Báo Cáo Thực Tập Thực Trạng Công Tác Quản Lý Cơ Sở Vật Chất Của Văn Phòng Công Ty Cổ Phần Uni Hoàng Yến(1).Pdf

lOMoARcPSD|38544120 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên: Hoàng Thanh Bình Mã sinh viên: 1905QTVB004 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2019-2023 CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN Tên cơ quan: Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Địa chỉ: Cơ sở số 15, ngõ 200 Trần Đại Nghĩa, Hai Bà Trưng, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn tại cơ Nguyễn Thị Như Quỳnh quan: Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 4 LỜI CẢM ƠN 5 PHẦN MỞ ĐẦU 6 1 Tính cấp thiết của đề tài 6 2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7 PHẦN NỘI DUNG 12 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG 12 1.1: Một số khái niệm cơ bản 12 1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng .15 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng .17 1.4: Các mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng 21 Tiểu kết chương 1 34 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN 35 2.1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến .35 2.2: Khái quát về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến .40 2.3 Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến .41 2.4: Nhận xét, đánh giá về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng tại Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến .53 Tiểu kết chương 2 57 2 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN 58 3.1: Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến trong giai đoạn 2020-2025 .58 3.2: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong việc quản lý cơ sở vật chất 59 Tiểu kết Chương 3 61 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 3 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây bài báo cáo thực tập của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Mạnh Cường Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố bằng bất kì hình thức nào trước đây Các số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho quá trình nghiên cứu, phân tích, nhận xét, đánh giá đều do tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn Nếu không đúng như trên tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về đề tài của mình 4 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo thực tập trước tiên tôi xin gửi đến Ban Giám hiệu Học viện Hành chính Quốc gia, quý thầy cô khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất Đặc biệt, tôi xin gửi đến thầy Nguyễn Mạnh Cường – người đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt những kinh nghiệm quý báu, giúp đỡ tôi hoàn thành bài báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các cô, chú, anh, chị, em nhân viên trong Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến đã tiếp nhận tôi và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn, tiếp cận thực tế về tổ chức, cơ cấu bộ máy và hoạt động của văn phòng, công ty Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Thanh – người trực tiếp hướng dẫn tôi các công việc tại phòng Hành chính - Nhân sự đã nhiệt tình chỉ dạy và giúp đỡ Trong bài Báo cáo này tôi có đưa ra nhiều ý kiến chủ quan, nếu những ý kiến đó chưa đúng với bản chất thì mong quý Công ty phản hồi, đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tôi có thể chính xác và thành công hơn Vì thời gian thực tập hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiết sót, rất mong sự góp ý của Công ty và quý thầy cô để tôi rút kinh nghiệm và hoàn thành tốt hơn nữa Tôi xin chân thành cảm ơn! 5 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Do vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức Văn phòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động doanh nghiệp thống suốt Chính vì lý do đó, công tác quản trị văn phòng luôn được các nhà quản trị quan tâm Ngày nay, khối lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng nhân sự ngày càng lớn dẫn theo đó là khối lượng tài sản của văn phòng ngày một nhiều Trong thời đại công nghệ thong tin hiện nay, cơ sở vật chất của văn phòng không chỉ còn là những bộ bàn ghế, những quyển sách, tư liệu đơn thuần như ngày xưa mà bây giờ, tất cả các trang thiết bị của văn phòng để được gia tăng về cả chất lượng và số lượng như: máy tính, máy in, điều hòa… Từ đó dẫn đến việc mua bán, sửa chữa, bảo quản tài sản trở thành một việc hết sức quan trọng cũng như là một trong những công việc chính của văn phòng Đảo bảo được đầy đủ số lượng cũng như chất lượng của các trang thiết bị cơ sở vật chất sẽ giúp cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên công ty năng suất, đạt được hiệu quả cao hơn Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất, tầm quan trọng của việc quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng trong doanh nghiệp, tôi lựa chọn đề tài “Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng” để làm đề tài báo cáo thực tập của mình Qua đề tài này, tôi mong muốn có được cái nhìn tổng thể về tầm 6 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 quan trọng của việc công tác quả lý cơ sở vật chất cũng như làm rõ hơn các vấn đề của văn phòng 2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính vì thế, đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng” và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thì chưa có nhiều công trình đề cập tới vấn đề này Giáo trình quản trị văn phòng (2012) của Nguyễn Thành Đô; sách soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ (2011) của Đồng Thị Thanh Phương; Cẩm nang tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phòng (2003) của Hồ Ngọc Cẩn… Đây là một số sách, giáo trình và công trình nghiên cứu giúp tôi có thể bổ sung kiến thức và phục vụ cho việc viết báo cáo được hoàn chỉnh hơn Các đề tài nghiên cứu Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng nói chung và công tác tổ chức và quản lý nói riêng Mỗi đề tài nghiên cứu về một tổ chức, đơn vị khác nhau và đều phân tích chi tiết về thực trạng cũng như đánh giá được ưu nhược điểm Tuy nhiên, trong quá trình tình hiểu lịch sử nghiên cứu, tôi nhận thấy chưa có công trình nghiên cứu nào về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Vì vậy, đề tài nghiên cứu này của tôi không trùng phạm vi và đối tượng nghiên cứu với các đề tài nghiên cứu trước đó 3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu tổng quát 7 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng và đánh giá thực trạng quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng trong những năm qua tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Tìm ra ưu điểm và những tồn tại, hạn chế Từ đó, đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng chất lượng công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình hiện nay 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tôi tập trung thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Thứ ba, tìm hiểu thực tế công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng trong việc quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại công ty 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 8 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu việc quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến + Về thời gian: Nghiên cứu việc quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến từ 01/2021 đến nay 5 Phương pháp nghiên cứu a Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu thông qua phỏng vấn tại cơ quan, tổ chức, thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các thống báo, qua sách báo, internet, các phương tiện thông tin đại chúng b Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp được thực hiện bằng việc bản thân tác giả đã được thực tập tại văn phòng Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Qua kì thực tập, có được những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng phục vụ cho công việc trong tương lai c Phương pháp phân tích - tổng hợp thông tin, đánh giá thông tin Nghiên cứu và hệ thống hóa những thông tin, số liệu về công tác tổ chức, quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Nghiên cứu và thống kê những đặc điểm của công tác văn phòng, công tác tổ chức, quản lý Từ kết quả nghiên cứu lý luận xác định khung cơ sở phương pháp luận định hướng quy trình, phương pháp nghiên cứu 9 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 Phương pháp này chủ yếu để nghiên cứu lý luận là phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp này diễn ra theo các giai đoạn như phân tích, tổng hợp, đánh giá, hệ thống hóa và khái quát hóa những lý thuyết d Phương pháp quan sát - Phương pháp này dùng hỗ trợ cho các phương pháp điều tra nhằm làm sáng tỏ thêm nội dung nghiên cứu Quan sát thực tế tại văn phòng Hành chính- Nhân sự của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến e Phương pháp phỏng vấn: - Phương pháp này được thực hiện bằng việc hỏi và tìm hiểu các công việc có liên quan đến công tác văn phòng từ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng và công ty f Phương pháp chuyên gia: -Trong quá trình thực hiện đề tài có dựa trên kiến của các chuyên gia làm căn cứ cho việc đưa ra các kết luận một cách xác đáng Có căn cứ khoa học, làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nâng cao mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND huyện Thanh Miện Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài: Từ việc nghiên cứu đề tài này sẽ giúp cho chúng hiểu rõ, nắm rõ hơn được về vai trò, trách nhiệm, tầm quan trọng… của văn phòng nói chung, cũng như về Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng nói riêng Từ những nghiên cứu, tìm hiểu đó sẽ giúp cho chúng ta có thêm được những kiến thức cơ 10 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com)