1.1. Khái niệm 1.1.1. Tổ chức Theo trang Wikipedia: “Tổ chức là hoạt động để xác định cơ cấu, bộ máy làm việc của cơ quan, thực hiện những công việc phù hợp, các nhiệm vụ được giao theo nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn nhất định. Việc tổ chức này gọi là tổ chức bộ máy. Hoạt động tổ chức là việc sắp xếp bố trí để thực hiện các công việc trong một cơ quan”. Theo giáo trình lý luận về quản trị văn phòng của Vũ Thị Phụng có trình bày như sau: Tổ chức (động từ) là một loạt các hoạt động sắp xếp, thiết lập, phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận, hoạt động thành một chỉnh thể, theo một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra. Ví dụ: tổ chức bộ máy làm việc, tổ chức công việc, tổ chức hệ thống thông tin… Tổ chức (danh từ) là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thể, hoặc gồm nhiều yếu tố được thiếp lập, sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung. Ví dụ: các tổ chức đoàn thể, tổ chức phi chính phủ... Tổ chức (tính từ) để chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế, những hệ thống đã được sắp đặt, điều hành theo một trật tự nhất định, có tính khoa học và có quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tổ chức; làm việc có tổ chức; sự kiện đã được tổ chức rất chuyên chuyên nghiệp... 1.1.2. Hội Họp Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác người để định những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình là cuộc họp có mục đích rõ ràng, có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận và được gửi trước cho các thành viên tham dự. Theo quyết định số 452018QĐ TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định nghĩa về hội nghị, các cuộc họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” Tóm lại “Hội họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết dể điều hành hoạt động của tổ chức.” Tổ chức hội họp là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức. Đây là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt. 1.2. Vai trò của hội họp Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua hội họp một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng, quan điểm mới được thừa nhận. Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, phát hiện phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển. Hội họp là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Hội họp giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình từng tháng, từng năm, từ đó khen thưởng những cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc và kỉluật những cá nhân vi phạm, chưa hoàn thành nhiệm vụ để răn đe và ổn định tổ chức; phát huy những điểm mạnh và tìm cách khắc phụ những điểm yếu để đưa tổchức phát triển. Truyền đạt chủ trương chính sách: Họp quán triệt những tƣ tƣởng, chủ trương, chính sách, quan điểm, giải pháp đã đề ra. Đồng thời xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc, hành động để triển khai những quyết định đã được thông qua; kiểm tra, thúc đẩy, đánh giá kịp thời việc triển khai các kế hoạch công việc; chỉ đạo, ngăn chặn nhanh những hướng đi sai trái (nếu có).
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Mã phách: …………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2022 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp cơng tác tổ chức hội họp hoạt động có ý nghĩa giá trị vô quan trọng định Hội họp không để giải ông việc mà thông qua đó, cá nhân, lãnh đạo thể tiếng nói, thể trí tuệ đóng góp sáng kiến sáng suốt để giải vấn đề phức tạp, trình điều hành, quản lý xã hội quan, tổ chức, doanh nghiệp Như vậy, họp công việc quan trọng liền mật thiết với hoạt động thực tiễn quan, tổ chức Vì tổ chức hội họp hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kinh phívà giải công việc tốt Mặc dù họp diễn nhiều quan, tổ chức khơng nhà nước mà cịn doanh nghiệp ngồi nước Tuy nhiên khơng phải họp thành công gặt hái kết mong đợi Tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, cơng tác tổ chức hội họp triển khai diễn thường xuyên giúp mang lại hiệu cao giải công việc quan Mặc dù công tác tổ chức triển khai tốt nhiên bên cạnh cịn số hạn chế, bất cập định công tác tổ chức hội họp Nhận thức tính cấp thiết vấn đề tìm giải pháp cho hạn chế cho UBND Quận 12 mà lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh” Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu vấn đề này, xin liệt kê số nghiên cứu mà tơi có tìm hiểu qua: - Vũ Thị Phụng (2020), Giáo trình lý luận quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội - Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê - Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân - Nguyễn Hữu Tri (2005) Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật - Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê - MIKE HARVEY (1996) Quản trị hành văn phòng (Cao Xuân Đỗ dịch), NXB Thống kê - Học viện Hành Quốc gia Tài liệu bồi dưỡng Quản lý hành nhà nước (chương trình chun viên chính), Phần II (Hành nhà nước cơng nghệ hành chính; Chuyên đề 12: Kỹ tổ chức điều hành họp), NXB Khoa học Kỹ thuật, 2012 - Nguyễn Đình Hùng, (2006), Nghệ thuật tổ chức hội họp tuyển chọn tham khảo diễn văn khai mạc, bế mạc hội nghị, mẫu hợp đồng thường dùng doanh nghiệp, NXB Lao Động - Khóa luận tốt nghiệp “Cơng tác tổ chức hội họp kiện Hội phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam –ASEAN” Phùng Thị Thảo Anh, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2022 - Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần Xây dựng nhân lực Việt Nam”, Lê Thị Trang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2018 Như liệt kê thấy có nghiền cơng trình, nhiều viết vấn đề công tác tổ chức hội họp Tuy nhiên UBND Quận 12 chưa có viết, nghiên cứu cụ thể vấn đề tổ chức hội họp Đối tượng phạm vị nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp UBND Quận 12, TP.HCM - Phạm vi nghiên cứu: UBND Quận 12, TP.HCM Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức hội họp quan, qua rút ưu điểm, nhược điểm công tác tổ chức hội họp UBND Quận 12, TP.HCM, từ đề giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp quan - Nhiệm vụ nghiên cứu: Tiến hành đánh giá, tìm hiểu quan tổ chức, thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND Quận 12, TP.HCM Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu: đề tài sử dụng với phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp kế hợp với phương pháp so sánh, quan sát… - Phương pháp thu thập thông tin nghiên cứu: Sử dụng trình tìm tài liệu vấn đề có liên quan đến đề tài để làm sở, nghiên cứu cho đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Các quan, tổ chức khác tham khảo để giải vấn đề tổ chức họp quan Hơn nữa, sinh viên hệ sau tham khảo để nghiên cứu tìm hiểu đến đề tài Qua đề tài giúp hiểu thêm tầm quan trọng thực trạng việc hội họp quan tổ chức nước ta, Uỷ ban nhân dân Quận 12 tổ chức cụ thể cho vấn đề Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài cịn có ba chương: Chương Cơ sở lý luận công tác tổ chức hội họp Chương Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Chương Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm 1.1.1 Tổ chức Theo trang Wikipedia: “Tổ chức hoạt động để xác định cấu, máy làm việc quan, thực công việc phù hợp, nhiệm vụ giao theo nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn định Việc tổ chức gọi tổ chức máy Hoạt động tổ chức việc xếp bố trí để thực công việc quan” Theo giáo trình lý luận quản trị văn phịng Vũ Thị Phụng có trình bày sau: - Tổ chức (động từ) loạt hoạt động xếp, thiết lập, phối hợp yếu tố phận, hoạt động thành chỉnh thể, theo trật tự hệ thống định để đảm bảo mục tiêu đề Ví dụ: tổ chức máy làm việc, tổ chức công việc, tổ chức hệ thống thông tin… - Tổ chức (danh từ) tập hợp bao gồm nhiều cá thể, gồm nhiều yếu tố thiếp lập, xếp thành hệ thống với mục tiêu chung đặc điểm chung Ví dụ: tổ chức đồn thể, tổ chức phi phủ - Tổ chức (tính từ) để hoạt động thiết chế, hệ thống đặt, điều hành theo trật tự định, có tính khoa học có quan hệ chặt chẽ với Ví dụ: quan tập thể có tổ chức; làm việc có tổ chức; kiện tổ chức chuyên chuyên nghiệp 1.1.2 Hội Họp Họp trình tập hợp, thảo luận số giải vấn đề định điều đó, từ xác người để định hành động cần phải thực Một họp điển hình họp có mục đích rõ ràng, có tóm tắt chương trình họp, danh sách vấn đề thảo luận gửi trước cho thành viên tham dự Theo định số 45/2018/QĐ -TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước đưa định nghĩa hội nghị, họp sau: “Họp, hội nghị hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan theo quy định pháp luật” Tóm lại “Hội họp việc tập trung nhiều người khoảng thời gian định, nhiều địa điểm định đặt chủ trì người nhiều người (chủ tịch đồn) để thơng qua việc bàn luận tìm giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức ngành quan tổ chức, trao đổi truyền đạt thông tin mệnh lệnh cần thiết dể điều hành hoạt động tổ chức.” Tổ chức hội họp hoạt động thiếu quan, tổ chức Đây hình thức để thu thập truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thơng suốt 1.2 Vai trị hội họp - Hội họp nơi để phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn Qua hội họp số định ban hành, số tư tưởng, quan điểm thừa nhận Hội họp nơi bàn bạc triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc, phát phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy việc phát triển - Hội họp nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Hội họp mơi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, sách, pháp luật Nhà nước - Hội họp giúp lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan, tổ chức tháng, năm, từ khen thưởng cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc kỉluật cá nhân vi phạm, chưa hoàn thành nhiệm vụ để răn đe ổn định tổ chức; phát huy điểm mạnh tìm cách khắc phụ điểm yếu để đưa tổchức phát triển Truyền đạt chủ trương sách: Họp quán triệt tƣ tƣởng, chủ trương, sách, quan điểm, giải pháp đề Đồng thời xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc, hành động để triển khai định thông qua; kiểm tra, thúc đẩy, đánh giá kịp thời việc triển khai kế hoạch công việc; đạo, ngăn chặn nhanh hướng sai trái (nếu có) 1.3 Các loại hội họp Có nhiều hội họp khác nhau, tùy vào tính chất mục đích mà lựa chọn hình thức hội họp cho phù hợp: - Họp ban ngành quan, đơn vị - Họp thường kỳ lãnh đạo quan, công ty - Họp chuyên môn - Họp giao ban - Họp tham mưu, tư vấn - Họp tổng kết cuối tháng, cuối năm • Phân chia hội họp vào quy trình quản trị hội họp bao gồm: - Họp để sơ kết, tổng kết, đánh giá, đúc rút kinh nghiệm hoạt động, công việc diễn thời gian vừa qua đồng thời đề phương hướng, mục tiêu cho công việc, hoạt động thời gian tới - Họp để bàn bạc, đưa định, giải vấn đề - Họp kiểm tra, thúc đẩy, đánh giá kịp thời việc triển khai kế hoạch công việc, đồng thời đạo, ngăn chặn nhanh hướng sai trái (nếu có) - Họp quán triệt tư tưởng, chủ trương, quan điểm, giải pháp đề Đồng thời xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc, hành động để triển khai định thơng qua • Phân chia hội họp vào mục đích tính chất hội họp bao gồm: - Họp triển khai công việc - Họp giải vấn đề - Họp lấy ý kiến, phiếu bầu - Họp triển khai công việc - Họp trao đổi thông tin - Họp mở rộng dân chủ • Phân chia hội họp vào hình thức hội họp: - Họp thức: tổ chức theo định lãnh đạo, thủ trưởng tổ chức công khai - Họp khơng thức: Quy mơ tổ chức nhỏ, khơng tổ chức cơng khai, mang tính chất nội nhằm bàn bạc, triển khai vấn đề quan trọng có nội dung bí mật 1.4 Quy trình tổ chức hội họp 1.4.1 Tổ chức phân công công việc trước hội họp * Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng đơn vị minh yêu cầu giải công việc, quản lý phận đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng tháng; phần công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường chi tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp * Xác định mục đích hội họp Xem xét kỳ có nên triệu tập họp khơng Mục đích họp phải ln rõ ràng từ đầu người chủ trị họp người tham gia phải hiểu rõ Điều nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng họp Mục đích họp thường là: - Giải vấn đề liên quan đến nhiều phận: - Thông tin định từ quản lý cấp trên, - Phổ biến thông tin thông báo tin tức: - Hướng dẫn thực - Trình bày, phản ánh hay phần xử vấn đề; - Quyết định hay thực định - Phát huy sáng kiến; - Trinh bày đề xuất để thảo luận để đạt thống Mục đích họp phải người chủ trì tóm tắt bắt đầu diễn họp để người tham gia nhớ suốt họp Nếu họ chệch hưởng, người chủ trì nhắc nhờ họ lượng thời gian phân bố để thảo luận cho vấn đề * Chuẩn bị tổ chức họp Nội dung họp phải quan, đơn vị phần công chuẩn bị kỹ, đầy dủ, chu đáo, yêu cầu thời gian Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung ngồi cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung Người chủ trì họp phải lập kế hoạch tổ chức họp Người tổ chức họp phải chuẩn bị thêm nội dung sau dây: - Lên danh sách thành phần số lượng người tham dự họp; - Đại trước địa điểm thời gian họp; - Chuẩn bị chương trình họp; - Chuẩn bị tài liệu cho họp; - Soạn thư mời trình duyệt; - Gửi thư mời; - Chuẩn bị sơ đồ bố trí chỗ ngồi phòng họp; - Tổ chức vệ sinh phòng họp; - Chuẩn bị công tác hậu cần; - Dự trù kinh phí 1.4.2 Tổ chức điều hành hội họp diễn Trong giai đoạn này, ban tổ chức hội họp thực cơng việc sau: (1) Đón tiếp đại biểu (2) Phân phát văn kiện, tài liệu cho q đại biểu (3) Quyết định chủ tịch đồn thư kí đồn (4) Khai mạc họp: - Tiến hành nghi thức nhà nước (nếu cần) 10 - Giới thiệu chủ đề họp - Giới thiệu thành phần - Diễn văn ngắn chủ tọa - Trình bày báo cáo tham luận - Tiến hành thảo luận vấn đề cần giải Việc phát biểu tham luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút (5) Ghi biên Có nhiều phương pháp ghi biên như: ghi bình thường, ghi tốc ký, ghi máy ghi âm Thông thường thư kí cần ghi nguyên văn vấn đề như: đề nghị hay kiến nghị, điều khoản bổ sung, định ủy ban giải pháp (6) Kết luận hội họp: - Thông qua nghị - Diễn văn tổng kết chủ tọa - Bế mạc 1.2.3 Tổ chức công việc sau hội họp kết thúc - Hoàn thiện văn - Sau thư kí biên soạn lại biên thủ trưởng trực tiếp duyệt lại biên -Thư kí phải đánh máy lại biên tờ giấy trắng, không in sẵn tiêu đề - Gửi biên cho thành viên tham dự giữ lại để lưu - Tặng quà, chiêu đãi tiễn khách - Thanh tốn chi phí - Tổ chức thực nghị 11 - Rút kinh nghiệm CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động UBND Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh 2.1.1 Giới thiệu khái quát Quận 12 công bố thành lập ngày 01 tháng năm 1997 theo Nghị định số 03/CP ngày 06/01/1997 Chính phủ việc thành lập Quận Thủ Đức, Quận 2, Quận 7, Quận 9, Quận 12 Phường thuộc Quận thành phố Hồ Chí Minh sở tồn diện tích xã Thạnh Lộc, An Phú Đông, Tân Thới Hiệp, Đông Hưng Thuận, Tân Thới Nhất, phần xã Tân Chánh Hiệp; phần xã Trung Mỹ Tây thuộc huyện Hóc Mơn trước Tổng diện tích đất tự nhiên 5.274,89 ha, dân số 622.500 người, nhân thường trú 288.603 người, tạm trú 333.900 người (theo kết Tổng điều tra dân số năm 2019) Quận 12 nằm phía bắc Thành phố Hồ Chí Minh với vị trí địa lý sau: Phía Bắc giáp huyện Hóc Mơn; phía Đơng giáp tỉnh Bình Dương, Quận Thủ Đức; phía Nam giáp quận Tân Bình, Gị Vấp, Bình Thạnh; phía Tây giáp huyện Bình Tân; xã Bà Điểm có 11 phường trực thuộc Quận 12 có vị trí địa lý thuận lợi với tuyến đường huyết mạch, cửa ngõ vào Thành phố, kết nối vùng phụ cận, địa phương khác với trung tâm Thành phố Quận 12 cịn có sơng Sài Gịn bao bọc phía đông, đường giao thông thủy quan trọng Trong tương lai, nơi có đường sắt chạy qua 12 Được Thành phố chọn thí điểm xây dựng thị thông minh, với kết đạt năm qua, Quận 12 có nhiều điều kiện thuận lợi hội để phát triển kinh tế - xã hội, đẩy nhanh q trình thị hóa, hướng tới cơng nghiệp hóa, đại hóa./ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Hội đồng nhân dân cấp Quận bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân Quận quan nhà nước cấp Trụ sở Ủy ban nhân dân Quận 12 có trụ sở Đ Lê Thị Riêng, Thới An, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 3982 6312 Hình 2.1 Trụ sở UBND Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh 2.1.2 Chức Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp 13 Ủy ban nhân dân quận làm việc theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ Ủy ban nhân dân quận có 12 quan chuyên môn 09 đơn vị nghiệp trực thuộc có chức sau: - Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận; thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp quận quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp quận theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương - Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận chịu đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế cơng chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân cấp quận, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Tại Nghị số:131/2020/QH14 ngày 16 tháng 11 năm 2020 quy định việc tổ chức quyền thị Thành phố Hồ Chí Minh có quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân Quận sau: Thực nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định Luật Ngân sách nhà nước; phân bổ dự toán ngân sách, điều chỉnh dự toán ngân sách, toán ngân sách phường trực thuộc Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư cơng nhóm B, nhóm C sử dụng vốn ngân sách quận, phường trực thuộc theo quy định Luật Đầu tư công; tham gia ý kiến chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩm quyền định quan, cá nhân có thẩm quyền mà Luật Đầu tư cơng 14 quy định phải có tham gia ý kiến Hội đồng nhân dân cấp huyện; tổ chức thực chương trình, dự án đầu tư cơng theo phân cấp quản lý; phê duyệt kế hoạch đầu tư công trung hạn năm Ủy ban nhân dân phường trực thuộc; định giao nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cho Ủy ban nhân dân phường trực thuộc Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận phù hợp với hướng dẫn Bộ quản lý ngành, lĩnh vực văn khác có liên quan Chịu trách nhiệm hiệu lực, hiệu hoạt động hệ thống hành nhà nước từ quận đến sở, bảo đảm tính thống nhất, thơng suốt hành chính; thực cơng tác cải cách hành cải cách cơng vụ, công chức địa phương Đề xuất, phối hợp với quan có thẩm quyền thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, biện pháp bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh, phịng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác địa bàn theo phân cấp quản lý Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp, biện pháp bảo vệ mơi trường, phịng, chống cháy, nổ, phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, quản lý dân cư Quản lý tổ chức sử dụng công sở, tài sản, phương tiện làm việc ngân sách nhà nước giao theo quy định pháp luật Tổ chức việc tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền 15 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường; ủy quyền cho quan chuyên mơn, quan hành khác, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật Ban hành văn quy phạm pháp luật để quy định vấn đề luật, nghị Quốc hội giao thực phân cấp theo quy định khoản 10 Điều Đình việc thi hành, bãi bỏ phần toàn văn trái pháp luật quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận văn trái pháp luật Ủy ban nhân dân phường trực thuộc Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật mà không trái với quy định Nghị 2.1.4 Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận 12 – Phụ lục 1) Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, quan chun mơn, quan hành khác đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Ủy ban nhân dân Thành phố thành lập, tổ chức lại, giải thể theo quy định Chính phủ, phù hợp với tình hình thực tiễn cơng tác quản lý nhà nước đô thị địa bàn Thành phố Cơ quan hành khác, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận thành lập, tổ chức lại, giải thể theo quy định Chính phủ phân cấp Ủy ban nhân dân Thành phố Chủ tịch UBND Quận 12: Nguyễn Văn Đức Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận người đứng đầu Ủy ban nhân dân quận, lãnh đạo điều hành hoạt động Ủy ban nhân dân quận Chủ tịch 16 Ủy ban nhân dân quận chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố trước pháp luật việc thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân quận Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đình cơng tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường trực thuộc người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận; tuyển dụng, sử dụng, quản lý công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật; ký văn Ủy ban nhân dân quận Phó chủ tịch Quận: Lê Tấn Tài, Nguyễn Minh Chính, Đậu Anh Phúc Các ủy viên Giám đốc sở số trưởng ban, phó ban chun mơn 2.2 Thực trạng cơng tác tổ chức hội họp Uỷ ban nhân dân Quận 12, Thành Phố Hồ Chí Minh 2.2.1 Các hình thức hội họp Tại Ủy ban nhân dân Quận 12 tính năm tổ chức nhiều hội họp với đa dạng hình thức hội họp khác phù hợp với thực tiễn quan Một số hình thức hội họp diễn thường xuyên, phổ biến Ủy ban nhân dân quận 12 là: - Họp giao ban Cuộc họp tổ chức nhằm nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Quận 12 với cấp - Họp tham mưu, tư vấn Là họp để quan Uỷ ban nhân dân Quận 12 nghe, trao đổi ý kiến, đề xuất kiến nghị thủ trưởng quan, đơn vị cấp dưới, 17 chuyên gia, nhà khoa học, nhằm có đủ thơng tin, thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền - Họp giải công việc Trong họp, thủ trưởng quan thuộc quan hành cấp với thủ trưởng quan , đơn vị cấp cán bộ, công chức quan để giải công việc thường xuyên bàn giải vướng mắc quản lý, điều hành; thống ý kiến đạo cơng việc có tính chất quan trọng, phức tạp liên quan đến nhiệm vụ nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý nội dung có ý kiến khác trước ban hành định, nội dung vượt thẩm quyền cấp để đánh giá chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp - Họp chuyên môn Thủ trưởng cán bộ, công chức, cấp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, chương trình, kế hoạch, báo cáo - Họp điều phối Cuộc họp người thủ trưởng quan ủy nhiệm chủ trì họp với quan liên quan để trao đổi vấn đề ý kiến khác nhau, thống ý kiến trình quan có thẩm quyền xem xét, định công việc - Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) Đây họp họp để lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Quận 12 quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quan, đơn vị - Họp chuyên đề Cuộc họp để bàn, triển khai sơ kết, tổng kết việc thực chủ trương, sách quan trọng Ủy ban 18 - Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) Họp sơ kết, tổng kết họp quan trọng quan Uỷ ban nhân dân quận, họp diễn thoe định kì để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác sáu tháng, năm giai đoạn, bàn phương hướng nhiệm vụ cho công tác sáu tháng, năm tới giai đoạn cho quan 2.2.2 Tổ chức công tác chuẩn bị * Xây dựng chương trình, kế hoạch Lập bảng danh sách hạng mục, nội dung công việc cần thực họp diễn ra, lãnh đạo thống với trước gửi cho đại biểu tham dự Chương trình xây dựng thành hai mẫu, mẫu dành riêng cho ban tổ chức người có liên quan công tác điều hành tổ chức, mẫu thứ hai tóm tắt ngắn gọn để thơng báo cho đại biểu, khách mời giúp họ nắm bắt lịch trình cơng việc chủ động việc theo dõi hội họp * Chuẩn bị nội dung thơng qua báo cáo - Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung, chương trình hội nghị, báo cáo báo cáo tóm tắt trình lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phụ trách duyệt báo cáo tài liệu cần thiết khác Người đứng đầu đơn vị liên quan, phân cơng, có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo chuyên đề phải kiểm tra kỹ nội dung, hình thức báo cáo, tài liệu trước trình lãnh đạo quan duyệt; - Thời hạn trình lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận duyệt báo cáo: báo cáo chính, báo cáo tóm tắt, báo cáo chun đề, chương trình thức hội nghị cần trình lãnh đạo quan phụ trách duyệt trước ngày tổ chức hội nghị ba (03) ngày làm việc; nhiệm vụ phải thông qua họp 19