Báo Cáo Thực Tập Thực Trạng Công Tác Quản Lý Cơ Sở Vật Chất Của Văn Phòng Công Ty Cổ Phần Uni Hoàng Yến(1).Pdf

Trong thời đại công nghệ thong tin hiện nay, cơ sở vật chất của văn phòng không chỉ còn là những bộ bàn ghế, những quyển sách, tư liệu đơn thuần như ngày xưa mà bây giờ, tất cả các trang

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Hoàng Thanh Bình

Mã sinh viên: 1905QTVB004 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2019-2023 CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN

Tên cơ quan: Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến

Địa chỉ: Cơ sở số 15, ngõ 200 Trần Đại Nghĩa,

Hai Bà Trưng, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn tại cơ

quan:

Nguyễn Thị Như Quỳnh

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 4

LỜI CẢM ƠN 5

PHẦN MỞ ĐẦU 6

1 Tính cấp thiết của đề tài 6

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

PHẦN NỘI DUNG 12

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG 12

1.1: Một số khái niệm cơ bản 12

1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng 15

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 17

1.4: Các mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng 21

Tiểu kết chương 1 34

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN 35

2.1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 35

2.2: Khái quát về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 40

2.3 Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 41

2.4: Nhận xét, đánh giá về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng tại Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 53

Tiểu kết chương 2 57

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ

PHẦN UNI HOÀNG YẾN 58

3.1: Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến trong giai đoạn 2020-2025 58

3.2: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong việc quản lý cơ sở vật chất 59

Tiểu kết Chương 3 61

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây bài báo cáo thực tập của riêng tôi dưới sự hướng dẫn

của TS Nguyễn Mạnh Cường Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố bằng bất kì hình thức nào trước đây Các

số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho quá trình nghiên cứu, phân tích, nhận xét, đánh giá đều do tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn Nếu không

đúng như trên tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về đề tài của mình

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập trước tiên tôi xin gửi đến Ban Giám hiệu

Học viện Hành chính Quốc gia, quý thầy cô khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất Đặc biệt, tôi xin gửi đến thầy Nguyễn

Mạnh Cường – người đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt những kinh nghiệm quý báu, giúp đỡ tôi hoàn thành bài báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các cô, chú, anh, chị, em nhân viên trong Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến đã tiếp nhận tôi và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn, tiếp cận thực tế về tổ chức, cơ cấu bộ máy và hoạt động của văn phòng, công ty Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Thanh – người trực tiếp hướng dẫn tôi các công việc tại phòng Hành chính - Nhân sự đã nhiệt tình chỉ dạy và giúp đỡ

Trong bài Báo cáo này tôi có đưa ra nhiều ý kiến chủ quan, nếu những ý kiến đó chưa đúng với bản chất thì mong quý Công ty phản hồi, đóng góp ý kiến

để bài báo cáo của tôi có thể chính xác và thành công hơn Vì thời gian thực tập hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiết sót, rất mong sự góp ý của Công ty và quý thầy cô để tôi rút kinh nghiệm và hoàn thành tốt hơn nữa

Tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Do vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức Văn phòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động doanh nghiệp thống suốt Chính vì

lý do đó, công tác quản trị văn phòng luôn được các nhà quản trị quan tâm

Ngày nay, khối lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng nhân sự ngày càng lớn dẫn theo đó là khối lượng tài sản của văn phòng ngày một nhiều Trong thời đại công nghệ thong tin hiện nay, cơ sở vật chất của văn phòng không chỉ còn

là những bộ bàn ghế, những quyển sách, tư liệu đơn thuần như ngày xưa mà bây giờ, tất cả các trang thiết bị của văn phòng để được gia tăng về cả chất lượng và

số lượng như: máy tính, máy in, điều hòa… Từ đó dẫn đến việc mua bán, sửa chữa, bảo quản tài sản trở thành một việc hết sức quan trọng cũng như là một trong những công việc chính của văn phòng Đảo bảo được đầy đủ số lượng cũng như chất lượng của các trang thiết bị cơ sở vật chất sẽ giúp cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên công ty năng suất, đạt được hiệu quả cao hơn

Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất, tầm quan trọng của việc quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng trong doanh nghiệp, tôi lựa chọn đề

tài “Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng” để làm đề tài báo cáo thực

quan trọng của việc công tác quả lý cơ sở vật chất cũng như làm rõ hơn các vấn

đề của văn phòng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính vì thế, đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng”

và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thì chưa có nhiều công trình đề cập tới vấn

đề này

Giáo trình quản trị văn phòng (2012) của Nguyễn Thành Đô; sách soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ (2011) của Đồng Thị Thanh Phương; Cẩm nang tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phòng (2003) của Hồ Ngọc

Cẩn… Đây là một số sách, giáo trình và công trình nghiên cứu giúp tôi có thể bổ sung kiến thức và phục vụ cho việc viết báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Các đề tài nghiên cứu Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng nói chung và công tác tổ chức và quản lý nói riêng Mỗi đề tài nghiên cứu về một tổ chức, đơn vị khác nhau và đều phân tích chi tiết về thực trạng cũng như đánh giá được ưu nhược điểm Tuy nhiên, trong quá trình tình hiểu lịch sử nghiên cứu, tôi nhận thấy chưa có công trình nghiên cứu nào về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Vì vậy, đề tài nghiên cứu này của tôi không trùng phạm vi và đối tượng nghiên cứu với các đề tài nghiên cứu trước đó

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu tổng quát

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng và đánh giá thực trạng quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng trong những năm qua tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Tìm ra ưu điểm và những tồn tại, hạn chế Từ đó, đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng chất lượng công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình hiện nay

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tôi tập trung thực hiện những nhiệm

vụ nghiên cứu sau:

Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác quản lý

cơ sở vật chất của văn phòng

Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến

Thứ ba, tìm hiểu thực tế công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến

Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng trong việc quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại

5 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu thông qua phỏng vấn tại cơ quan, tổ chức, thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các thống báo, qua sách báo, internet, các phương tiện thông tin đại chúng

b Phương pháp khảo sát thực tế

Phương pháp được thực hiện bằng việc bản thân tác giả đã được thực tập tại văn phòng Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Qua kì thực tập, có được những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng phục vụ cho công việc trong tương lai

c Phương pháp phân tích - tổng hợp thông tin, đánh giá thông tin

Nghiên cứu và hệ thống hóa những thông tin, số liệu về công tác tổ chức, quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Nghiên cứu

và thống kê những đặc điểm của công tác văn phòng, công tác tổ chức, quản lý

Từ kết quả nghiên cứu lý luận xác định khung cơ sở phương pháp luận định hướng quy trình, phương pháp nghiên cứu

Phương pháp này chủ yếu để nghiên cứu lý luận là phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp này diễn ra theo các giai đoạn như phân tích, tổng hợp, đánh giá, hệ thống hóa và khái quát hóa những lý thuyết

d Phương pháp quan sát

- Phương pháp này dùng hỗ trợ cho các phương pháp điều tra nhằm làm sáng tỏ thêm nội dung nghiên cứu Quan sát thực tế tại văn phòng Hành chính- Nhân sự của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến

e Phương pháp phỏng vấn:

- Phương pháp này được thực hiện bằng việc hỏi và tìm hiểu các công việc

có liên quan đến công tác văn phòng từ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng và công ty

f Phương pháp chuyên gia:

-Trong quá trình thực hiện đề tài có dựa trên kiến của các chuyên gia làm căn cứ cho việc đưa ra các kết luận một cách xác đáng Có căn cứ khoa học, làm

cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nâng cao mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND huyện Thanh Miện

Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài:

Từ việc nghiên cứu đề tài này sẽ giúp cho chúng hiểu rõ, nắm rõ hơn

được về vai trò, trách nhiệm, tầm quan trọng… của văn phòng nói chung, cũng như về Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng nói riêng Từ những

bản cũng như có thêm những kiến thức mới về trách nhiệm của văn phòng trong công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng Việc nghiên cứu trực tiếp tại một có quan cụ thể như Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến sẽ giúp việc nghiên cứu trở lên sinh động, rõ ràng, chân thực hơn rất nhiều, qua đó củng cố chắc hơn về kiến thức chuyên môn cũng như kĩ năng mềm cho tôi Sau khi nghiên cứu về đề tài này sẽ bổ xung thêm trong việc tiếp thu công việc công tác quản lý

cơ sở vật chất của Văn phòng Đây là một bài báo cáo thực tập rất ý nghĩa khi

nó rất gần gũi với sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng và có thể

là một nhiệm vụ của sinh viên sau khi ra trường, làm việc tại các cơ quan,

doanh nghiệp

6 Kết cấu của bài Nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài nghiên cứu còn

có cấu trúc chia làm 3 chương

Phần nội chính của đề tài được bố cục thành ba chương, cụ thể như sau: Chương 1 Cơ sở lý luận về Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng Chương 2 Thực trạng về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến

Chương 3 Một số giải pháp để nâng cao chất lượng Công tác quản lý cơ

sở vật chất của Văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ

VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG 1.1: Một số khái niệm cơ bản

1.1.1: Quản lý, cơ sở vật chất

Khái niệm quản lý:

Quản lý là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của một tổ chức hay bộ máy Chức năng quản lý được thực hiện thông qua

những công cụ quản lý với những nội dung quản lý nhất định mang tính chuyên môn cao

Khái niệm cơ sở vật chất:

Cơ sở vật chất trong môi trường làm việc được hiểu đơn giản các trang thiết bị, phương tiện và công cụ do doanh nghiệp cung cấp nhằm hỗ trợ cho người lao động thực hiện công việc được nhanh chóng, cải thiện năng suất hoàn thành nhiệm vụ được giao

1.1.2: Văn phòng

Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thay thế, gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp Văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau như Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Tổng hợp, Phòng Hành chính- Nhân sự, Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động mà các cơ quan hình thành bộ máy văn phòng tương ứng đảm bảo

Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về văn phòng của nhiều tác giả

Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp và trực tiếp tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”

Theo quan niệm này thì ở các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đơn vị,

doanh nghiệm có quy mô lớn thì đặt và gọi là Văn phòng (Ví dụ: Văn phòng

Quốc Hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Chủ tịch nước…) còn ở các cơ

quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Hành chính- Nhân sự…

Theo nghĩa hẹp, có rất nhiều tác giả, các chuyên gia đã đưa ra những ý kiến, những khái niệm về văn phòng

Trong cuốn “Từ điển Tiếng Việt” được xuất bản năm 2006 của tác giả

Hoàng Phê có nêu: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan”

Trong đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả”

Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” đã định nghĩa: “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”

Còn với tác giả Nguyễn Thành Độ, trong cuốn Quản trị Văn phòng ông đã

nêu ra khái niệm “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của các cơ quan đơn vị.”

Không chỉ riêng các cuốn tài liệu ở Việt Nam, các tác giả đã đưa ra các quan điểm, khai nhiệm khác nhau về văn phòng mà với diễn giả trên thế giới

cũng đã nêu ra những ý kiến, những khái niệm về Văn phòng như: “Văn phòng

là khu vực hay bộ phận của doanh nghiệp, được giao trách nhiệm về những chức năng quan trọng nhất định và cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho toàn doanh nghiệp” (Tài liệu Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn

phòng hành chính (administrative office management) của trường đại học quốc

tế Cambridge -Vương quốc Anh)

Căn cứ vào chức năng, quy mô, tính chất của từng cơ quan mà hoạt động văn phòng ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ lẫn phạm vi Đối với các cơ quan tổ chức có quy mô lớn, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng được nâng cao; với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, bộ máy văn phòng sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán, tài chính,…

Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng như các cách hiểu khác nhau về văn phòng, tác giả đưa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân như sau: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo” Trong bài khóa luận này, tác giả đã sử dụng khái niệm văn phòng với nghĩa là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị Khối Văn phòng bao gồm các phòng ban: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kinh Doanh, Phòng Đào Tạo, Phòng Kỹ Thuật

1.1.3 Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng

Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng là loại mô hình văn phòng,

là cơ cấu tổ chức của một văn phòng hiện hữu có tính điển hình hay là thiết kế cơ cấu tổ chức của một văn phòng dự định sẽ xây dựng để thuận tiện cho hoạt động, mang lại hiệu quả tối đa cho cơ quan, tổ chức

1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng

Vị trí của Văn phòng:

+Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ trưởng)

+Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của

cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động

+Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ trưởng)

+Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong cơ quan, tổ chức

Vai trò:

Văn phòng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có vai trò là trợ thủ giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn

vị khác Làm tốt công tác hành chính - văn phòng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả công việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng như hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và của toàn cơ quan, đơn vị, thể hiện trên những điểm sau:

+Một là, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoa học hơn, hiệu quả hơn

+Hai là, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thông nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị

+Ba là, đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương

+Bốn là, giữ được vai trò đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan đơn vị khác và với nhân dân

+Năm là, bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị

Như vậy, với vị trí, vai trò như trên đây, các nhà quản trị, quản lý điều hành đang ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theo hướng hiện đại hóa

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.3.1 Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây:

-Chức năng tham mưu, tổng hợp:

+Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của

họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý

Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp

+Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu

+Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…

+Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Đây là hai công việc có quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất -Chức năng trợ giúp, điều hành:

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các

kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

-Chức năng hậu cần:

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa

hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể Song tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn

vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó thường bao gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác:

+ Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện

+ Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin:

+Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng

+ Truyền đạt các quyết định quản lý của nhà lãnh đạo, theo dõi triển khai thực hiện

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định ban hành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

+ Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản để bảo đảm các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của Nhà nước

+ Tổ chức công tác tiếp đón khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới

+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp

+ Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm cho các chuyến đi đtạ kết quả cao nhất

+ Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị, phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể về các điều kiện vật chất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan, đơn

vị Song văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tỏ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng

+Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu quả, duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

1.4: Các mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng

1.4.1 Phân loại theo nghĩa của văn phòng

1.4.1.1 Mô hình văn phòng - trụ sở cơ quan (theo nghĩa rộng)

Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị

từ cấp cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, cho toàn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (gọi tắt là các cơ quan)

Tại đây văn phòng được nhìn nhận như một bộ phận tương đương với phòng ban hay tổng thể bộ máy quản lý gồm các lãnh đạo từ cấp cao đến cấp cơ

sở trong cơ cấu bộ máy của cơ quan Lãnh đạo điều hành trực tiếp mọi hoạt động

của cơ quan Các khối, các phòng ban nghiệp vụ căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng phù hợp trong từng thời điểm Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan

mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau, tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong

cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:

+Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị

kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

+Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

+Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các

phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

+Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của

cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan

+Bộ phận tài vụ: Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

+Bộ phận nhân sự: Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự

+Bộ phận bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó

1.4.1.2 Mô hình văn phòng trực thuộc cơ quan (theo nghĩa hẹp)

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành của nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng ở đây thực hiện chức năng giúp việc, tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; công tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác pháp chế theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ cơ sở vật chất và quản lý tài sản chung của cơ quan; công tác báo cáo; hợp tác phát triển và các lĩnh vực tổng hợp khác Đứng đầu là

Trưởng phòng, giúp việc cho Trưởng phòng là Phó phòng; các bộ phận chịu sự quản lý của Trưởng phòng và Phó phòng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ được giao

1.4.2 Phân loại theo quy mô cơ quan

1.4.2.1 Mô hình văn phòng cơ quan, tổ chức có quy mô lớn

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô lớn sẽ có một văn phòng riêng chịu trách nhiệm về các công việc của ban lãnh đạo giao

Hình thức tổ chức này chính là việc hoạt động của hành chính vẫn diễn ra bình thường với những bộ phận khác nhau, các công việc được thực hiện và đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn đó, thế nhưng lại phải được đặt dưới quyền của nhà quản trị hành chính Theo hình thức này có thể hiểu đơn giản chính là việc thực hiện phân chia quyền hạn nhất định cho những bộ phận

chuyên môn nhưng vẫn phải chịu sự quản lý và giám sát của cấp trên Hành chính văn phòng được tập trung theo chức năng, đứng đầu hành chính là nhà quản trị hành chính tiếp đến là các bộ phận hành chính khác nhau thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình

1.4.2.2 Mô hình văn phòng cơ quan, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ thì không có văn phòng riêng mà chỉ có một nhân viên hành chính văn phòng hoặc thư ký đảm nhận mọi công việc hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức đó Người này đảm nhận tất cả các công việc hành chính tổng quát lẫn chuyên ngành như: làm kế toán, sổ lương, tiếp tân, đánh máy, trực điện thoại… của cơ quan, tổ chức đó

1.4.3.1 Mô hình văn phòng mở

Mô hình văn phòng mở là kiểu văn phòng mà trong đó người sử dụng không gian làm việc chung không có phòng riêng biệt không có phòng kín Một không gian văn phòng làm việc mở thường có những đặc điểm cơ bản sau:

+Loại bỏ, giảm tối đa bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào nhằm tạo ra không gian rộng lớn, thông thoáng hơn, văn phòng mở sẽ loại bỏ tối đa các yếu tố ngăn cách như: tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào,…

+Giảm tối đa số lượng phòng làm việc riêng, phòng kín Phòng làm việc riêng, phòng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên nghiệp, tỉ

mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như: kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán hàng, phòng họp,…

+Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kín Mặc dù cách thiết kế văn phòng mở khuyến khích sự thông thoáng, tuy nhiên vẫn cần ngăn cách không gian của một số phòng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên Lúc này panel, vách ngăn lửng, vách kính… nên được đưa vào để thay thế các bức tường cao ngột nhạt

+Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau, hình thức ngăn cách của văn phòng

mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính,… nên nhân viên có thể nhìn thấy nhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi công việc với nhau dễ dàng hơn

+Không gian chung chiếm diện tích lớn, vì ít có không gian riêng tư nên trong văn phòng mở hầu như toàn bộ không gian chung Ở đó các nhân viên có thể cùng nhau làm việc và trao đổi thông tin khi cần thiết

Văn phòng bố trí theo không gian mở mang đến khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên

- Đối với doanh nghiệp:

+Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa số lượng tường, vách ngăn, phòng riêng

+Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phòng ban riêng biệt, sử dụng không gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn phòng

+Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: điều này cũng do giảm bớt số lượng thiết bị, nội thất

+Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại theo mục đích của doanh nghiệp Vì thế nên linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự

+Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt,…

+Tối ưu ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên: Văn phòng mở giảm tối đa không gian riêng, các góc chết, góc tối

- Đối với nhân viên:

+Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư vấn cho nhau, nâng cao tinh thần tình cảm đồng nghiệp

+Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộ phận khi cần trao đổi công việc Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung một

+Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo

+Cải thiện sức khỏe khi nhân viên được tiếp xúc nhiều hơn với ánh sáng

tự nhiên, không khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải mái

1.4.3.2 Mô hình văn phòng khép kín

Văn phòng khép kín là hình thức văn phòng được thiết kế theo phong cách của truyền thống, được sở hữu và quản lý chỉ bởi một doanh nghiệp

Văn phòng khép kín có một số đặc điểm sau:

+Thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp độc lập, không chia sẻ với doanh nghiệp khác

+Có trụ sở, địa chỉ, thông tin liên hệ cụ thể, rõ ràng

+Không gian được phân chia bằng bức tường, vách ngăn, phòng kín trên một cùng một diện tích mặt bằng cố định

+Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, thường là giờ hành chính +Yếu tố hiện đại: trang thiết bị, nội thất, công nghệ,… ít được sử dụng

Mô hình văn phòng khép kín đem lại nhiều lợi ích, như:

+Ổn định pháp lý: Nhờ có trụ sở riêng với địa chỉ và thông tin liên lạc cụ thể nên các thủ tục đăng ký kinh doanh, các hợp đồng của doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn về mặt pháp lý

+Tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác: Các hoạt động như hợp tác, bàn giao công việc,… đều được thực hiện tại trụ sở văn phòng khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn Việc hợp tác cùng một doanh nghiệp có trụ sở riêng khiến

khách hàng, đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp, thêm tin tưởng, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh

+Tạo văn hóa riêng, thương hiệu riêng: Văn phòng truyền thống chỉ thuộc quản lý của một doanh nghiệp, do đó có thể bài trí, sắp xếp trang thiết bị theo sở thích cũng như nhu cầu sử dụng Văn phòng sẽ mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp, khó lẫn lộn với các đơn vị khác

+Không gian riêng tư và bảo mật: Văn phòng thuộc sở hữu của một doanh nghiệp một cách độc lập không phải chia sẻ với bất kỳ đơn vị khác, nên có thể bảo mật thông tin nội bộ tốt

+Phân cấp nhân viên rõ ràng: Giữa nhân viên và quản lý có sự phân chia

rõ ràng về phòng làm việc Quản lý và nhân viên thường ngồi chung khu vực với nhau, nhân viên sử dụng chung phòng làm việc cũng có sự ngăn cách với nhau bởi vách ngăn Các nhân viên cấp cao thường có chỗ ngồi rộng hơn hoặc tách riêng so với các nhân viên khác

1.4.4 Phân loại theo các tiêu chí khác

1.4.4.1 Mô hình văn phòng xanh

- Văn phòng xanh (Green office) được hiểu một cách đơn giản là kiểu văn phòng được thiết kế “xanh hóa” bằng cách đưa thiên nhiên như: cây xanh, ánh sáng tự nhiên, gió, nước, đá… vào trong văn phòng và sử dụng các thiết bị, vật liệu tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường

- Văn phòng xanh đem đến cho nhân viên văn phòng môi trường làm việc thoải mái nhất, ghi dấu với mỗi cá nhân bởi những đặc điểm sau:

+Xu hướng lựa chọn hệ thống kính cách nhiệt nhằm đảm bảo đón được ánh sáng tự nhiên, đồng thời không làm mất nhiệt trong văn phòng

+Bố trí hệ thống cây xanh được đưa vào trong văn phòng một cách tinh tế, đặt ở những vị trí như khu vực cửa sổ, cửa ra vào hay sử dụng hệ thống dây leo phủ kín các bức tường

+Nhân viên ứng dụng văn hóa xanh: hạn chế rác thải, đi nhẹ, nói khẽ, trao đổi một cách văn minh, tiết kiệm nước, tiết kiệm điện…

+Chú trọng sử dụng các thiết bị được sản xuất từ những vật liệu an toàn và thân thiện với môi trường có khả năng tái chế

- Văn phòng xanh mang đến những lợi ích lớn cho doanh nghiệp:

Về mặt kinh tế: Vấn đề tối ưu kinh tế cho doanh nghiệp như hạn chế mức thấp nhất chi phí vận hành, tăng doanh thu, tăng độ nhận diện,… đều có thể giải quyết, đáp ứng được với mô hình văn phòng xanh Ngoài ra, mô hình văn phòng xanh còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành; tăng năng suất công việc của nhân viên, góp phần vào sự tăng trưởng của công ty; tăng giá trị thương hiệu công ty trong mắt đối tác, khách hàng; bảo vệ nội thất, trang thiết bị của tòa nhà

Về con người: Với thiết kế tối ưu, văn phòng xanh tập trung vào việc đem đến cho con người các yếu tố sức khỏe, sự thoải mái, thư giãn tuyệt đối Từ đó mỗi cá nhân cảm thấy hạnh phúc, vui vẻ khi được làm việc trong môi trường nhiều cây xanh thông thoáng, mát mẻ Đặc biệt tăng sự sáng tạo, làm việc trong văn phòng xanh sẽ đem đến cho nhân viên sự thoải mái, khơi gợi sáng tạo với những ý tưởng hay, tăng sự tập trung do giảm tiếng ồn

Về môi trường: mô hình văn phòng xanh bền vững không chỉ đem lại giá trị con người mà còn hướng đến việc bảo vệ môi trường sống, góp phần xóa mờ dấu chân sinh thái hay hiệu ứng nhà kính, cải thiện môi trường…

1.4.4.2 Mô hình văn phòng ảo

- Văn phòng ảo (Virtual office) là một loại hình thức dịch vụ cho thuê văn phòng dùng để làm văn phòng đại diện – giao dịch hay một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng)

- Văn phòng ảo có những đặc điểm riêng biệt sau:

+Nhân viên không nhất thiết phải đến làm việc tại văn phòng, họ có thể làm việc ở bất cứ nơi nào, miễn đảm bảo được công việc được bàn giao Điều này giúp các công ty có thể tiết kiệm chi phí đầu tư nội thất, trang thiết bị máy móc…

+Cung cấp cho các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ có nguồn chi phí hạn hẹp nhưng vẫn mong muốn có một văn phòng đại diện lịch sự để xây dựng hình ảnh của công ty

+Nhân viên tập trung làm những công việc quan trọng đúng chuyên môn Các công việc khác như: lễ tân, tiếp đoàn khách hàng, kê khai thuế thu nhập… đều có thể sử dụng dịch vụ từ chủ đầu tư

+Mô hình văn phòng ảo là hợp pháp, được quy định rõ trong Điều 43 Luật doanh nghiệp Việt Nam năm 2014

-Văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác biệt như:

+Tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí: Doanh nghiệp sẽ không tốn quá nhiều chi phí cho một văn phòng thông thường, các khoản như thuê nhân viên lễ tân, chi phí máy móc, chi phí vận chuyển, thiết kế mà doanh nghiệp vẫn

có một văn phòng hoàn hảo trong mắt khách hàng

+Với việc thuê văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp có thể làm việc tự do tại nhà, quán cà phê hay một văn phòng khác ở ngoại ô với giá thuê rẻ hơn trong trung tâm Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tập trung vào công việc chính của công ty hơn

+Khi thuê một văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp sẽ có một văn phòng tại trung tâm thành phố đông đúc, náo nhiệt Doanh nghiệp có thể dùng địa chỉ này khi giao dịch, trao đổi với khách hàng tạo được sự tin tưởng, uy tín cao phục vụ cho việc ký kết hợp đồng thành công

+Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại được trang bị giúp doanh nghiệp có thể kết nối với khách hàng mọi lúc mọi nơi, nhận và chuyển tiếp các loại thư từ, fax, điện thoại…một cách chính xác, nhanh chóng và linh hoạt với khách hàng

+Tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Doanh nghiệp không phải lo chi phí quá cao cho việc thuê văn phòng, thuê lễ tân, trang trí văn phòng, doanh nghiệp có thể tập trung toàn lực tài chính vào công việc kinh doanh, phát triển của công ty giúp công ty đạt được lợi nhuận cao

+Văn phòng ảo có thể cho phép các công ty linh hoạt mở rộng thị trường ở mọi miền đất nước với mức chi phí thấp

1.4.4.3 Mô hình văn phòng chia sẻ (Coworking space)