CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẨN UNI HOÀNG YẾN
2.2. Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Cổ phần
2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến làm việc theo chế độ thủ trưởng, mọi hoạt động của phòng tuân thủ theo quy chế và nội dung của công ty, dưới sự điều hành của Ban giám đốc và các quản lý cấp cao nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
Trưởng phòng chịu toàn bộ trách nhiệm điều hành hoạt động của Phòng theo quy định của Công ty. Phân công công việc và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận. Căn cứ quy chế làm việc của công ty, chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của Phòng.
Các Bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng, chiu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được phân công trước Giám đốc bộ phận.
2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến
Để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao thì Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến được tổ chức thành 04 bộ phận:
- Bộ phận Văn thư Lưu trữ:
Đây là bộ phận tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trực tiếp thực hiện xử lý hoặc theo dõi việc xử lý các văn bản đến, kiểm tra văn bản đi của công ty theo quy định.
Sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của công ty, đảm bảo tính chính xác và cẩn thận trong công việc. Tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của công ty để Lưu trữ.
- Bộ phận Nhân sự
Lập kế hoạch và triển khai hoạt động tuyển dụng
Đây được xem là một nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận nhân sự.
Các nhân viên phòng nhân sự sẽ cùng các bộ phận khác trong công ty xác định nhu cầu tuyển dụng và xây dựng bảng mô tả công việc cho các vị trí này.
Từ đó, xây dựng kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
Bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với các phòng ban liên quan để tổ chức kế hoạch tuyển dụng, chịu trách nhiệm tư vấn và kiểm soát toàn bộ hoạt động của quá trình tuyển dụng.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thông qua các buổi đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp đội ngũ nhân viên cải thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ, qua đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
Mục tiêu của các chương trình đào tạo giúp nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc trước mắt của công ty.
Bên cạnh đó, các chương trình phát triển chất lượng nguồn nhân sự đáp ứng các nhu cầu dài hạn của đơn vị.
Duy trì và quản lý hoạt động của nhân sự
Bộ phận nhân sự phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc sắp xếp, điều động nhân sự sao cho phù hợp nhất, hướng dẫn, phổ biến các quy định và chính sách nhân sự cho các bộ phận, và đảm nhiệm việc kiểm soát, nhắc nhở mọi người thực hiện.
Hệ thống bảng lương, chính sách khen thưởng hay kỷ luật, chế độ đãi ngộ, phúc lợi, v.v sẽ được bộ phận nhân sự thực hiện. Đồng thời, cũng thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên làm việc xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc của họ.
Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ ban hành các văn bản, quy định và các vấn đề khác nhằm đảm bảo các quy định về luật lao động được thực hiện đúng.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi phòng Hành chính – Nhân sự hay công ty có thêm thành viên gia nhập, bộ phận nhân sự sẽ có nhiệm vụ cập nhật các thông tin của nhân sự này lên hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
- Bộ phận tạp vụ:
Đây là bộ phận giữ gìn vệ sinh cho phòng Hành chính – Nhân sự nói riêng và toàn bộ công ty nói chung. Bộ phận có trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh hằng ngày, đảm bảo môi trường làm việc luôn luôn sạch sẽ.
- Bộ phận y tế:
Bộ phận y tế là nơi đảm bảo sức khỏe cho nhân viên trong công ty. Bộ phận này thường trực nhưng không thường xuyên phải làm việc vì thế, tại Uni Hoàng Yến, bộ phận này được kết hợp vào bộ phận tạp vụ.
2.2.3. Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến
2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của công ty và chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự
Uni Hoàng Yến là trung tâm ngoại ngữ là cơ sở giáo dục thường xuyên thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Trung tâm ngoại ngữ có chức năng đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ. Nhằm góp phần nâng cao dân trí, nâng cao trình độ hiểu biết, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ cho mọi tầng lớp nhân dân, đáp ứng nhu cầu nâng chất lượng nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Phòng Hành chính – Nhân sự là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo thực hiện các công việc được phân công, đảm bảo nguồn nhân lực và thông tin phục vụ lãnh đạo… để đáp ứng yêu cầu đó đó, đòi hỏi phòng Hành chính – Nhân sự cần tổ chức bộ máy phù hợp với đặc thù công việc, chính vì thế mà bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt và làm việc hiệu quả.
2.2.3.2. Quy mô phạm vi hoạt động của Công ty và Phòng Hành chính – Nhân sự
Quy mô của bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự phụ thuộc vào vị trí, quy mô của Công ty. Quy mô công ty càng lớn, hoạt động quản lý càng phức tạp thì đòi hỏi bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự phải được tỏ chức gồm nhiều bộ phận để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý.
Ở Uni Hoàng Yến thì phạm vi hoạt động chỉ tập trung vào mảng đào tạo nên cơ cấu tổ chức của Uni Hoàng Yến khá đơn giản, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chức bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự khi Phòng chỉ được tổ chức làm 4 bộ phận và Trưởng phòng là người quản lý trực tiếp 4 bộ phận mà không qua bất kỳ trung gian nào.
2.2.3.3. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự phòng Hành chính – Nhân sự hiện có
Nếu công ty có số lượng nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự lớn thì có thể tổ chức thành nhiều bộ phận, có chức năng riêng biệt và độc lập.
Ngược lại, số lượng nhân viên ít, bộ máy cần thu gọn và mỗi bộ phận có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ có mối liên hệ gần nhau.
Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến có số lượng nhân viên không nhiều, lượng nhân viên tập trung chủ yếu về công tác hành chính và nhân sự. Vì vậy, tổ chức bộ máy tại Phòng đơn giản, không rườm rà, thể hiện sự tinh gọn và có kỹ năng chuyên môn cao.
2.2.3.4. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của công ty
Đây là căn cứ thực tiễn mà bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cũng phải tính tới khi thiết kế bộ máy văn phòng. Đi đôi với nhiệm vụ và trách nhiệm thì cơ quan cũng có nguồn tài chính mạnh từ ngân sách nhà nước để phục vụ cho hoạt động tổ chức bọ máy giúp việc đó chính là văn phòng. Để có thể thực thiện hiệu quả các công việc để tiến tới mục tiêu.
Phòng Hành chính – Nhân sự với diện tích tương đối đủ để chia thành 2 bộ phận chính và 2 bộ phận phụ. Với tính chất là công ty giáo dục nên trang thiết bị Phòng Hành chính – Nhân sự được trang bị đầy đủ như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu,…Những trang thiết bị này đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của phòng Hành chính – Nhân sự cũng như tổ chức bộ máy của phòng.