Đang tải... (xem toàn văn)
Trong bài viết “Một việc mà các cơ quan lãnh đạo cần thực hiện hiện nay”, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng chỉ rõ: “Chính sách đúng là nguồn gốc của thắng lợi, song từ nguồn gốc đi đến thắng lợi thực sự còn phải tổ chức, phải đấu tranh, khi đã có chính sách đúng thì sự thành công hay thất bại của chính sách đó là do nơi cách tổ chức công việc, nơi lựa chọn cán bộ”. Có thể thấy, Hồ Chí Minh đã khẳng định vai trò to lớn của hoạt động tổ chức đối với hoạt động của con người và xã hội là không thể thiếu, nó được xác định như một điểm tựa trong hoạt động để thực hiện mục tiêu mong muốn con người đặt ra. Tổ chức tạo ra sự liên kết, sự thống nhất và nhân sức mạnh của tập thể lên gấp bội có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Hơn thế nữa, hoạt động tổ chức có vai trò như là một công cụ, một biện pháp cực kỳ quan trọng trong vấn đề quyết định sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức.
PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM (SPVB) TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp Mã phách: …………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2023 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận này, tơi nhận nhiều hỗ trợ, đóng góp ý kiến nhiệt tình từ q thầy mơn “Quản trị văn phịng doanh nghiệp” nhiều Do đó, tơi xin trân trọng cảm ơn Thầy Đặng Văn Phong – người giảng dạy truyền đạt cho kiến thức quan trọng góp ý thầy tiểu luận để hoàn thành cách hoàn chỉnh Một lần nữa, em xin trân trọng cảm ơn cô! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận học phần “Quản trị văn phịng doanh nghiệp” tơi tơi tự nghiên cứu hồn thiện thời gian vừa qua với chủ đề:“Công tác tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam (SPVB) ” Nếu làm có vấn đề không trung thực, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Dịch nghĩa SPVB Công ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam HCTH Hành Tổng hợp CBNV Cán bộ, nhân viên TNHH Trách nhiệm hữu hạn MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tổ chức 1.1.2 Văn phòng doanh nghiệp 1.1.3 Tổ chức máy văn phòng 1.2 Tầm quan trọng việc tổ chức máy văn phòng 1.3 Các cứ, sở để tổ chức máy văn phòng 1.4 Nội dung tổ chức máy văn phòng 1.5 Nguyên tắc yêu cầu tổ chức máy văn phòng 1.5.1 Nguyên tắc tổ chức máy văn phòng 1.5.2 Yêu cầu tổ chức máy văn phòng 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM 12 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam 12 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 12 2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi triết lý kinh doanh 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam 15 2.2 Khát qt chung Văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam 15 2.2.1 Chức 15 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 16 2.2.3 Cơ cấu tổ chức 17 2.3 Thực trạng tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam 17 2.3.1 Tình hình tổ chức phòng ban chức 17 2.3.2 Tình hình đội ngũ nhân lực 18 2.3.3 Tình hình quan hệ phận ngồi phịng HCTC 19 2.4 Nhận xét chung 20 2.4.1 Ưu điểm 20 2.4.2 Nhược điểm 21 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 21 CHƯƠNG KHUYẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM 22 3.1 Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo tổ chức máy văn phòng 22 3.2 Nâng cao vai trị, trách nhiệm Phịng Hành tổng hợp 23 3.3 Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ-Nhân viên văn phòng 23 3.4 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong viết “Một việc mà quan lãnh đạo cần thực hiện nay”, Chủ tịch Hồ Chí Minh rõ: “Chính sách nguồn gốc thắng lợi, song từ nguồn gốc đến thắng lợi thực phải tổ chức, phải đấu tranh, có sách thành cơng hay thất bại sách nơi cách tổ chức cơng việc, nơi lựa chọn cán bộ” Có thể thấy, Hồ Chí Minh khẳng định vai trò to lớn hoạt động tổ chức hoạt động người xã hội khơng thể thiếu, xác định điểm tựa hoạt động để thực mục tiêu mong muốn người đặt Tổ chức tạo liên kết, thống nhân sức mạnh tập thể lên gấp bội có ý nghĩa vô quan trọng Hơn nữa, hoạt động tổ chức có vai trị cơng cụ, biện pháp quan trọng vấn đề định thành công hay thất bại quan, tổ chức Có thể nói, văn phòng doanh nghiệp, tổ chức máy văn phòng vấn đề cần nhà quản trị văn phòng quan tâm thực Nếu nhiệm vụ thực tốt, giúp cho doanh nghiệp có máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động hiệu quả, không chồng chéo Ngược lại, việc tổ chức máy văn phịng khơng thực hiện, khơng quan trọng tổ chức không đồng khoa học làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng quan, đơn vị Tuy có nhận thức vị trí tầm quan trọng việc tổ chức máy văn phịng khơng phải quan, đơn vị thực cách hiệu cơng tác tổ chức máy văn phịng cho quan Nhận thấy tính cấp thiết vấn đề, mà em mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Cơng tác tổ chức máy văn phịng Công ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam (SPVB)” để thực nghiên cứu làm tiểu luận Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: Nâng cao hiệu cơng tác tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam - Nhiệm vụ nghiên cứu: Thứ nhất, làm rõ số vấn đề lý luận công tác tổ chức máy văn phịng Thứ hai, phân tích đánh giá tình hình cơng tác tổ chức máy văn phịng SPVB Từ khái qt ưu điểm, hạn chế nguyên nhân việc tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam Thứ ba, Khuyến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác tổ chức máy văn phịng Công ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Tại văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam, địa 88 Đồng Khởi - Phường Bến Nghé - Quận - TP Hồ Chí Minh + Về thời gian: từ năm 2020 đến + Về nội dung: Công tác tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam (SPVB) từ năm 2020 đến Tổng quan tình hình nghiên cứu Với đề tài “Cơng tác tổ chức máy văn phịng” có nhiều tác giả, nhiều cơng trình nghiên cứu có đề cập đến nội dung có số tiêu biểu như: Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Nội dung giáo trình gồm hai phần 12 chương Nội dung giáo trình nghiên cứu trọng tâm công tác văn phòng, đồng thời lý luận quản trị lao động văn phòng Vũ Thị Phụng (2020), Giáo trình Lý luận Quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Nội dung giáo biên soạn thành phần với 12 chương Giáo trình tập trung việc tổng hợp kết nghiên cứu vấn đề lý luận văn phòng quản trị văn phòng thời điểm tại, đồng thời bày bỏ số quan điểm, cách tiếp cận văn phòng quản trị văn phịng Nguyễn Hữu Tri, (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật Nội dung giáo trình gồm chương bản: Các vấn đề nghiên cứu giáo trình “Quản trị văn phòng” gồm: Các khái niệm văn phòng liên quan tới quản trị văn phòng, cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân số vấn đề khác có liên quan đến văn phịng quản trị văn phịng Văn Tất Tố (2011), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội Giáo trình tác giả biên soạn chương Nội dung giáo trình bao gồm tổng quan văn phòng, hoạt động quản trị văn phòng quản trị hậu cần, văn thư – lưu trữ, nhân lực… Lăng Văn Chung, Khóa luận tốt nghiệp (2022), Tổ chức máy văn phòng Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề tài tìm hiểu sở lý luận văn phòng tổ chức máy văn phịng, phân tích thực trạng đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện Bộ máy văn phịng Bộ Nội Vụ Lê Thị Liên, Khóa luận tốt nghiệp (2018), “Hoàn thiện tổ chức máy văn phịng Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam–VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề tài nghiên cứu sở lý luận tổ chức máy văn phịng, phân tích thực trạng đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động tổ chức máy văn phòng Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam –VCCI Ngồi giáo trình, khóa luận tốt nghiệp đề cập trên, cịn có nhiều viết, giáo trình khác đề cập đến nội dung Tuy nhiên, từ trước đến nay, chưa có cơng trình nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam” Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập xử lý thông tin: phương pháp chủ yếu để thực nghiên cứu này, q trình tiến hành, tơi thu thập thơng tin qua sách báo, nguồn thông tin mạng, nguồn thơng tin từ văn hành nội quan máy văn phòng Phương pháp phân tích tổng hợp: từ tài liệu thu thập được, kết hợp với việc khảo sát thực tế, tơi tiến hành phân tích thơng tin để tìm cấu trúc đề tài nghiên cứu tổng hợp thành tiểu luận hoàn chỉnh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, đề tài gồm có chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp Ở chương hướng vào việc trình bày, làm rõ vấn đề lý luận có liên quan đến đề tài khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng… Nhằm làm tiền đề để thực nghiên cứu thực trạng tổ chức máy văn phòng chương Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam Chương tìm hiểu phân tích thực trạng tổ chức máy văn phịng SPVB, từ có nhìn tổng quan để đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm – nhược điểm vào hoạt động tổ chức máy văn phòng Chương 3: Khuyến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác tổ chức máy văn phịng Công ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam Đây đút kết chương chương để khuyến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức máy văn phòng Xây dựng kế hoạch, thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Phịng Hành -Tổng hợp gồm có 01 trưởng phịng 20 nhân viên: Nhân viên hành chính: gồm nhân viên; nhân viên văn thư: nhân viên, nhân viên lưu trữ: nhân viên; nhân viên lễ tân –hành chính: người; nhân viên quản lý tài sản: người; nhân viên lái xe: người; nhân viên tạp vụ: người; nhân viên bảo vệ: người (Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Phịng hành tổng hợp) 2.3 Thực trạng tổ chức máy văn phịng Cơng ty TNHH Nước giải khát Suntory PepsiCo Việt Nam 2.3.1 Tình hình tổ chức phịng ban chức Để thực tốt chức nhiệm vụ giao, Phòng HCTH thiết kế tổ chức với phận với phòng chức với 20 lãnh đạo, nhân viên Nhiệm vụ chức thành viên văn phòng quy định rõ ràng, gắn liền với chức danh cụ thể Với cấu tổ chức văn phịng đảm bảo yêu cầu Phòng HCTH, thể sau: Tính tinh gọn: với số lượng cấp phận chức Phòng HCTH tạo điều kiện cho trưởng phòng sâu, sắc việc quản lý điều hành nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu Tính hiệu lực: với cấu tổ chức trực tuyến - chức đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thủ trưởng tạo đợc thống mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng tổ chức Tính linh hoạt: Phịng HCTH với cấu tổ chức linh hoạt nắm bắt ứng phó kịp thời trước diễn biến thị trường với thay đổi yếu tố trị, xã hội, thực tốt chức tham mưu cho Ban giám đốc hoạt động quản lý điều hành cơng ty 17 2.3.2 Tình hình đội ngũ nhân lực - Số lượng đội ngũ nhân Từ năm 2020 đến nay, đội ngũ nhân văn phịng cơng ty ngày tăng số lượng chất lượng đáp ứng nhu cầu phát triển cơng ty Bộ máy tổ chức cơng tác hành Văn phịng cơng ty xếp vào khối lượng mức độ công việc Nếu năm 2020, Số lượng CBNV phòng HCTH 15 người tính đến cuối năm 2022, tổng số CBNV phòng HCTH SPVB tăng lên thành 20 người với vị trí cơng việc, số lượng ( Phụ lục Bảng Thống kê số lượng CBNV thuộc phịng Hành –Tổng hợp giai đoạn 2020 – 2022) Mỗi vị trí phịng HCTH SPVB đảm nhiệm công việc khác nhau, theo lĩnh vực chun mơn định Nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ gắn kết với nhau, góp phần tạo nên thống nhất, vào nề nếp, giải công việc để phục vụ hiệu cho cơng tác tồn quan Đối với Trưởng phịng: chịu tồn trách nhiệm hoạt động hành chính, đảm bảo sở hạ tầng xây dựng quy chế, quy định, quy trình, kế hoạch, nội quy hành chính… Đối với nhân viên hành chính: chịu trách nhiệm số công việc đặt vé máy bay, khách sạn; quản lý văn đến, đi; chuyển phát nhanh; mua sắm tài sản chịu trách nhiệm cơng việc hành khác… Đối với nhân viên văn thư: thực việc soạn thảo ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu Đối với nhân viên lưu trữ: chịu trách nhiệm lưu giữ, xếp bảo quản tất văn bản, hồ sơ giấy tờ tài liệu liên quan đến q trình hình thành phát triển cơng ty Đối với nhân viên quản lý tài sản: chịu trách nhiệm quản lý tài sản phụ trách quản lý văn phòng phẩm Đồng thời, thực đạo Ban lãnh đạo việc đảm bảo sở hạ tầng; đề xuất phương án đảm bảo sở hạ tầng môi trường làm việc 18 Đối với nhân viên Lễ tân–hành chính: thực cơng việc lễ tân, tổng đài, chuyển phát thư từ, tiếp khách quản lý người vào công ty Đối với nhân viên Tạp vụ: đảm bảo vệ sinh phục vụ khu vực ăn uống công ty Đối với Lái xe: có trách nhiệm phục vụ đưa đón Lãnh đạo nhân viên công tác, công việc có nhu cầu sử dụng xe Nhân viên Bảo vệ: bảo đảm an ninh công ty quản lý xe cộ nhân viên cơng ty Nhìn chung việc bố trí, xếp vị trí cơng việc tương ứng logic phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phịng Giữa vị trí có gắn kết chặt chẽ, bổ sung hỗ trợ cho theo nhiệm vụ giao Dựa đặc thù riêng vị trí cơng việc nên vị trí có bố trí xếp khác cho phù hợp với vị trí Tóm lại, việc xếp vị trí cơng việc cơng ty ổn, phù hợp với trình độ chun mơn nhân sự, đảm bảo thực tốt công việc giao, chồng chéo, ơm đồm q nhiều công việc - Chuyên môn, nghiệp vụ Theo báo cáo cuối năm SPVB, đội ngũ nhân văn phịng cơng ty phải có trình độ Đại học trở lên yêu cầu ngoại ngữ Theo số liệu từ Phòng HCTH năm 2020, Nhân phịng HCTH có trình độ đào tạo cao Trưởng phịng HCTH với trình độ Thạc sĩ Ngành quản trị văn phòng Còn tổng số 20 nhân viên làm việc Phịng HCTH có tới 13 nhân viên đạt trình độ cử nhân đại học, có 10 người chuyên ngành, người làm trái với cử nhân, nhiên động sáng tạo đáp ứng yêu cầu cơng việc Hầu hết CBNV có trình độ đảm nhận vị trí cơng việc địi hỏi trình độ chun mơn cao nhân viên hành chính, nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ, Còn lại nhân viên trình độ khác là nhân thuộc phận tạp vụ, bảo vệ, lái xe, 2.3.3 Tình hình quan hệ phận ngồi phịng HCTC 19 Khi thành lập máy văn phịng, Ban giám đốc cơng ty SPVB đặc biệt ý vấn đề xây dựng mối liên hệ tổ chức văn phịng ban nội cơng ty nói chung nhân viên thuộc phận HCTH nói riêng Với cấu tổ chức theo ngành dọc hoạt động theo chế thủ trưởng, Lãnh đạo phòng HCTH ban hành định đạo quản lý (có tính chất điều hành) phương thức định văn báo cáo (qua công văn điện thoại) Căn đạo định theo yêu cầu Ban giám đốc Giám đốc, chức trách nhiệm vụ thân điều hành cho phận triển khai thực Ngoài quan hệ quản lý - điều hành phịng HCTH có mối quan hệ không thiếu quan hệ phối hợp làm việc, mối quan hệ theo bề ngang phịng HCTH với phịng chun mơn khác gồm có Phịng Tài chính, Phịng Kế hoạch, Phịng Kinh doanh Các phịng có nhiệm vụ phối hợp với phịng HCTH tổ chức thực đạo bên theo đạo Giám đốc Các chuyên viên phòng khác phòng phối hợp làm việc giúp đỡ giải công việc có tính chất chun mơn nghiệp vụ Tạo nên mối quan hệ gắn bó khăng khít quan hệ cơng việc quan hệ tình cảm tồn phịng góp phần cải thiện hiệu suất làm việc phòng đẩy mạnh phát triển kinh doanh 2.4 Nhận xét chung 2.4.1 Ưu điểm Bộ máy văn phòng Phòng HCTH tổ chức thiết kế gọn nhẹ, linh hoạt, đa dạng đầy đủ phòng chức năng, phục vụ nhu cầu làm việc phận văn phòng Các phòng chức thiết kế gắn liền với nhiệm vụ chuyên trách, máy không chồng chéo tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi thơng tin văn phịng Các phận văn phòng bám sát thực theo chức văn phòng nhằm phù hợp với cấu tổ chức công ty thực tốt chức nhiệm, nhiệm vụ phân công thực Việc giải mối quan hệ cán nhân viên phịng nói 20 riêng, phịng hành tổ chức với phận khác nói chung Giám đốc Trưởng phịng HCTH trọng, phối hợp xây dựng môi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo gắn bó, đồn kết tồn cơng ty Số lượng CBNV thuộc Phịng HCTH tương đối lớn,với trình độ bên trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, tham gia số chương trình đào tạo nhằm để nâng cao trình độ chun mơn phục vụ cho công việc cụ thể văn phòng 2.4.2 Nhược điểm Một số phận chức Phịng HCTH bố trí chưa thực hợp lý, khiến cho công việc lãnh đạo nhân viên bị tải Trong phận chức văn phòng phân bổ, xếp lãnh đạo quản lý phòng ban, phận hệ thống nhân viên cịn chưa phù hợp gây tình trạng chênh lệch chức năng, nhiệm vụ phòng chức máy văn phòng Một số nhân viên trong Phòng HCTH thụ động việc chủ động mạnh dạng nói lên tiếng nói cơng ty, chưa đóng góp ý kiến điểm hạn chế tồn tổ chức máy điều hành hoạt động phận văn phịng văn phịng Ngồi cịn số ngun nhân khác chưa đại hóa văn phịng, cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, trình độ chun mơn chưa đồng đều… 2.4.3 Ngun nhân hạn chế Công tác tổ chức máy văn phịng cịn chưa trọng, dẫn đến tình trạng máy thiết kế đơn giản, chưa thực hết chức năng, nhiệm vụ Đội ngũ nhân viên phòng ban chưa cân đối, phòng thừa nhân viên, phòng thiếu nhân viên, dẫn đến tình trạng q tải cơng việc, thiếu nhân lực văn phịng Nhân viên chưa có kinh nghiệm việc tổ chức, điều hành phối hợp để hoàn thiện máy văn phịng biết nhìn vào nội dung cơng việc mà khơng có khả quan sát, tư mối liên hệ đơn vị quan để đề xuất việc hoàn thiện máy văn phịng theo mơ hình kịp xu thời đại 21 CHƯƠNG KHUYẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM 3.1 Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo tổ chức máy văn phòng Để tổ chức hiệu máy văn phịng trách nhiệm cao người đứng đầu quan Do văn phòng máy tổng hợp, phục vụ đắc lực công tác văn phịng, vai trị người đứng đầu cần có nâng rõ quy mô số lượng quan, phận cần có máy văn phịng; xác định tổ chức máy quản lý, xác định nhiệm vụ phận mối liên hệ phận với Chính thế, đội ngũ cán quản trị bậc trung Phòng HCTH cần chuyên sâu hoạt động chuyên môn hoạch định cao vai trị cơng tác quản trị đóng góp vào hiệu công tác tổ chức máy văn phòng đơn vị Để tổ chức hiệu tổ chức máy văn phịng, lãnh đạo văn phịng thực giải pháp sau: Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng: phải phân định rõ ràng quyền hạn nhiệm vụ thành viên văn phòng, kết hợp với quy trình làm việc rõ ràng nhằm tăng cường gắn kết cải thiện hiệu công việc Đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho lãnh đạo văn phịng: đào tạo bồi dưỡng chun mơn lãnh đạo văn phòng quan trọng giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời nhu cầu công việc cập nhật kịp thời xu khu vực nơi văn phòng làm việc Thúc đẩy trao đổi thông tin kinh nghiệm: Lãnh đạo văn phịng phải có trao đổi thông tin kinh nghiệm nhằm hỗ trợ nhân viên hoạt động tốt Việc thường xuyên giao lưu, chia sẻ thông tin kinh nghiệm giúp thành viên văn phòng dễ dàng học tập lẫn tăng hiệu công việc Đánh giá hiệu công việc: việc đánh giá hiệu công việc yếu tố quan trọng đánh giá vai trò lãnh đạo văn phòng Từ đó, người lãnh đạo văn phịng điều chỉnh định sử dụng phương pháp khác nhằm đưa kết tốt 22 Thiết lập mơi trường làm việc tích cực: mơi trường làm việc tốt cho phép lãnh đạo văn phòng tạo khơng gian làm việc tích cực tăng khả tập trung vào công việc làm Bên cạnh đó, việc xây dựng cho nhân viên mục tiêu rõ ràng người lãnh đạo giúp tạo cảm hứng cho nhân viên văn phòng 3.2 Nâng cao vai trò, trách nhiệm Phòng Hành tổng hợp Cần có hoạt động phổ biến, tuyên truyền giúp cán nhân viên toàn doanh nghiệp nhận thức chức năng, vị trí nhiệm vụ phận HCTH Chọn lãnh đạo có khả có uy tín để tin tưởng giao cơng việc chun mơn Có chế độ đãi ngộ phù hợp để thu hút khuyến khích CBNV có kết làm việc xuất sắc Mặt khác có chế cụ thể nhằm quy định chức trách nhiệm vụ cán nhân viên toàn doanh nghiệp Thực tốt việc trên, tức phận HCTH làm chức trách nhiệm vụ Ngồi ra, hành tổng hợp cần thực nhiệm vụ sau để mang lại hiệu cho tổ chức máy văn phòng: Xây dựng mơi trường làm việc tích cực: phịng HCTH cần xây dựng mơi trường làm việc tích cực, thân thiện động lực để nhân viên làm việc hiệu Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cá nhân: phòng HCTH cần thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cá nhân để đảm bảo nhân viên hiểu rõ trách nhiệm cơng việc hoàn thành nhiệm vụ hạn chất lượng Đánh giá hiệu suất cơng việc thường xun: phịng HCTH cần đánh giá hiệu suất công việc nhân viên thường xuyên để theo dõi tiến độ đưa biện pháp sửa đổi kịp thời 3.3 Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ-Nhân viên văn phịng Văn phịng doanh nghiệp cần có nhân để đảm bảo công việc, vấn đề tổ chức nhân vấn đề then chốt nhằm đảm bảo cơng việc văn phịng đạt hiệu cao Do cần có người làm cơng tác tổ chức nhân cần phải có kinh nghiệm, hiểu biết đặc biệt nắm vững lý lịch cán nhân viên (như 23 tư cách đạo đức, lực chuyên môn, kinh nghiệm vv ) để đánh giá cần thiết giới thiệu nhân tố ưu tú bố trí cơng tác thích hợp theo quy trình công tác nhận xét đánh giá cán đề bạt bổ nhiệm cán Việc phân công phòng chức cần phải quy định rõ bố trí nhân cần phù hợp với chức nhiệm vụ phận Việc tuyển dụng bố trí lao động phịng chức cần thực đầy đủ chuẩn theo quy định văn hướng dẫn Để xếp bố trí lại đội ngũ cán bộ-nhân viên tổ chức máy văn phịng, Phịng HCTC áp dụng số giải pháp sau: Tổ chức khảo sát đánh giá lại đội ngũ nhân viên tại: để xác định nhu cầu tổ chức vị trí cần thiết, cần thực khảo sát đánh giá lại đội ngũ nhân viên để đưa định xếp bố trí lại Xác định phân tích chức cơng việc vị trí: việc phân tích xác định chức cơng việc vị trí giúp cho việc xếp bố trí lại hợp lí đáp ứng nhu cầu yêu cầu tổ chức Thông qua kế hoạch đào tạo phát triển nhân lực: việc đào tạo phát triển nhân lực giúp cho đội ngũ cán bộ-nhân viên trở nên chuyên nghiệp đóng góp vào phát triển tổ chức Các nhân viên có hội học hỏi nâng cao kỹ năng, từ giúp cho việc xếp bố trí lại hiệu Định hướng phát triển vị trí mới: việc định hướng phát triển vị trí giúp cho tổ chức đáp ứng tốt với yêu cầu thị trường nhu cầu khách hàng Việc xếp bố trí lại cần phải xoay quanh việc phát triển vị trí để đáp ứng thay đổi thị trường nhu cầu khách hàng Thực cải cách tổ chức: việc cải cách tổ chức giúp cho tổ chức hoạt động cách hiệu với chi phí Các vị trí khơng cần thiết loại bỏ sáp nhập lại để giảm chi phí hoạt động tổ chức 3.4 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng Để nâng cao chất lượng làm việc văn phịng hồn thiện máy văn phịng cơng tác đào tạo xây dựng đội ngũ cán lãnh đạo nhân viên văn 24 phịng phải quan tâm thích đáng để có đội ngũ cán nhân viên có trình độ có đạo đức tốt cần sử dụng đa dạng loại hình đào tạo bao gồm: Đối với cán chuyên môn đào tạo ngắn hạn để mở rộng hiểu biết trình độ chun mơn nhằm nâng cao trình độ quản lý trình độ chun mơn Nâng cao ý thức nhân viên vấn đề đào tạo nâng cao kỹ đáp ứng nhu cầu thực tiễn nhân viên Ngồi ra, phịng HCTH nên có số chế độ đãi ngộ cho cơng nhân có trình độ cao tạo hội thu hút nhiều nhân viên đến làm việc cơng ty để trì phát huy đội ngũ "nhân viên truyền thống" cho công ty Để đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng tổ chức máy văn phịng, áp dụng số giải pháp sau: Xác định chương trình đào tạo: cần cung cấp kỹ kiến thức cần thiết vị trí tổ chức văn phịng nhằm tạo khố đào tạo thích hợp Thiết kế chương trình đào tạo: cần thiết lập chương trình đào tạo chuyên biệt vị trí nhân viên tổ chức Chương trình đào tạo cần cung cấp kỹ cần thiết đào tạo lại khung thời gian thích hợp Tổ chức khóa đào tạo thường xun: cần tổ chức khoá huấn luyện thường xuyên nhằm đào tạo nhân viên phát triển kỹ trang bị kiến thức chuyên ngành nhân viên Sử dụng phương tiện học tập trực tuyến: ngồi cách mở khóa đào tạo truyền thống doanh nghiệp cần sử dụng phương tiện học tập đào tạo online video, hình ảnh công cụ hỗ trợ học tập nhằm khuyến khích nhân viên tự học tập có kết Tạo môi trường học tập tốt: Tạo môi trường học tập tốt doanh nghiệp với việc hỗ trợ khuyến khích người điều hành để nhân viên khơng tự giác học tập mà cịn có tinh thần học tập tích cực nhằm nâng cao trình độ lực 25 KẾT LUẬN Để đảm bảo cơng tác văn phịng có tính hiệu cao việc hồn thiện tổ chức máy văn phịng có vai trị định hiệu làm việc văn phòng tổ chức máy làm việc toàn thể doanh nghiệp Hiện nay, việc hoàn thiện tổ chức văn phịng Chính phủ quan cộng đồng doanh nghiệp trọng quan tâm có biện pháp hiệu giúp nhiều quan doanh nghiệp ngày hoàn thiện tổ chức văn phịng để thích nghi với hoàn cảnh để tồn phát triển đồng thời đóng góp cho q trình phát triển kinh tế đất nước Việt Nam dần hịa nhập với kinh tế khu vực tồn cầu Qua ba chương, đề tài thực nghiên cứu vấn đề sau: Về sở lý luận, tác giả trình bày số lý luận chung tổ chức máy văn phòng khái niệm văn phòng, tổ chức, tổ chức máy văn phòng nội dung cần thực tiến hành tổ chức máy văn phòng Và lấy tiền đề cho nghiên cứu chương Về thực trạng, đề tài đưa tình hình tổ chức máy văn phòng Phòng HCTH Phân tích đưa nhận xét hoạt động tổ chức máy văn phòng Phòng HCTH Căn từ nội dung chương 2, dựa vào hạn chế tổ chức máy văn phòng Phòng HCTH, đề tài đưa số khuyến nghị nhằm giúp cho phòng HCTH SPVB nâng cao chất hiệu hiệu công tác máy Mặc dù cố gắng để hoàn thành đề tài học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp Tuy nhiên, kiến thức trình độ thân cịn nhiều điểm thiết sót nên khơng tránh khỏi sai sót làm Do đó, em xin ghi nhận ý kiến thầy để hồn thiện đề tài Em xin chân thành cảm ơn ! 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Khoa Quản trị văn phòng, Tập giảng Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay Học viện Hành Chính Quốc gia) Khoa Thư viện – Văn phòng, (2014), Quản trị hành văn phịng, Trường Đại học Sài Gịn Lăng Văn Chung, Khóa luận tốt nghiệp (2022), Tổ chức máy văn phòng Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lê Thị Liên, Khóa luận tốt nghiệp (2018), “Hoàn thiện tổ chức máy văn phịng Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam–VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Suntory PepsiCo, Lịch sử công ty, https://www.suntorypepsico.vn/page/lichsu-cong-ty, [Ngày truy cập 11/5/2023] Văn Tất Tố (2011), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội Vũ Thị Phụng (2020), Giáo trình Lý luận Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 27 PHỤ LỤC PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÔNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM Suntory PepsiCo Việt Nam - thương hiệu nước giải khát không cồn số Việt Nam năm liên tiếp 2017- 2020 (Vietnam Report) Suntory PepsiCo Việt Nam - hành trình trở thành thương hiệu đồ uống yêu thích 28 Tổng giám đốc Suntory PepsiCo Việt Nam: Ông Jahanzeb Q Khan Bà Nguyễn Thị Thu Loan – Phó TGĐ kiểm sốt Tài Suntory PepsiCo (đứng giữa) nhận khen thành tích thuế UBND TPHCM trao tặng năm 2020 29 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT SUNTORY PEPSICO VIỆT NAM Tác giả sưu tầm 30 PHỤ LỤC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG CBNV THUỘC PHỊNG HÀNH CHÍNH –TỔNG HỢP GIAI ĐOẠN (2020 – 2022) STT SỐ LƯỢNG NGƯỜI VỊ TRÍ CƠNG VIỆC Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 1 Trưởng phòng Nhân viên hành Nhân viên văn thư 1 Nhân viên lưu trữ Nhân viên lễ tân Nhân viên quản lý tài sản Nhân viên lái xe Nhân viên tạp vụ Nhân viên bảo vệ Tổng 2 2 15 2 2 17 2 20 31