CHƯƠNG 5: KẾT QUẢ KHẢO SÁT - ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP THỬ NGHIỆM
5.2. Kết quả khảo sát
5.2.6. Thảo luận kết quả các câu hỏi khảo sát khác
Bảng 5.7: Kết quả khảo sát các thói quen sử dụng phương tiện và công nghệ
N Minimum Maximum Mean Std.
Deviation
Email 80 2 5 3.71 .889
Forum/ Phòng chat 80 2 5 3.74 .838
Remote control/ Net meeting/ Team viewer
80 1 5 3.28 .914
Cơ sở dữ liệu chung 80 1 5 4.08 .925
Hội thảo qua điện thoại 80 1 5 2.91 .957
Thảo luận trực tiếp 80 2 5 4.40 .686
Hình 5.3: Biểu đồ phần trăm sử dụng các phương tiện công nghệ chia sẻ tri thức
Khảo sát các thói quen sử dụng các phương tiện công nghệ để lấy cơ sở đưa ra giải pháp công nghệ phù hợp vì các thói quen này không thể thay đổi dễ dàng. Nhìn vào biểu đồ tần suất sử dụng các phương tiện chia sẻ tri thức, ta thấy nhân viên chia sẻ tri thức thường xuyên nhất bằng cách thảo luận trực tiếp với mức độ “rất thường xuyên” được chọn là hơn 50% tổng số nhân viên. Tương tự, 42,5% nhân viên lựa
chọn công cụ forum/ chat để chia sẻ tri thức thường xuyên. Điều này chứng tỏ nhân viên muốn được thảo luận trực tiếp hoặc sử dụng công cụ chat để có thể thảo luận dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, 42.5% nhân viên lựa chọn sử dụng cơ sở dữ liệu thường xuyên để chia sẻ tri thức. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu thường xuyên cho tất cả các nhóm gây ra tình trạng thiếu dung lượng cần thiết nên bộ phận công nghệ thông tin (IT) thường gửi email nhắc nhở mọi người gỡ bỏ những dữ liệu cũ. Điều này dẫn đến hình thành trở ngại khi nhân viên muốn chia sẻ tri thức. Bên cạnh đó, 32,5% nhân viên sử dụng email thường xuyên để chia sẻ tri thức. Chia sẻ tri thức bằng email rất nhanh chóng nhưng tri thức được chia sẻ nằm rải rác trong các email khác nhau mà không được tổng hợp thành tài liệu và tuân theo một hệ thống nhất định nên sẽ khó cho nhân viên khi sử dụng và tìm kiếm.
5.2.6.2 Kết quả trả lời các câu hỏi mở
Các câu hỏi mở được sử dụng để các nhân viên có thể bày tỏ ý kiến cá nhân đối với chia sẻ tri thức. Mặc dù chỉ một số ít đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi này nhưng cũng phần nào giúp tác giả trong việc nắm bắt tình hình tại công ty và một vài mong muốn của nhân viên về chia sẻ tri thức.
Bảng 5.8. Kết quả những trở ngại gặp phải khi chia sẻ tri thức.
Nhóm
yếu tố Trở ngại Tần
suất
Cá nhân
Tôi không chắc tri thức mình muốn chia sẻ được đánh giá cao 2 Tôi ngại hỏi đồng nghiệp nhiều lần nếu lỡ quên mất 2
Tổ chức
Tôi không có nhiều thời gian rảnh cho việc chia sẻ tri thức 7
Tôi không biết nên hỏi ai 3
Mất nhiều thời gian để trả lời cùng một câu hỏi cho nhiều người 3
Phương tiện - Công nghệ
Dữ liệu để trên serve bị hạn chế do dung lượng 8 Tôi không nhớ dữ liệu đã được chia sẻ nằm ở đâu trên serve 6
Tìm kiếm email làm mất nhiều thời gian 4
Những cái được chia sẻ qua công cụ chat ko còn nữa khi tôi cần đến 4 Sử dụng team viewer hay remote control có thể ảnh hưởng đến bảo
mật máy tính cá nhân 3
Gửi email cho cả công ty sẽ ảnh hưởng tới những người không quan
tâm 3
Những cuộc thảo luận nhóm không được ghi lại 2
Nhóm
yếu tố Trở ngại Tần
suất
Tôi gặp khó khăn với những cuộc họp với các kỹ sư người Mỹ vì
khả năng nghe và thảo luận bằng tiếng anh 2
Một vài vấn đề liên quan công việc bị thay đổi nhưng tôi không
được biết 1
Hình 5.4: Biểu đồ tần suất các trở ngại gặp phải khi chia sẻ tri thức.
Nhìn chung nhân viên gặp trở ngại nhiều nhất với vấn đề về công nghệ như dung lượng hạn chế của server, việc tìm kiếm lại tài liệu khi cần sử dụng làm tốn nhiều thời gian vì chúng ta có thể quên mất nó đã được chia sẻ hay chưa hoặc nó được để ở đâu. Bên cạnh đó, phương tiện hay được sử dụng để chia sẻ tri thức nhất là thảo luận mặt đối mặt. tuy nhiên, việc này dẫn tới hậu quả là một vấn đề được nói đi nói lại nhiều lần khác nhau khi có ai đó gặp phải hoặc hỏi lại nhiều lần do sau một thời gian thi sẽ bị quên mất. Một vài nhân viên sử dụng “team viewer” hoặc “remote control” để chia sẻ tri thức trực tiếp cho nhau nhưng vẫn lo ngại vì bảo mật máy tính cá nhân có thể bị xâm phạm vì các phần mềm này. Nhìn chung, những khó khăn gặp phải là vấn đề lưu trữ dữ liệu, tìm kiếm tri thức và công cụ hỗ trợ tương tác nhóm.
Bảng 5.9. Kết quả các biện pháp được đề nghị để nâng cao chia sẻ tri thức
Biện pháp đề nghị Tần
suất Tổ
chức Tuyên dương những người đóng góp vào kho dữ liệu của công ty 2
Biện pháp đề nghị Tần
suất
Phương tiện - công nghệ
Tại sao không sử dụng facebook để chia sẻ thông tin 8
Tạo sơ đồ lưu trữ dữ liệu trên server 7
Xây dựng một trang web chung trong nội bộ công ty để chia sẻ
tri thức 5
Sử dụng kho lưu trữ online như Dropbox hoặc Sky Drive 3 Chia sẻ các đường link online để tải về máy tính cá nhân nếu cần
hơn là để quá nhiều tài liệu trên serve chung của công ty 3
Sử dụng công cụ chat nhóm 2
Nâng cấp server 2
Hình 5.5: Biểu đồ tần suất các biện pháp được đề nghị nâng cao chia sẻ tri thức.
Số lượng ý kiến về giải pháp hỗ trợ chia sẻ tri thức được đưa ra không nhiều. Đa số các giải pháp được đề nghị là giải pháp công nghệ. Có nhiều ý kiến về việc nâng cấp serve để tăng khả năng lưu trữ. Một số ý kiến thể hiện ý muốn tận dụng công nghệ internet để hỗ trợ chia sẻ tri thức như web, lưu trữ online. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, việc tận dụng các công cụ hỗ trợ online giúp giảm bớt chi phí, dung lượng lưu trữ lớn và có thể mang lại hiệu quả tương tác nhóm khá tốt nhờ những tiện ích của nó.