Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGHọ và tên: Nguyễn Văn TuấnMã Sinh viên: 1905QTVB057BÁO CÁO THỰC TẬPNGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGLỚP QUẢN TRỊ
Mục tiêu nghiên cứu
Một là, nghiên cứu lý luận về công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng.
Hai là, trên cơ sở lý luận, nghiên cứu đánh giá thực trạng thực hiện các công tác trên trong phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni HoàngYến
Ba là xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực tại phòng Hành chính – Nhân sự của UniHoàng Yến
Nhiệm vụ nghiên cứu
Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng Từ đó, phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực trong phòng Hành chinh – Nhân sự của Uni Hoàng Yến Qua đó, khái quát những ưu điểm, hạn chế và nguyen nhân gây ra sự bất cập để đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy và nâng cao chất lượng công tác quản trị nguồn nhân lực trong phòngHành chính – Nhân sự và công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.
- Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là cán bộ công nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự về các vấn đề trong công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực.
- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của công tác quản lý về nhân sự những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng công tác tổ chức quản lý về nhân sự trong phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác tổ chức quản trị nhân lực
- Phương pháp thống kê: Thống kê các tài liệu liên quan phục vụ cho công tác làm đề tài.
Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Kết cấu nội dung bài bao gồm 3 chương:
Chương 1 Lý luận chung về tổ chức bộ máy và quản trị nhân lực văn phòng
Chương 2 Tình hình công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại văn phòng Công ty Cổ phẩn Uni Hoàng Yến
Chương 3 Một số giải pháp hoàn thiện bộ máy và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Uni Hoàng Yến
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VĂN PHÒNG
Một số khái niệm cơ bản
Trong bài viết năm 2005, PGS TS Nguyễn Hữu Tri cho rằng có thể xác định cách hiểu từ “Văn phòng” theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng văn phòng, toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại đẻ thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao, chức năng văn phòng không phả là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Từ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm của văn phòng: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.”
Tổ chức thường được hiểu theo hai cách sau:
Tổ chức mang nghĩa động từ: là một loạt các hoạt động sắp xếp thiết lập phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một chỉnh thể theo một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra.
Tổ chức mang nghĩa danh từ: là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thể hoặc gồm nhiều yếu tố được thiết lập sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung.
1.1.3 Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng
Tổ chức bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách bộ phận đó.
Từ đó có thể hiểu, tổ chức bộ máy văn phòng là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy văn phòng để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống văn phòng của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thế có hiệu lực hiệu quả nhất.
1.1.4 Khái niệm về nhân lực và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng
Nhân lực là tất cả những người lao động làm việc trong doanh nghiệp, là tổng thể các yếu tố về thể chất và tinh thần được huy động trong quá trinh lao động Họ sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp Họ là sức mạnh để hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người được coi là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người Mà hoạt động này đòi hỏi sự phối hợp các hoạt động liên quan đến nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp như: Hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, động viên, …
Chính vì tầm quan trọng của hoạt động quản trị con người nên khái niệm quản trị nguồn nhân lực được ra đời Quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng và chất lượng, khai thác hợp lý và hiệu quả nhất về năng lực, sở trường của người lao động nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và từng người lao động trong doạnh nghiệp.
Lý luận chung về bộ máy văn phòng
1.2.1 Chức năng của bộ máy văn phòng Đóng vai trò là bộ phận tham mưu giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý điều hành, bộ máy văn phòng có ba chức năng chính là tham mưu, đảm bảo thông tin và hậu cần. Để thực hiện tốt các chức năng trên tất cả các bộ phận thuộc bộ máy văn phòng phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc cán bộ khác trong hệ thống
- Trên cơ sở phân tích tổng hợp thông tin cần phát hiện vấn đề và đề suất với lãnh đạo các phương án cách thức giải quyết.
- Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý, các bộ phận trong bộ máy văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện cũng như tổ chức phổ biến hướng dẫn và phân công cho các đơn vị các cá nhân thực hiện các quy định đó.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan, tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau trong văn phòng, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng cơ bản và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng có mối quan hệ chặt chẽ với cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của mỗi cơ quan Cơ sở của cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng trước hết là bản thân cơ cấu tổ chức bộ máy chung của doanh nghiệp Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản trị có tính độc lập tương đối vì nó phản ánh lao động quản lý một cách đa dạng Còn cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng lại phụ thuộc vào quá trinh hình thành và chức năng nhiệm vụ cơ bản cũng như mục tiêu chung của bộ máy toàn doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của bộ máy doanh nghiệp hình thành bởi các bộ phận chức năng tương ứng với các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng Bộ máy văn phòng là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng nhiệm vụ nhất định.
1.2.3 Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng
Tổ chức bộ máy văn phòng gồm các nội dung sau:
- Xác định những hoạt động cần thiết ưu tiên để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
- Phân chia hoặc nhóm gộp các bộ phận này thành bộ phận khác.
- Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các haotj động
- Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức bộ máy văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức bộ máy văn phòng là xác định biên chế Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ đã bổ nhiệm theo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, nó gắn liền với việc tuyển chọn những người đảm nhận các chức vụ có trong văn phòng.
Bộ máy văn phòng doanh nghiệp được thiết lập ra không phải do mục đích tự thân mà để thực hiện có hiệu quả các hoạt động của cơ quan, tổ chức tổ chức nói chung Vì thế khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần chú ý những nhân tố ảnh hưởng như:
- Môi trường hoạt động của cơ quan, tổ chức đó
- Mục đích, chức năng hoạt động của cơ quan
- Các yếu tổ kỹ thuật, công nghệ theo xu thế
- Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị văn phòng…
1.2.4 Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho cơ quan nói chung và hoạt động quản lý của lãnh đạo nói riêng, đảm bảo thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình Thực hiện công tác tham mưu, đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản, hồ sơ, công văn, giấy tờ từ đó đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo hiệu quả, cũng như truyền đạt thông tin trong cơ quan một cách liền mạch, thống nhất. Để đảm bảo cho bộ máy văn phòng hoạt động có hiệu quả và phù hợp với phong cách lãnh đạo của nhà quản lý cũng như phương thức hoạt động chung của tổ chức, khi tổ chức bộ máy cần có những nguyên tắc như:
- Mục tiêu rõ ràng: Cần phải xác định được mục tiêu dù là ngắn hay dài hạn, những mục tiêu này phải đủ cụ thể và minh bạch để mọi thành viên trong văn phòng có thể hiểu được và đúng Mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp định hướng hoạt động của văn phòng tốt hơn mà còn là một trong những yếu tố quan trọng để đo lường hiệu quả của nó.
- Tầm kiểm soát hợp lý: Tầm kiểm sóat còn được gọi là phạm vi giới hạn quản lý, đây được coi là một trong những yếu tố chủ yếu quyết định cơ cấu tổ chức văn phòng nên phát triển hệ thống quản lý thông tin theo hướng nào Thông thường, những nhà quản trị cấp càng cao sẽ giới hạn tầm kiểm soạt hẹp hơn ở cấp thấp do sự tăng thẩm quyền tham mưu cho cấp dưới và giảm bớt vai trò hỗ trợ huẩn luyện giám sát của cấp trên, cho nên bộ máy văn phòng phải được xây dựng phù hợp với tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng.
- Chuyên môn hóa và liên kết về chức năng: Mỗi bộ phận trong bộ máy văn phòng phải có chức năng chuyên môn rõ ràng Chuyên môn hóa giúp cho mỗi bộ phận đến từng nhan viên hiểu rõ nhiệm vụ của họ, cho phép họ được thực hiện một số nhiệm vụ và quyền hạn trong một lĩnh vực chuyên môn nhất định, qua đó nhan viên sẽ thành thạo kỹ năng làm việc hơn, thấu hiểu và củng cố đạo đức nghề nghiệp, tăng năng suất và tính chuyên nghiệp của lực lượng lao động trong văn phòng Bên cạnh đó, bộ máy văn phòng cần đảm bảo tính liên kết chức năng theo nhóm chức năng liên quan như văn thư – lưu trữ, lễ tân – hậu cần, truyền thông – tổ chức sự kiện để làm tăng tính hợp tác giữa các bộ phận, giảm bớt công việc và những lãng phí không cần thiết trong thiết kế và thực hiện công việc, giúp tinh gọn bộ máy.
- Trách nhiệm và quyền hạn phù hợp: Trách nhiệm và quyền hạn cần phải gắn liền với nhau Có thể nói, quyền hạn chính là nơi xuất phát của trách nhiệm Trách nhiệm và quyền hạn là hai yếu tố bổ sung và tăng cường lẫn nhau, nhưng phải luôn song song với nhau không được có bất kỳ sự chênh lệch, tránh dẫn tới trách nhiệm và quyền hạn không cân đối Khi phân công công việ cần phải quy định cụ thể rõ ràng về trách nhiệm.
- Nguyên tắc về ủy quyền: Thủ trưởng hay người đứng đầu bất kỳ một đơn vị hay tổ chức nào đều không thể làm hết mọi công việc, vì vậy ủy quyền là hoạt động quan trọng và cần thiết Khi ủy quyền đúng đắn không những giúp cho lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để hoàn thành trách nhiệm quản lý của mình mà còn giúp cho nhân viên có được cơ hội để thành thạo và phát triển.
- Nguyên tắc phục tùng và thống nhất chỉ huy: Bất kì một cá nhân nào trong tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một người cấp cao nhất Nghĩa là mối quan hệ báo cao đi theo chiều dọc như một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc Nguyên tắc này đảm bảo tất cả nguồn lực trong văn phòng được hút theo một hướng duy nhất, mọi sự tiết kiệm thu được là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn hóa Các nhân viên trong văn phòng cũng biết được vị trí, quyền hạn của họ, vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất
Các nguyên tắc trên không chỉ giúp cho văn phòng nói chung mà còn giúp cho các cơ quan, doanh nghiệp nói chung có thể xây dựng được bộ máy hợp lí, đảm bảo hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao.
Lý luận về quản trị nguồn nhân lực văn phòng
1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản trị nguồn nhân lực
1.3.1.1 Chức năng của quản trị nguồn nhân lực
Trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng thì vấn đề tổ chức, quản lý nhân sự có những chức năng như:
- Nhóm chức năng thu hút nguồn lực: Nhóm chức này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp với công việc của văn phòng.
- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhóm chức này đi sâu vào công tác nâng cao năng lực công tác cho nhân viên, đảm bảo cho các nhân viên có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được cấu thành từ hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng.
1.3.1.2 Nhiệm vụ của quản lý nhân sự Để thực hiện tốt các chức năng vừa nêu trên thì công tác quản lý nhân sự cần phải thực hiện những nhiệm vụ như sau:
- Hoạch định nguồn nhân lực: Là các hoạt động nghiên cứu, dự báo về nhu cầu nhân lực của tổ chức và hoạch định những tiến hành để đáp ứng được nhu cầu về số lượng, chất lượng lao động cần thiết của tổ chức, doanh nghiệp.
- Tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng là quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận mốt cá nhân vào một vị trí của tổ chức để thỏa mãn nhu cầu của tổ chức
- Bố trí, sắp xếp nhân sự: Là một khâu của quá trình sử dụng người lao đọng nhằm đảm bảo cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
- Đào tạo và phát triển nhân sự: Là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra những thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động.
- Tạo động lực lao động: Là hệ thống các chính sách, các biện pháp quản lý tác động đến người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực làm việc.
- Đánh giá kết quả thực hiện công việc: Là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động.
- Khen thưởng, kỷ luật lao động: Là những quy định về việc tuân theo thời gian, công việc và điều hành sản xuất, kinh doanh trong nội quy lao động.
1.3.2 Đặc điểm của nhân sự văn phòng
Nhân sự của văn phòng khác với nhân sự của các phòng ban chuyên môn Họ chính là những người có chuyên môn sâu, am hiểu trong các lĩnh vực văn phòng Biết kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sáng tạo, biết khích lệ và kiên quyết, khôn khéo trong giao tiếp ứng xử
Ngoài ra, đối với lãnh đạo văn phòng: Ngoài những đặc điểm kể trên của nhân viên văn phòng, thì người lãnh đạo còn có thêm đó là họ có phẩm chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo Có chuyên môn sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực Có tầm nhìn chiến lược và có khả năng thu hút mọi người, có lòng tin với công việc, với nhân viên Đặc biệt, họ biết phán đoán và đưa ra những quyết định quyết đoán, chính xác, kịp thời.
1.3.3 Vai trò của quản trị nguồn nhân lực văn phòng
Xuất phát từ vai trò nguồn nhân lực trong tổ chức mà quản trị nguồn nhân lực văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của văn phòng nói riêng và của cơ quan nói chung Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả giúp cho Văn phòng đạt được hiệu quả trong thực hiện công việc thông qua sử dụng tối đa hiệu quả của nhân viên, vì suy cho cùng quản trị nguồn nhân lực chính là quản lý con người sao cho đúng người đúng việc, đúng với quỹ đạo đặt ra do các nhà quản trị đưa ra mục tiêu và phương pháp thực hiện.
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẨN UNI HOÀNG YẾN
Tổng quan về Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
2.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phầnUNI Hoàng Yến
Tên giao dịch: HOANG YEN UNI JOINT STOCK COMPANYLoại hình hoạt động: Công ty Cổ phần
Mã số thuế: 0107129711 Địa chỉ: Số 44, ngõ 40, Đường Tạ Quang Bửu , Phường Bách Khoa, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Đại diện pháp luật: Nguyễn Hoàng Yến Ngày cấp giấy phép:20/11/2015
Ngày hoạt động: 20/11/2015 (Đã hoạt động 8 năm) Điện thoại trụ sở:
Trạng thái: Đang hoạt động
Uni Hoàng Yến là chuỗi các trung tâm đào tạo Anh ngữ toàn diện với các khóa học như 4Skills, Giao tiếp, TOEIC, IELTS theo tiêu chuẩn quốc tế.
Dịch vụ viết luận văn trọn gói website: luanvantot.com Zalo/tele 0934573149CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒNNHÂN LỰC CỦA CÔNG TY TNHH UNI HOÀNG YẾN3.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Uni Hoàng Yến3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty:Tên công ty: Công ty TNHH Uni Hoàng YếnĐịa Chỉ: Số 36C5 ngõ
259 phố Vọng, Phường Đồng Tâm , Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Điện thoại:0967285555Ngày cấp giấy phép: 20/11/2015Mã số thuế:
0107129711 Chủ sở hữu: Nguyễn Hoàng Yến Nơi đăng ký quản lý: Số 36C5 ngõ 259 phố Vọng, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà NộiVốn điều lệ: 800.000.000đ
Ngày nay, không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của tiếng Anh đối với mỗi cá nhân, đặc biệt là học sinh Nắm bắt được nhu cầu lựa chọn nơi học tốt nhất về chất lượng và phù hợp với túi tiền của mọi người học, UNIEnglish Center thành lậpnhằm trở thành cầu nối giữa người học và các tổ chức giảng dạy tiếng Anh.Sau nhiều lần nghiên cứu thị trường và chuẩn bị trong 15 tháng, ngày 20/11/2015 UNI đã chính thức hoạt động và có trụ sở chính tại số 36 C5, ngõ 259 Phố Vọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội Kể từ thời điểm này, UNI Hoàng Yến đã trở thành một trong những tổ chức hoạt động về lĩnh vực này liên quan đến giáo dục đặc biệt là ngoại ngữ UNI Hoàng Yến đã xây dựng và giữ vững niềm tin của người tiêu dùng và đối tác bằng sự phát triển bền vững và tốc độ tăng trưởng cao.
- Tự hào đã giúp đỡ hơn 21.000 học viên chinh phục môn Tiếng Anh và sở hữu rất nhiều thành tích cao của học viên với chứng chỉ đáng mơ ước IELTS 6.5 - 75 và TOEIC 550 - 980
- Với mong muốn mang lại chất lượng cao, trung tâm cam kết mang lại dịch vụ tốt nhất cho từng bạn học viên
- Kiểm tra, đánh giá trình độ học viên thường xuyên vào giữa khoả và cuối khoá cùng các bài minitest đầu giờ
- Hợp tác cùng BC, IDP, học viên được hỗ trợ đăng kí thi trực tiếp tại Hội đồng BC, IDP nhanh nhất và dễ dàng nhất.
- Với phương châm cam kết mang lại những phương pháp giảng dạy hiện đại, hiệu quả nhất đến từng học viên, đội ngũ giảng viên của trung tâm không ngừng học hỏi từng ngày cùng Với sự nhiệt huyết và kinh nghiệm nhiều năm.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần cổ phần Uni Hoàng Yến a) Chức năng
- Trung tâm ngoại ngữ là cơ sở giáo dục thường xuyên thuộc hệ thống giáo dục quốc dân
- Trung tâm ngoại ngữ tư thục do tổ chức, cá nhân trong nước đầu tư thành lập và đảm bảo Điều kiện hoạt động theo quy định của pháp luật có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài Khoản riêng.
- Trung tâm ngoại ngữ có chức năng đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ. Nhằm góp phần nâng cao dân trí, nâng cao trình độ hiểu biết, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ cho mọi tầng lớp nhân dân, đáp ứng nhu cầu nâng chất lượng nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
- Đội nghũ nhân viên được đào tạo đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao. b) Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu của người học.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Tổ chức biên soạn hoặc lựa chọn tài liệu dạy học đáp ứng chuẩn đầu ra của các chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với đối tượng người học.
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cấp giấy xác nhận hoàn thành các chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ do trung tâm tổ chức Tổ chức thi, cấp chứng chỉ ngoại ngữ của hệ thống giáo dục quốc dân khi đủ Điều kiện theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Thực hiện các công việc có liên quan như biên dịch, phiên dịch.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, giáo viên của trung tâm.
- Tổ chức các hoạt động nghiên cứu phát triển trung tâm, nâng cao chất lượng giáo dục.
- Được xác định và công khai mức thu học phí theo khóa học của người học Phù hợp với chất lượng đào tạo, bồi dưỡng.
- Xây dựng nội quy, quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc trung tâm Quản lý, tuyển dụng, phát triển đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên theo chiến lược phát triển của trung tâm.
- Quản lý tài chính, tài sản của trung tâm và được hưởng chính sách hỗ trợ ưu đãi theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ và có chuyên môn khá tốt Đứng đầu là Tổng Giám đốc – người có thẩm quyền cao nhất chịu trách nhiệm trước các Cổ đông và toàn bộ nhân viên Dưới quyền và giúp việc cho Tổng Giám đốc là Giám đốc bộ phận.
Công ty chia làm 5 phòng ban gồm: Phòng Kinh doanh, phòng Đào tạo, phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Tài chính – Kế hoạch và phòng Kế toán.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến 2.1.4 Khái quát về văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
2.1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
Văn phòng Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến là Phòng Hành chính – Nhân sự Đây là phòng ban quan trọng của công ty, được công ty đặc biệt quan tâm và khắt khe trong quá trình tìm kiếm những ứng viên phù hợp để hực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến có những chức năng, nhiệm vụ sau:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất,tham mưu cho lãnh đạo để đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn Trong một cơ quan thủ trưởng là người lãnh đạo tất cả các công việc của đơn vị minh Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vị không gian lơn ở tất cả các ngành tham gia Đo đó đòi hỏi phải có bộ phận tham mưu, thủ trưởng điều hành và ra quyết định quản lý.
Văn phòng tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Hành chính – Nhân sự về xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, công tác đạo tạo tuyển dụng trong Công ty, xây dựng các phương án về lương thưởng, các chế độ phúc lợi xã hội cho người lao động và công tác Hành chính – Nhân sự của công ty Cụ thể như:
Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Cổ phần
2.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến làm việc theo chế độ thủ trưởng, mọi hoạt động của phòng tuân thủ theo quy chế và nội dung của công ty, dưới sự điều hành của Ban giám đốc và các quản lý cấp cao nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
Trưởng phòng chịu toàn bộ trách nhiệm điều hành hoạt động của Phòng theo quy định của Công ty Phân công công việc và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận Căn cứ quy chế làm việc của công ty, chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của Phòng.
Các Bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng, chiu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được phân công trước Giám đốc bộ phận.
2.2.2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến Để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao thì Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến được tổ chức thành
- Bộ phận Văn thư Lưu trữ: Đây là bộ phận tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trực tiếp thực hiện xử lý hoặc theo dõi việc xử lý các văn bản đến, kiểm tra văn bản đi của công ty theo quy định.
Sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của công ty, đảm bảo tính chính xác và cẩn thận trong công việc Tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của công ty để Lưu trữ
Lập kế hoạch và triển khai hoạt động tuyển dụng Đây được xem là một nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận nhân sự. Các nhân viên phòng nhân sự sẽ cùng các bộ phận khác trong công ty xác định nhu cầu tuyển dụng và xây dựng bảng mô tả công việc cho các vị trí này.
Từ đó, xây dựng kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
Bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với các phòng ban liên quan để tổ chức kế hoạch tuyển dụng, chịu trách nhiệm tư vấn và kiểm soát toàn bộ hoạt động của quá trình tuyển dụng. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thông qua các buổi đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp đội ngũ nhân viên cải thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ, qua đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
Mục tiêu của các chương trình đào tạo giúp nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc trước mắt của công ty
Bên cạnh đó, các chương trình phát triển chất lượng nguồn nhân sự đáp ứng các nhu cầu dài hạn của đơn vị.
Duy trì và quản lý hoạt động của nhân sự
Bộ phận nhân sự phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc sắp xếp, điều động nhân sự sao cho phù hợp nhất, hướng dẫn, phổ biến các quy định và chính sách nhân sự cho các bộ phận, và đảm nhiệm việc kiểm soát, nhắc nhở mọi người thực hiện.
Hệ thống bảng lương, chính sách khen thưởng hay kỷ luật, chế độ đãi ngộ, phúc lợi, v.v sẽ được bộ phận nhân sự thực hiện Đồng thời, cũng thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên làm việc xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc của họ.
Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ ban hành các văn bản, quy định và các vấn đề khác nhằm đảm bảo các quy định về luật lao động được thực hiện đúng.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi phòng Hành chính – Nhân sự hay công ty có thêm thành viên gia nhập, bộ phận nhân sự sẽ có nhiệm vụ cập nhật các thông tin của nhân sự này lên hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
- Bộ phận tạp vụ: Đây là bộ phận giữ gìn vệ sinh cho phòng Hành chính – Nhân sự nói riêng và toàn bộ công ty nói chung Bộ phận có trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh hằng ngày, đảm bảo môi trường làm việc luôn luôn sạch sẽ.
Bộ phận y tế là nơi đảm bảo sức khỏe cho nhân viên trong công ty Bộ phận này thường trực nhưng không thường xuyên phải làm việc vì thế, tại Uni Hoàng Yến, bộ phận này được kết hợp vào bộ phận tạp vụ.
2.2.3 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến
2.2.3.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty và chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự
Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
Cổ phần Uni Hoàng Yến
2.3.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực văn phòng
2.3.1.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Về nhu cầu nguồn nhân lực phòng Hành chính – Nhân sự: Hiện nay đang vào thời điểm nền kinh tế đang cho thấy những dấu hiệu suy thoái, ảnh hưởng đến rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức trên cả nước; cụ thế là nhiều doanh nghiệp đã giải thể, để lại rất nhiều người lao động thiếu việc làm Bên cạnh đó, phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến đang sở hữu một đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết nhưng kinh nghiệm và chuyên môn chưa sâu Chính vì thế, đây cũng được coi là một cơ hội để củng cố nhân sự cho Phòng để đạt hiệu quả tốt hơn khi làm việc.
Về chất lượng nhân sự: phòng Hành chính – Nhân sự Uni Hoàng Yến xác định thời gian tới cần phải nâng cao chất lượng nhân lực bằng cách nâng cao yêu cầu đối với trình độ nhân viên Điều này xuất phát từ nhu cầu thực tế và chiến lược phát triển của phòng nói riêng và của công ty nói chung Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ ưu tiên tuyển dụng những lao động có kinh nghiệm cho các vị trí có nhu cầu để giảm thiểu chi phí đào tạo.
2.3.1.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu
- Mục tiêu về đảm bảo số lượng:
Bảo đảm đủ và đúng nguồn nhân lực, đúng thời gian để thực hiện các mục tiêu của các hoạt động do phòng, công ty phụ trách.
Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu của công ty Tăng năng suất làm việc của nhân viên trong Phòng
Dự báo các nhu cầu của Phòng cũng như công ty trong tương lai về nhân sự và cung cấp nhân sự để đảm bảo hiệu quả và năng suất làm việc.
- Mục tiêu về chất lượng:
Chất lượng nhân sự có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của công ty, bởi chất lượng nhân sự là sự tổng hòa của tâm, tri thức Tâm có nghĩa là thái độ, tâm trạng khi làm việc, tri có nghĩa là tri thức, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, thức có nghĩa là ý thức, trách nhiệm đối với công việc.
+100% nhân viên có trình độ chuyên môn đại học trở lên
- Về thái độ, ý thức làm việc, đạo đức và sức khỏe thật tốt, đảm bảo các yêu cầu của Phòng và công ty.
- Mục tiêu về cơ cấu
Cơ cấu về độ tuổi: Nhằm hướng tới mục tiêu trẻ hóa nhân sự, công ty luôn cố gắng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự trẻ, đồng thời trong các chính sách tuyển dụng ưu tiên lao động trẻ, có đủ phẩm chất, kinh nghiệm đáp ứng công việc.
Cơ cấu về giới tính: Là một công ty về mảng giáo dục, Uni Hoàng Yến nói chung và phòng Hành chính – Nhân sự nói riêng không đặt nặng vấn đề về giới tính mà tập trung vào trình độ chuyên môn.
2.3.2 Công tác tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức; để thỏa mãn nhu cầu của tổ chức Trong đó, quá trình tuyển dụng được chia làm hai giai đoạn, đó là tuyển mộ và tuyển chọn.
2.3.2.1 Mục đích và quy định trách nhiệm tuyển dụng
Mục đích: Việc tuyển dụng phải thỏa mãn được mục tiêu ngắn và dài hạn của phòng Hành chính – Nhân sự cũng như của công ty Nhân sự được tuyển vào không những phải đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại mà còn phải căn cứ để phát triển trong tương lai Việc tuyển chọn phải căn cứ vào năng lực và phẩm chất thực sự của ứng cử viên nhằm đáp ứng các yêu cầu công việc mà không có bất cứ sự phân biệt nào Ứng cử viên nội bộ được ưu tiên xem xét bổ nhiệm/ tuyển dụng vào vị trí đang cần người Chỉ khi nào không thể bổ nhiệm từ nguồn nội bộ, việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài mới được xét đến.
Các trưởng của các bộ phận trong công ty chịu trách nhiệm xây dựng nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình dựa trên mục tiêu chiến lược của công ty trên cơ sở 6 tháng lần, xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn của vị trí mà có nhu cầu tuyển dụng.
Trưởng phòng có trách nhiệm: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm căn cứ trên nhu cầu tuyển dụng của từng bộ phận và trình ban lãnh đạo phê duyệt Phối hợp với các Trưởng bộ phận, Ban giám đốc tiến hành công tác tuyển dụng theo kế hoạch đã duyệt.
Các vị trí nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự do Trưởng phòng phê duyệt
2.3.2.2 Nguyên tắc và nguồn tuyển dụng nhân sự a) Công tác tuyển mộ:
- Nguyên tắc tuyển mộ: Đảm bảo đáp ứng đủ số lượng nhân viên phù hợp với nhu cầu và số lượng công việc
Căn cứ và phẩm chất và năng lực của người ứng tuyển để tuyển dụng đúng người, đúng việc phù hợp với các tiêu chí đặt ra.
- Nguồn tuyển mộ Đối với phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến thì nguồn tuyển mộ chủ yếu là lao động bên ngoài Lao động bên trong cực kì hi hữu vì không phải ai cũng có khả năng làm việc trái ngành hiệu quả.
Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến có các phương pháp tuyển mộ như:
Thông qua Internet: Công ty sẽ đăng thông tin tuyển dụng lên các trang web tuyển dụng, website của công ty, các trang mạng xã hội để các ứng viên biết đến và ứng tuyển vào công ty.
Thông qua sự giới thiệu của người quen, nhân viên trong công ty.
2.3.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân lực tại phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến
Bước 1: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng kèm theo bản đánh giá năng suất lao động của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và bản mô tả công việc, tiêu chuẩn của vị trí tuyển dụng trình ban giám đốc phê duyệt.
Bước 2: Thông báo về vị trí tuyển dụng trong nội bộ công ty, sua đó đăng thông tin tuyển dụng lên các phương tiện truyền thông.
Bước 3: Bộ phận nhân sự của phòng có trách nhiệm thu nhận hồ sơ của tất cả ứng viên tham gia tuyển dụng Sau đó, chọn lọc hồ sơ đạt yêu cầu với nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Bước 4: Phỏng vấn theo hình thức trực tiếp
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng đối với những ứng viên đạt yêu cầu. Công ty sẽ gọi điện trực tiếp và thông báo qua mail đối với những ứng viên này.
2.3.2 4 Một số quy định khác về nhân sự a) Thử việc
Nhận xét chung
2.4.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức bộ máy văn phòng
Thứ nhất, với chế độ thủ trưởng – người đứng đầu, các thông tin trong văn phòng được tiếp nhận và truyền tải theo chiều từ trên xuống và trách nhiệm đối với người thực hiện công tác văn phòng cũng như lãnh đạo ban hành quyết định điều hành quản lý.
Bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự được thiết kế gọn nhẹ, linh hoạt, đa dạng đầy đủ các bộ phận chức năng, phục vụ được nhu cầu làm việc của các nhân viên.
Các bộ phận được thiết kế gắn liền với từng nhiệm vụ chuyên trách, bộ máy không quá chồng chéo tạo thuận cho các hoạt động trao đổi thông tin trong Phòng.
Thứ hai, các bộ phận trong Phòng luôn chủ động thu thập, tổng hợp, phân thích thông tin một cách khoa học, chính xác, tích cực tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản trị
Phòng Hành chính – Nhân sự đã mang lại hiệu quả tạo gắn bó mối quan hệ phối hợp với các phòng chức năng khác trong công ty, đảm bảo thông tin được truyền đi nhanh chóng, thông suốt, kịp thời.
Ngoài những ưu điểm kể trên, thì qua quá trình tìm hiểu phòng hành chính – Nhân sự còn tồn tại một số nhược điểm như:
Mặc dù đã tổ chức bộ máy tinh gọn nhưng vẫn còn có sự chưa đồng đều về việc hệ thống nhân viên còn chưa phù hợp, gây ra tình trạng chênh lệch về chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận trong Phòng Hành chính – Nhân sự.
Phòng Hành chính – Nhân sự được trang bị khá là đầy đủ, tuy nhiên vẫn chưa có sự đổi mới và hiện đại hóa, một số thiết bị đã lâu chưa được bảo dưỡng dẫn đến công việc chưa đạt hiệu suất cao nhất.
Công tác tổ chức bộ máy chưa thật sự được quan tâm, dẫn đến tình trạng bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự thiết kế chưa hoàn thiện. Đội ngũ nhân viên trong Phòng chưa được phân bố đồng đều, dẫn đến tình trạng bộ phận thì quá tải việc, bộ phận thì ngồi chơi.
Trưởng phòng chưa có kế hoạch rõ ràng về công tác tổ chức bộ máy, chỉ là triển khai một cách qua loa.
2.4.2 Nhận xét công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng
Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, sẵn sàng tiếp thu học hỏi những cái mới và dễ thích nghi với các phong cách lãnh đạo khác nhau.
Bên cạnh đó, văn hóa giao tiếp ứng xử của công ty góp một phần không nhỏ khiến cho công tác quản trị nguồn nhân lực ở Phòng diễn ra dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.
Lãnh đạo rất quan tâm đến công tác quản trị nguồn nhân lực nên công tác này luôn được đề cao tại công ty.
Bên cạnh những điểm mạnh, những ưu điểm mà phòng Hành chính – Nhân sự đang sở hữu thì cũng có không ít những nhược điểm tồn tại :
Dù rất quan tâm đến công tác quản trị nguồn nhân lực nhưng lãnh đạo lại chưa đổi mới phương pháp mà tư duy theo lối mòn.
Trong đánh giá nhân lực còn chưa khách quan, dẫn đến nhiều lúc nhân viên bất mãn.
Thứ nhất, do nhận thức của một số quản lý, nhân viên về quản trị nguồn nhân lực chưa được đổi mới, tư duy cũ và cách thức làm việc chưa màng tính hiện đại, chuyên nghiệp.
Thứ hai, việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, điều hành và đánh giá chất lượng nhân sự, còn có nhiều người ko hạn chế.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI UNI HOÀNG YẾN
Các giải pháp hoàn thiện bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự tại
Để tổ chức khoa học bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự, trách nhiệm đầu tiên và cao nhất là người đứng đầu công ty Do phòng Hành chính – Nhân sự là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, nên những người đứng đầu cần có hoạch định rõ ràng về quy mô, số lượng các đơn vị, bộ phận cần có trong bộ máy văn phòng; tiếp đó là đặt tên và quy định, phân định chức năng của từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
Trên cơ sở định hướng của người đứng đầu, người hoặc những người được uỷ quyền (nhà quản trị cấp trung) sẽ nghiên cứu và tham mưu cho người đứng đầu để quyết định số lượng, tên gọi, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị bộ phận trong bộ máy văn phòng Trong thực tế, do phụ trách quá nhiều công việc nên người đứng đầu rất cần sự chủ động và ý kiến tham mưu của những nhà quản trị cấp trung trong tất cả các vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng.
Chính vì vậy, đội ngũ nhà quản trị cấp trung tại phòng Hành chính – Nhân sự cần hoàn thiện hơn về các kỹ năng nghiệp vụ cũng như nâng cao vai trò của mình trong hệ thống quản lý góp phần thực hiện hiểu quả hoạt động tổ chức bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự
Bên cạnh đó, cần sắp xếp, bố trí lại đội ngũ nhân viên trong các bộ phận Phòng Hành chính – Nhân sự cần có nhân sự để duy trì hoạt động, vì vậy vấn đề bố trí nhân sự là vấn đề quan trọng để thúc đẩy quá trình hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả cao Khi sắp xếp lại nhân sự cần ưu tiên nhân viên trẻ có năng lực chuyên môn, có kiến thức và phẩm chất tốt.
Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Uni Hoàng Yến
Thứ nhất, nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, điều hành, đánh giá nhân lực Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nguồn nhân lực là hết sức quan trọng, không chỉ giúp ích với nhà lãnh đạo mà còn thay đổi tư duy theo hướng hiện đại hóa, đổi mới theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ trong và ngoài nước Nhân viên của phòng Hành chính – Nhân sự cần chủ động trong công tác tham mưu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi hoạt động của phòng cũng như của công ty. Bên cạnh đó, cần chủ động học hỏi, tiếp thu, trang bị những kiến thức mới về công nghệ.
Thứ hai, để có được nhận thức và ý nghĩa về tầm quan trọng của việc quản trị tốt nguồn nhân lực, ban lãnh đạo công ty nên đưa ra những kế hoạch như tổ chức một lớp tập huấn nâng cao vai trò quản trị nhân lực trong văn phòng Đồng thời, để giải quyết các công việc trong hoạt động văn phòng nói riêng các cá nhân cần tự giác tìm hiểu, học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ. Tạo điều kiện và thường xuyên giáo dục người lao động có ý thức tự học tập nâng cao năng lực, phẩm chất và phấn đấu vì công việc Từ đó, nâng cao ý thức học tập nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về vai trò của việc quản trị nguồn nhân lực vào trong công việc của mình Bên cạnh đó, lãnh đạo Công ty cũng như phòng Hành chính – Nhân sự cần có sự chia sẻ với người nhân viên những thông tin về hướng phát triển, tình hình thực tế bao gồm những thuận lợi, khó khăn, cũng như cơ hội và thách thức mà Công ty đang phải đối mặt.
Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn có thể thấy được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng, có thể coi đây là những công việc cơ bản và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp Với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh tế, khoa học công nghệ thì hoạt động hoàn thiện bộ máy và nâng cao chất lượng quản trị nguồn nhân lực văn phòng cũng luôn cần phải được đỏi mới sao cho phù hợp với điều kiện mới
Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến coi các công tác này là mấu chốt để hoạt động phòng Hành chính – Nhân sự hoạt động có hiệu quả hay không. Qua đó đòi hỏi các công tác này cần tự hoàn thiện hơn nữa từ khâu hoạch định, tuyển dụng cho đến các chính sách đào tạo, phát triển nhân sự.
Tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực phòng Hành chính – Nhân sự bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn một số những khó khăn và hạn chế Có thể khẳng định việc hoàn thiện bộ máy và nâng cao chất lượng quản trị nguồn nhân lực văn phòng một cách toàn diện là yêu cầu cấp thiết và có ý nghĩa quan trọng.
Chủ đề tác giả thực hiện trên đây là một trong những ý kiên đóng góp để lãnh đạo phòng Hành chính – Nhân sự và lãnh đạo công ty có một góc nhìn khác về công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nhân lực trong văn phòng, hy vọng rằng sẽ có những định hướng mới trong công cuộc cải cách và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên phòng Hành chính – Nhân sư.