Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về chủ đề “Hoàn thiện bộ máy văn phòng” đã có một số các đề tài tiêu biểu nhƣ sau:
+ Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và Kỹ
3 Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân, Tr 3 thuật
Giáo trình gồm 9 chương cơ bản, tập trung nghiên cứu các vấn đề như khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự và các vấn đề liên quan khác đến văn phòng.
+ Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012)
Quản trị văn phòng Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân
Nội dung của giáo trình gồm 12 chương cơ bản chia làm hai phần:
Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng: Gồm
3 chương: Chương 1: Đại cương về văn phòng và quản trị văn phòng; Chương 2: Công tác tổ chức văn phòng; Chương 3: Quản trị lao động văn phòng
Phần II của bài viết đề cập đến các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, bao gồm chín chương quan trọng Chương 4 tập trung vào việc tổ chức công tác thông tin, trong khi Chương 5 nhấn mạnh quản lý thời gian làm việc hiệu quả Chương 6 giới thiệu cách tổ chức tiếp khách, và Chương 7 đề cập đến việc tổ chức hội họp, hội nghị Chương 8 hướng dẫn tổ chức các chuyến đi công tác, còn Chương 9 liên quan đến công tác văn thư Chương 10 nói về công tác lưu trữ tài liệu, trong khi Chương 11 hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý Cuối cùng, Chương 12 cung cấp kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính cần thiết.
Giáo trình đã nghiên cứu sâu về các công tác của văn phòng, đồng thời chỉ ra lí luận về quản trị lao động trong doanh nghiệp
Cuốn sách "Quản trị văn phòng" do Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu và Đỗ Văn Thắng biên soạn, xuất bản năm 2015 bởi Nxb Đại học quốc gia TP.HCM, bao gồm 10 chương được chia thành hai phần Phần đầu tiên cung cấp cái nhìn tổng quan về quản trị văn phòng, trong khi phần thứ hai tập trung vào một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản.
Giáo trình nghiên cứu sâu về các kĩ năng hành chính văn phòng, đồng thời khái quát đƣợc khối kiến thức về quản trị văn phòng
Giáo trình nghiên cứu sâu về các vấn đề của quản trị, cung cấp khối kiến thức cơ bản nhất về khoa học quản trị
+ PGS.TS Phạm Huy Tiến (2013) Tổ chức học đại cương, Nxb Hà
Trong giáo trình của tác giả Phan Huy Tiến, nội dung nghiên cứu tập trung vào khối kiến thức chung về tổ chức học Tác giả đã phân tích các loại tổ chức và lý thuyết liên quan, đồng thời chỉ ra các loại xung đột trong tổ chức Bên cạnh đó, tác giả cũng khám phá văn hóa tổ chức và phương pháp thiết kế tổ chức hiệu quả.
Giáo trình "Quản trị hành chính văn phòng" của Vũ Đình Quyền (2005) do Nxb Thống kê phát hành, cung cấp kiến thức về các nghiệp vụ hành chính văn phòng như nghiệp vụ thư ký, thu thập và xử lý thông tin, tổ chức hội nghị và hội thảo Bên cạnh đó, tài liệu cũng đề cập đến kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư lưu trữ và các vấn đề đạo đức công sở, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các khía cạnh quan trọng trong quản lý hành chính văn phòng.
Các khoá luận tốt nghiệp
Trần Thị Linh đã thực hiện khoá luận "Hoàn thiện mô hình 'Văn phòng không giấy' tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng" tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nghiên cứu về việc xây dựng mô hình văn phòng không giấy Tuy nhiên, tác giả chưa đề cập đến tính phù hợp của tổ chức văn phòng tại đây và cách thức xây dựng bộ máy tổ chức hiệu quả.
+ Phạm Thị Tâm, Khoá luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học Nội vụ
Đề tài này nghiên cứu các chức năng chính của văn phòng tại Hà Nội và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, nghiên cứu vẫn chưa đi sâu vào tổ chức bộ máy trong văn phòng.
Hiện nay, có nhiều nghiên cứu về hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp Tuy nhiên, việc nghiên cứu sâu về tổ chức bộ máy văn phòng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) vẫn còn hạn chế.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Bài khoá luận nghiên cứu về công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI
+ Phạm vi không gian: Tại trụ sở Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI: Số 9, Đào Duy Anh, quận Đống Đa, TP.Hà Nội
+ Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê và văn bản tài liệu có liên quan từ năm 2000 đến nay.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI
Đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài tập trung vào các nhiệm vụ chính như nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, chỉ ra tầm quan trọng và tính tất yếu của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng Ngoài ra, đề tài cũng tìm hiểu các đặc điểm cơ bản của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và sự ảnh hưởng của nó đến quá trình tổ chức bộ máy văn phòng Đánh giá thực trạng về việc xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại VCCI, đồng thời chỉ ra những ưu, nhược điểm trong công tác tổ chức Cuối cùng, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại VCCI.
Giả thuyết nghiên cứu
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) là tổ chức quốc gia đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các hiệp hội doanh nghiệp tại Việt Nam.
Hoạt động của VCCI nhằm phát triển, bảo vệ và hỗ trợ doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam Tổ chức này thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ với các nước dựa trên nguyên tắc bình đẳng và lợi ích chung VCCI là một tổ chức độc lập, phi chính phủ, phi lợi nhuận, có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính Văn phòng VCCI đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ hành chính, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Do đó, việc hoàn thiện bộ máy văn phòng tại VCCI là cần thiết để đáp ứng nhu cầu hoạt động và xu thế chung của xã hội.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp khảo sát thực tế bao gồm việc trực tiếp đến các cơ quan để tham gia vào các nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu và tổ chức hội họp.
Phương pháp quan sát là bước đầu tiên tôi áp dụng trong nghiên cứu bài khoá luận của mình Trong quá trình khảo sát tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, tôi đã quan sát cách tổ chức và sắp xếp vị trí làm việc, cũng như số lượng nhân sự trong văn phòng Qua đó, tôi hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức, sắp xếp và mô hình hoạt động của văn phòng tại cơ quan.
Sau khi tiến hành khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã có cái nhìn khách quan về hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng Tôi sẽ mô tả chi tiết các hoạt động liên quan đến công tác này để phản ánh rõ nét quy trình và hiệu quả làm việc của cơ quan.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc sử dụng các công cụ tìm kiếm như internet, thư viện, và sách báo để thu thập thông tin Điều này giúp đọc và phân tích các tài liệu chuyên ngành liên quan đến văn phòng và hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin là cách tiếp cận chính để hoàn thiện bài khóa luận Tôi đã tiến hành thu thập dữ liệu từ các văn bản, tài liệu và báo cáo hoạt động hàng năm của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần phụ lục và tài liệu tham khảo thì đề tài nghiên cứu có cấu trúc 3 chương như sau:
Chương I: Cơ sở lí luận về Văn phòng và Tổ chức bộ máy văn phòng
Chương này giải thích các từ khoá liên quan đến văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, nhằm cung cấp cơ sở nghiên cứu cho việc áp dụng vào Văn phòng của Phòng Thương mại.
Chương II: Thực trạng về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI
Chương này phân tích thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, cung cấp cái nhìn tổng quan và đánh giá ưu-nhược điểm trong hoạt động của bộ máy văn phòng Đồng thời, bài viết cũng khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và những đặc điểm cơ bản của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, từ đó ảnh hưởng đến quá trình tổ chức bộ máy Văn phòng.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI
Tác giả đã phân tích thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam trong chương 2 và trình bày các cơ sở lý luận trong chương 1 Dựa trên những phân tích này, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG
Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu nhƣ: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên đƣợc gọi là văn phòng
Văn phòng có thể đƣợc hiểu theo nhiều giác độ khác nhau nhƣ sau:
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như một bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ trực tiếp cho việc điều hành của ban lãnh đạo trong các cơ quan và đơn vị Ở những cơ quan có quy mô lớn như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, hay Văn phòng Tổng công ty, văn phòng được thành lập để quản lý và điều phối công việc Trong khi đó, ở các cơ quan và đơn vị nhỏ hơn, văn phòng thường chỉ là phòng hành chính tổng hợp, thực hiện các nhiệm vụ cơ bản để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc chính của một cơ quan hoặc đơn vị, nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp nội bộ và ngoại giao của tổ chức đó.
=> Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhƣng đều có điểm chung đó là:
Văn phòng cần được tổ chức phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan Đối với các cơ quan có quy mô lớn, bộ máy văn phòng sẽ bao gồm nhiều bộ phận và số lượng cán bộ nhân viên đủ để thực hiện mọi hoạt động Trong khi đó, các cơ quan quy mô nhỏ sẽ có cấu trúc văn phòng đơn giản hơn, phù hợp với tính chất công việc của họ.
4 PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr10
Văn phòng có thể được tổ chức một cách gọn nhẹ và tối giản, theo quan điểm của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong Giáo trình Quản trị văn phòng (2005) Việc áp dụng các nguyên tắc quản trị hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa không gian làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
Văn phòng cần có một địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất phù hợp Quy mô và đặc điểm của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính chất của công tác văn phòng.
Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Diệp và ThS Trần Phương Hiền trong Giáo trình Quản trị văn phòng, khái niệm "văn phòng" được định nghĩa như sau:
Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng nhƣ sau:
Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm về công tác quản lý công văn và giấy tờ hành chính trong các cơ quan, đơn vị, theo định nghĩa trong từ điển Tiếng Việt năm 1992 Quan niệm này tương đồng với chức năng của bộ phận văn thư trong cơ quan, đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng là trụ sở làm việc của các cơ quan và đơn vị, nơi mà cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ hàng ngày Ví dụ, văn phòng của UBND các cấp hay văn phòng Bộ là những địa điểm chính để thực thi công việc.
- Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ) VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước,…
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, hỗ trợ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị một cách hiệu quả.
Để hiểu rõ về "văn phòng," cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra trong bộ phận này Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ cả bên ngoài lẫn nội bộ, hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chính xác Đồng thời, văn phòng cũng đảm nhiệm các hoạt động phân phối, truyền tải và xử lý thông tin phản hồi, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của cơ quan Đây là những hoạt động đặc trưng và thiết yếu của công tác văn phòng.
Hoạt động của các cơ quan đơn vị cần thiết phải có các phương tiện vật chất kỹ thuật phù hợp Văn phòng đóng vai trò là đơn vị nghiên cứu và đề xuất ý kiến với thủ trưởng, đồng thời thực hiện các công việc sau khi nhận được sự phê duyệt, bao gồm tổ chức mua sắm, quản lý tài sản, trang thiết bị kỹ thuật và kinh phí hoạt động, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố này.
Văn phòng có thể được hiểu dưới hai góc độ: ở trạng thái tĩnh, nó bao gồm các yếu tố vật chất, kỹ thuật và con người; trong khi ở trạng thái động, văn phòng là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Dựa trên việc phân tích tổng thể các hoạt động của công tác văn phòng, chúng ta có thể đưa ra định nghĩa rõ ràng về văn phòng của cơ quan, đơn vị như sau: văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động quản lý, tổ chức và điều phối công việc nhằm đảm bảo sự hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có các chức năng cơ bản sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu và tổng hợp là hai yếu tố liên kết chặt chẽ trong một chức năng quan trọng, thể hiện tính hiệu quả nhờ vào sự tham vấn và tính khách quan, không bị ràng buộc hay gò bó.
+ Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua việc xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch công tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đàm phán và thảo luận, cũng như sắp xếp các chuyến công tác cho lãnh đạo và quản lý văn bản.
Hoạt động của các cơ quan và dự án cần các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện và thiết bị Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp, bố trí và quản lý các phương tiện này, nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả Số lượng và đặc điểm của các phương tiện phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của từng cơ quan Phục vụ tiết kiệm và hiệu quả là phương châm chính trong công tác văn phòng.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo thông qua ba chức năng chính Những chức năng này không chỉ độc lập mà còn bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau, khẳng định sự cần thiết của văn phòng trong công tác quản lý và hoạt động văn phòng.
Các chức năng của văn phòng đƣợc thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể sau: + Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Việc thu thập và xử lý thông tin là bước đầu tiên trong quá trình quản lý hiệu quả Tư vấn về văn bản giúp đảm bảo các tài liệu được soạn thảo chính xác và phù hợp Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc Cuối cùng, tổ chức công tác lễ tân và giao tiếp góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức.
+ Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tƣ, tài sản + Tổ chức công tác bảo vệ
+ Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên
Vai trò, vị trí của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng là yếu tố không thể thiếu, đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động Văn phòng không chỉ là bộ phận đầu não mà còn là bộ mặt của cơ quan, nơi tiếp nhận và phát ra thông tin kịp thời cho lãnh đạo, từ đó đảm bảo công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao Sự quan trọng của văn phòng được thể hiện qua nhiều phương diện khác nhau.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức, là nơi tiếp nhận và chuyển giao các quyết định chỉ đạo từ lãnh đạo đến các phòng ban khác Ngoài ra, văn phòng còn có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và chỉ đạo của lãnh đạo, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo, là bộ máy làm việc giúp thực hiện các mục tiêu quản lý Tất cả công việc của văn phòng đều hướng đến việc thu thập và xử lý thông tin, cung cấp căn cứ khoa học cho việc ra quyết định Điều này đảm bảo rằng quá trình quản lý diễn ra một cách thông suốt, thống nhất, liên tục và kịp thời trong các cơ quan, đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa lãnh đạo và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức Các quyết định quản lý của thủ trưởng cần được thông qua bộ phận văn phòng để thực hiện các thủ tục phát hành, chuyển giao thông tin đến các phòng ban và cá nhân liên quan Đồng thời, thông tin phản hồi cũng được chuyển đến thủ trưởng qua văn phòng, đảm bảo sự thông suốt trong quá trình quản lý.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của cơ quan và tổ chức, đặc biệt là hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo Tất cả các vấn đề liên quan đến hậu cần nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của cơ quan đều được văn phòng đảm nhiệm.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan và tổ chức, là bộ phận không thể thiếu để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như cửa ngõ của một cơ quan hay tổ chức, với mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ Ngoài ra, các hoạt động như tham mưu, tổng hợp và hậu cần cũng liên quan chặt chẽ đến các bộ phận và phòng ban khác trong cơ quan, đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo của cơ quan, tổ chức bằng cách cung cấp thông tin và trợ giúp trong công tác điều hành Mối quan hệ gần gũi giữa văn phòng và lãnh đạo giúp tối ưu hóa hoạt động quản lý và đảm bảo các điều kiện kỹ thuật cần thiết cho sự phát triển của tổ chức.
Vào năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhấn mạnh tầm quan trọng của Văn phòng Trung ương Đảng trong chuyến thăm Chiến khu Việt Bắc, khẳng định rằng "Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt" trong việc giúp cán bộ lãnh đạo nắm bắt tình hình Ông cũng chỉ ra rằng nếu cán bộ văn phòng nắm thông tin sai lệch, lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định không chính xác Câu nói này thể hiện rõ ràng vai trò của văn phòng trong việc thu thập và xử lý thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của thông tin và các quyết định lãnh đạo, quản lý.
Nhiều nghiên cứu gần đây đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của văn phòng trong doanh nghiệp Cuốn sách "Quản lý công việc văn phòng - 'nàng dâu' tạo tiếng thơm cho doanh nghiệp" của Business Edge, thuộc Chương trình Phát triển kinh tế tư nhân (MPDF), đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về vấn đề này.
Theo Đỗ Hoàng Toàn (1994) trong tác phẩm "Những vấn đề cơ bản của QTKD", việc tổ chức và quản lý hiệu quả hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận của công ty.
Nhƣ vậy, văn phòng có vị trí rất quan trọng và tầm quan trọng đó có thể đƣợc thể hiện từ những yếu tố sau đây:
Văn phòng là trung tâm xử lí thông tin phục vụ lãnh đạo;
Hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến quyết địn lãnh đạo, quản lí;
Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong không gian văn phòng mà còn ảnh hưởng mạnh mẽ đến chất lượng và hiệu quả làm việc của tất cả các bộ phận cũng như nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp nội bộ và ngoại bộ của cơ quan, đồng thời là bộ mặt thể hiện hình ảnh của tổ chức Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cả cơ quan lẫn người lãnh đạo Do đó, các chuyên gia quản trị văn phòng nhấn mạnh rằng không nên xem nhẹ hình thức bên ngoài của cơ quan và công sở Hình ảnh văn phòng gọn gàng, sạch sẽ và tổ chức ngăn nắp có thể tác động sâu sắc đến hiệu quả công việc và khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
“Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỉ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó có vẻ hiệu quả như thế nào” [8]
Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan, tổ chức bao gồm các bộ phận và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau Mỗi bộ phận được chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, được sắp xếp theo các cấp bậc và quy trình khác nhau.
Để đảm bảo thực hiện các chức năng cơ bản và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp, việc áp dụng các nguyên tắc quản trị học là rất cần thiết.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của doanh nghiệp là một phần quan trọng, bao gồm các bộ phận và đơn vị cụ thể, nhiệm vụ của từng bộ phận, cùng với mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Hệ thống này xác định cơ chế điều hành và phối hợp hoạt động trong doanh nghiệp, đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý và vận hành.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng có mối quan hệ chặt chẽ với cơ cấu tổ chức quản trị và sản xuất của mỗi tổ chức Nó được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp, nhưng lại có tính độc lập tương đối để phản ánh sự đa dạng trong lao động quản lý Cơ cấu tổ chức quản trị cần thực hiện các chức năng quản lý phức tạp nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Ngược lại, cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc vào quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ cơ bản và mục tiêu chung của toàn bộ doanh nghiệp, vì văn phòng đóng vai trò là bộ máy hỗ trợ cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ của bộ máy văn phòng hình thành bởi các bộ phận chức năng và tương ứng với các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
Bộ máy văn phòng là một đơn vị độc lập với các chức năng và nhiệm vụ cụ thể, bao gồm việc tổ chức công tác lập kế hoạch và theo dõi lịch làm việc cho toàn bộ cơ quan hoặc doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết và tổ chức các hội nghị, hội họp hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng thể hiện rõ sự phân chia chức năng và nhiệm vụ của bộ phận hành chính, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động và quản lý.
Sự cần thiết phải đảm bảo sự ăn khớp giữa bộ máy văn phòng và các bộ phận khác trong hệ thống doanh nghiệp đã được lý luận và thực tiễn chứng minh Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức bộ máy văn phòng gồm các nội dung sau:
+ Xác định những hoạt động cần thiết cần ƣu tiên để đạt đƣợc các mục tiêu chung của tổ chức
+Phân chia hoặc nhóm gộp các bộ phận này thành bộ phận khác
+ Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động
+ Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức bộ máy văn phòng
Công tác tổ chức bộ máy văn phòng cần đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và những phẩm chất cần thiết để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao.
Xác định biên chế là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng, bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ theo yêu cầu của cơ cấu tổ chức Nhiệm vụ này liên quan đến việc xác định các yêu cầu công việc và tuyển chọn những người phù hợp cho các vị trí trong văn phòng.
Bộ máy văn phòng của doanh nghiệp được thiết lập nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng thích ứng của bộ máy văn phòng.
- Môi trường hoạt động của cơ quan, tổ chức đó
- Mục đích, chức năng hoạt động của cơ quan
- Các yếu tố kỹ thuật, công nghệ theo xu thế
- Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị văn phòng
- Một số yếu tố khác: Các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức,…
1.6 Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng là bộ phận thiết yếu của cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết công việc và giao tiếp nội bộ cũng như đối ngoại Nơi đây thực hiện việc soạn thảo, tổ chức hồ sơ, công văn và giấy tờ nhằm tối ưu hóa thông tin Tổ chức khoa học văn phòng không chỉ giúp lãnh đạo làm việc hiệu quả hơn mà còn hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ Hơn nữa, việc này còn ngăn chặn những hành động tuỳ tiện không đúng thẩm quyền của cán bộ và nhân viên, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng với hai chức năng chính: tham mưu tổng hợp cho thủ trưởng cơ quan và đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc Do đó, tổ chức khoa học bộ máy văn phòng cần dựa trên hai chức năng này, với quy định bằng văn bản rõ ràng cho từng bộ phận Để tổ chức bộ máy văn phòng hiệu quả, cần thực hiện một số nguyên tắc cơ bản.
Nguyên tắc xác định mục tiêu là rất quan trọng trong việc quản lý một bộ phận Mục tiêu của hành chính văn phòng là cung cấp hỗ trợ một cách tiết kiệm và hiệu quả, giúp các bộ phận khác hoạt động một cách thuận lợi hơn.
Nguyên tắc về chức năng trong tổ chức nhấn mạnh rằng mục tiêu quyết định chức năng, và chức năng được xác định dựa trên nhu cầu cũng như tầm quan trọng trong việc phân công thực hiện mục tiêu Việc duy trì sự cân bằng giữa các bộ phận chức năng trong bộ máy văn phòng là điều quan trọng nhưng cũng đầy thách thức Mỗi bộ phận cần phát triển tương xứng với tỷ lệ đóng góp của mình vào kết quả chung, đồng thời thực hiện chức năng của mình một cách hợp lý và không quá rộng Nếu một bộ phận chức năng phát triển không đồng đều so với các bộ phận khác, sẽ dẫn đến cản trở trong công việc.
Nguyên tắc về nhân viên xác định rằng mỗi cá nhân trong văn phòng có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Điều này có nghĩa là từng nhân viên phải đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ của mình đối với các nguồn lực vật chất nhất định.
Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn nhấn mạnh rằng trách nhiệm và quyền hạn phải gắn liền với nhau, với trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn Hai yếu tố này bổ sung và tăng cường lẫn nhau, nhưng không được vượt qua nhau để tránh tình trạng có trách nhiệm mà không có quyền hạn hoặc ngược lại Do đó, trách nhiệm cần được quy định rõ ràng và cụ thể trước khi phân công công việc.
Nguyên tắc uỷ quyền là rất quan trọng trong quản lý, vì thủ trưởng hay người đứng đầu không thể làm hết mọi công việc trong đơn vị Việc uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý giúp lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để tập trung vào quản lý Đồng thời, nhân viên cũng có cơ hội để suy nghĩ và phát triển kỹ năng của mình.
Nguyên tắc duy nhất của mệnh lệnh yêu cầu mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ nhận chỉ thị từ một người cấp cao duy nhất, cụ thể là Chánh văn phòng Điều này tạo ra mối quan hệ báo cáo theo chiều dọc, giống như một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc Nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng tất cả nguồn lực trong văn phòng được định hướng một cách thống nhất, và mọi sự tiết kiệm đều được thực hiện nhờ các thủ tục chung và tiêu chuẩn hóa Nhân viên cũng nắm rõ vị trí và quyền hạn của mình, vì họ chỉ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất.
Phạm vi kiểm soát, hay còn gọi là phạm vi quản lý, là yếu tố quan trọng trong việc xác định cấu trúc tổ chức theo chiều dọc hay chiều ngang Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý, cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát, bao gồm các hoạt động liên quan, kỹ năng của người được kiểm soát và nhiệm vụ của tổ chức.
Tóm lại, những nguyên tắc này không chỉ hỗ trợ văn phòng mà còn giúp các cơ quan và doanh nghiệp xây dựng một bộ máy tổ chức hợp lý, đảm bảo thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.7 Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy văn phòng 1.7.1 Vai trò của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng
Để một tổ chức tồn tại và phát triển, mọi người cần phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt được mục tiêu chung Quá trình sản xuất của cải vật chất và tinh thần, cũng như đảm bảo an toàn cho xã hội, ngày càng trở nên phức tạp và yêu cầu sự hợp tác và phân công công việc trong tổ chức.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM-VCCI
Tổng quan về Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Sơ lược về Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam:
- Tên Tiếng Anh: Vietnam Chamber of Commerce and Industry
- Chủ tịch: Ông Vũ Tiến Lộc
- Trụ sở: Số 9, Đào Duy Anh, quận Đống Đa, TP.Hà Nội
Lịch sử hình thành và phát triển:
Vào ngày 27 tháng 4 năm 1963, Thủ tướng Chính phủ Phạm Văn Đồng, đại diện cho Hội đồng Chính phủ, đã ký quyết định số 58-CP để thành lập Phòng Thương mại nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
Trong giai đoạn đầu thành lập, VCCI đã tích cực duy trì và mở rộng quan hệ thương mại giữa Việt Nam và các quốc gia ngoài hệ thống xã hội chủ nghĩa, nhằm đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu của đất nước Bên cạnh đó, VCCI còn tập trung vào việc thúc đẩy giao lưu kinh tế để cải thiện quan hệ quốc tế, phá vỡ tình trạng bị bao vây và phong tỏa về kinh tế Đồng thời, tổ chức cũng triển khai các hoạt động nghiên cứu thị trường và luật lệ buôn bán quốc tế để chuẩn bị cho việc mở rộng các hoạt động kinh tế và thương mại trong tương lai.
Trong giai đoạn này, hoạt động của VCCI gắn liền với yêu cầu nhiệm vụ của đất nước trong bối cảnh chiến tranh, đạt được nhiều kết quả tích cực VCCI đã góp phần mở cửa thị trường các nước tư bản chủ nghĩa, phá vỡ thế bao vây cấm vận và xây dựng nền tảng cho quan hệ buôn bán, giao lưu thương mại giữa Việt Nam và các quốc gia này.
Sau khi thống nhất đất nước năm 1975, VCCI đã mở rộng hoạt động trên toàn quốc, không chỉ tập trung vào ngoại thương mà còn hỗ trợ phát triển sản xuất và công nghiệp trong nước để tái thiết và phát triển kinh tế sau chiến tranh Đầu năm 1982, với sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, VCCI đã chính thức đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
Công cuộc đổi mới năm 1986 đã mang lại sức sống mới cho nền kinh tế Việt Nam và tạo cơ hội phát triển mạnh mẽ cho VCCI Với kinh nghiệm trong việc thúc đẩy hợp tác quốc tế, VCCI đã đóng góp tích cực vào quan hệ thương mại và thu hút đầu tư nước ngoài Trong giai đoạn này, VCCI trở thành cầu nối quan trọng giữa Việt Nam và các nước, mở rộng thị trường quốc tế, bao gồm cả những thị trường chưa có quan hệ ngoại giao như Mỹ, Đài Loan và Nhật Bản Đến năm 1993, VCCI đã trở thành tổ chức độc lập, với vai trò đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp và xúc tiến thương mại, đánh dấu bước trưởng thành vượt bậc của tổ chức này.
Ngay sau khi Nghị quyết được ban hành, Tổng bí thư Nguyễn Phú Trọng đã làm việc với VCCI và đại diện cộng đồng doanh nghiệp nhằm chỉ đạo việc phổ biến và xây dựng chương trình hành động thực hiện nghị quyết Ông khẳng định sự hỗ trợ và tôn vinh của Đảng, Nhà nước đối với sự phát triển của doanh nghiệp và doanh nhân, điều này mang lại định hướng quan trọng cho sự phát triển của cộng đồng doanh nghiệp và VCCI.
VCCI đã nỗ lực không ngừng để trở thành tổ chức xúc tiến thương mại và đầu tư hàng đầu tại Việt Nam, đóng vai trò là người bạn đồng hành của doanh nghiệp và đối tác tin cậy của Chính phủ Với những thành tựu quan trọng đạt được, VCCI đã trở thành một tác nhân then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế đất nước, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế Hoạt động của VCCI đã có sự trưởng thành vượt bậc, trở thành “Cánh tay” đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp.
VCCI là tổ chức tư vấn cho Đảng và Nhà nước về các vấn đề kinh tế, thương mại và kinh doanh cấp bách Tổ chức này tích cực tổng kết thực tiễn sản xuất, kinh doanh và đề xuất các chính sách, chiến lược kinh tế vĩ mô nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, thúc đẩy đổi mới và cải thiện môi trường đầu tư tại Việt Nam Ngoài ra, VCCI thường xuyên tham gia vào các ban nghiên cứu, tư vấn và nhóm nghiên cứu để hoạch định và thực hiện chính sách của Nhà nước.
VCCI thường xuyên tổ chức các cuộc gặp gỡ giữa Thủ tướng Chính phủ, các cơ quan Nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp.
VCCI là tổ chức xúc tiến thương mại và đầu tư tại Việt Nam, đã triển khai nhiều hoạt động nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp Các chương trình và dự án của VCCI bao gồm đào tạo, cung cấp thông tin, tư vấn, chắp mối kinh doanh, khảo sát thị trường, và tổ chức hội chợ triển lãm Những hoạt động này hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình hội nhập quốc tế, với hàng nghìn doanh nghiệp Việt Nam được tổ chức ra nước ngoài hàng năm và hàng trăm đoàn doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam Đặc biệt, VCCI còn tổ chức các đoàn doanh nghiệp tháp tùng lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội gặp gỡ với doanh nhân quốc tế Để chuẩn bị cho hội nhập, VCCI đã tổ chức nhiều khóa đào tạo cho hàng trăm nghìn doanh nhân Việt Nam về thị trường, luật pháp và thông lệ quốc tế.
VCCI tư vấn về chính sách pháp luật, kinh doanh và đầu tư, tổ chức hội thảo để giải quyết vấn đề sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin về chính sách và thị trường Họ tổ chức hàng nghìn hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, cấp nhiều giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho doanh nghiệp hàng năm Để thúc đẩy thương mại và đầu tư, VCCI tích cực tham gia các tổ chức kinh tế quốc tế nhằm bảo vệ lợi ích doanh nghiệp Việt Nam, hiện đã hợp tác với hàng trăm tổ chức quốc tế và khu vực.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI
Với Quyết định số 2177/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Điều lệ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), có hiệu lực từ ngày ký ban hành Quyết định này thay thế Quyết định số 123/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng 6 năm 2003, cũng của Thủ tướng Chính phủ, về việc phê chuẩn Điều lệ VCCI.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là tổ chức đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, doanh nhân và hiệp hội doanh nghiệp tại Việt Nam Tổ chức này nhằm phát triển, bảo vệ và hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Đồng thời, Phòng cũng thúc đẩy hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ với quốc tế trên cơ sở bình đẳng và lợi ích chung, tuân thủ quy định của pháp luật.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cộng đồng doanh nghiệp, không chỉ trong nước mà còn trong các mối quan hệ quốc tế.
Thực trạng bộ máy văn phòng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) có cấu trúc tổ chức rõ ràng, trong đó bộ phận Văn phòng được tách ra thành một đơn vị độc lập Bộ phận này đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của VCCI.
2.2.1.1 Chức năng của Văn phòng VCCI
Văn phòng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) là trung tâm điều hành chính, đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức.
Văn phòng VCCI đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và hỗ trợ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, đảm bảo lãnh đạo VCCI có thể điều hành hiệu quả các hoạt động của toàn bộ cơ quan Các chức năng cụ thể của văn phòng bao gồm tư vấn, giúp việc cho lãnh đạo trong việc tổ chức bộ máy và xây dựng nội quy, quy chế nội bộ.
Cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo cơ quan về các dữ liệu bên ngoài từ doanh nghiệp và nhà nước, nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan tuân thủ đúng quy định pháp luật Đồng thời, đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cho lãnh đạo và toàn thể cơ quan.
2.2.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng VCCI Để hoàn thành vai trò trách nhiệm của mình trong việc hỗ trợ các hoạt động của cơ quan, Văn phòng VCCI phải đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ cụ thể đó là:
Tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin liên quan đến chính sách, điều lệ, luật pháp, cũng như thông tin về hợp tác quốc tế là rất quan trọng để lãnh đạo cơ quan nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định đúng đắn Ví dụ, việc tổ chức các hội thảo doanh nghiệp và triển khai đề án xúc tiến thương mại quốc tế giúp các doanh nghiệp cập nhật thông tin và mở rộng cơ hội hợp tác.
Xây dựng và quản lý các chương trình làm việc cho toàn cơ quan, lập lịch công tác và điều phối các kỳ sinh hoạt thường xuyên là nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phối hợp trong tổ chức.
Phối hợp chặt chẽ với các Bộ, Ban ngành nhằm hướng dẫn và triển khai hiệu quả các thông tư, quy định của nhà nước vào hoạt động thực tiễn của cơ quan Ví dụ, thực hiện Thông tư 133 năm 2015 của Bộ Tài chính về cơ chế quản lý tài chính đối với Phòng Thương mại.
Hướng dẫn và phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng, bao gồm công tác văn phòng, tài chính-kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc.
- Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng Đảng phí đối với bộ phận Đoàn Đảng của cơ quan theo đúng quy định
Tập hợp thông tin nghiên cứu về thực trạng doanh nghiệp và kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về các vấn đề pháp luật, chính sách và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội nhằm cải thiện môi trường kinh doanh và xây dựng quan hệ lao động hài hòa Đề xuất tổ chức diễn đàn, đối thoại và các cuộc tiếp xúc để liên kết các doanh nghiệp, đồng thời tham gia vào quá trình tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, hoạt động kinh doanh và quan hệ lao động.
Tổ chức truyền đạt nguyện vọng và kiến nghị của doanh nghiệp đến lãnh đạo cơ quan nhằm tìm kiếm giải pháp và đề xuất lên các bộ phận, ban ngành cao hơn Mục tiêu là đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và toàn xã hội.
VCCI chịu trách nhiệm quản lý toàn diện công tác văn thư, hành chính và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đồng thời hướng dẫn các chuyên viên và cán bộ chuyên trách thực hiện công tác này một cách thống nhất, tuân thủ nguyên tắc và yêu cầu của nhà nước cũng như pháp luật.
- Tổ chức các cuộc họp thường niên, sơ kết, tổng kết, các hội nghị, sự kiện chung của cơ quan
- Tổ chức bảo quản, quản lí hồ sơ của CB-NV trong cơ quan
Chăm sóc cơ sở vật chất và nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ nhân viên là yếu tố quan trọng, giúp tạo động lực làm việc trong môi trường văn hóa Điều này không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả công việc mà còn xây dựng một tổ chức vững mạnh và phát triển bền vững.
- Thực hiện các nhiệm vụ liên kết, hỗ trợ với các phòng ban khác trong quá trình hoạt động chung của cơ quan
- Xây dựng nội quy, quy chế làm việc cho văn phòng và toàn cơ quan
- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc xây dựng cơ chế khen thưởng đối với các CB-NV có thành tích cao trong quá trình hoạt đông
- Bảo quản con dấu của riêng của văn phòng và con dấu cơ quan theo đúng quy định
Văn phòng VCCI có vai trò quan trọng trong việc tổ chức mua sắm, bảo dưỡng và tu sửa trang thiết bị cho toàn cơ quan Ngoài ra, Văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Với chức năng và nhiệm vụ này, Văn phòng VCCI trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan.
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, bộ máy văn phòng cần được tổ chức một cách hợp lý Hãy cùng tác giả khám phá cách thức tổ chức này trong phần tiếp theo.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Văn phòng VCCI làm việc theo chế độ thủ trưởng trong đó:
- Ban lãnh đạo gồm có: 01 Chánh Văn phòng và 05 Phó Chánh văn phòng
Đánh giá kết quả công tác xây dựng và tổ chức bộ máy Văn phòng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Văn phòng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã hoạt động hiệu quả, hoàn thành các chỉ tiêu ngắn hạn hàng tháng, quý, năm và các mục tiêu dài hạn từ năm 2000 đến nay Công tác tổ chức bộ máy và sắp xếp nhân sự đã góp phần quan trọng vào sự phát triển chung của toàn cơ quan.
Từ đó có thể thấy công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng của VCCI đã đạt đƣợc những kết quả nhƣ sau:
* Thứ nhất: Về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy
Bộ máy được thiết kế theo mô hình Trực tuyến-chức năng, phản ánh chế độ làm việc của Văn phòng với vai trò Thủ trưởng Mô hình này cho phép thông tin trong văn phòng được tiếp nhận và truyền tải theo chiều dọc, đảm bảo tính khách quan và trách nhiệm của cả người thực hiện và lãnh đạo trong việc ban hành quyết định.
Bộ máy được thiết kế gọn nhẹ và đầy đủ các bộ phận, thể hiện rõ vai trò và chức năng hoạt động của Văn phòng trong toàn bộ cơ quan.
Văn phòng VCCI thiết kế bộ máy làm việc tinh gọn, giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và trao đổi thông tin Sự sắp xếp hợp lý chỗ ngồi và vị trí làm việc cho từng bộ phận và cá nhân tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của văn phòng.
* Thứ hai: Về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Văn phòng và đội ngũ nhân viên làm công tác văn phòng tại VCCI
- Văn phòng đã nắm bắt đầy đủ thực trạng, tình hình chung về công tác văn phòng toàn hệ thống theo quy định của nhà nước
Các nhân viên văn phòng luôn thực hiện đúng vị trí, chức năng và nhiệm vụ của mình, đảm bảo hiệu quả trong công tác tổ chức.
Trong những năm gần đây, lãnh đạo Văn phòng đã tích cực đề xuất và nghiên cứu quy định thống nhất về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng để trình lên cấp trên phê chuẩn Điều này cho thấy sự quan tâm ngày càng cao của lãnh đạo đối với việc hoàn thiện bộ máy văn phòng và xây dựng hình ảnh cơ quan từ bộ phận văn phòng.
Văn phòng đã thiết lập và duy trì mối quan hệ phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác trong cơ quan, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách suôn sẻ trong công tác văn phòng, từ đó tối ưu hóa sức mạnh tổng hợp của bộ máy Văn phòng.
Đưa ra các văn bản quy định nhằm chuẩn hóa và thống nhất quy trình nghiệp vụ cụ thể, từ đó triển khai các nhiệm vụ tạo điều kiện cho bộ máy văn phòng hoạt động hiệu quả hơn.
Mặc dù VCCI có nhiều ưu điểm trong việc tổ chức bộ máy văn phòng, quá trình khảo sát và phân tích cho thấy vẫn còn một số hạn chế trong công tác tổ chức này.
- Bộ máy Văn phòng của VCCI còn thiết kế khá sơ sài đó là:
Việc tổ chức các phòng, ban và bộ phận trong công ty chưa hợp lý dẫn đến sự chồng chéo trong nhiệm vụ, gây quá tải công việc cho cả lãnh đạo và nhân viên
Sự phân bổ và sắp xếp lãnh đạo quản lý các phòng ban và bộ phận chưa hợp lý đã dẫn đến tình trạng mất cân bằng giữa các bộ phận trong tổ chức.
+ Chƣa chuẩn hoá các văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban, bộ phận trong Văn phòng
Nhiều nhân viên chưa nhận thức đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ và vai trò của mình trong việc hoàn thiện bộ máy văn phòng do thiếu văn bản quy định cụ thể
Nhiều người chưa có ý thức trong việc góp ý và xây dựng cơ chế mới, thường ngại thẳng thắn chỉ ra những hạn chế trong tổ chức bộ máy và điều hành hoạt động văn phòng của cấp trên vì sợ mất lòng.
Cơ cấu giới tính và độ tuổi của cán bộ nhân viên trong văn phòng hiện chưa cân bằng, thiếu sự chuẩn bị cho việc bổ sung lực lượng cán bộ nhân viên trẻ Điều này cần được khắc phục để đảm bảo sự kế cận và thay thế hiệu quả trong các giai đoạn tiếp theo.
Mặc dù các trang thiết bị tại văn phòng của VCCI đã đầy đủ, nhưng việc thiếu đổi mới và hiện đại hóa thiết bị văn phòng đã ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và quá trình hoàn thiện bộ máy theo mô hình mới.
Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
3.1.1 Mục tiêu hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Văn phòng VCCI hiện có Chánh văn phòng, các Phó Chánh văn phòng và các phòng ban chức năng, đã có những cải tiến trong tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính Tuy nhiên, bộ máy văn phòng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng cần hướng tới việc thực hiện các mục tiêu cụ thể để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, cần phát huy vai trò của bộ máy Văn phòng trong việc điều hành các hoạt động hành chính đúng chức năng, nhiệm vụ và tuân thủ pháp luật Đồng thời, cần cải thiện tính năng động và gọn nhẹ của bộ máy văn phòng, từ đó tăng cường các chỉ tiêu như năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương và giảm chi phí hoạt động.
Để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của cơ quan, cần thiết phải duy trì mối quan hệ chỉ đạo chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và các phòng ban, tổ chức Điều này sẽ tạo ra một bộ máy thống nhất, giúp các đơn vị phối hợp nhịp nhàng và đạt được mục tiêu chung.
Việc kiện toàn tổ chức cần gắn liền với sắp xếp cán bộ, bao gồm tổ chức đào tạo, thi nâng bậc và đào tạo lại đội ngũ cán bộ Để chuẩn bị cho đội ngũ cán bộ kế cận, cần đổi mới phương pháp, tiếp nhận và đào tạo thực tập sinh đúng chuyên ngành.
Chức danh và nhiệm vụ của từng bộ phận cùng với công nhân viên được xác định một cách rõ ràng, giúp sắp xếp lao động đúng người đúng việc Điều này đảm bảo môi trường làm việc thuận lợi cho người lao động.
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là vô cùng quan trọng Đầu tiên, nó giúp lãnh đạo VCCI nâng cao hiệu lực quản lý, cải thiện điều kiện làm việc và kích thích hoạt động lao động của cán bộ, nhân viên, đồng thời kiện toàn cơ cấu tổ chức trong toàn hệ thống Thứ hai, việc này tạo điều kiện cho văn phòng hoạt động hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, nguồn lực cho cơ quan Do đó, công tác hoàn thiện bộ máy văn phòng là một yêu cầu khách quan không thể thiếu.
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
- Bộ máy theo cấu trúc trực tuyến- chức năng, đảm bảo thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ, đạt hiệu quả cao trong công việc
- Cơ cấu bộ máy văn phòng đầy đủ các bộ phận, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ
Kế thừa có chọn lọc từ hệ thống cũ, phát huy thế mạnh nội tại về con người, đồng thời mạnh dạn bồi dưỡng và bổ sung đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, nhằm chuẩn bị cho kế hoạch phát triển bền vững.
Rà soát và phân chia chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận là cần thiết để hoàn thiện và kiện toàn bộ máy văn phòng Đồng thời, cải thiện mối quan hệ giữa các phòng ban trong văn phòng cũng là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc.
+ Chỉnh đốn lề lối làm việc; bổ sung- hoàn thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng CB-NV đúng chuyên môn và sở trường
+ Tăng cường và đẩy mạnh các mối quan hệ của Văn phòng với các bộ phận khác trong toàn cơ quan
+ Hoàn thiện thêm việc xây dựng chức trách cho từng CB-NV để đảm bảo việc hoàn thiện tốt mọi nhiệm vụ đƣợc giao
Việc sắp xếp và bố trí bộ máy cần phải dựa trên căn cứ khoa học và thực tiễn, thực hiện một cách thận trọng và không ồ ạt Đồng thời, quá trình này cần đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất và dứt khoát để đạt hiệu quả cao nhất.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm tránh tình trạng các phòng ban thực hiện trùng lặp nhiệm vụ Việc này sẽ giúp giảm thiểu sự chồng chéo và phức tạp trong quá trình triển khai công việc, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
Để hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng, cần chú ý đặc biệt đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của các cán bộ nhân viên trong từng phòng ban.
- Hoàn thiện bộ máy văn phòng phải gắn liền với việc tiết kiệm chi phí và nguồn lực chung của cơ quan.
Các giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
3.2.1 Hoàn thiện cơ cấu của các phòng ban trong Văn phòng VCCI
Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng của VCCI hiện tại chưa phát huy hết vai trò và nhiệm vụ, dẫn đến nhiều bất cập trong quá trình giải quyết công việc Để cải thiện tình hình này, tác giả đề xuất một giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại VCCI với mô hình mới, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc.
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ thay đổi cơ cấu của các phòng ban trong Văn phòng
Tác giả đề xuất xây dựng mô hình tổ chức mới cho Văn phòng, nhấn mạnh những điểm cải tiến so với cơ cấu tổ chức cũ.
Mô hình mới sẽ bổ sung phòng Tài chính - Kế toán, tách ra từ Phòng Tổng hợp, với 4 nhân sự gồm 3 chuyên viên và 1 trưởng phòng Phòng này có chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý tài chính và kế toán của tổ chức.
Bảo vệ, lái xe, tạp vụ
Nhân sự, tuyển dụng và đào tạo
Truyền thông, tạp chí, website
Công tác đoàn đảng, pháp lý
Văn thƣ, quản lí con dấu
Phòng quản trị lễ tân
Phòng Thƣ viện Truyền thống
Sự phân tách giữa phòng Tài chính-kế toán và phòng Tổng hợp trong Văn phòng VCCI là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc Phòng Tổng hợp, với vai trò đầu não, chịu trách nhiệm về các công việc hành chính và giải quyết những vấn đề quan trọng Việc tách biệt hoạt động của phòng Tài chính-kế toán sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho phòng Tổng hợp, đồng thời cho phép phòng Tài chính-kế toán thực hiện chuyên trách các chức năng và nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả hơn.
Việc thành lập Phòng Tài chính – Kế toán sẽ nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý cho bộ phận tài chính của văn phòng Đồng thời, phòng này cũng giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho các chuyên viên và quản lý của phòng Tổng hợp.
Phòng Tài chính – kế toán có chức năng quản lý tài chính và kế toán của Văn phòng, đảm nhiệm các nhiệm vụ như tổ chức chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho cán bộ nhân viên, cũng như thực hiện thanh toán các khoản chi phí như tiền điện, nước, mạng và các khoản thu chi khác trong Văn phòng.
- Thứ hai: Mô hình mới thay đổi cơ chế quản lí của các phòng ban cũng nhƣ cơ cấu nhân sự của các phòng nhƣ sau:
Trong mô hình văn phòng mới, 5 chánh văn phòng sẽ được sắp xếp lại để quản lý 5 phòng ban khác nhau Sự thay đổi này không chỉ giúp giảm áp lực và gánh nặng công việc cho chánh văn phòng, mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc giám sát và quản lý hiệu quả nhiệm vụ của từng phòng ban.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Quản trị lễ tân, cần thực hiện việc cắt giảm 8 nhân sự và cử họ đi đào tạo các nghiệp vụ cụ thể Số nhân sự này sẽ được bổ sung cho các phòng ban chức năng quan trọng như phòng Tổng hợp (4 người), Phòng Thư viện truyền thống (2 người) và phòng Văn thư (2 người) Việc này nhằm đáp ứng khối lượng công việc lớn tại các phòng ban này, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả cho Văn phòng.
Vào thứ ba, đồng chí La Văn Thêm được bổ nhiệm làm trưởng phòng Tài chính - kế toán, trong khi đồng chí Lê Ngọc Hùng giữ vị trí trưởng phòng Quản trị lễ tân, nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ theo mô hình mới.
Để đảm bảo các cán bộ nhân viên (CB-NV) được luân chuyển giữa các phòng ban thực hiện hiệu quả nhiệm vụ chuyên trách, họ cần trau dồi kiến thức chuyên ngành Lãnh đạo văn phòng nên tổ chức hoặc cử CB-NV tham gia các khóa tập huấn ngắn hạn hoặc dài hạn nhằm bổ sung nghiệp vụ cụ thể, đáp ứng yêu cầu công việc.
Dựa trên thực trạng hiện tại của Văn phòng VCCI, tác giả đã lựa chọn phương pháp chuyển giao cán bộ - nhân viên (CB-NV) thay vì tuyển dụng bổ sung do quy trình tuyển dụng phức tạp và phụ thuộc vào biên chế hàng năm của cơ quan Giải pháp này được xem là tối ưu nhằm hoàn thiện bộ máy Văn phòng VCCI trong thời gian ngắn.
3.2.2 Sắp xếp bố trí lại đội ngũ CB-NV trong các phòng ban Đây là một trong những lĩnh vực then chốt quan trọng để thúc đẩy quá trình hoạt động đạt được hiệu qủa cao vì vậy đòi hỏi người làm quản lý trong lĩnh vực lao động cần phải thường xuyên nắm rõ lý lịch của cán bộ công nhân viên (về đạo đức phẩm chất, khả năng trình độ, sở trường vv ) để đánh giá nhận xét khi cần thiết đề bạt hoặc sắp xếp công việc phù hợp thực hiện đúng qui trình về viêc nhận xét đánh giá cán bộ khi đề bạt và sắp xếp cán bộ
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức nhân sự tại các phòng ban của Văn phòng VCCI, tác giả đề xuất sắp xếp lại hệ thống nhân sự theo cơ cấu mới nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Trong giai đoạn ngắn hạn, tác giả đề xuất duy trì số lượng nhân sự văn phòng là 48 người, đồng thời thực hiện sự điều chỉnh về cơ cấu nhân viên giữa các phòng ban.
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân viên trong Văn phòng VCCI theo mô hình mới
Phòng Văn thư 6 người 1 Trưởng phòng
Phòng Tài chính- kế toán
Phòng Thƣ viện Truyền thống
Phòng Quản trị lễ tân
Để đáp ứng nhu cầu hoạt động lâu dài của Văn phòng VCCI, cần có kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới hoặc nhận thực tập sinh, đặc biệt là nữ từ 22-25 tuổi Điều này không chỉ giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả mà còn duy trì sự cân bằng về độ tuổi và giới tính trong cơ cấu nhân sự.
Một số yêu cầu khi sắp xếp lại đội ngũ CB-NV