CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có nghĩa là làm cho thành một chỉnh thể với cấu trúc và chức năng nhất định, nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động Từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ mang nghĩa ‘hài hòa’, phản ánh quan điểm rằng tổ chức đem lại bản chất thích nghi với sự sống Chester I Barnard định nghĩa tổ chức là hệ thống hoạt động của hai hay nhiều người được kết hợp một cách có ý thức Công tác tổ chức được tiếp cận qua ba khía cạnh khác nhau.
Tổ chức bộ máy, nhân sự và công việc là ba nhiệm vụ liên quan chặt chẽ, tạo thành hệ thống nhiệm vụ chính trong việc thực hiện chức năng Sự liên kết này đảm bảo hiệu quả trong quản lý và vận hành tổ chức.
1.1.1.2 Khái niệm bộ máy tổ chức
Bộ máy tổ chức gồm các bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng chúng có mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau Các bộ phận này được sắp xếp theo từng khâu và cấp quản lý, tạo thành một hệ thống thống nhất nhằm thực hiện các mục tiêu và chức năng quản lý đã được xác định.
1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức nhằm mục đích chuyên môn hóa công việc và phân công hợp tác giữa các thành viên để đạt được mục tiêu chung Nó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, các mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của mỗi tổ chức có thể khác nhau tùy thuộc vào điều kiện và tình hình cụ thể Thông thường, cơ cấu này được chia thành nhiều tầng, lớp khác nhau và có thể được cắt lọc, cắt ngang, hoặc cắt chéo để hình thành các loại hình tổ chức đa dạng Hai loại cơ cấu tổ chức chính thường gặp là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.
1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với bộ máy của doanh nghiệp và quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp đó.
Công tác tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả Một cơ cấu tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với yêu cầu sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Công tác tổ chức có ý nghĩa trong việc liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ráng.
Công tác tổ chức còn có ý nghĩa trong việc ổn định hoạt động của doanh nghiệp, thu hút mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc.
1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Dựa trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã xác định, các doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng và cải tiến liên tục tổ chức bộ máy của mình Điều này nhằm đảm bảo chức năng quản trị kinh doanh hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khi tổ chức công việc dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, nó sẽ tạo ra năng lực hoạt động mới, thúc đẩy sự phát triển kinh doanh và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người và tài chính như vốn, cơ sở vật chất và kỹ thuật Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản lý là rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động tổ chức.
Ba giải pháp phù hợp sẽ giúp các nhà quản trị phát huy năng lực và sở trường của mình, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc Hơn nữa, việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, đồng thời nâng cao tính độc lập, tự chủ và sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố then chốt tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp Nhà doanh nghiệp cần dựa vào cấu trúc tổ chức cụ thể để thực hiện các công tác hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát hiệu quả.
Công tác tổ chức kém sẽ dẫn đến một bộ máy quản trị không hợp lý và kém hiệu quả Nếu bộ máy quản lý không hiệu lực, bảo thủ và trì trệ, doanh nghiệp sẽ không đáp ứng được những yêu cầu mới từ thị trường, từ đó cản trở cơ hội kinh doanh và gây ra nhiều hậu quả tiêu cực, bao gồm tâm lý, tinh thần, chính trị, lãng phí và hiệu quả kinh doanh thấp.
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP
1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Mục tiêu của doanh nghiệp thể hiện rõ ràng ý định và định hướng phát triển, với những mốc cụ thể được thiết lập từng bước Mỗi mục tiêu cần có thời hạn hoàn thành và yêu cầu đáp ứng cả về số lượng lẫn chất lượng, đồng thời xác định rõ các phương tiện thực hiện Để đạt hiệu quả, mục tiêu phải phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc kế hoạch gắn bó chặt chẽ với mục tiêu, cho phép đạt được các mục đích đã đề ra Kế hoạch cần được điều chỉnh kịp thời theo biến động môi trường và phù hợp với khả năng của doanh nghiệp về vốn, lao động và công nghệ Để thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần có cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Doanh nghiệp có ba mục đích cơ bản: mục đích kinh tế nhằm thu lợi nhuận, mục đích xã hội để cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội, và mục đích thỏa mãn nhu cầu đa dạng của các thành viên trong doanh nghiệp.
1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc vào bối cảnh thực tế mà doanh nghiệp hoạt động, bao gồm cả các yếu tố nội bộ và ngoại vi.
5 như chiến lược, công nghệ, thái độ của nhà lãnh đạo và các yếu tố môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô.
Yếu tố chiến lược đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của công ty, giúp thúc đẩy tăng trưởng và ổn định hoạt động kinh doanh Tăng trưởng kinh doanh không chỉ gia tăng khả năng tích lũy vốn mà còn mở rộng đầu tư cho sản xuất Công nghệ cũng là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh, khi doanh nghiệp cải thiện khả năng nghiên cứu và phát triển, áp dụng công nghệ tiên tiến để giảm chi phí và nâng cao tính cạnh tranh về giá Hệ thống pháp luật chất lượng và môi trường kinh doanh bình đẳng là điều kiện tiên quyết để tạo cơ hội cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, đồng thời thiết lập mối quan hệ công bằng giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng.
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.2.1 Tính bất định của môi trường kinh doanh
Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố con người, tổ chức khác và yếu tố kinh tế tác động đến hoạt động của tổ chức Môi trường này được chia thành hai cấp độ: môi trường chung và môi trường nhiệm vụ Môi trường chung liên quan đến văn hóa, chính trị, kinh tế và pháp lý, trong khi môi trường nhiệm vụ bao gồm các cá nhân và nhóm tổ chức như nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng và các cơ quan pháp luật Các yếu tố kinh tế trong môi trường nhiệm vụ bao gồm tỷ lệ lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp và các yếu tố thương mại quốc tế.
Các đặc điểm và sự bất định của môi trường đóng vai trò quan trọng trong việc giải thích chiến lược, cơ cấu và hoạt động của tổ chức Những yếu tố này ảnh hưởng đến nhận thức của các nhà quản lý về môi trường, từ đó quyết định cách thức điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với những biến đổi trong môi trường phức tạp và không ngừng thay đổi.
6 động, cơ cấu hữu cơ có xu hướng phù hợp và thích nghi nhanh hơn với môi trường.
Tầm hạn quản trị, hay tầm hạn kiểm soát, là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lý hiệu quả, bao gồm việc giao việc, kiểm tra, hướng dẫn và lãnh đạo Khái niệm này thu hút sự chú ý lớn từ các nhà nghiên cứu quản trị Mặc dù không có con số lý tưởng cụ thể, kinh nghiệm cho thấy tầm hạn quản trị tối ưu cho một nhà quản trị trung bình là từ 4 đến 8 nhân viên Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 đến 16 nếu nhân viên chỉ thực hiện các nhiệm vụ đơn giản, trong khi đó, tầm hạn có thể giảm xuống còn 2 đến 3 người khi công việc của cấp dưới phức tạp hơn.
Người ta thường không ưa chuộng các bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì điều này gây ra sự chậm trễ và lệch lạc trong thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc Mọi người đều mong muốn có được các tổ chức gọn nhẹ bằng cách giảm bớt các tầng nấc trung gian Tuy nhiên, số lượng tầng nấc trung gian lại phụ thuộc vào tầm hạn quản trị; tầm hạn quản trị rộng sẽ dẫn đến ít tầng nấc, trong khi tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc hơn.
Để giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong tổ chức, cần xác định tầm hạn quản trị một cách khách quan, xem xét các yếu tố như trình độ và năng lực của nhà quản trị, khả năng và ý thức của cấp dưới, mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý, tính chất phức tạp và ổn định của công việc, cũng như kỹ thuật thông tin Tầm hạn quản trị rộng chỉ có lợi khi nhà quản trị đủ năng lực, cấp dưới có trình độ làm việc tốt, công việc ổn định và được ủy quyền hành động, cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại.
Nhà quản trị có thể duy trì sự giao tiếp và kiểm soát hiệu quả với các thuộc cấp trong bối cảnh tầm hạn quản trị rộng Tuy nhiên, nếu năng lực của nhà quản trị bị hạn chế, trình độ của cấp dưới không cao, hoặc công việc của họ thường xuyên thay đổi và thiếu kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp sẽ trở nên phù hợp hơn.
Công nghệ là quá trình ứng dụng trí tuệ và máy móc để chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ nhu cầu khách hàng Nó bao gồm sự kết hợp của các nguồn lực, kiến thức và kỹ thuật nhằm sản xuất ra dịch vụ và sản phẩm cho tổ chức.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức, trong đó mức độ thông lệ của công nghệ được sử dụng để phân biệt các loại công nghệ Công việc có tính thông lệ cao thường liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ phận hóa với nhiều cấp quản lý và mức độ chính thức hóa cao trong quan hệ công việc Để đánh giá mức độ thông lệ, có thể dựa vào bản mô tả công việc và các tài liệu chính thức khác Nghiên cứu cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa cơ cấu tổ chức và tập quyền, trong đó công nghệ thông lệ cao gắn liền với cơ cấu tập quyền, trong khi công nghệ không thông lệ cao lại phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn và thường liên quan đến tổ chức trao quyền Công nghệ sản xuất của doanh nghiệp được xem là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thiết kế bộ máy tổ chức Nghiên cứu nổi tiếng của Joan Woodward vào thập niên 60 đã xác định rằng các doanh nghiệp có công nghệ sản xuất phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với mức độ giám sát và phối hợp công việc cao.
Cường độ làm việc cao trong các xí nghiệp sản xuất thủ công và công nghệ hiện đại thường dẫn đến tầm hạn quản trị hẹp, trong khi ở các xí nghiệp làm việc theo dây chuyền, tầm hạn này lại rộng hơn, cho phép một nhà quản trị giám sát nhiều công nhân Thêm vào đó, khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi, số lượng viên chức thư ký văn phòng cũng tăng lên để xử lý các công việc giấy tờ và bảo trì.
1.2.3 Nguyên tắc của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.2.3.1 Gắn với mục tiêu tổ chức
Tổ chức bộ máy quản lý phải phù hợp với phương hướng và mục đích của hệ thống, bởi vì những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Nếu hệ thống có quy mô lớn, như khu vực hoặc quốc gia, thì cơ cấu tổ chức cũng cần tương xứng với quy mô và mục tiêu đó Ngược lại, với hệ thống có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia cần phải tương thích Đặc biệt, một hệ thống hoạt động trong lĩnh vực văn hóa sẽ có tổ chức bộ máy quản lý khác biệt so với hệ thống có mục đích kinh doanh.
Nguyên tắc này yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý phải phân công và phân cấp các nhiệm vụ theo từng chuyên ngành, đảm bảo đội ngũ nhân lực được đào tạo phù hợp và có đủ quyền hạn để thực hiện hiệu quả nguyên tắc này.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty Cổ phần Nội thất Đông Sài Gòn, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310150823 vào ngày 10 tháng 7 năm 2010, do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn hoạt động trong lĩnh vực trang trí và lắp đặt nội thất cho văn phòng, công trình công cộng, trường học và bệnh viện Là đối tác chính và một trong những nhà phân phối lớn nhất miền Nam của Công Ty CP Nội Thất Hòa Phát, công ty còn chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm nội thất từ Đài Loan, Malaysia và Trung Quốc.
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Trụ sở đầu tiên của Đông Sài Gòn được đặt tại số 5 đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh, bao gồm văn phòng và cửa hàng Chỉ sau một năm hoạt động vào năm 2011, Đông Sài Gòn đã mở rộng cơ sở và chuyển văn phòng về 718/53D, Quốc lộ 13, cùng showroom tại 710 Quốc lộ 13, Phường Hiệp Thành, Quận Thủ Đức Năm 2014, công ty tiếp tục thành công với việc mở thêm showroom tại 236 Bạch Đằng, Phường 25, Quận Bình Thạnh Đầu năm 2015, Đông Sài Gòn đánh dấu bước ngoặt quan trọng khi khai trương siêu thị nội thất tại 382 Nguyễn Thị Minh Khai, vị trí trung tâm thuận tiện cho khách hàng tham quan và trải nghiệm sản phẩm.
Quận 3 Đặc biệt mở rộng xưởng sản xuất đồ nội thất thiết kế mang thương hiệu Đông Sài Gòn, dưới sự giám sát chặt chẽ của đội ngủ kiến trúc sư – thiết kế chuyên nghiệp Đông Sài Gòn đã và đang nỗ lực để đạt được mục tiêu lên hàng đầu về chất lượng sản phẩm, kỹ thuật thi công lắp đặt và chất lượng dịch vụ Đồng thời Đông Sài Gòn còn có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư Vấn – Thiết kế - Thi công trang trí nội thất.
Sau năm năm phát triển, Đông Sài Gòn đã trở thành nhà phân phối nội thất hàng đầu miền Nam với hệ thống showroom và đại lý rộng khắp Bên cạnh đó, công ty còn nổi bật với vai trò là đơn vị thiết kế và thi công nội thất uy tín, đồng thời là nhà sản xuất nội thất có thương hiệu riêng.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1: Tình hình máy móc thiết bị Đơn vị tính: cái
Tên thiết bị Số lượng Năm sản xuất
Xuất xứ Giá trị (đồng)
1 Bàn làm việc 30 2010 Việt Nam 1.300.000
6 Tủ gỗ treo 7 2010 Việt Nam 1.450.000
7 Tủ gỗ đứng 3 2010 Việt Nam 3.450.000
9 Máy cưa giàn 1 2015 Đài Loan 200.000.000
10 Máy cưa mâm 1 2015 Đài Loan 300.000.000
12 Máy khoan giàn 1 2015 Đài Loan 290.000.000
13 Xe tải con 3 2010 Việt Nam 500.000.000
14 Xe Toyota Camry 1 2010 Việt Nam 1.200.000.000
Nguồn: trích báo cáo kế toán 2015
Đông Sài Gòn, được thành lập vào năm 2010, đã nhanh chóng tiếp cận và sử dụng nhiều máy móc thiết bị hiện đại Việc áp dụng các kỹ thuật mới đã giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, đưa công ty vào top đầu trong ngành.
Nơi làm việc của nhân viên được trang bị máy móc, dụng cụ và thiết bị hiện đại, chất lượng cao, tạo ra một môi trường làm việc tiện lợi và thoải mái Điều này khuyến khích nhân viên nỗ lực cống hiến hết mình trong công việc.
Công nghệ hiện đại yêu cầu lao động có tay nghề cao để vận hành máy móc, điều này tạo ra thách thức trong việc tuyển dụng nhân sự Hơn nữa, số lượng máy móc hiện có vẫn chưa đáp ứng đủ với quy mô hoạt động của công ty, ảnh hưởng đến khả năng cung ứng sản phẩm.
Tổng diện tích nhà xưởng: 1600m Chi phí thuê: 25.000.000 vnd/ 1 tháng 2
Tổng diện tích showroom Nguyễn Thị Minh Khai : 400m Chi phí thuê 2 20.000.000 vnd/ 1 tháng
Tổng diện tích văn phòng kiêm showroom Bạch Đằng: 320m Chi phí thuê 2 15.000.000 vnd/ 1 tháng
Nhà xưởng nằm ở khu vực ngoại thành, giúp giảm chi phí thuê và tiết kiệm cho công ty Trong khi đó, các showroom được đặt tại những vị trí đắc địa và các nút giao thông quan trọng, không chỉ thu hút sự chú ý của khách hàng mà còn khẳng định quy mô và uy tín của công ty.
Nhược điểm của công ty là phải chịu chi phí thuê nhà xưởng và showroom do không sở hữu Khoảng cách giữa nhà xưởng và các showroom lên tới hơn 45 phút, gây khó khăn trong việc vận chuyển sản phẩm Thêm vào đó, các showroom nằm ở vị trí đắc địa, dẫn đến chi phí thuê cao.
Cơ cấu lao động theo giới tính:
Nam chiếm 67,2% so với tổng lao động nam nữ
Hình 2.1: Cơ cấu lao động theo giới tính
Cơ cấu lao động theo độ tuổi:
Hình 2.2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Cơ cấu lao động theo trình độ
Lao đ ng kỹỹ thu t ộ ậ Lao đ ng chuỹên môn ộ 0
Hình 2.3: Cơ cấu lao động theo giới tính
Lao động trẻ chiếm ưu thế trong công ty, mang lại sự nhiệt huyết, năng động và sáng tạo, phù hợp với yêu cầu phát triển thiết bị nội thất đáp ứng nhu cầu và tính thẩm mỹ của khách hàng Đặc biệt, lao động nam chiếm tỷ trọng cao hơn nữ, chủ yếu trong các công việc kỹ thuật và thao tác, do yêu cầu về tay nghề cao và sức khỏe cần thiết trong môi trường công xưởng.
Nhược điểm của lực lượng lao động hiện nay là lao động kỹ thuật chiếm gần một nửa tổng số lao động, yêu cầu người lao động không chỉ có tay nghề mà còn cần hiểu biết chuyên môn để áp dụng các trang thiết bị hiện đại Bên cạnh đó, lao động trẻ thường thiếu kinh nghiệm trong tầm nhìn quản trị và khả năng lãnh đạo.
Cơ cấu vốn điều lệ: 100% vốn ngoài doanh nghiệp.
Cơ cấu sử dụng vốn:
Vôốn côố đ nh ị Tiêền m t ặ Các kho n t ả ươ ng đ ươ ng 琀椀êền
Hình 2.4: Cơ cấu sử dụng vốn
Nhận xét: Ưu điểm: Tiền mặt không trở thành vốn nhàn rỗi mà không sử dụng xin lời Công ty khai thác nguồn lực triệt để, có hiệu quả
Nhược điểm của việc có tỷ lệ cao tài sản khác trong vốn lưu động là khả năng thất thoát tài sản nếu quản lý lỏng lẻo Do đó, việc quản lý vốn cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ để tránh việc sử dụng sai mục đích.
Bảng 2: Doanh thu bán hàng của công ty năm 2015 Đơn vị tính: đồng
Số lượng Tỷ trọng % Doanh thu
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
Bảng 3: Thị trường sản phẩm
STT Thị trường Doanh thu/ năm Tỷ lệ Ghi chú
2 TP Hồ Chí Minh 35 tỷ/ năm 0.5
4 Các tỉnh khác 4 tỷ/ năm 0.06 Chủ yếu là các tỉnh miền Bắc
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
TP Hôề Chí Minh Các t nh Miêền Tâỹ ỉ Các t nh khác ỉ
Hình 2.5: Thị trường tiêu thụ
Bảng 4: Các kênh tiêu thụ sản phẩm
Khách công trình 7.3% Đại lý 4.2%
Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2015
Nhận xét: Ưu điểm: Thị trường tập trung một nữa ở trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước Bao phủ khắp các tỉnh miền Nam và Tây Nguyên.
Công ty mới thành lập gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp phía Bắc Bên cạnh đó, thị trường các tỉnh miền Tây, đặc biệt là Cần Thơ - một trong những trung tâm kinh tế lớn nhất của Việt Nam, vẫn chưa được khai thác đúng mức.
Hình 2.6: Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 2.7: Sơ đồ bộ phận điều vận
Giám đốc sản xuất Giám đốc điều vận Giám đốc kinh doanh Kế toán trưởng
Giám đốc hành chính nhân sự
Kho thành phẩm Vận chuyển Lắp ráp
Hình 2.8: Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất
Hình 2.9: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kinh doanh
Phòng kế hoạch tổng hợp
Quản đốc Xưởng đóng gói và hoàn thiện
Bán hàng phân phối Bán lẻ cửa hàng Bán hàng dự án
Trưng bày Dịch vụ Mạng trực tuyến
Hình 2.10: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kế toán
Hình 2.11: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng hành chính nhân sự
Kế toán tổng hợp Kế toán thu chi Kế toán công nợ Kế toán sản xuất
Giám đốc hành chính nhân sự
Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng nhân sự Mạng thông tin
Chức năng của các phòng ban
Chức năng xưởng sản xuất:
Tính toán định mức vật tư Quản lý chi phí vật tư và nguyên vật liệu Thực hiện sản xuất theo yêu cầu của đơn hàng, hợp đồng.
Nhiệm vụ: Sản xuất sản phẩm, hoàn thiện và đóng gói, nhập xuất kho theo yêu cầu Kiểm tra đánh giá tình trạng hoạt động của xưởng.
Hình 2.12: Quy trình sản xuất
Tính toán đ nh m c v t tị ứ ậ ư Đ t hàng v t tặ ậ ư
Ki m tra ể 琀椀êốn độBáo giá thành ph mẩ
Chức năng Phòng kinh doanh :
Lập kế hoạch, kinh doanh Marketing và chăm sóc khách Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán.
Nhiệm vụ chính bao gồm xây dựng chiến lược kinh doanh và chính sách bán hàng hiệu quả, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiềm năng, cũng như thu thập thông tin thị trường để định vị sản phẩm mới một cách chính xác.
Hình 2.13: Quy trình hoạt động phòng kinh doanh
KÝ H P ĐÔỒNG HO C Ợ Ặ Đ N HÀNGƠ LÀM Đ N Đ T HÀNGƠ Ặ
THEO DÕI TIẾẤN TRÌNH Đ T HÀNGẶ
THEO DÕI TIẾẤN TRÌNH GIAO HÀNG
V , NHU CẤỒU CHO Ụ KHÁCH HÀNG
TÌM KIẾẤM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
CHẮẤM SÓC KHÁCH HÀNG KẾẤT THÚC
THEO DÕI TIẾẤN Đ Ộ THANH TOÁN
THU TH P VÀ Ậ PHẤN PHÔẤI
KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TAI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG SÀI GÒN
2.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn
2.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của công ty
Công ty Đông Sài Gòn cam kết đặt chất lượng và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, coi đây là nền tảng để đạt được lợi ích kinh tế và lợi nhuận Để thực hiện điều này, công ty cần một đội ngũ lao động năng động, sáng tạo và không ngừng cải tiến công nghệ, đồng thời cập nhật các xu hướng mới nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Quan trọng hơn, một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo sử dụng nhân sự đúng cách và hướng đến mục tiêu chung.
2.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của công ty
Một cấu trúc tổ chức hợp lý và phù hợp với mục tiêu của công ty cần phải dựa vào bối cảnh thực tế, bao gồm chiến lược, hệ thống pháp luật và các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp từ phía nhà nước.
Phòng kinh doanh của Đông Sài Gòn luôn chú trọng đến việc xây dựng chiến lược đúng đắn để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh Năm 2015, doanh thu của công ty đạt gần 70 tỷ đồng, tăng 26% so với năm 2014 nhờ vào việc đầu tư vào xưởng sản xuất và triển khai các chiến dịch quảng bá, mở showroom Các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ, như Quyết định số 601/QĐ-TTg và Công văn 8336/BTC-CST, đã giúp giảm chi phí đầu vào, tăng thu nhập cho doanh nghiệp Hơn nữa, các cơ quan quản lý nhà nước đã tăng cường hệ thống hỗ trợ và tạo ra hành lang pháp lý để đảm bảo tính cạnh tranh công bằng và giám sát hiệu quả.
2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy tại Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn
2.2.2.1 Tính bất định của môi trường kinh doanh
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cả ngắn hạn lẫn dài hạn, chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố môi trường kinh doanh luôn biến động Để thích nghi với sự thay đổi này, công ty cần điều chỉnh chiến lược và kế hoạch của mình Do đó, bộ máy tổ chức của công ty cũng phải linh hoạt, ổn định và hoàn thiện để đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.
Môi trường văn hóa và xã hội ngày càng phát triển, dẫn đến nhu cầu về nội thất tăng cao Mỗi căn hộ đều cần những món đồ nội thất phục vụ cho cuộc sống hàng ngày Đồ nội thất cao cấp ngày càng được ưa chuộng, không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng mà còn thể hiện đẳng cấp và khả năng tài chính của chủ sở hữu Ngoài ra, yếu tố văn hóa tín ngưỡng cũng đóng vai trò quan trọng, vì vậy công ty cung cấp các sản phẩm nội thất phù hợp với phong thủy để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và gia đạo.
Một nền chính trị ổn định và hoàn thiện là yếu tố quyết định cho sự phát triển mạnh mẽ của các công ty Các cơ quan chức năng luôn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, đồng thời các quỹ ổn định thị trường và quỹ đầu tư doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ phát triển thông qua các chính sách hợp lý Ngoài ra, nhà nước cũng khuyến khích người tiêu dùng hạn chế sử dụng hàng ngoại nhập, từ đó đảm bảo nguồn cầu cho các công ty trong nước.
Kinh tế Việt Nam đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ, từng bước gia nhập nhóm các nước phát triển Các yếu tố cản trở nền kinh tế như lạm phát và thất nghiệp cũng đang được cải thiện đáng kể Với tốc độ tăng trưởng GDP cao và ổn định qua các năm, thu nhập của người dân ngày càng gia tăng, đời sống được cải thiện, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của đất nước.
32 ty đẩy mạnh đầu tư phát triển, mở rộng ở các tỉnh thành hướng tói mục tiêu dẫn đầu trong thị trường đồ nội thất trong cả nước.
Công ty có trụ sở và xưởng sản xuất tại trung tâm kinh tế Việt Nam, nơi có thiên nhiên ưu đãi Showroom được đặt ở những vị trí đắt giá, trong khi văn phòng công ty nằm gần trung tâm thành phố đông dân cư, nơi tập trung nhiều công trình, dự án, công ty và trường học, tạo ra cơ hội lớn từ các khách hàng tiềm năng.
Xưởng sản xuất của công ty nằm ở ngoại ô thành phố, nơi tập trung các nhà phân phối nguyên vật liệu cho nhiều ngành công nghiệp Công ty đã ký kết hợp đồng dài hạn và ngắn hạn với các nhà phân phối để tối ưu hóa lợi ích Đồng thời, công ty cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác phân phối.
Mặc dù công ty đang chiếm lĩnh thị trường nội thất, nhưng họ không xem nhẹ các đối thủ cạnh tranh Công ty liên tục áp dụng các chiến lược giá cả hợp lý, phát triển sản phẩm chất lượng và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất nhằm duy trì và mở rộng thị phần trong nước, đồng thời hướng tới thị trường xuất khẩu.
Công ty sở hữu đội ngũ thăm dò thị trường chuyên nghiệp, giúp nhận diện kịp thời sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng, từ đó định hướng phát triển phù hợp Đồng thời, các chiến lược chăm sóc khách hàng được triển khai hiệu quả, khẳng định mục tiêu của công ty là mang lại sự thoải mái tối đa cho khách hàng, cả trong sản phẩm lẫn dịch vụ hậu mãi.
Bộ máy tổ chức công ty phức tạp yêu cầu người lãnh đạo phải có tầm quản trị phù hợp để điều hành và giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời hạn chế rủi ro Trong công ty, có 5 trưởng phòng làm việc trực tiếp với giám đốc, và số lượng nhân viên dưới cấp quản lý khác nhau tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng Cụ thể, kế toán trưởng quản lý 5 nhân viên.
Trong tổ chức, trưởng phòng hành chính nhân sự quản lý 5 nhân viên, trong khi quản đốc xưởng phụ trách 21 công nhân chia thành 5 tổ, mỗi tổ có một tổ trưởng giám sát Bộ phận giao vận do trưởng bộ phận lãnh đạo 6 công nhân Phòng kinh doanh được chia thành hai bộ phận chính: marketing và sale, với trưởng nhóm sale quản lý 14 nhân viên và trưởng nhóm marketing lãnh đạo 4 nhân viên Mặc dù trưởng nhóm sale có nhiều nhân viên cấp dưới, nhưng công việc đơn giản giúp giảm thiểu nguy cơ truyền đạt thông tin bị nhiễu Việc giám sát chặt chẽ và thiết lập chính sách rõ ràng là cần thiết để tránh tình trạng quá tải và kiểm soát không nổi.
Yêu cầu ngày càng cao về sản phẩm khiến công nghệ và máy móc phải tiên tiến hơn để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ, công ty đã đầu tư lớn vào việc mua sắm máy móc hiện đại cho xưởng ở ngoại ô, đồng thời chú trọng đào tạo lao động để vận hành và thao tác máy móc một cách hiệu quả.
Công ty đã trang bị đầy đủ máy móc công nghệ như máy tính, máy in và máy scan cho từng nhân viên, nhằm tạo ra một môi trường làm việc tối ưu và hiệu quả nhất.
2.2.3 Nguyên tắc khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại Công ty cổ phần nội thất Đông Sài Gòn
