3.1.1. Giới thiệu công ty Simpson Strongtie Vietnam
Simpson Strongtie Vietnam trực thuộc tập đoàn Simpson Strongtie với trụ sở chính ở Mỹ. Với lịch sử hình thành hơn 50 năm, tập đoàn Simpson là một trong những công ty sản xuất “connector” lớn nhất ở Mỹ. Đây là các sản phẩm liên kết giúp cho kết cấu nhà ở được an toàn và vững chắc hơn. Công ty Simpson cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ cho khách hàng ngay tại công trường xây dựng. Đội ngũ kỹ sư tại Simpson giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và chuyên nghiệp.
Với mục tiêu mở rộng thị trường và lĩnh vực hoạt động trong ngành xây dựng nhà gỗ tại Mỹ, Công ty Simpson đã thành lập chi nhánh ở Việt Nam vào năm 2010 từ lực lượng kỹ sư đã làm việc cho công ty gần 10 năm theo hình thức thuê ngoài.
Công ty Simpson Strongtie Vietnam được thành lập với mục tiêu hỗ trợ dịch vụ tư vấn kỹ thuật cho văn phòng chính tại Mỹ. Đồng thời, công ty Simpson Strongtie Vietnam cũng đảm nhận mảng tư vấn thiết kế cho các dự án nhà gỗ tại Mỹ. Đây là lĩnh vực mới mà công ty Simpson muốn xâm nhập và phát triển vị thế của mình trên thị trường Mỹ.
Ở Việt Nam, có rất nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nhưng số lượng công ty trong ngành tư vấn thiết kế nhà gỗ rất ít do tính đặc thù riêng. Một vài công ty trong hoạt động trong cùng lĩnh vực như: công ty Truss Rite là công ty của Úc chuyên về thiết kế, tính dự toán các công trình nhà gỗ, công ty Atlas với mảng thiết kế nhà gỗ chuyên về thị trường tại Anh,…
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
GIÁM ĐỐC CÔNG TY SIMPSON STRONGTIE TẠI VIỆT NAM GIÁM ĐỐC DỊCH VỤ TƯ VẤN KỸ THUẬT TẬP ĐOÀN
GIAM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CHI NHÁNH Ở VIỆT NAM TẠI MỸ
ĐỘI TRƯỞNG NHÓM URS ĐỘI TRƯỞNG
NHÓM KỸ THUẬT + DEVOLOPER
ĐỘI TRƯỞNG NHÓM THIẾT KẾ
ĐỘI TRƯỞNG NHÓM QA
KHỐI HÀNH CHÍNH ĐỘI TRƯỞNG
NHÓM ATS
17 NHÂN VIÊN 18 NHÂN VIÊN 19 NHÂN VIÊN 14 NHÂN VIÊN 14 NHÂN VIÊN 3 NHÂN VIÊN
ĐỘI TRƯỞNG NHÓM BÓC KHỐI LƯỢNG
18 NHÂN VIÊN ĐỘI NGŨ KỸ SƯ,
CHUYÊN GIA TẠI MỸ HỖ TRỢ
TỪNG NHÓM
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty Simpson Strongtie Vietnam
3.2. Mô tả chi tiết vấn đề chi tiết ở công ty Simpson Strongtie.
3.2.1. Chia sẻ tri thức là một phần trong công việc tại công ty
Có hai dòng tri thức tồn tại trong công ty là tri thức ẩn và tri thức hiện theo khái niệm tri thức ẩn và hiện trong phần cơ sở lý thuyết.
Tri thức ẩn: bao gồm kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng làm việc, kỹ năng sử dụng phần mềm thiết kế trong lĩnh vực nhà gỗ, kỹ năng giải quyết sự cố,…Những tri thức này thuộc về các trưởng nhóm, kỹ sư giàu kinh nghiệm, các kỹ sư chuyên gia ở Mỹ.
Tri thức hiện: tài liệu được lưu trữ trên serve chung của công ty bao gồm sách, các tiêu chuẩn xây dựng nhà gỗ, các tài liệu khác được tạo ra từ các kỹ sư hoặc chuyên gia nếu có.
Quy trình làm việc tại công ty: Thông thường, các dự án bao gồm nhà dân dụng nhỏ hoặc nhà chung cư hoặc dự án lớn khác như bệnh viện, trường học... Thời gian làm việc của mỗi nhóm cho từng dự án có thể kéo dài trong ngày hoặc đến vài tuần tùy theo khối lượng công việc. Đôi lúc, để một dự án hoàn thành, tổng thời gian có thể kéo dài vài tháng. Công việc của các nhóm có liên quan với nhau, kết quả của nhóm này có thể là số liệu đầu vào của một nhóm khác. Nhóm thiết kế bao gồm các giai đoạn từ tiếp nhận bản vẽ kiến trúc, thiết kế sơ bộ, gửi cho kỹ sư thiết kế kiểm tra, gửi cho kỹ sư kết cấu kiểm tra, gửi trở lại để tiếp tục hoàn thành chi tiết, gửi tiếp cho nhóm kỹ sư khác để chứng nhận. Nhóm bóc khối lượng dựa vào bản vẽ thiết kế để bóc tách khối lượng vật liệu, chi tiết thi công,…Với sự liên quan mật thiết về công việc trong cùng một nhóm và giữa các nhóm khác nhau, việc chia sẻ tri thức chung cũng như những thông tin có liên quan cho cùng một dự án là thật sự cần thiết.
3.2.2. Những khó khăn đang gặp phải
Công ty mới được thành lập gần 3 năm và đang trong giai đoạn mở rộng hoạt động.
Tuy nhiên, do lĩnh vực hoạt động mới mẻ và không phổ biến tại Việt Nam, công ty thiếu lực lượng kỹ sư giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực nhà gỗ. Thành phần lao động tri thức chính của công ty là đội ngũ kỹ sư mới trẻ, nhiệt huyết nhưng thiếu kinh nghiệm và dễ rời bỏ công ty để tìm kiếm trải nghiệm mới ở
các công ty xây dựng khác. Do đó, ban giám đốc gặp khó khăn trong việc xây dựng đội ngũ kế thừa do lực lượng kỹ sư muốn thay đổi công việc cũng như tuyển thêm nhân viên mới đáp ứng nhu cầu mở rộng. Dòng tri thức trong công ty, hay nói cách khác là kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn tập trung cao ở các trưởng nhóm và senior. Họ là các kỹ sư đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhà gỗ được chuyển nhượng từ công ty Govich hoặc tuyển dụng từ công ty khác nhưng số lượng rất ít. Bên cạnh đó, số lượng tài liệu, hồ sơ lưu trữ còn ít vì lĩnh vực hoạt động mới, sử dụng phần mềm mới. Hiện nay, việc tiếp nhận đầu vào công việc đều từ Mỹ và mỗi nhóm có mã số lưu trữ khác nhau. Do vậy, mặc dù hiểu rằng công việc có liên quan tới nhau, việc tìm kiếm lại các thông tin liên quan nếu cần gặp nhiều khó khăn như: mất nhiều thời gian tìm trên serve, hỏi nhóm khác qua email nhưng người được hỏi tốn nhiều thời gian để tìm lại email, nhớ lại dự án đã làm trước đó, tìm lại thông tin để có thể giải đáp. Nhận diện ra một số vấn đề như:
- Tri thức nằm rải rác trong nhiều nguồn khác nhau như tài liệu, máy tính, serve,..
mà chỉ có thể được hiểu bởi các chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm.
- Nhiều vấn đề không dự đoán được xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và được giải quyết mà không hề được ghi chép lại cho những người khác có thể học hỏi.
- Kiến thức xây dựng thường là tri thức ẩn thuộc về cá nhân và nhóm thực hiện dự án. Cuối cùng, các tri thức này biến mất khi dự án kết thúc.
- Nhu cầu giảm thời gian thực hiện dự án và không có thời gian để tiếp thu kiến thức từ các dự án trước đó.
Vấn đề đặt ra chính là việc nâng cao quá trình chia sẻ tri thức giữa khách hàng tại Mỹ, các kỹ sư, chuyên gia tại văn phòng chính ở Mỹ và đội ngũ kỹ sư tại Việt Nam;
các trưởng nhóm và senior với nhân viên cấp dưới trong nhóm; giữa các nhóm với nhau tại Việt Nam.
Bên cạnh đó, cần xây dựng giải pháp để hỗ trợ cho nhân viên trong việc biến đổi một phần nào đó dòng tri thức ẩn trong công ty thành tri thức hiện như bài học kinh nghiệm, cách giải quyết sự cố,… có thể được tạo thành tài liệu để chia sẻ cho những nhân viên khác. Đây là thách thức rất lớn đối với các công ty tư vấn xây dựng.