trực tiếp các senior hoặc trưởng nhóm. Nhờ vậy, họ dành ra được 1 -2 giờ mỗi ngày để đọc thêm tài liệu, nghiên cứu thêm những vấn đề khác bổ trợ cho công việc, viết ra tài liệu để chia sẻ trên Confluence. Chất lượng công việc tốt hơn. Điều này thể hiện rõ qua email phản hồi từ các kỹ sư ở Mỹ. Trước thời gian thử nghiệm, số lỗi gặp phải và phải làm lại khoảng 15% tổng số việc hoàn thành.
Hiện tại, số lỗi gặp phải còn khoảng 8%, chủ yếu là các lỗi nhỏ do nhân viên còn bất cẩn.
- Giảm bớt thời gian cho các cuộc họp thảo luận hàng tuần. Trước khi sử dụng Confluence, nhóm có hai cuộc họp mỗi tuần với các kỹ sư ở Mỹ. Mỗi cuộc họp kéo dài khoảng 3 giờ. Khi sử dụng Confluence, việc thống nhất các vấn đề được thực hiện trên Confluence. Nhóm quyết định chỉ họp 2 tuần một lần. Việc thảo
luận chủ yếu được thực hiện trên Confluence. Một lợi ích của việc thảo luận trên Confluence là mọi người đều nắm bắt được thông tin một cách rõ ràng và mạnh dạn chia sẻ ý kiến hơn khi họp trực tuyến. Vì hầu hết nhân viên có khả năng đọc và viết tiếng anh tốt nhưng khả năng nghe hiểu và tham gia thảo luận trực tiếp còn hạn chế.
- Giảm bớt việc chia sẻ tri thức chỉ bằng hình thức trao đổi trực tiếp. Các vấn đề được trao đổi trên Confluence và bất cứ ai cũng có thể đọc được vào bất cứ thời gian nào. Giải quyết được một phần nhược điểm của chia sẻ trực tiếp là phải chia sẻ nhiều lần cho nhiều người. Các trưởng nhóm và senior nói rằng họ không bị mất tập trung nhiều như trước do các nhân viên cấp dưới nhờ giúp đỡ bất cứ khi nào họ cần. Nhân viên tìm kiếm thông tin mình cần trên Confluence trước khi phải hỏi trực tiếp những người khác. Từ đây, các senior và trưởng nhóm có thêm thời gian viết ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết cách giải quyết vấn đề, kỹ năng sử dụng phần mềm,… để chia sẻ với những nhân viên khác trong nhóm.
- Quản lý các dự án thiết kế được giao cho nhóm thiết kế ở Việt Nam. Việc đưa tất cả các dự án đang hoạt động lên Confluence giúp giải quyết vấn đề thông tin giữa các đại diện, trưởng nhóm, senior hay nhân viên theo dõi có bao nhiêu dự án đang nhận được, tiến độ thực hiện, phần trăm hoàn thành, vấn đề nào đang gặp phải, những bản vẽ hay tài liệu có liên quan,…Đặc biệt, do sự chênh lệch 12 tiếng về múi giờ giữa Việt Nam và Mỹ, việc trao đổi email để hỏi và trả lời các thông tin trên gặp trở ngại và mất nhiều thời gian. Các senior và trưởng nhóm không phải trả lời email hoặc gửi kết quả dự án đang thực hiện vào buổi tối hoặc lúc nửa đêm do các kỹ sư ở Mỹ đang cần thông tin.
Tuy nhiên, quá trình thử nghiệm cũng nảy sinh một vài vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng hơn nếu đưa vào sử dụng lâu dài:
- Việc hào hứng của nhân viên chỉ xảy ra trong thời gian đầu khi mới tiếp xúc với phương tiện công nghệ mới. Về lâu dài, hành vi chia sẻ tri thức của nhân viên có thể không bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố phương tiện công nghệ nữa.
- Việc sử dụng Confluence chưa quen dẫn tới việc trưởng nhóm vẫn phải gửi email nhắc các nhân viên trong nhóm khi có một vấn đề được thay đổi hay cập nhật vấn đề mới lên Confluence. Mọi người chưa sử dụng tốt các chức năng hỗ trợ của Confluence nên quá trình làm việc thỉnh thoảng bị xáo trộn.
- Hệ thống Confluence bị gặp sự cố trong 1 ngày đêm làm việc gây ảnh hưởng đến công việc. Cần bảo đảm hệ thống luôn hoạt động tốt để công việc được thuận lợi và tránh những trở ngại gây ảnh hưởng đến công việc.
- Một vài nhân viên cho rằng họ vẫn thích trao đổi trực tiếp và hỏi ngay khi cần hơn là phải sử dụng Confluence với quá nhiều kết quả hiện ra sau khi tìm kiếm làm họ bối rối hơn và đôi khi còn mất nhiều thời gian hơn. Đây là một vấn đề thuộc về thói quen và nhận thức của mỗi nhân viên. Cần có thời gian sử dụng và huấn luyện đầy đủ để nhân viên có thể thích nghi hoàn toàn với quy trình làm việc mới cũng như thay đổi thói quen trong việc chia sẻ và tìm kiếm tri thức.
Đánh giá kết quả khảo sát sự thường xuyên chia sẻ tri thức sau thử nghiệm. Các nhân viên trong nhóm thiết kế được khảo sát lại sau khi thử nghiệm Confluence về hành vi chia sẻ tri thức. Kết quả khảo sát này được so sánh với kết quả khảo sát của chính nhóm này trước khi thử nghiệm Confluence.
Bảng 5.11: Kết quả khảo sát hành vi chia sẻ tri thức trước và sau khi thử nghiệm
Trước thử nghiệm Sau thử nghiệm Mean
Std.
Deviation Mean
Std.
Deviation Kinh nghiệm làm việc 2.58 1.2164 3.37 0.6840
Tài liệu tìm được liên quan công việc 3.95 1.1291 4.26 0.7335
Kỹ năng làm việc 2.74 1.3267 3.47 0.9048
Bí quyết làm việc 2.05 1.0260 2.53 0.9643
Tri thức học từ các khóa đào tạo bên ngoài
1.58 0.5073 1.89 0.5671
Tài liệu mới tự tạo ra cho công việc 2.58 1.1213 3.58 0.6925
Tất cả các loại tri thức 2.58 0.7665 3.18 0.4510
Hình 5.7: Biểu đồ khảo sát hành vi chia sẻ tri thức trước và sau thử nghiệm
Nhìn chung, kết quả của hành vi chia sẻ tri thức sau khi thử nghiệm bằng công cụ Confluence có tăng lên mặc dù chưa đạt được mức như mong muốn nhưng đã tăng lên trên mức trung bình và có khả quan. Hai loại tri thức là “bí quyết làm việc” và
“tri thức từ các khóa đào tạo bên ngoài” chỉ có sự tăng nhẹ. Ba loại tri thức có sự biến chuyển rõ rệt hơn là “kinh nghiệm làm việc”, “kỹ năng làm việc” và “tài liệu tự tạo ra phục vụ cho công việc”. Điều này có thể được giải thích là các nhân viên cảm thấy việc upload và tạo các file tài liệu trên Confluence dễ dàng hơn và cũng giúp họ tiết kiệm được thời gian cho việc chia sẻ trực tiếp. Khi một vấn đề được đưa lên Confluence, những nhân viên vào Confluence đưa ra ý kiến thảo luận giúp cho công việc được giải quyết nhanh gọn hơn. Bên cạnh đó, việc thực hiện thử nghiệm trong thời gian 1 tháng chưa đủ để đánh giá toàn bộ hiệu quả của giải pháp trong việc nâng cao chia sẻ tri thức nhưng đã đem lại kết quả tốt. Công ty có thể quyết định tiếp tục sử dụng giải pháp trong dài hạn để đạt được hiệu quả nhiều hơn.
5.4.2. Đánh giá tính khả thi khi đưa dự án ra áp dụng trên quy mô toàn công ty.
Tính khả thi về tổ chức: các nhân viên trong công ty đều là người trẻ, yêu thích công nghệ mới và sử dụng internet rất nhiều nên việc sử dụng ứng dụng này là hoàn
toàn có thể thực hiện được. Kết quả bước đầu áp dụng cho nhóm thiết kế mang lại ý kiến phản hồi tương đối tốt từ một số thành viên trong nhóm.
Tính khả thi về kinh tế: phần mềm đang được sử dụng thuộc công ty Atlasian là một đơn vị hợp tác với tập đoàn Simpson cho vài sản phẩm phần mềm khác. Do đó, công cụ Confluence đang được sự ủng hộ rất nhiệt tình của ông Jeremy, giám đốc điều hành mảng “Dịch vụ kỹ thuật”. Tuy nhiên, chi phí cần có để mua phần mềm này cho hoạt động trên quy mô lớn phải kể đến (phụ lục 5). Công ty Atlasian đã đồng ý để phần mềm này được dùng thử miễn phí trong 45 ngày. Việc xem xét thêm việc sử dụng ứng dụng wiki là mã nguồn mở và miễn phí nên được đặt ra một lần nữa để đánh giá lại lợi ích về kinh tế.
Tính khả thi về mặt kỹ thuật: độ tin cậy, bảo mật và phân quyền truy cập là cần thiết khi sử dụng các công cụ chia sẻ. Mặc dù tất cả các nhân viên đều có quyền truy cập vào các nội dung liên quan đến công việc, tạo và chỉnh sửa tài liệu mình tạo ra. Một số tác vụ khác như chỉnh sửa tiến độ, sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án, thay đổi tiêu chuẩn thiết kế chỉ được thực hiện bởi các trưởng nhóm hay người có đủ thẩm quyền.
Công cụ Confluence hiện có nhiều chức năng giúp đáp ứng khá tốt vấn đề này.
Tính khả thi vận hành: đây là thách thức lớn của hệ thống, làm thế nào để người dùng cuối không chỉ chấp nhận sử dụng hệ thống mà còn tích cực tham gia vào quá trình trao đổi tri thức. Tri thức được coi là sở hữu của mỗi cá nhân và đôi khi có thể là quyền lực tri thức của một nhân viên và họ không muốn chia sẻ cho tất cả mọi người. Công ty nên có chính sách thực hiện thêm các biện pháp thúc đẩy cho nhóm yếu tố cá nhân hoặc yếu tố tổ chức để nhân viên có thêm động lực mạnh dạn tham gia vào quá trình chia sẻ tri thức của công ty.