CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẨN UNI HOÀNG YẾN
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
2.1.4. Khái quát về văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến
Văn phòng Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến là Phòng Hành chính – Nhân sự. Đây là phòng ban quan trọng của công ty, được công ty đặc biệt quan tâm và khắt khe trong quá trình tìm kiếm những ứng viên phù hợp để hực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến có những chức năng, nhiệm vụ sau:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo để đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc
có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ trưởng là người lãnh đạo tất cả các công việc của đơn vị minh. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vị không gian lơn ở tất cả các ngành tham gia. Đo đó đòi hỏi phải có bộ phận tham mưu, thủ trưởng điều hành và ra quyết định quản lý.
Văn phòng tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Hành chính – Nhân sự về xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, công tác đạo tạo tuyển dụng trong Công ty, xây dựng các phương án về lương thưởng, các chế độ phúc lợi xã hội cho người lao động và công tác Hành chính – Nhân sự của công ty. Cụ thể như:
+ Tuyển dụng nhân sự cho công ty: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, quý, năm; dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng; hoàn thành chính sách, thủ tục, quy trình tuyển dụng; xây dựng các công cụ tuyển dụng và các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên; tổ chức hướng dẫn ký kế các thỏa thuận, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho nhân viên.
+ Tham mưu cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc khu vực Hành chính – Nhân sự: về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty; công tác đào tạo tuyển dụng; xây dựng các phươn án về lương thưởng, các chế độ phúc lợi xã hội.
+ Đào tạo và phát triển nhân lực: Xây dựng các chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực; dự trù, phân bổ kinh phí đào tọa trong từng thời kỳ; tổ chức huấn luyện và đào tạo cho các cán bộ quản lý cấp trung gian; đánh giá chất lượng sau đào tạo.
- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp các nguồn tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho trưởng các đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các
thông tin tổng hợp được có thể thông qua bọ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho Giám đốc. Với chức năng này đòi hỏi nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự phải thực hiện các công tác hành chính như:
+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển bao gồm nguồn nhân lực, ngân sách và các chế độ chính sách nhân sự: Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
+ Thực hiện công tác hành chính: Quản lý con dấu, thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, xây dựng hệ thống các quy chế, quy định cho văn phòng và công ty, đảm bảo công tác tiếp tân phục vụ, các cuộc hợp, chuyến đi công tác của công ty; tiếp nhận, phân loại và xử lý các văn bản đến và đi, sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ, giữ bí mật nội dung các văn bản giấy tờ, tài liệu và xử lý con dấu.
+ Quản lý mối quan hệ nhân sự, lương thưởng và phúc lợi: Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn Công ty; quán triệt chế độ chính sách cho người lao động.
- Chức năng hậu cần: Là chức năng tổ chức, sắp xếp, đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện cho cơ quan văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc, tổ chức các buổi họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyển đi công tác…
Do đó, chức năng hậu cần hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và mục tiêu của phòng Hành chính – Nhân sự cũng như của tổ chức.
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự