Đang tải... (xem toàn văn)
Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGHọ và tên: Nguyễn Văn TuấnMã Sinh viên: 1905QTVB057BÁO CÁO THỰC TẬPNGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGLỚP QUẢN TRỊ
lOMoARcPSD|38784156 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên: Nguyễn Văn Tuấn Mã Sinh viên: 1905QTVB057 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2019 – 2023) CHUYÊN ĐỀ: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẨN UNI HOÀNG YẾN Tên cơ quan : Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Địa chỉ : số 15, ngõ 200 Trần Đại Nghĩa, Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan : Nguyễn Thị Như Quỳnh Giảng viên phụ trách : TS Nguyễn Mạnh Cường Hà Nội - 2023 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 LỜI CẢM ƠN Báo cáo thực tập là công trình nghiên cứu quan trọng, thể hiện sự quan sát, tìm hiểu và sự sáng tạo của mỗi sinh viên trong việc ứng dụng kiến thức lý luận vào thực tế Tuy nhiên, để hoàn thiện công trình này đòi hỏi phải có sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ, giúp đỡ, tư vấn của thầy cô giáo chuyên ngành, các cán bộ, công chức đang làm nhiệm vụ Để hoàn thành đề tài này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia nói chung và thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng đã giảng dạy cho tôi nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt quá trình học tập ở trường Và tập thể cán bộ nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây bài báo cáo thực tập của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Mạnh Cường Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố bằng bất kì hình thức nào trước đây Các số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho quá trình nghiên cứu, phân tích, nhận xét, đánh giá đều do tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn Nếu không đúng như trên tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về đề tài của mình 1 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN -1 LỜI CAM ĐOAN 1 MỤC LỤC -2 PHẦN MỞ ĐẦU 5 1 Lý do chọn đề tài 5 2 Mục tiêu nghiên cứu 5 3 Nhiệm vụ nghiên cứu -6 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6 5 Phương pháp nghiên cứu -6 6 Cấu trúc đề tài -7 PHẦN NỘI DUNG -8 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VĂN PHÒNG -8 1.1 Một số khái niệm cơ bản -8 1.1.1 Khái niệm văn phòng -8 1.1.2 Khái niệm tổ chức -8 1.1.3 Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng 9 1.1.4 Khái niệm về nhân lực và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng -9 1.2 Lý luận chung về bộ máy văn phòng -10 1.2.1 Chức năng của bộ máy văn phòng -10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng 10 2 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 1.2.3 Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng -11 1.2.4 Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng -12 1.3 Lý luận về quản trị nguồn nhân lực văn phòng 14 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản trị nguồn nhân lực -14 1.3.2 Đặc điểm của nhân sự văn phòng 15 1.3.3 Vai trò của quản trị nguồn nhân lực văn phòng 15 1.3.4 Căn cứ và các nguyên tắc quản trị nguồn nhân lực văn phòng-16 1.3.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng -18 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẨN UNI HOÀNG YẾN -20 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến -20 2.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phầnUNI Hoàng Yến -20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần cổ phần Uni Hoàng Yến -21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 23 2.1.4 Khái quát về văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến 24 2.2 Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến 26 2.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến 26 3 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 2.2.2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến -27 2.2.3 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến -29 2.3 Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 31 2.3.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực văn phòng 31 2.3.2 Công tác tuyển dụng nhân lực 32 2.3.3 Bố trí, sắp xếp nhân lực -36 2.3.4 Tạo động lực làm việc -37 2.3.6 Đánh giá kết quả thực hiện công việc -38 2.3.7 Khen thưởng, kỷ luật nhân viên 39 2.4 Nhận xét chung 39 2.4.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức bộ máy văn phòng 40 2.4.2 Nhận xét công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng -41 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI UNI HOÀNG YẾN -42 3.1 Các giải pháp hoàn thiện bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự tại Uni Hoàng Yến -42 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Uni Hoàng Yến 43 PHẦN KẾT LUẬN -44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -45 4 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Trong một tổ chức, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, bởi lẽ con người được xem là yếu tố cấu thành và quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó Nó được xem là hoạt động nền tảng, đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp, để trên cơ sở đó triển khai các hoạt động quản trị khác, từ đó giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh Hiểu rõ về tầm ý nghĩa quan trọng của nhân sự trong việc giải quyết các công việc nói chung của cơ quan và văn phòng nói riêng, cũng như việc thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phỏng lại hết sức cần thiết Bởi văn phòng không chỉ là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo mà còn là bộ máy trợ giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn công ty Xuất phát từ nhu cầu thực tập và nghiên cứu thực tiễn tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến, tác giả quyết định lựa chọn chủ đề “Công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại văn phòng Công ty Cổ phẩn Uni Hoàng Yến” để nghiên cứu 2 Mục tiêu nghiên cứu Một là, nghiên cứu lý luận về công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng Hai là, trên cơ sở lý luận, nghiên cứu đánh giá thực trạng thực hiện các công tác trên trong phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 5 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Ba là xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực tại phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến 3 Nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng Từ đó, phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực trong phòng Hành chinh – Nhân sự của Uni Hoàng Yến Qua đó, khái quát những ưu điểm, hạn chế và nguyen nhân gây ra sự bất cập để đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy và nâng cao chất lượng công tác quản trị nguồn nhân lực trong phòng Hành chính – Nhân sự và công ty 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài chủ yếu tập trung vào các nội dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực trong phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến - Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Đề tài nghiên cứu trong giai đoạn năm 2023 Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 5 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung 6 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 - Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là cán bộ công nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự về các vấn đề trong công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực - Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của công tác quản lý về nhân sự những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác tổ chức bộ máy và quản trị nguồn nhân lực - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng công tác tổ chức quản lý về nhân sự trong phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác tổ chức quản trị nhân lực - Phương pháp thống kê: Thống kê các tài liệu liên quan phục vụ cho công tác làm đề tài 6 Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Kết cấu nội dung bài bao gồm 3 chương: Chương 1 Lý luận chung về tổ chức bộ máy và quản trị nhân lực văn phòng Chương 2 Tình hình công tác tổ chức bộ máy và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại văn phòng Công ty Cổ phẩn Uni Hoàng Yến Chương 3 Một số giải pháp hoàn thiện bộ máy và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Uni Hoàng Yến 7 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong bài viết năm 2005, PGS TS Nguyễn Hữu Tri cho rằng có thể xác định cách hiểu từ “Văn phòng” theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng văn phòng, toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại đẻ thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao, chức năng văn phòng không phả là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại Từ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm của văn phòng: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.” 1.1.2 Khái niệm tổ chức Tổ chức thường được hiểu theo hai cách sau: Tổ chức mang nghĩa động từ: là một loạt các hoạt động sắp xếp thiết lập phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một chỉnh thể theo một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra 8 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Tổ chức mang nghĩa danh từ: là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thể hoặc gồm nhiều yếu tố được thiết lập sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung 1.1.3 Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng Tổ chức bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách bộ phận đó Từ đó có thể hiểu, tổ chức bộ máy văn phòng là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy văn phòng để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống văn phòng của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thế có hiệu lực hiệu quả nhất 1.1.4 Khái niệm về nhân lực và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng Nhân lực là tất cả những người lao động làm việc trong doanh nghiệp, là tổng thể các yếu tố về thể chất và tinh thần được huy động trong quá trinh lao động Họ sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp Họ là sức mạnh để hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người được coi là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người Mà hoạt động này đòi hỏi sự phối hợp các hoạt động liên quan đến nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp như: Hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, động viên, … Chính vì tầm quan trọng của hoạt động quản trị con người nên khái niệm quản trị nguồn nhân lực được ra đời Quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng phát triển, sử dụng, đánh 9 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com)