TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC CÁC CÔNG VIỆC THEO THÁNG TẠI ỦY BA.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC CÁC CÔNG VIỆC THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Mã phách: Thành phố Hồ Chí Minh – 2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận tơi tự tìm hiểu hồn thành Những nội dung thơng tin số liệu đề tài hồn tồn dựa vào thực tế nguồn trích dẫn Nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm hoạch định 1.2 Mục đích hoạch định 1.3 Phân loại hoạch định 1.4 Căn hoạch định 1.5 Hình thức hoạch định 1.6 Phương pháp hoạch định CHƯƠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 10 2.1 Tổng quan Uỷ ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp 10 2.1.1 Lịch sử hình thành 10 2.1.2 Vị trí, chức 10 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 12 2.2 Công tác hoạch định theo tháng Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp 14 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 19 3.1 Đánh giá, nhận xét chung 19 3.1.1 Ưu điểm 19 3.1.2 Nhược điểm 20 3.1.3 Nguyên nhân 20 3.2 Một số giải pháp cụ thể 21 3.2.1 Công tác hoạch định theo tháng cần chuẩn hóa theo quy trình (gồm bước) 21 3.2.2 Chú trọng bồi dưỡng cán bộ, công chức thực công tác hoạch định 22 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Phường hội nâng cao phát triển mạnh mẽ kinh tế - phường hội Bên cạnh hội phát triển đó, ln tiềm ẩn khó khăn, thách thức Đòi hỏi quan, tổ chức phải biết nắm bắt hội loại bỏ rủi ro Và để thực vấn đề khơng khác việc Hoach định Trên phương diện nhận thức thực tiễn, hoạch định có vai trị quan trọng, hỗ trợ nhà quản trị cách hữu hiệu việc đề kế hoạch sử dụng hiệu nguồn tài nguyên hạn chế đối phó với tính khơng chắn mơi trường Hoạch định giúp quan, tổ chức hình thành máy làm việc hợp lý, đảm bảo tính thống thực thông suốt mục tiêu đề quan Theo cơng tác hoạch định theo tháng lại xây dựng hình thành chỉnh chu để cán quan, tổ chức dựa vào để thực cơng việc, mục tiêu đề tháng cách hiệu Nhận ý nghĩa đề tài tơi chọn chủ đề “Tìm hiểu, đánh giá phương pháp hoạch định công việc theo tháng Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm tiểu luận Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định theo theo tháng quan UBND Phường 7, quận Gò Vấp Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: - Khảo sát đánh giá phương pháp hoạch định công việc theo tháng UBND Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Nhiệm vụ: - Khái quát sở lý luận chung đề tài - Khảo sát đánh giá hoạch định công việc quan UBND Phường - Chỉ mặt đạt mặt hạn chế công tác hoạch định theo tháng UBND Phường - Đề xuất số giải pháp nâng cao công tác hoạch định cho quan Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp phân tích – tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp so sánh, đối chiếu - Phương pháp tham khảo nguồn tài liệu… Cấu trúc đề tài Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài cịn có chương cụ thể sau: Chương Cơ sở lý luận chung Hoạch định Chương Công tác hoạch định theo tháng Ủy ban nhân dân Phường Chương Giải pháp góp phần nâng cao cơng tác hoạch định theo tháng UBND Phường CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm hoạch định Hoạch định bốn chức thiết yếu quản trị, tảng quản trị, định hướng cho việc thực thi chức tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Việc hoạch định nhằm vào tương lai: Những cần phải làm phải làm Về chức hoạch định bao gồm hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu tương lai phương tiện thích hợp để đạt tới mục tiêu Kết chức hoạch định kế hoạch, văn xác định phương hướng hành động mà tổ chức thực Khái niệm tổng quát sau: “Hoạch định trình xác định mục tiêu tổ chức phương thức tốt để đạt mục tiêu đó” Nói cách khác, hoạch định “quyết định xem phải làm gì, làm nào, làm làm đó” Ví dụ: Chuẩn bị (xác định) tuần tới, tháng tới, năm tới phải làm việc gì, đầu tư dự án nào, chương trình, biện pháp cần thực Như vậy, hoạch định phương thức xử lý giải vấn đề cách có kế hoạch cụ thể từ trước Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, phương tiện để đạt 1.2 Mục đích hoạch định Bất kỳ tổ chức tương lai có thay đổi định, trường hợp đó, hoạch định cầu nối cần thiết tương lai Nó làm tăng khả đạt kết mong muốn tổ chức Hoạch định tảng trình hình thành chiến lược có hiệu Hoạch định có ảnh hưởng định đến hiệu cá nhân tổ chức Nhờ hoạch định trước, tổ chức nhận tận dụng hội môi trường giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố môi trường Từ kiện khứ tại, hoạch định suy tương lai Ngồi cịn đề nhiệm vụ, dự đoán biến cố xu hướng tương lai, thiết lập mục tiêu lựa chọn chiến lược để theo đuổi mục tiêu Hướng dẫn nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu kết mong đợi cuối Mặt khác, nhờ có hoạch định, nhà quản trị biết tập trung ý vào việc thực mục tiêu trọng điểm thời điểm khác Nhờ có hoạch định tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi người tập thể hành động biết muốn đạt gì, kết đạt cao Hoạch định giúp tổ chức thích nghi với thay đổi mơi trường bên ngồi, định hướng số phận Các tổ chức thành cơng thường cố gắng kiểm sốt tương lai họ phản ứng với ảnh hưởng biến cố bên chúng xảy Thơng thường tổ chức khơng thích nghi với thay đổi mơi trường bị tan vỡ Ngày nay, thích nghi nhanh chóng cần thiết hết thay đổi môi trường kinh doanh giới xảy nhanh Hoạch định giúp nhà quản trị kiểm tra tình hình thực mục tiêu thuận lợi dễ dàng 1.3 Phân loại hoạch định a Hoạch định mục tiêu * Hoạch định chiến lược Là trình đưa định dài hạn, xác định đường phát triển tổ chức khoảng thời gian định tương lai nhằm liên kết nỗ lực người nguồn lực khác hướng tới mục tiêu - *Hoạch định chiến thuật Bao gồm hệ thống kế hoạch quí, năm sách, dự án, chế độ, quy định *Hoạch định tác nghiệp Bao gồm: - Xây dựng kế hoạch ngày, tuần, tháng - Xây dựng chương trình hành động cụ thể, đề cập rõ giải pháp, hình thức tiến hành, phân bổ nguòn lực… b Hoạch định thời gian * Hoạch định dài hạn Các nhà quản trị cấp cao tiến hành, thời gian từ năm trở lên, nhằm xác định định hướng lớn, mục tiêu lâu dài đương tổ chức * Hoạch định trung hạn Do nhà quản trị cấp trung gian thực nhằm cụ thể hóa kế hoạch dài hạn nói gắn với đơn vị, lĩnh vực Thời gian loại kế hoạch thường từ 01 năm đến 03 năm * Hoạch định ngắn hạn Do nhà quản trị cấp sở tiến hành, thực chất kế hoạch tác nghiệp, tức kế hoạch cụ thể, chi tiết nhằm triển khai hiệu công việc Kế hoạch loại công cụ thực tiễn, bước cụ thể để hoàn thành kế hoạch trung hạn dài hạn Kế hoạch ngắn hạn thường có thời gian 01 năm 1.4 Căn hoạch định Căn vào chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước quan - Căn vào chủ trương trị - Căn vào chủ trương, đường lối kinh tế - Căn vào chủ trương, sách pháp luật - Căn vào chủ trương, sách tài - Căn vào chủ trương, sách tiêu nhân - Căn vào chủ trương, sách khác… Căn vào chương trình, kế hoạch dài hạn quan - Căn vào mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn quan đề ra; - Căn vào công việc cụ thể giai đoạn mà chương trình, kế hoạch dài hạn đưa ra; Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Trên cở sở xác định mục tiêu, để đạt mục tiêu phải có kết hợp tổng thể đơn vị quan Vì để đạt mục tiêu nhà hoạch định cần vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan để phân công công, phối hợp công việc phận, đơn vị cách tốt Căn vào nguồn lực thực tế quan - Căn vào nguồn nhân quan - Căn vào nguồn tài quan - Căn vào sở vật chất quan - Căn vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất quan - Căn vào mối quan hệ, nguồn thông tin quan… Căn vào Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, UBND Phường 7, quận Gò Vấp Hội đồng nhân dân cấp bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp UBND Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - phường hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở UBND Phường có trụ sở 306 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh có tư cách pháp nhân, có dấu có tài khoản riêng 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào điều 9, Nghị 131/2020/QH14 việc tổ chức quyền thị thành phố Hồ Chí Minh, nhiệm vụ quyền hạn UBND phường quy định sau: Thực nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc UBND quận UBND thành phố thuộc Thành phố theo quy định Luật Ngân sách nhà nước Đề xuất chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư công sử dụng vốn ngân sách nhà nước với UBND quận UBND thành phố thuộc Thành phố để trình cấp có thẩm quyền định chủ trương đầu tư theo quy định Luật Đầu tư công; tham gia ý kiến chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩm quyền định quan, cá nhân có thẩm quyền mà Luật Đầu tư cơng 11 quy định phải có tham gia ý kiến Hội đồng nhân dân cấp phường; tổ chức thực chương trình, dự án đầu tư cơng theo phân cấp quản lý Đề xuất, phối hợp với quan có thẩm quyền thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn phường hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác địa bàn theo phân cấp quản lý Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp thành lập Tổ bầu cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nước cấp địa bàn phường Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật mà không trái với quy định Nghị 2.1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND Phường thực theo văn quy định nhà nước Cụ thể: Lãnh đạo UBND Phường gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch cơng chức khác UBND phường: - Chủ tịch UBND phường: Phạm Trung Kiên Chủ tịch phường người đứng đầu Ủy ban nhân dân phường, chịu trách nhiệm trước pháp luật Chủ tịch quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thuộc Thành phố Hồ Chí Minh việc thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường Chủ tịch phường trực tiếp sử dụng quản lý công chức phường theo quy định Nghị định số 33/2001/NĐ-CP ngày 29 tháng năm 2021 phủ theo phân cấp, ủy quyền Ủy ban nhân dân, Chủ tịch 12 quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thuộc Thành phố Hồ Chí Minh Chủ tịch phường chịu trách nhiệm quản lý toàn diện hoạt động Ủy ban nhân dân phường Ký văn Ủy ban nhân dân phường với chức danh Chủ tịch, người đứng đầu quan hành nhà nước phường chịu trách nhiệm văn Ủy ban nhân dân phường Thực nghĩa vụ công chức chấp hành quy định việc công chức không làm quy định Luật Cán bộ, công chức quy định khác pháp luật có liên quan - Hai Phó Chủ tịch Nguyễn Thị Tuyết Hằng, phụ trách (Văn hóa – phường hội), Trần Hữu Cảnh, phụ trách (Kinh tế - thị): Phó chủ tịch có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường phạm vi lĩnh vực Chủ tịch phường phân công Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch phường, trước pháp luật thực nhiệm vụ, công vụ phạm vi lĩnh vực phân công Ký thay Chủ tịch phường văn Ủy ban nhân dân phường Chủ tịch phường phân công, ủy quyền Thực nghĩa vụ công chức chấp hành quy định việc công chức không làm quy định Luật Cán bộ, công chức quy định khác pháp luật có liên quan UBND cấp phường khơng tổ chức phịng chun mơn mà có cơng chức giữ chức danh chun mơn như: + Địa xây dựng + Kế tốn tài + Tư pháp - Hộ tịch + Văn phòng - Thống kê + Văn hố thơng tin - thể dục thể thao 13 + Xóa đói giảm nghèo + Lao động, thương binh phường hội + Giáo dục + Gia đình trẻ em + Dân số y tế + Tệ nạn phường hội + Kinh tế môi trường + Ủy nhiệm thu thuế + Giao liên – tạp vụ Các cán chuyên môn hoạt động dựa chức năng, nhiệm vụ giao đồng thời chịu trách nhiệm đạo toàn diện trực tiếp lãnh đạo UBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngành phụ trách, nêu rõ việc làm được, khó khăn, vướng mắc, từ đề xuất kiến nghị với Chủ tịch UBND phường để có biện pháp giải 2.2 Cơng tác hoạch định theo tháng Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC THÁNG 02 NĂM 2022 CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Triển khai nghiêm túc tiến độ chương trình cơng tác tháng Ủy ban nhân dân Phường, hướng tới đạt vượt nhiệm vụ Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân đề Tập trung lãnh đạo, đạo, tổ chức thực tốt nhiệm vụ công tác quan, đơn vị tháng năm 2022 II NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM 14 Tập trung thực có hiệu Nghị Trung ương, Tỉnh ủy, Ban Thường vụ quận ủy, HĐND quận; triển khai kịp thời Chương trình số 01/CTrUBND ngày 10/01/2022 UBND quận; thực nghiêm Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 11/01/2022 UBND quận việc tăng cường lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ trước, sau tết Nguyên đán Nhâm Dần năm 2022; Tổ chức thực nghiêm túc Văn số 375/BYT-MT ngày 22/01/2022 Bộ Y tế; Văn số 317/UBND-VX1 ngày 23/01/2022 Ủy ban nhân dân Thành phố việc tạo điều kiện thuận lợi cho người dân quê tết Nguyên đán năm 2022 an toàn; thực nghiêm quy định 5K Bộ Y tế công tác phòng, chống dịch; Chỉ đạo tổ chức hoạt động văn hóa mừng xuân Nhâm Dần Chăm lo đời sống Nhân dân, thực tốt sách đảm bảo an ninh xã hội; hồn thành cơng tác tuyển giao quân năm 2022 Đảm bảo an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, an tồn giao thơng, phòng, chống cháy nổ; chăm lo đời sống Nhân dân, đảm bảo an sinh xã hội Chỉ đạo giải kịp thời đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, đảm bảo ổn định tình hình địa bàn III NHIÊM VỤ CỤ THỂ STT Nội dung Cơ quan Chỉ đạo tham mưu gian A Đề án, Kế hoạch, báo cáo I Kế hoạch, chương trình thơng qua UBND phường Xây dựng chương trình cơng Cơng chức Đ/c Lê Trung VP-TK Kiên tác tháng 03/2022 Xây dựng kế hoạch công tác Chỉ huy QS quân huấn luyện năm 2022 Phường 15 Thời Đ/c Lê Trung Kiên Tháng Tháng Kế hoạch phòng, chống tham Công chức Đ/c Lê Trung VP-TK Kiên Trạm y tế Đ/c Nguyễn nhũng năm 2022 Kế hoạch phòng chống covid 19 Tháng Tháng Thị Thu Trang Kế hoạch kiểm tra thực thi Công chức Đ/c Lê Trung nhiệm vụ, công chức VP - TK Kiên Tháng cán bộ, công chức II Các văn thông qua UBND phường Chỉ thị đẩy mạnh phong Công chức Đ/c Lê Trung trào thi đua lao động sản xuất ĐT, KT Kiên Báo cáo tình hình kinh tế- xã Cơng chức Đ/c Lê Trung VP- TK Kiên hội tháng năm 2021 B Các hội nghị, họp, lễ quan trọng tháng Họp thường kỳ tháng 2/2022 Công chức Đ/c Lê Trung VP-TK Kiên Lễ đặt vịng hoa dâng Cơng chức hương nhân ngày thành lập Đ/c Lê Trung VP-TK Kiên Công chức Đ/c Lê Trung VP - TK Kiên Tháng Tháng Tháng Tháng Đảng 03/2 Triển khai kế hoạch KT-XH năm 2022 C Nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung đạo tháng 02 đạo, kiểm tra tình hình Cơng chức Đ/c Lê Trung thực kế hoạch phát triển XD, Kiên kinh tế - xã hội địa bàn NN&MT phường 16 Tháng Tháng 2 Tăng cường công tác PCCC Công chức Đ/c Lê Trung quan, doanh nghiệp XD, Kiên địa bàn Tháng NN&MT Chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc Công chức Đ/c Nguyễn đơn vị thi công đẩy nhanh XD- Hữu Cảnh tiến độ cơng trình chưa NN&MT Tháng hồn thành II Về lĩnh vực Văn hố- xã hội Tiếp tục đẩy mạnh công tác Các ban vận động học sinh đến trường ngành đoàn trước sau Tết Nguyên đán Đ/c Nguyễn Tháng Thị Tuyết thể, tổ Hằng phối hợp thực Kiểm tra cơng tác an tồn Trạm Y tế Đ/c Lê Trung thực phẩm tết Nguyên đán Tháng Kiên Nhâm dần Triển khai Kế hoạch giảm Công chức nghèo năm 2021 VH-XH Đ/c Nguyễn Tháng Thị Tuyết Hằng Chuẩn bị tốt việc cấp phát Công chức Đ/c Nguyễn quà tết Nguyên đán VH-XH Thị Tuyết Nhâm dần đối Hằng tượng sách, bảo trợ xã hội, hộ nghèo, hộ cận nghèo nắm tình hình đời sống nhân dân IV Lĩnh vực Quốc phịng an ninh; cơng tác Nội 17 Tháng Tổ chức giao quân nhập ngũ Ban CHQS năm 2021 Thực nghiêm túc chế độ Đ/c Lê Trung xã Kiên ông chức Đ/c Lê Trung trực sẵn sàng chiến đấu, nắm Trưởng CA tình hình; tăng cường Tháng Tháng Kiên phường; bảo vệ ANTT, AT T địa Ban CHQS bàn sau Tết Nguyên đán phường Tiếp tục thực công tác Bộ phận Đ/c Lê Trung tiếp nhận hồ sơ giải CCHC Kiên Tháng hạn cho nhân dân Yêu cầu đồng chí ban ngành, đồn thể có liên quan triển khai thực theo chương trình cơng tác tháng 02 năm 2022; điều chỉnh, bổ sung nhiệm vụ để đáp ứng công tác điều hành, đạo UBND xã để hoàn thành mục tiêu, tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội năm 2022./ 18 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 3.1 Đánh giá, nhận xét chung 3.1.1 Ưu điểm Thông qua việc khảo sát tìm hiểu cơng tác hoạch định theo tháng Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, thấy cơng tác hoạch định theo tháng có có số ưu điểm định như: - Công tác hoạch định theo tháng Ủy ban nhân dân Phường xác định thẩm quyền thực công việc Xác định vấn đề thuộc lãnh đạo, bàn bạc trước định; vấn đề phải xin ý kiến cấp cấp uỷ đảng trước định Đối với nội dung cơng việc chương trình phải xác định rõ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp - Cơ sở vật chất Ủy ban nhân dân Phường trang bị đầy đủ, thuận tiện công tác hoạch định theo tháng - Cơ quan cấp trên, lãnh đạo thường xuyên quan tâm theo dõi, xem xét đánh có hướng đạo kịp thời cơng tác hoạch định công việc theo tháng phường - Cán bộ, công chức thực hoạch định công tác tháng phường có trình độ, chun mơn cao cơng tác hoạch định cơng việc theo tháng, có hiểu biết hoạt động quan, hiểu rõ công việc mối quan hệ phòng, ban, cá nhân giao nhiệm vụ - Ủy ban nhân dân phường công tác hoạch định theo tháng xây dựng chương trình cơng tác phù hợp với chương trình cơng tác Chính phủ Đảm bảo ăn khớp chương trình cấp phường cấp 19 với chương trình quan Bảo đảm tính hệ thống chương trình năm, tháng với chương trình tháng, tuần 3.1.2 Nhược điểm Hiện nay, việc thực công tác hoạch định theo tháng Ủy ban nhân dân bên cạnh ưu điểm, kết đạt xuất khơng nhược điểm, hạn chế công tác này, cụ thể: - Thực thi khơng đồng Ủy ban nhân dân phường có xây dựng, thực công tác hoạch định theo tháng Tuy nhiên, trình thực thi, đơn vị, phòng ban, cá nhân lại làm theo hiểu biết mà khơng có đồng bộ, qn - Việc hoạch định công tác tháng phường chưa chuẩn xác, xác cao, có trường hợp sai tên công việc, sai ngày, thực hiện, sai tên người thực hiện, dẫn đến có trùng lập thời gian thực người thực - Năng lực người cán bộ, công chức tham gia công tác hoạch định cơng việc cịn hạn chế, thiếu chuyên môn nghiệp vụ Gây hậu thiếu nhân thực số công việc quan trọng hay bỏ sót cơng việc nhỏ Ủy ban nhân dân phường 3.1.3 Nguyên nhân Việc để xảy số nhược điểm, hạn chế công tác hoạch định theo tháng gây số hậu công tác hoạch định, việc thực công việc Ủy ban nhân phường 7, quận Gị Vấp nguyên nhân sau: Thứ nhất, cán bộ, cơng chức thiếu hiểu biết, trình độ chuyên môn công tác hoạch định theo tháng, chủ quan cá nhân người thực hiện, gây chồng chéo, khó khăn việc thực công việc phường 20 Thứ hai, cán bộ, cơng chức phường cịn hạn chế, cán bộ, công chức phải thực nhiều nhiệm vụ lúc, điều gây khó khăn cho cơng tác hoạch định theo tháng phường, phải hoạch định cơng việc theo tháng q nhiều cịn cán bộ, cơng chức phường lại Thứ ba, cán lãnh đạo chưa thực quan tâm, bồi dưỡng, cử cá nhân cán bộ, công chức thực công tác hoạch định theo tháng học lớp tập huận, bồi dưỡng để nâng cao trình đọ chun mơn cơng tác hoạch định theo tháng 3.2 Một số giải pháp cụ thể 3.2.1 Công tác hoạch định theo tháng cần chuẩn hóa theo quy trình (gồm bước) Để tránh chồng chéo, bỏ sót hay nhầm lẫn thời gian, người hoạch định công tác tháng, Ủy ban nhân dân Phường thực công tác hoạch định theo tháng cán bộ, công chức cần thực chuẩn hóa theo quy trình sau: Bước 1: Tập hợp nhu cầu mục tiêu Là trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ đơn vị chức quan xác định mục tiêu nhiệm vụ hành phải làm Xác định thời điểm chuyển giao nhu cầu (giới hạn thời gian) Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu (Ai có quyền gì?) Xác định thống hình thức biểu mẫu sử dụng Xác nhận hệ thống thông tin ghi nhận phản hồi thông tin Bước 2: Xây dựng mục tiêu Xác định thứ tự ưu tiên mục tiêu nhiệm vụ, lập danh sách công việc cần giải cho kế hoạch tháng Tiêu chuẩn đánh giá: Tầm quan trọng mục tiêu 21 Thẩm quyền nhu cầu Thời điểm chuyển giao nhu cầu Bước 3: cân đối khả nhiệm vụ - Đánh giá đáp ứng nhu cầu lên phương án giải - Cân nhắc với áp lực môi trường để chọn giải pháp tối ưu - Phản hồi thông tin với phận để thống biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách giải Bước 4: Xây dựng kế hoạch thức - Văn hóa kế hoạch giải pháp - Bảo đảm tính thức kế hoạch - Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu quan - Kế hoạch tháng phải ngắn gọn, xác rõ ràng Bước 5: Chuyển giao thực thi kế hoạch - Chuyển giao phải thời điểm đối tượng có trách nhiệm đơn vị, thông tin cho đối tượng liên quan - Tiến hành phối hợp đơn vị có liên quan - Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận điều chỉnh kế hoạch kiệp thời 3.2.2 Chú trọng bồi dưỡng cán bộ, công chức thực công tác hoạch định Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp cần có kế hoạch, định cử cán bộ, công chức tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác hoạch định công việc theo tháng Việc tổ chức cho cán bộ, công chức tập huấn bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn cán hoạch định công việc quan, giúp Ủy ban nhân phường hoạt động cách khoa học, có hệ thống ngày hiệu 22 Bên cạnh cán bộ, cơng chức thực công tác hoạch định công việc theo tháng cần có ý thức, trách nhiệm việc thực cơng tác hoạch định công việc, không ngừng học tập, trau dồi kiến thức, kỹ chuyên môn công tác hoạch định phường, tránh xảy thiếu sót, chồng chéo, sai thẩm quyền thực cơng việc q trình hoạch định cơng việc theo tháng 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định Quy chế, quy định hành lang pháp lý trình thực hiện; nội dung, hình thức phù hợp với thực tiễn khơng bảo đảm tính khả thi cao mà cịn trực tiếp nâng cao chất lượng cơng tác hoạch định công việc theo tháng Trước phát triển nhiệm vụ công tác hoạch định công việc, nhiệm vụ tình hình mới, có nội dung quy chế, quy định công tác hoạch định công việc lạc hậu, khơng cịn phù hợp, dẫn đến hạn chế chất lượng cơng tác Vì vậy, thường xun rà sốt, bổ sung, hồn thiện quy chế, quy định công tác kế hoạch - tổng hợp cấp, quan, đơn vị, bảo đảm tính khoa học Xuất phát từ thực tiễn nội dung cụ thể để vận dụng linh hoạt hình thức, biện pháp tiến hành, bảo đảm chất lượng, hiệu công tác hoạch định cơng việc theo tháng; tránh tình trạng dập khn máy móc, hay cứng nhắc q trình tiến hành Hiên nay, lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường cần ban hành số văn xử phạt cá nhân tổ chức có hành vi thực khơng từ làm học cho cán bộ, công chức thực nghiêm chỉnh hơn, bên cạnh cần tuyên dương, khen thưởng cá nhân thực xuất sắc nhằm tạo động lực cho cán bộ, công chức khác công tác hoạch định công việc theo tháng quan 23 KẾT LUẬN Công tác hoạch định công việc việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Việc hoạch định công việc theo tháng Ủy ban nhân dân phường 7, quận Gị Vấp có vai trị vơ quan trọng việc tổ chức hoạt động toàn phường tháng, vậy, việc hoạch định theo tháng Ủy ban thực cán bộ, cơng chức có trình độ chun mơn số kỹ định, việc hoạch định theo tháng đòi hỏi phải thực qua nhiều hoạt động phải thực cách chi tiết, cẩn thận, đòi hỏi nhà quản lý phải nắm vững kỹ năng, chuyên mơn thực tốt hoạch định cho quan Đây xem cơng tác việc hoạch định quản lý, sở để thực công việc, cơng tác khác văn phịng 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Đức Hùng (2020), Giáo trình quản trị văn phịng, NXB Bách khoa Hà Nội Đồn Thu Hà (2013), Giáo trình Quản trị học, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Nguyễn Hải Sản (2007), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội Ủy ban nhân dân Phường quận Gò Vấp, Tổng quan Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, https://phuong7govap.gov.vn/tong-quan-phuong-6-quan-go-vap-thanhpho-ho-chi-minh/, [Truy cập ngày 25/06/2022] 25 ... cao cơng tác hoạch định theo tháng UBND Phường CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm hoạch định Hoạch định bốn chức thiết yếu quản trị, tảng quản trị, định hướng cho... nhanh Hoạch định giúp nhà quản trị kiểm tra tình hình thực mục tiêu thuận lợi dễ dàng 1.3 Phân loại hoạch định a Hoạch định mục tiêu * Hoạch định chiến lược Là trình đưa định dài hạn, xác định. .. Thân (2007), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống