CHƯƠNG 5: KẾT QUẢ KHẢO SÁT - ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP THỬ NGHIỆM
5.3. Giải pháp nâng cao sự chia sẻ tri thức
5.3.4. Xây dựng hệ thống thử nghiệm
5.3.4.1. Yêu cầu hệ thống.
Yêu cầu người dùng - Upload và lưu trữ thông tin, tài liệu, video hoặc hình ảnh minh họa. Có thể chỉnh
sửa sau khi upload.
- Tổ chức theo dạng liên kết giữa thông tin này với thông tin khác - Cho phép người dùng soạn thảo văn bản, đóng góp ý kiến, thể hiện sự đồng tình
với vấn đề nêu ra hoặc thảo luận thêm để vấn đề được giải quyết nhanh gọn.
- Lưu trữ các tài liệu, kinh nghiệm giải quyết vấn đề,…Khi gặp phải các vấn đề tương tự có thể tham khảo hoặc hỏi ý kiến của các chuyên gia thông qua danh sách người upload, người theo dõi hoặc ý kiến của các chuyên gia cần hỏi.
Những yêu cầu khác:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Tốc độ xử lý nhanh khi upload hay download hoặc xem tài liệu, video, hình ảnh.
- Tìm kiếm bằng cách sử dụng từ khóa.
- An toàn và bảo mật để thông tin công ty không bị thất thoát ra bên ngoài.
Quyền sử dụng được phân thành ba cấp khác nhau cho nhân viên, giám đốc, các trưởng nhóm và senior.
Phân tích chức năng:
- Người dùng truy cập vào hệ thống để cập nhật thông tin cần cho dự án.
- Học cách giải quyết các vấn đề hoặc sự cố gặp phải từ những người có kinh nghiệm.
- Nêu ra vấn đề mình đang gặp phải để nhờ giúp đỡ hoặc liên hệ trực tiếp với người có chuyên môn phù hợp để giúp giải quyết.
Phân tích sự lưu truyền của thông tin trong nhóm:
- Từ các kỹ sư ở Mỹ đến trưởng nhóm hoặc nhân viên - Thông tin giữa các nhân viên trong nhóm với nhau
5.3.4.2. Triển khai hệ thống
Thiết lập tài khoản cho mỗi người trong nhóm thiết kế theo tài khoản email của mỗi người trong công ty.
Sắp xếp nội dung trên Confluence: nội dung được sắp xếp theo dạng cây nội dung chia thành các nhánh nhỏ để dễ quản lý hoặc lựa chọn đánh dấu nội dung ưa thích để dễ dàng tìm kiếm.
Chia sẻ và hợp tác nhóm: chức năng chia sẻ được thiết kế thuận tiện và gợi mở để nhân viên cảm thấy việc có động lực biến đổi tri thức ẩn thành nhiều loại tài liệu khác nhau chia sẻ cho những nhân viên khác.
Tìm kiếm nội dung: chức năng tìm kiếm bằng cách gõ từ khóa hỗ trợ người dùng tìm được tài liệu mình cần để phục vụ công việc một cách nhanh nhất.
Sử dụng các chức năng phục vụ tương tác giữa các thành viên trong nhóm: văn hóa chia sẻ thành công cần có sự tương tác giữa các nhân viên trong công ty.
Confluence có những chức năng để kết nối mọi người với nhau như đánh dấu “like”
hay “bình luận” đối với nội dung được chia sẻ mà bạn quan tâm để kết nối với người được chia sẻ và các nhân viên khác
5.3.4.3. Chuyển đổi dữ liệu và đào tạo nhân viên.
Chuyển đổi cách làm việc trong nhóm “Kiểm tra thiết kế” bằng ứng dụng Confluence.
Không sử dụng “check list” trong bảng excel như trước kia. Đưa “check list” này lên trang web Confluence.
Khi có một vấn đề được cập nhật thêm hoặc cần thay đổi, sẽ không tổ chức hội thảo qua điện thoại với kỹ sư ở Mỹ hàng tuần như trước. Tất cả sẽ được cập nhật trên Confluence. Trưởng nhóm có thể gửi email thông báo hoặc email tự động gửi tới cho thành viên trong nhóm nếu các thành viên đăng ký theo dõi vấn đề đó trên Confluence. Có thể đưa ra ý kiến thảo luận, bình chọn các vấn đề cần giải quyết trên Confluence.
Hình 5.6: Hình minh họa sử dụng Confluence cho nhóm “Kiểm tra thiết kế”
Ngoài ra, việc theo dõi các dự án thiết kế cũng được thiết lập trên Confluence. Danh sách các dự án đang thực hiện, tiến độ dự án, những tài liệu, bản vẽ kiến trúc và bản vẽ thiết kế, email trao đổi với khách hàng,.. đều được cập nhật đầy đủ.
Hình 5.7. Hình minh họa theo dõi các dự án thiết kế
Về việc hướng dẫn sử dụng công cụ Confluence, nhóm đã tổ chức một cuộc họp để giới thiệu cơ bản các chức năng của công cụ này. Bên cạnh đó, nhân viên được cung cấp các tài liệu hướng dẫn khá đầy đủ có trên trang web của Confluence. Việc sử dụng ứng dụng web không gặp nhiều trở ngại vì hầu hết nhân viên là người trẻ và đã quen thuộc với các việc sử dụng các giao diện web.