CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có nghĩa là tạo thành một chỉnh thể với cấu trúc và chức năng nhất định, nhằm đạt hiệu quả cao trong các hoạt động Từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ mang ý nghĩa ‘hài hòa’, thể hiện quan điểm rằng tổ chức mang lại bản chất thích nghi với sự sống Chester I Barnard định nghĩa tổ chức là hệ thống hoạt động của hai hoặc nhiều người được kết hợp một cách có ý thức Công tác tổ chức được xem xét qua ba khía cạnh chính.
Tổ chức bộ máy, nhân sự và công việc là ba nhiệm vụ có mối liên hệ chặt chẽ, tạo thành hệ thống nhiệm vụ chính trong việc thực hiện chức năng Sự liên kết này đảm bảo hiệu quả trong quản lý và vận hành tổ chức.
1.1.1.2 Khái niệm bộ máy tổ chức
Bộ máy tổ chức bao gồm các bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng chúng tương tác và phụ thuộc lẫn nhau Sự sắp xếp này diễn ra theo từng khâu và cấp quản lý, nhằm tạo thành một hệ thống thống nhất để thực hiện các mục tiêu và chức năng quản lý đã được xác định.
1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức nhằm mục đích chuyên môn hóa công việc và phân công hợp tác giữa các thành viên để đạt được mục tiêu chung Nó được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, các mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của một tổ chức có thể được phân chia thành nhiều tầng và lớp khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện và tình hình cụ thể Thông thường, cơ cấu tổ chức có thể được cắt lọc, cắt ngang hoặc cắt chéo, tạo ra nhiều loại hình khác nhau Hai loại cơ cấu tổ chức chính thường gặp là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.
1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với bộ máy của doanh nghiệp và quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp đó.
Công tác tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả Một cơ cấu tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với yêu cầu sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.
Công tác tổ chức có ý nghĩa trong việc liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ráng.
Công tác tổ chức còn có ý nghĩa trong việc ổn định hoạt động của doanh nghiệp, thu hút mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc.
1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Dựa trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã đề ra, các doanh nghiệp cần liên tục cải tiến tổ chức bộ máy của mình để thực hiện hiệu quả chức năng quản trị, từ đó tạo điều kiện cho sự tồn tại và phát triển bền vững.
Khi tổ chức công việc dựa trên nền tảng khoa học và thực tiễn, phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ, sẽ hình thành năng lực hoạt động mới, thúc đẩy sự phát triển kinh doanh Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người và tài chính như vốn, cơ sở vật chất và kỹ thuật.
Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản
Ba giải pháp phù hợp sẽ giúp các nhà quản trị phát huy năng lực và sở trường của mình, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc Bên cạnh đó, việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, đồng thời nâng cao tính độc lập, tự chủ và sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố then chốt để tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp Các nhà doanh nghiệp cần dựa vào cấu trúc tổ chức nhất định để thực hiện hiệu quả các công tác hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát.
Công tác tổ chức kém sẽ dẫn đến một bộ máy quản trị không hợp lý và hiệu quả Khi bộ máy quản lý không linh hoạt và không đáp ứng được nhu cầu thị trường, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, gây ra nhiều hậu quả tiêu cực như tâm lý, tinh thần, chính trị, lãng phí và hiệu quả kinh doanh giảm sút.
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP
1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Mục tiêu doanh nghiệp thể hiện rõ ràng mục đích và các mốc phát triển cụ thể qua từng giai đoạn Một mục tiêu cần phải có câu trả lời trong thời gian nhất định và phải đáp ứng yêu cầu về cả số lượng lẫn chất lượng Đồng thời, việc xác định các phương tiện thực hiện cũng rất quan trọng Do đó, mục tiêu của doanh nghiệp cần luôn phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nó.
Hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc kế hoạch gắn liền với mục tiêu để đạt được các mục đích đã đề ra Kế hoạch cần được điều chỉnh kịp thời theo biến động môi trường và khả năng của doanh nghiệp như vốn, lao động, và công nghệ Doanh nghiệp cũng cần có cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Mục đích của doanh nghiệp bao gồm ba khía cạnh cơ bản: mục đích kinh tế nhằm thu lợi nhuận, mục đích xã hội để cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội, và mục đích thỏa mãn nhu cầu đa dạng của các cá nhân trong doanh nghiệp.
1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào bối cảnh thực tế mà doanh nghiệp đang hoạt động Điều này bao gồm cả các yếu tố nội tại và ngoại vi ảnh hưởng đến tổ chức.
5 như chiến lược, công nghệ, thái độ của nhà lãnh đạo và các yếu tố môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô.
Yếu tố chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh tăng trưởng và ổn định Sự tăng trưởng này không chỉ nâng cao khả năng tích lũy vốn mà còn tạo điều kiện cho việc mở rộng đầu tư vào sản xuất và kinh doanh.
Công nghệ đóng vai trò quyết định trong khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến giúp nâng cao khả năng nghiên cứu, phát triển sáng tạo, giảm chi phí và tăng cường tính cạnh tranh về giá cả Để đảm bảo môi trường kinh doanh bình đẳng, cần có hệ thống pháp luật chất lượng, tạo điều kiện cho mọi doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh lành mạnh và thiết lập mối quan hệ công bằng giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng.
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.2.1 Tính bất định của môi trường kinh doanh
Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố con người, các tổ chức khác và yếu tố kinh tế tác động đến hoạt động của tổ chức Nó được chia thành hai cấp độ: môi trường chung và môi trường nhiệm vụ Môi trường chung bao gồm các yếu tố văn hóa, chính trị, kinh tế và pháp lý, trong khi môi trường nhiệm vụ tập trung vào các cá nhân và nhóm tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức.
Trong môi trường nhiệm vụ, các yếu tố kinh tế quan trọng bao gồm tỷ lệ lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp và các yếu tố thương mại quốc tế Những yếu tố này ảnh hưởng đến các bên liên quan như nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà phân phối và các cơ quan luật pháp.
Đặc điểm và sự bất định của môi trường là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược, cơ cấu và hoạt động của tổ chức Những đặc điểm này tác động đến nhận thức của các nhà quản lý về môi trường, từ đó ảnh hưởng đến cách họ điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp Trong một môi trường phức tạp và luôn biến đổi, sự thích ứng của tổ chức trở nên cần thiết.
6 động, cơ cấu hữu cơ có xu hướng phù hợp và thích nghi nhanh hơn với môi trường.
Tầm hạn quản trị, hay tầm hạn kiểm soát, là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lý hiệu quả, bao gồm việc giao việc, kiểm tra, hướng dẫn và lãnh đạo Khái niệm này thu hút sự chú ý của nhiều nhà nghiên cứu quản trị Mặc dù không có con số lý tưởng cụ thể, kinh nghiệm cho thấy tầm hạn quản trị tối ưu cho một nhà quản trị trung bình là từ 4 đến 8 nhân viên Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 hoặc 16 nếu nhân viên chỉ thực hiện các công việc đơn giản, và giảm xuống còn 2 đến 3 người khi công việc của cấp dưới là phức tạp.
Người ta thường không ưa thích các bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian vì điều này gây ra sự chậm trễ và lệch lạc trong thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc Mọi người đều mong muốn giảm bớt các tầng nấc trung gian để tạo ra những bộ máy tổ chức gọn nhẹ hơn Tuy nhiên, vấn đề này liên quan đến tầm hạn quản trị; nếu tầm hạn quản trị rộng, số lượng tầng nấc sẽ ít, trong khi tầm hạn quản trị hẹp sẽ dẫn đến nhiều tầng nấc hơn.
Để giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong tổ chức, việc xác định tầm hạn quản trị là rất quan trọng Tầm hạn này cần được xem xét dựa trên các yếu tố như trình độ và năng lực của nhà quản trị, khả năng và ý thức của cấp dưới, mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý, tính chất công việc, cũng như kỹ thuật thông tin Tầm hạn quản trị rộng chỉ thực sự hiệu quả khi nhà quản trị có năng lực, cấp dưới có trình độ cao, công việc ổn định và được ủy quyền hành động nhiều, cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại.
Trong quản trị, có bảy tầm hạn mà nhà quản trị có thể sử dụng để giao tiếp và kiểm soát hiệu quả các thuộc cấp Tuy nhiên, nếu năng lực của nhà quản trị bị hạn chế, trình độ của cấp dưới không cao, hoặc công việc của họ thường xuyên thay đổi và thiếu kế hoạch, thì việc áp dụng tầm hạn quản trị hẹp sẽ phù hợp hơn.
Công nghệ là quá trình áp dụng trí tuệ và máy móc để biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ nhu cầu của khách hàng Nó bao gồm sự kết hợp giữa các nguồn lực, kiến thức và kỹ thuật nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ cho tổ chức.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức, trong đó mức độ thông lệ của công nghệ được sử dụng để phân biệt các công nghệ khác nhau Các nhiệm vụ có tính thông lệ cao thường đi kèm với cơ cấu tổ chức bộ phận hóa và nhiều cấp quản lý, cùng với mức độ chính thức hóa cao trong quan hệ công việc Để đánh giá mức độ thông lệ, có thể dựa vào bản mô tả công việc và các tài liệu chính thức khác Nghiên cứu cũng cho thấy rằng công nghệ mang tính thông lệ cao thường liên quan đến cơ cấu tổ chức tập quyền, trong khi công nghệ không mang tính thông lệ cao dựa vào kiến thức chuyên môn và thường gắn với tổ chức trao quyền Joan Woodward là một trong những nhà nghiên cứu nổi bật trong lĩnh vực này, khẳng định rằng công nghệ sản xuất ảnh hưởng lớn đến thiết kế bộ máy tổ chức Nghiên cứu của bà vào thập niên 60 đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp sử dụng công nghệ phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với mức độ giám sát và phối hợp công việc cao.
Cường độ quản trị trong các xí nghiệp sản xuất thủ công và có công nghệ hiện đại thường hẹp, trong khi ở xí nghiệp làm việc theo dây chuyền, tầm quản trị lại rộng hơn do công nghệ đơn giản hơn Điều này cho phép một nhà quản trị giám sát nhiều công nhân cùng lúc Hơn nữa, khi công nghệ ngày càng tinh vi, số lượng viên chức thư ký văn phòng cũng tăng lên để xử lý các công việc giấy tờ và bảo trì.
1.2.3 Nguyên tắc của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.3.1 Gắn với mục tiêu tổ chức
KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310150823 vào ngày 10 tháng 7 năm 2010, do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp.
Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn hoạt động trong lĩnh vực trang trí và lắp đặt nội thất cho văn phòng, công trình công cộng, trường học, bệnh viện, và nhiều lĩnh vực khác Hiện nay, công ty là đối tác chính và một trong những nhà phân phối lớn nhất miền Nam của Công Ty CP Nội Thất Hòa Phát Ngoài ra, Đông Sài Gòn còn chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm nội thất từ Đài Loan, Malaysia và Trung Quốc.
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Trụ sở đầu tiên của Đông Sài Gòn tọa lạc tại số 5 đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh, bao gồm văn phòng và cửa hàng Sau một năm hoạt động vào năm 2011, Đông Sài Gòn đã mở rộng quy mô với cơ sở mới tại 718/53D, quốc lộ 13 và showroom tại 710 quốc lộ 13, Phường Hiệp Thành, Quận Thủ Đức Năm 2014, công ty tiếp tục phát triển với showroom thứ ba tại 236 Bạch Đằng, Phường 25, Quận Bình Thạnh Đặc biệt, đầu năm 2015 đánh dấu bước ngoặt quan trọng khi Đông Sài Gòn mở siêu thị nội thất tại 382 Nguyễn Thị Minh Khai, mang đến sự thuận tiện cho khách hàng trong việc tham quan, mua sắm và trải nghiệm sản phẩm.
Quận 3 Đặc biệt mở rộng xưởng sản xuất đồ nội thất thiết kế mang thương hiệu Đông Sài Gòn, dưới sự giám sát chặt chẽ của đội ngủ kiến trúc sư – thiết kế chuyên nghiệp Đông Sài Gòn đã và đang nỗ lực để đạt được mục tiêu lên hàng đầu về chất lượng sản phẩm, kỹ thuật thi công lắp đặt và chất lượng dịch vụ Đồng thời Đông Sài Gòn còn có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư Vấn – Thiết kế - Thi công trang trí nội thất.
Sau năm năm phát triển không ngừng, Đông Sài Gòn đã khẳng định vị thế là nhà phân phối nội thất hàng đầu miền Nam với hệ thống showroom và đại lý rộng khắp Đồng thời, công ty còn nổi bật với vai trò là đơn vị thiết kế và thi công nội thất uy tín, cùng với thương hiệu sản xuất nội thất riêng.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1: Tình hình máy móc thiết bị Đơn vị tính: cái
Tên thiết bị Số lượng Năm sản xuất
Xuất xứ Giá trị (đồng)
1 Bàn làm việc 30 2010 Việt Nam 1.300.000
6 Tủ gỗ treo 7 2010 Việt Nam 1.450.000
7 Tủ gỗ đứng 3 2010 Việt Nam 3.450.000
9 Máy cưa giàn 1 2015 Đài Loan 200.000.000
10 Máy cưa mâm 1 2015 Đài Loan 300.000.000
12 Máy khoan giàn 1 2015 Đài Loan 290.000.000
13 Xe tải con 3 2010 Việt Nam 500.000.000
14 Xe Toyota Camry 1 2010 Việt Nam 1.200.000.000
Nguồn: trích báo cáo kế toán 2015
Đông Sài Gòn, được thành lập vào năm 2010, đã nhanh chóng tiếp cận và áp dụng nhiều máy móc thiết bị hiện đại cùng với kỹ thuật mới, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và đưa công ty vào hàng đầu trong ngành.
Nơi làm việc của nhân viên được trang bị máy móc, dụng cụ và thiết bị hiện đại, chất lượng cao, tạo ra môi trường làm việc thuận tiện và thoải mái Điều này giúp nhân viên cống hiến hết mình và nâng cao hiệu quả công việc.
Công nghệ hiện đại yêu cầu lao động có tay nghề cao để vận hành máy móc, điều này tạo ra thách thức cho doanh nghiệp Hơn nữa, số lượng máy móc hiện tại chưa đủ để đáp ứng quy mô hoạt động của công ty, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến nguồn cung.
Tổng diện tích nhà xưởng: 1600m Chi phí thuê: 25.000.000 vnd/ 1 tháng 2
Tổng diện tích showroom Nguyễn Thị Minh Khai : 400m Chi phí thuê 2 20.000.000 vnd/ 1 tháng
Tổng diện tích văn phòng kiêm showroom Bạch Đằng: 320m Chi phí thuê 2 15.000.000 vnd/ 1 tháng
Nhà xưởng nằm ở khu vực ngoại thành giúp giảm chi phí thuê, mang lại lợi ích cho công ty Trong khi đó, các showroom được đặt tại những vị trí đắc địa và những nút giao thông quan trọng không chỉ thu hút sự chú ý của khách hàng mà còn thể hiện quy mô và uy tín của công ty.
Công ty gặp phải nhược điểm do không sở hữu nhà xưởng và showroom, dẫn đến việc phải chi trả phí thuê hàng tháng Khoảng cách giữa nhà xưởng và các showroom lên đến hơn 45 phút mỗi lần di chuyển sản phẩm, gây ra sự bất tiện Bên cạnh đó, việc đặt các showroom tại vị trí đắc địa cũng làm tăng chi phí thuê.
Cơ cấu lao động theo giới tính:
Nam chiếm 67,2% so với tổng lao động nam nữ
Hình 2.1: Cơ cấu lao động theo giới tính
Cơ cấu lao động theo độ tuổi:
Hình 2.2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Cơ cấu lao động theo trình độ
Lao đ ng kỹỹ thu t ộ ậ Lao đ ng chuỹên môn ộ 0
Hình 2.3: Cơ cấu lao động theo giới tính
Lao động trẻ chiếm ưu thế trong công ty, mang đến sự nhiệt huyết, năng động và sáng tạo, phù hợp với mục tiêu phát triển thiết bị nội thất đáp ứng nhu cầu và thẩm mỹ của khách hàng Tỷ lệ lao động nam cao hơn nữ do yêu cầu kỹ thuật và thao tác, đặc biệt là trong môi trường công xưởng cần tay nghề cao và sức khỏe tốt.
Nhược điểm của ngành lao động kỹ thuật là chiếm gần một nửa tổng số lao động, đòi hỏi người lao động không chỉ có tay nghề cao mà còn cần hiểu biết chuyên môn để áp dụng các thiết bị hiện đại Hơn nữa, lao động trẻ thường thiếu kinh nghiệm trong tầm nhìn quản trị và khả năng lãnh đạo.
Cơ cấu vốn điều lệ: 100% vốn ngoài doanh nghiệp.
Cơ cấu sử dụng vốn:
Vôốn côố đ nh ị Tiêền m t ặ Các kho n t ả ươ ng đ ươ ng 琀椀êền
Hình 2.4: Cơ cấu sử dụng vốn
Nhận xét: Ưu điểm: Tiền mặt không trở thành vốn nhàn rỗi mà không sử dụng xin lời Công ty khai thác nguồn lực triệt để, có hiệu quả
Tài sản khác chiếm tỷ lệ lớn trong vốn lưu động có nguy cơ thất thoát cao nếu quản lý lỏng lẻo Do đó, việc quản lý vốn một cách chặt chẽ là rất cần thiết để tránh việc sử dụng sai mục đích.
Bảng 2: Doanh thu bán hàng của công ty năm 2015 Đơn vị tính: đồng
Số lượng Tỷ trọng % Doanh thu
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015 2.1.2.3 Thị trường
Thị trường sản phẩm Bảng 3: Thị trường sản phẩm
STT Thị trường Doanh thu/ năm Tỷ lệ Ghi chú
2 TP Hồ Chí Minh 35 tỷ/ năm 0.5
4 Các tỉnh khác 4 tỷ/ năm 0.06 Chủ yếu là các tỉnh miền Bắc
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
TP Hôề Chí Minh Các t nh Miêền Tâỹ ỉ Các t nh khác ỉ
Hình 2.5: Thị trường tiêu thụ
Bảng 4: Các kênh tiêu thụ sản phẩm
Khách công trình 7.3% Đại lý 4.2%
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
Nhận xét: Ưu điểm: Thị trường tập trung một nữa ở trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước Bao phủ khắp các tỉnh miền Nam và Tây Nguyên.
Nhược điểm của công ty là chưa đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp phía Bắc do mới thành lập Hơn nữa, thị trường ở các tỉnh miền Tây, đặc biệt là Cần Thơ - một trong những trung tâm kinh tế lớn nhất của Việt Nam, vẫn chưa được chú trọng phát triển.
Hình 2.6: Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 2.7: Sơ đồ bộ phận điều vận
Giám đốc sản xuất Giám đốc điều vận Giám đốc kinh doanh Kế toán trưởng
Giám đốc hành chính nhân sự
Kho thành phẩm Vận chuyển Lắp ráp
Hình 2.8: Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất
Hình 2.9: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kinh doanh
Trưởng Phòng kế hoạch tổng hợp
Quản đốc Xưởng đóng gói và hoàn thiện
Bán hàng phân phối Bán lẻ cửa hàng Bán hàng dự án
Trưng bày Dịch vụ Mạng trực tuyến
Hình 2.10: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kế toán
Hình 2.11: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng hành chính nhân sự
Kế toán tổng hợp Kế toán thu chi Kế toán công nợ Kế toán sản xuất
Giám đốc hành chính nhân sự
Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng nhân sự Mạng thông tin
Chức năng của các phòng ban
Chức năng xưởng sản xuất:
Tính toán định mức vật tư Quản lý chi phí vật tư và nguyên vật liệu Thực hiện sản xuất theo yêu cầu của đơn hàng, hợp đồng.
Nhiệm vụ: Sản xuất sản phẩm, hoàn thiện và đóng gói, nhập xuất kho theo yêu cầu Kiểm tra đánh giá tình trạng hoạt động của xưởng.
Hình 2.12: Quy trình sản xuất
Tính toán đ nh m c v t tị ứ ậ ư Đ t hàng v t tặ ậ ư
Ki m tra ể 琀椀êốn độBáo giá thành ph mẩ
Chức năng Phòng kinh doanh :
Lập kế hoạch, kinh doanh Marketing và chăm sóc khách Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán.
Nhiệm vụ chính bao gồm xây dựng chiến lược kinh doanh và chính sách bán hàng hiệu quả, tìm kiếm và mở rộng thị trường, đồng thời thu thập thông tin thị trường để định vị sản phẩm mới một cách chính xác.
Hình 2.13: Quy trình hoạt động phòng kinh doanh
KÝ H P ĐÔỒNG HO C Ợ Ặ Đ N HÀNGƠ LÀM Đ N Đ T HÀNGƠ Ặ
THEO DÕI TIẾẤN TRÌNH Đ T HÀNGẶ
THEO DÕI TIẾẤN TRÌNH GIAO HÀNG
V , NHU CẤỒU CHO Ụ KHÁCH HÀNG
TÌM KIẾẤM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
CHẮẤM SÓC KHÁCH HÀNG KẾẤT THÚC
THEO DÕI TIẾẤN Đ Ộ THANH TOÁN
THU TH P VÀ Ậ PHẤN PHÔẤI
KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TAI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn
2.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của công ty
Công ty Đông Sài Gòn cam kết đặt chất lượng và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, coi đây là nền tảng để đạt được lợi ích kinh tế và lợi nhuận Để thực hiện mục tiêu này, công ty cần một đội ngũ lao động năng động, sáng tạo, cùng với việc không ngừng cải tiến công nghệ và cập nhật xu hướng mới Quan trọng hơn cả, một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, đảm bảo mọi người làm việc đúng mục tiêu đã đề ra.
2.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của công ty
Một cơ cấu tổ chức hợp lý và phù hợp với phương châm cũng như mục tiêu của công ty cần phải được xây dựng dựa trên các yếu tố thực tiễn như chiến lược, hệ thống pháp luật và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp từ phía nhà nước.
Phòng kinh doanh của Đông Sài Gòn luôn nhận thức rõ tầm quan trọng của yếu tố chiến lược và liên tục xây dựng những chiến lược hợp lý để thúc đẩy sự tăng trưởng kinh doanh.
Năm 2015, doanh thu của công ty đạt gần 70 tỷ đồng, tăng 26% so với năm 2014 nhờ vào việc đầu tư mạnh mẽ vào xưởng sản xuất và phát triển các chiến dịch kinh doanh như quảng bá và mở showroom Các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ, như Quyết định số 601/QĐ-TTg và Công văn 8336/BTC-CST, đã giúp giảm chi phí đầu vào, từ đó tăng thu nhập cho doanh nghiệp Ngoài ra, các cơ quan quản lý nhà nước cũng đã tăng cường hệ thống hỗ trợ và tạo ra hành lang pháp lý nhằm đảm bảo tính cạnh tranh công bằng và nâng cao cơ chế giám sát, đánh giá hiệu quả.
2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy tại Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn
2.2.2.1 Tính bất định của môi trường kinh doanh
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cả ngắn hạn lẫn dài hạn, luôn chịu ảnh hưởng từ các yếu tố môi trường kinh doanh không ngừng biến động Để thích nghi với những thay đổi này, các công ty cần điều chỉnh chiến lược và kế hoạch của mình Đồng thời, bộ máy tổ chức cũng phải được cải tiến và ổn định để phù hợp với môi trường, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Môi trường văn hóa và xã hội ngày càng phát triển, dẫn đến nhu cầu về nội thất tăng cao Mỗi căn hộ đều cần có những món đồ nội thất riêng để phục vụ cho cuộc sống hàng ngày.
Nội thất cao cấp ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng mà còn thể hiện đẳng cấp và khả năng tài chính của chủ sở hữu Bên cạnh đó, văn hóa tín ngưỡng đóng vai trò quan trọng trong lựa chọn nội thất Nhận thức được điều này, công ty cung cấp các sản phẩm nội thất phù hợp với phong thủy, phục vụ cho cả nhu cầu kinh doanh và gia đình.
Một nền chính trị ổn định và hoàn thiện là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển mạnh mẽ Các cơ quan chức năng luôn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, trong khi các quỹ ổn định thị trường và quỹ đầu tư doanh nghiệp thể hiện vai trò quan trọng thông qua các chính sách hỗ trợ Ngoài ra, nhà nước còn khuyến khích người tiêu dùng hạn chế sử dụng hàng ngoại nhập, từ đó đảm bảo nguồn cầu cho các công ty trong nước.
Kinh tế Việt Nam đang trên đà tăng trưởng,dần gia nhập nhóm các nước phát triển.
Các yếu tố cản trở nền kinh tế như lạm phát và thất nghiệp đang dần được cải thiện Tăng trưởng GDP cao và ổn định qua các năm, cùng với sự gia tăng thu nhập của người dân, đã góp phần nâng cao chất lượng đời sống Những yếu tố này là điều kiện tiên quyết để phát triển kinh tế bền vững.
32 ty đẩy mạnh đầu tư phát triển, mở rộng ở các tỉnh thành hướng tói mục tiêu dẫn đầu trong thị trường đồ nội thất trong cả nước.
Công ty có trụ sở và xưởng sản xuất tọa lạc tại trung tâm kinh tế Việt Nam, nơi có thiên nhiên ưu đãi Các showroom được đặt ở những vị trí đắc địa, trong khi văn phòng công ty nằm gần trung tâm thành phố đông đúc, nơi tập trung nhiều công trình, dự án, công ty và trường học, tạo ra nguồn khách hàng tiềm năng phong phú.
Xưởng sản xuất của công ty nằm ở ngoại ô thành phố, nơi tập trung nhiều nhà phân phối nguyên vật liệu cho các ngành công nghiệp Công ty đã thiết lập các hợp đồng dài hạn và ngắn hạn với các nhà phân phối để tối ưu hóa lợi ích Đồng thời, công ty cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác phân phối.
Mặc dù nắm giữ thị phần lớn trong ngành nội thất, công ty vẫn không chủ quan trước các đối thủ cạnh tranh Để duy trì và mở rộng thị phần trong nước, đồng thời hướng đến xuất khẩu, công ty luôn áp dụng các chiến lược giá cả, sản phẩm và chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất.
Công ty sở hữu đội ngũ thăm dò thị trường chuyên nghiệp nhằm nắm bắt kịp thời sự thay đổi nhu cầu của khách hàng, từ đó định hướng phát triển hiệu quả Bên cạnh đó, các chiến lược chăm sóc khách hàng được triển khai một cách hiệu quả, khẳng định mục tiêu của công ty là “mang lại sự thoải mái nhất cho khách hàng” cả về sản phẩm lẫn dịch vụ hậu mãi.
Do tính phức tạp của bộ máy tổ chức công ty, người lãnh đạo cần có tầm quản trị phù hợp để điều hành và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời hạn chế rủi ro Trong công ty, có 5 trưởng phòng làm việc trực tiếp với giám đốc, và số lượng nhân viên dưới cấp quản lý của mỗi phòng phụ thuộc vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể Chẳng hạn, kế toán trưởng quản lý 5 nhân viên.
Trong một tổ chức, trưởng phòng hành chính nhân sự quản lý 5 nhân viên, trong khi quản đốc xưởng sản xuất lãnh đạo 21 công nhân chia thành 5 tổ, mỗi tổ có một tổ trưởng giám sát Bộ phận giao vận do trưởng bộ phận lãnh đạo 6 công nhân Phòng kinh doanh bao gồm hai bộ phận là marketing và sale, với trưởng nhóm sale quản lý 14 nhân viên bán hàng và trưởng nhóm marketing lãnh đạo 4 nhân viên Mặc dù trưởng nhóm sale có nhiều nhân viên cấp dưới, nhưng công việc đơn giản giúp giảm thiểu nguy cơ truyền đạt thông tin bị nhiễu; do đó, nếu có giám sát chặt chẽ và chính sách rõ ràng, trưởng nhóm sale có thể tránh nguy cơ quá tải và kiểm soát công việc hiệu quả.
