CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có nghĩa là tạo ra một chỉnh thể với cấu trúc và chức năng nhất định, nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động Từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ mang ý nghĩa ‘hài hòa’, thể hiện quan điểm tổng quát về sự thích nghi với cuộc sống Chester I Barnard định nghĩa tổ chức là hệ thống hoạt động của hai hay nhiều người kết hợp một cách có ý thức Công tác tổ chức được xem xét qua ba khía cạnh chính.
Tổ chức bộ máy, nhân sự và công việc là ba nhiệm vụ có mối quan hệ chặt chẽ, liên kết với nhau thành hệ thống nhiệm vụ chính trong việc thực hiện chức năng.
1.1.1.2 Khái niệm bộ máy tổ chức
Bộ máy tổ chức gồm các bộ phận với trách nhiệm khác nhau, nhưng chúng có mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau Các bộ phận này được sắp xếp theo từng khâu và cấp quản lý, tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm đạt được các mục tiêu và chức năng quản lý đã được xác định.
1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức nhằm chuyên môn hóa công việc và phân công hợp tác giữa các thành viên để đạt được mục tiêu chung Nó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, các mối quan hệ báo cáo và kênh thông tin.
Cấu trúc tổ chức của một đơn vị thường được phân chia thành nhiều tầng lớp khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện và tình hình cụ thể Các tổ chức có thể áp dụng nhiều hình thức cắt lọc, cắt ngang, hoặc cắt chéo để hình thành các loại cơ cấu tổ chức khác nhau Thông thường, cơ cấu tổ chức được chia thành hai loại chính: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.
1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với bộ máy của doanh nghiệp và quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp đó.
Công tác tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả Một cơ cấu tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với yêu cầu sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Công tác tổ chức có ý nghĩa trong việc liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ráng.
Công tác tổ chức còn có ý nghĩa trong việc ổn định hoạt động của doanh nghiệp, thu hút mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc.
1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Dựa trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã xác định, các doanh nghiệp cần liên tục cải thiện tổ chức bộ máy quản lý để thực hiện hiệu quả chức năng quản trị, từ đó tạo điều kiện cho sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khi tổ chức công tác dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu đề ra, sẽ tạo ra năng lực hoạt động mới, thúc đẩy sự phát triển kinh doanh Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người và tài chính, bao gồm vốn, cơ sở vật chất và kỹ thuật.
Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản
Ba giải pháp phù hợp sẽ giúp các nhà quản trị phát huy tối đa năng lực và sở trường của mình, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc Hơn nữa, việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, đồng thời nâng cao tính độc lập, tự chủ và sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng để tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp Mọi hoạt động như hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát của nhà doanh nghiệp đều cần dựa trên một cấu trúc tổ chức rõ ràng.
Công tác tổ chức kém sẽ dẫn đến một cơ cấu quản trị không hợp lý và hiệu quả, gây cản trở cho doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường Nếu bộ máy quản lý không linh hoạt và trì trệ, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, dẫn đến những hậu quả tiêu cực về tâm lý, tinh thần, chính trị, lãng phí và hiệu quả kinh doanh thấp.
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP
1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Mục tiêu của doanh nghiệp thể hiện rõ ràng mục đích và là những mốc cụ thể được phát triển qua từng giai đoạn Một mục tiêu cần được giải đáp trong một khoảng thời gian nhất định, và yêu cầu đặt ra là phải thoả mãn cả về số lượng lẫn chất lượng, đồng thời xác định được các phương tiện thực hiện Do đó, mục tiêu của doanh nghiệp cần phải phù hợp và bám sát từng giai đoạn phát triển của nó.
Hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc kế hoạch được liên kết chặt chẽ với mục tiêu để đạt được các mục đích Kế hoạch cần được điều chỉnh kịp thời theo biến động môi trường và phù hợp với khả năng của doanh nghiệp như vốn, lao động, và công nghệ Để thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần có cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời phối hợp hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung Doanh nghiệp có ba mục đích cơ bản: mục đích kinh tế là thu lợi nhuận, mục đích xã hội là cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội, và mục đích thỏa mãn nhu cầu đa dạng của mọi người tham gia hoạt động trong doanh nghiệp.
1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào bối cảnh thực tế mà doanh nghiệp đó đang hoạt động, bao gồm cả các yếu tố nội bộ và ngoại vi ảnh hưởng đến tổ chức.
5 như chiến lược, công nghệ, thái độ của nhà lãnh đạo và các yếu tố môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô.
Yếu tố chiến lược đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh tăng trưởng và ổn định Sự tăng trưởng này không chỉ nâng cao khả năng tích lũy vốn mà còn mở rộng cơ hội đầu tư cho sản xuất và kinh doanh.
Công nghệ đóng vai trò quyết định trong khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nâng cao khả năng nghiên cứu và phát triển Việc áp dụng công nghệ tiên tiến không chỉ giảm chi phí mà còn tăng cường sức cạnh tranh về giá cả Để đảm bảo môi trường kinh doanh bình đẳng, việc ban hành và thực thi hệ thống luật pháp chất lượng là điều cần thiết, tạo cơ hội cho mọi doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh và thiết lập mối quan hệ công bằng giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng.
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.2.1 Tính bất định của môi trường kinh doanh
Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố con người, các tổ chức khác và các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức Môi trường này được chia thành hai cấp độ: môi trường chung và môi trường nhiệm vụ Môi trường chung bao gồm các yếu tố văn hóa, chính trị, kinh tế và pháp luật, trong khi môi trường nhiệm vụ tập trung vào các cá nhân và nhóm tổ chức có tác động trực tiếp đến tổ chức.
Các yếu tố trong môi trường nhiệm vụ bao gồm nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà phân phối và cơ quan luật pháp Ngoài ra, các yếu tố kinh tế như tỷ lệ lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp và các yếu tố thương mại quốc tế cũng đóng vai trò quan trọng.
Những đặc điểm và sự bất định của môi trường đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành chiến lược, cơ cấu và hoạt động của tổ chức Các yếu tố này ảnh hưởng đến nhận thức của nhà quản lý về môi trường, từ đó tác động đến cách họ điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với những biến động của môi trường Trong bối cảnh môi trường phức tạp và luôn thay đổi, việc thích ứng là điều cần thiết để duy trì hiệu quả hoạt động của tổ chức.
6 động, cơ cấu hữu cơ có xu hướng phù hợp và thích nghi nhanh hơn với môi trường.
Tầm hạn quản trị, hay tầm hạn kiểm soát, là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý hiệu quả Khái niệm này rất quan trọng trong nghiên cứu quản trị, giúp xác định khả năng giao việc, kiểm tra, hướng dẫn và lãnh đạo của nhà quản trị Theo kinh nghiệm, tầm hạn quản trị lý tưởng cho một nhà quản trị trung bình nằm trong khoảng 4 - 8 nhân viên Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 - 16 nếu nhân viên chỉ thực hiện các nhiệm vụ đơn giản, và giảm xuống còn 2 - 3 khi công việc của cấp dưới phức tạp.
Nhiều người không ưa thích các tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian vì điều này gây ra sự chậm trễ và lệch lạc trong giao tiếp cũng như tiến trình làm việc Mọi người thường mong muốn loại bỏ các tầng nấc trung gian để xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ hơn Tuy nhiên, số lượng tầng nấc trung gian lại phụ thuộc vào tầm hạn quản trị; tầm hạn quản trị rộng sẽ dẫn đến ít tầng nấc, trong khi tầm hạn quản trị hẹp sẽ tạo ra nhiều tầng nấc hơn.
Để giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong tổ chức, cần xác định tầm hạn quản trị một cách khách quan, dựa trên các yếu tố như trình độ và năng lực của nhà quản trị, khả năng và ý thức của cấp dưới, mối quan hệ giữa nhân viên và quản trị viên, tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc, cùng với kỹ thuật thông tin Tầm hạn quản trị rộng chỉ phát huy hiệu quả khi nhà quản trị có năng lực đầy đủ, cấp dưới có trình độ làm việc tốt, công việc ổn định, có kế hoạch rõ ràng và cấp dưới được ủy quyền hành động Kỹ thuật thông tin hiện đại cũng đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng tầm quản trị.
Nhà quản trị có thể hiệu quả trong việc thông đạt và kiểm soát các thuộc cấp khi tầm hạn quản trị rộng Tuy nhiên, nếu năng lực của nhà quản trị bị hạn chế, trình độ của cấp dưới không cao, hoặc công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi và thiếu kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp sẽ phù hợp hơn.
Công nghệ là quá trình áp dụng trí tuệ và máy móc để biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ nhu cầu của khách hàng Nó bao gồm sự kết hợp giữa các nguồn lực, kiến thức và kỹ thuật nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ cho tổ chức.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức có thể phân biệt qua mức độ thông lệ của công nghệ Các nhiệm vụ có tính thông lệ cao thường liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ phận hóa và nhiều cấp quản lý, với mức độ chính thức hóa cao trong quan hệ công việc Để đánh giá mức độ thông lệ, có thể dựa vào mô tả công việc và các tài liệu chính thức Nghiên cứu cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa cơ cấu tổ chức và tập quyền, với công nghệ thông lệ cao gắn liền với cơ cấu tập quyền, trong khi công nghệ không thông lệ lại dựa vào kiến thức chuyên môn và thường liên kết với tổ chức trao quyền Nghiên cứu nổi bật của Joan Woodward trong thập niên 60 đã xác định rằng công nghệ sản xuất là yếu tố quan trọng trong thiết kế bộ máy tổ chức, cho thấy các xí nghiệp với quy trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với mức độ giám sát và phối hợp công việc cao.
Cường độ hoạt động trong các xí nghiệp sản xuất thủ công thường có tầm hạn quản trị hẹp, trong khi ở các xí nghiệp sử dụng công nghệ hiện đại, tầm hạn này lại rộng hơn do công nghệ đơn giản hóa quy trình Điều này cho phép một nhà quản trị giám sát nhiều công nhân hơn trong môi trường làm việc theo dây chuyền Hơn nữa, khi công nghệ càng tinh vi, số lượng viên chức thư ký văn phòng cũng tăng lên để xử lý các công việc giấy tờ và bảo trì.
1.2.3 Nguyên tắc của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.3.1 Gắn với mục tiêu tổ chức
KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310150823 vào ngày 10 tháng 7 năm 2010, do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn hoạt động trong lĩnh vực trang trí và lắp đặt nội thất cho văn phòng, công trình công cộng, trường học, bệnh viện và nhiều lĩnh vực khác Là đối tác chính và một trong những nhà phân phối lớn nhất miền Nam của Công ty CP Nội Thất Hòa Phát, công ty còn chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm nội thất từ Đài Loan, Malaysia và Trung Quốc.
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Trụ sở đầu tiên của Đông Sài Gòn tọa lạc tại số 5 đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh, bao gồm văn phòng và cửa hàng Sau một năm hoạt động, vào năm 2011, Đông Sài Gòn đã mở rộng quy mô bằng cách chuyển văn phòng về 718/53D, quốc lộ 13 và mở showroom tại 710 quốc lộ 13, Phường Hiệp Thành, Quận Thủ Đức Đến năm 2014, công ty tiếp tục thành công khi khai trương showroom mới tại 236 Bạch Đằng, Phường 25, Quận Bình Thạnh Đặc biệt, đầu năm 2015 đánh dấu bước ngoặt quan trọng khi Đông Sài Gòn mở siêu thị nội thất tại 382 Nguyễn Thị Minh Khai, vị trí trung tâm thuận tiện cho khách hàng tham quan và mua sắm.
Quận 3 Đặc biệt mở rộng xưởng sản xuất đồ nội thất thiết kế mang thương hiệu Đông Sài Gòn, dưới sự giám sát chặt chẽ của đội ngủ kiến trúc sư – thiết kế chuyên nghiệp Đông Sài Gòn đã và đang nỗ lực để đạt được mục tiêu lên hàng đầu về chất lượng sản phẩm, kỹ thuật thi công lắp đặt và chất lượng dịch vụ Đồng thời Đông Sài Gòn còn có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư Vấn – Thiết kế - Thi công trang trí nội thất.
Sau năm năm phát triển không ngừng, Đông Sài Gòn đã trở thành nhà phân phối nội thất hàng đầu tại miền Nam, với hệ thống showroom và đại lý rộng khắp Đồng thời, công ty cũng nổi bật với vai trò là đơn vị thiết kế và thi công nội thất uy tín, cùng với thương hiệu sản xuất nội thất riêng.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1: Tình hình máy móc thiết bị Đơn vị tính: cái
Tên thiết bị Số lượng Năm sản xuất
Xuất xứ Giá trị (đồng)
1 Bàn làm việc 30 2010 Việt Nam 1.300.000
6 Tủ gỗ treo 7 2010 Việt Nam 1.450.000
7 Tủ gỗ đứng 3 2010 Việt Nam 3.450.000
9 Máy cưa giàn 1 2015 Đài Loan 200.000.000
10 Máy cưa mâm 1 2015 Đài Loan 300.000.000
12 Máy khoan giàn 1 2015 Đài Loan 290.000.000
13 Xe tải con 3 2010 Việt Nam 500.000.000
14 Xe Toyota Camry 1 2010 Việt Nam 1.200.000.000
Nguồn: trích báo cáo kế toán 2015
Đông Sài Gòn, được thành lập vào năm 2010, đã nhanh chóng tiếp cận và ứng dụng nhiều máy móc thiết bị hiện đại cùng với kỹ thuật tiên tiến Nhờ đó, chất lượng sản phẩm của công ty được đánh giá cao và nằm trong top đầu so với các đối thủ trong ngành.
Nơi làm việc của nhân viên được trang bị máy móc và thiết bị hiện đại, chất lượng cao, tạo điều kiện thuận lợi và thoải mái, giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực cống hiến trong công việc.
Công nghệ hiện đại yêu cầu lao động có tay nghề cao để vận hành máy móc, điều này tạo ra một thách thức cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, số lượng máy móc hiện tại chưa đáp ứng đủ quy mô hoạt động của công ty, ảnh hưởng đến khả năng cung ứng sản phẩm.
Tổng diện tích nhà xưởng: 1600m Chi phí thuê: 25.000.000 vnd/ 1 tháng 2
Tổng diện tích showroom Nguyễn Thị Minh Khai : 400m Chi phí thuê 2 20.000.000 vnd/ 1 tháng
Tổng diện tích văn phòng kiêm showroom Bạch Đằng: 320m Chi phí thuê 2 15.000.000 vnd/ 1 tháng
Nhà xưởng nằm ở khu vực ngoại thành giúp giảm chi phí thuê, mang lại lợi ích cho công ty Trong khi đó, các showroom được đặt tại những vị trí đắc địa, gần các nút giao thông quan trọng, không chỉ thu hút sự chú ý của khách hàng mà còn khẳng định quy mô và uy tín của công ty.
Nhược điểm của công ty là phải chịu chi phí thuê nhà xưởng và showroom, vì chúng không thuộc sở hữu của công ty Khoảng cách giữa nhà xưởng và các showroom lên đến hơn 45 phút di chuyển sản phẩm Thêm vào đó, việc đặt showroom tại vị trí đắc địa cũng làm tăng chi phí thuê.
Cơ cấu lao động theo giới tính:
Nam chiếm 67,2% so với tổng lao động nam nữ
Hình 2.1: Cơ cấu lao động theo giới tính
Cơ cấu lao động theo độ tuổi:
Hình 2.2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Cơ cấu lao động theo trình độ
Lao đ ng kỹỹ thu t ộ ậ Lao đ ng chuỹên môn ộ 0
Hình 2.3: Cơ cấu lao động theo giới tính
Nhận xét về lực lượng lao động tại công ty cho thấy ưu điểm nổi bật là sự chiếm ưu thế của lao động trẻ, với độ tuổi trẻ trung, nhiệt huyết và năng động, phù hợp với yêu cầu sáng tạo trong lĩnh vực thiết kế nội thất Đặc biệt, lao động nam chiếm tỷ trọng cao hơn nữ, chủ yếu trong các công việc kỹ thuật và thao tác, do đặc thù của công xưởng yêu cầu tay nghề cao và sức khỏe tốt để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Nhược điểm của thị trường lao động hiện nay là lao động kỹ thuật chiếm gần một nửa tổng số lao động, đòi hỏi người lao động không chỉ có tay nghề mà còn phải hiểu biết chuyên môn về các trang thiết bị hiện đại Bên cạnh đó, lao động trẻ thường thiếu tầm nhìn quản trị và khả năng lãnh đạo do chưa tích lũy đủ kinh nghiệm.
Cơ cấu vốn điều lệ: 100% vốn ngoài doanh nghiệp.
Cơ cấu sử dụng vốn:
Vôốn côố đ nh ị Tiêền m t ặ Các kho n t ả ươ ng đ ươ ng 琀椀êền
Hình 2.4: Cơ cấu sử dụng vốn
Nhận xét: Ưu điểm: Tiền mặt không trở thành vốn nhàn rỗi mà không sử dụng xin lời Công ty khai thác nguồn lực triệt để, có hiệu quả
Tài sản khác trong vốn lưu động có tỷ lệ cao có thể dẫn đến nguy cơ thất thoát nếu quản lý lỏng lẻo Do đó, việc quản lý vốn cần được thực hiện một cách chặt chẽ để tránh tình trạng sử dụng sai mục đích.
Bảng 2: Doanh thu bán hàng của công ty năm 2015 Đơn vị tính: đồng
Số lượng Tỷ trọng % Doanh thu
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015 2.1.2.3 Thị trường
Thị trường sản phẩm Bảng 3: Thị trường sản phẩm
STT Thị trường Doanh thu/ năm Tỷ lệ Ghi chú
2 TP Hồ Chí Minh 35 tỷ/ năm 0.5
4 Các tỉnh khác 4 tỷ/ năm 0.06 Chủ yếu là các tỉnh miền Bắc
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
TP Hôề Chí Minh Các t nh Miêền Tâỹ ỉ Các t nh khác ỉ
Hình 2.5: Thị trường tiêu thụ
Bảng 4: Các kênh tiêu thụ sản phẩm
Khách công trình 7.3% Đại lý 4.2%
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
Nhận xét: Ưu điểm: Thị trường tập trung một nữa ở trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước Bao phủ khắp các tỉnh miền Nam và Tây Nguyên.
Mặc dù công ty mới thành lập, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các công ty phía Bắc Thị trường miền Tây, đặc biệt là Cần Thơ - một trong những trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam, chưa được công ty chú trọng phát triển.
Hình 2.6: Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 2.7: Sơ đồ bộ phận điều vận
Giám đốc sản xuất Giám đốc điều vận Giám đốc kinh doanh Kế toán trưởng
Giám đốc hành chính nhân sự
Kho thành phẩm Vận chuyển Lắp ráp
Hình 2.8: Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất
Hình 2.9: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kinh doanh
Trưởng Phòng kế hoạch tổng hợp
Quản đốc cơ khí Quản đốc
Quản đốc Xưởng đóng gói và hoàn thiện
Bán hàng phân phối Bán lẻ cửa hàng Bán hàng dự án
Trưng bày Dịch vụ Mạng trực tuyến
Hình 2.10: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kế toán
Hình 2.11: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng hành chính nhân sự
Kế toán tổng hợp Kế toán thu chi Kế toán công nợ Kế toán sản xuất
Giám đốc hành chính nhân sự
Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng nhân sự Mạng thông tin
Chức năng của các phòng ban
Chức năng xưởng sản xuất:
Tính toán định mức vật tư Quản lý chi phí vật tư và nguyên vật liệu Thực hiện sản xuất theo yêu cầu của đơn hàng, hợp đồng.
Nhiệm vụ: Sản xuất sản phẩm, hoàn thiện và đóng gói, nhập xuất kho theo yêu cầu Kiểm tra đánh giá tình trạng hoạt động của xưởng.
Hình 2.12: Quy trình sản xuất
VÀO CÔNG N , GHI NH N Ợ Ậ DOANH THU
Ki m tra 琀椀êốn đ ể ộBáo giá thành ph m ẩ
Chức năng Phòng kinh doanh :
Lập kế hoạch, kinh doanh Marketing và chăm sóc khách Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán.
Nhiệm vụ chính bao gồm xây dựng chiến lược kinh doanh và chính sách bán hàng hiệu quả, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiềm năng, cũng như thu thập thông tin thị trường để định vị sản phẩm mới một cách chính xác.
Hình 2.13: Quy trình hoạt động phòng kinh doanh
KÝ H P ĐÔỒNG HO C Ợ Ặ Đ N HÀNG Ơ LÀM Đ N Đ T HÀNG Ơ Ặ
THEO DÕI TIẾẤN TRÌNH Đ T HÀNG Ặ
THEO DÕI TIẾẤN TRÌNH GIAO HÀNG
V , NHU CẤỒU CHO Ụ KHÁCH HÀNG
TÌM KIẾẤM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
CHẮẤM SÓC KHÁCH HÀNG KẾẤT THÚC
THEO DÕI TIẾẤN Đ Ộ THANH TOÁN
THU TH P VÀ Ậ PHẤN PHÔẤI
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có nghĩa là tạo thành một chỉnh thể với cấu trúc và chức năng nhất định, nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động Từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ mang ý nghĩa ‘hài hòa’, thể hiện quan điểm rằng tổ chức mang lại bản chất thích nghi với sự sống Chester I Barnard định nghĩa tổ chức là hệ thống các hoạt động của hai hoặc nhiều người được kết hợp một cách có ý thức Công tác tổ chức có thể được xem xét qua ba khía cạnh chính.
Tổ chức bộ máy, nhân sự và công việc là ba nhiệm vụ có mối quan hệ chặt chẽ, liên kết thành hệ thống nhiệm vụ chính trong việc thực hiện chức năng.
1.1.1.2 Khái niệm bộ máy tổ chức
Bộ máy tổ chức bao gồm các bộ phận có trách nhiệm riêng biệt nhưng có mối quan hệ và sự phụ thuộc lẫn nhau Chúng được sắp xếp theo từng khâu và cấp quản lý, tạo thành một hệ thống thống nhất nhằm đạt được các mục tiêu và chức năng quản lý đã được xác định.
1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức nhằm mục đích chuyên môn hóa công việc và phân công hợp tác giữa các thành viên để đạt được mục tiêu chung Nó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin.
Cơ cấu tổ chức của một tổ chức có thể được phân chia thành nhiều tầng lớp khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện và tình hình cụ thể Thông thường, tổ chức có thể áp dụng các cách cắt lọc, cắt ngang và cắt chéo để hình thành các loại cơ cấu khác nhau Hai loại cơ cấu tổ chức chính thường gặp là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.
1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với bộ máy của doanh nghiệp và quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp đó.
Công tác tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả Một cơ cấu tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với yêu cầu sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Công tác tổ chức có ý nghĩa trong việc liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ráng.
Công tác tổ chức còn có ý nghĩa trong việc ổn định hoạt động của doanh nghiệp, thu hút mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc.
1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Dựa trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã được xác định, các doanh nghiệp cần thiết lập và liên tục cải tiến tổ chức bộ máy quản lý để thực hiện hiệu quả chức năng quản trị kinh doanh, từ đó tạo điều kiện cho sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khi tổ chức công việc dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, sẽ tạo ra năng lực hoạt động mới và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người và tài chính như vốn, cơ sở vật chất và kỹ thuật.
Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản
Ba trị phù hợp giúp các nhà quản trị phát huy năng lực và sở trường, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc Bên cạnh đó, tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, đồng thời nâng cao tính độc lập, tự chủ và sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp Mọi hoạt động hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát của nhà doanh nghiệp đều cần dựa trên một cấu trúc tổ chức cụ thể.
Công tác tổ chức kém sẽ dẫn đến một bộ máy quản trị không hiệu quả, gây ra sự trì trệ và bảo thủ trong doanh nghiệp Khi bộ máy quản lý không đáp ứng được yêu cầu mới của thị trường, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, dẫn đến những hậu quả tiêu cực về tâm lý, tinh thần, chính trị, và gây lãng phí, làm giảm hiệu quả kinh doanh.
1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP
1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Mục tiêu doanh nghiệp thể hiện rõ ràng định hướng và mục đích, được xây dựng theo từng bước cụ thể Đó là những câu hỏi cần lời giải đáp trong khoảng thời gian nhất định, yêu cầu phải đạt được cả về số lượng lẫn chất lượng Đồng thời, cần xác định các phương tiện thực hiện để đảm bảo mục tiêu khả thi Mục tiêu phải luôn phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào sự liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch và mục tiêu, cho phép đạt được các mục đích đề ra Kế hoạch cần được điều chỉnh linh hoạt theo biến động môi trường và phù hợp với khả năng của doanh nghiệp về vốn, lao động và công nghệ Doanh nghiệp cần có cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân và phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Mục đích của doanh nghiệp bao gồm ba khía cạnh chính: mục đích kinh tế, mục đích xã hội và mục đích thỏa mãn Mục đích kinh tế tập trung vào việc thu lợi nhuận, trong khi mục đích xã hội liên quan đến việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội Cuối cùng, mục đích thỏa mãn nhu cầu đa dạng của mọi người tham gia hoạt động trong doanh nghiệp.
1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tiễn, bao gồm các yếu tố nội bộ và ngoại vi của tổ chức.
5 như chiến lược, công nghệ, thái độ của nhà lãnh đạo và các yếu tố môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô.